Faktury nievatowca w KSeF – Centrum pomocy SaldeoSMART

Czym jest faktura dla nievatowca?

Faktura dla nievatowca wystawiana jest przez podmioty zwolnione z podatku VAT. Zwolnienie to dotyczy najczęściej przedsiębiorców, którzy nie przekraczają rocznego limitu sprzedaży (240 000 zł w 2026 r.). Firmy te nie odprowadzają VAT-u i wystawiają faktury bez wyszczególnienia stawki podatkowej.

Podstawa zwolnienia - co to jest i dlaczego jest ważna?

Każda faktura nievatowca wysyłana do KSeF musi zawierać informację o podstawie zastosowania stawki ZW (zwolnionej). Jest to po prostu wskazanie przepisu prawnego, który uzasadnia, dlaczego dana firma nie nalicza VAT-u.

Najczęściej stosowana podstawa to art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, który dotyczy podmiotów zwolnionych ze względu na nieprzekraczanie limitu sprzedaży.

Pozostałe podstawy zwolnienia dostępne w SaldeoSMART:

Art. 43 ust. 1 ustawy o VAT

Art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT

Art. 82 ust. 3 ustawy o VAT

Dyrektywa unijna 2006/112/WE

Inne zwolnienia

Uwaga: Jeśli firma dopiero rozpoczyna działalność i korzysta ze zwolnienia na podstawie przewidywanego limitu, właściwy może być art. 113 ust. 9. W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.

Jak skonfigurować podstawę zwolnienia w systemie?

Zanim wyślesz fakturę do KSeF, musisz jednorazowo ustawić podstawę zwolnienia w konfiguracji faktur. Wystarczy zrobić to raz - system będzie automatycznie podpowiadał tę podstawę przy każdej kolejnej fakturze ze stawką ZW.

Jak to zrobić:

Przejdź do Konfiguracja → Konfiguracja faktur → Ustawienia → sekcja Opcje domyślne.
Znajdź polę Podstawa zastosowania stawki ZW.
Wybierz z listy odpowiedni artykuł (najczęściej art. 113 ust. 1).
Zapisz ustawienia.

Od tej pory przy wystawianiu faktury nievatowej system automatycznie uzupełni to pole.

Co się stanie, jeśli nie ustawię podstawy zwolnienia?

Jeśli podstawa nie zostanie skonfigurowana, system poinformuje Cię o tym odpowiednim komunikatem w momencie próby wysłania faktury do KSeF. Nie będziesz mógł wysłać faktury do KSeF bez tej konfiguracji.

Możesz jednak wystawić fakturę bez natychmiastowej wysyłki i wysłać ją do KSeF później - bezpośrednio z listy faktur, klikając opcję „Wyślij do KSeF".

Działalność mieszana - co jeśli wystawiasz faktury VAT i ZW?

Niektóre firmy prowadzą działalność mieszaną - wystawiają zarówno faktury ze stawką VAT, jak i faktury zwolnione (ZW). System obsługuje oba przypadki. Konfiguracja podstawy zwolnienia dotyczy wyłącznie faktur ze stawką ZW i nie wpływa na faktury z naliczonym VAT-em.

Stawka NP - czym różni się od ZW?

ZW (zwolnione) i NP (nie podlega) to dwie różne stawki, często mylone przez użytkowników.

ZW - stosowane, gdy sprzedaż jest zwolniona z VAT na podstawie polskich przepisów (np. art. 113 ustawy o VAT).
NP - stosowane głównie w przypadku sprzedaży zagranicznej oraz przy odwrotnym obciążeniu. Zgodnie ze specyfikacją KSeF, stawka NP jest przeznaczona przede wszystkim do tego rodzaju transakcji.

Ważne: Interpretacje stawki NP różnią się w zależności od urzędu skarbowego i praktyki księgowej. Jeśli masz wątpliwości, która stawka jest właściwa w Twoim przypadku, skonsultuj się z doradcą podatkowym/biurem rachunkowym.

Najczęstsze pytania

Czy mogę wybrać inną podstawę zwolnienia niż art. 113 ust. 1?
Tak, w systemie dostępne są różne podstawy. Wybór zależy od indywidualnej sytuacji Twojej firmy.

Czy podstawa zwolnienia może być inna dla różnych klientów?
Podstawa zwolnienia jest ustawiana na poziomie konfiguracji Twojej firmy jako wystawcy faktury, nie na poziomie nabywcy. Jeśli Twoja sytuacja podatkowa jest jednolita, jedno ustawienie wystarczy.

Co jeśli mam pytania dotyczące wyboru właściwej stawki lub podstawy?
System podpowiada najczęściej stosowane rozwiązania, jednak kwestie podatkowe zawsze warto konsultować z księgowym lub doradcą podatkowym - to oni ponoszą odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń.