Szkice faktur

📝 Szkice faktur - Wprowadzenie

Szkice faktur

Szkice faktur to funkcjonalność stworzona na potrzeby Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ale też można z nich korzystać dla faktur nie objętych obowiązkiem KSeF. Umożliwiają one przygotowanie wersji roboczej faktury, która może być wielokrotnie edytowana, wysyłana do kontrahenta w celu weryfikacji, a następnie przekształcona w fakturę właściwą.

Kluczowa zasada: Szkic to wersja robocza faktury – nie podlega księgowaniu, nie jest wysyłany do KSeF i nie podlega procesom księgowym.

Dostępność funkcji 

Funkcjonalność szkicu jest dostępna we wszystkich pakietach SaldeoSMART.

Szkic faktury jest domyślnie dostępny dla wszystkich użytkowników po stronie klienta biura/ podmiotu, którzy mają prawo do wystawiania faktur w systemie.

Na koncie biura funkcjonalność tworzenia szkiców faktur nie jest dostępna.

Tworzenie szkicu faktury

Jak utworzyć szkic?

Szkic tworzymy na standardowej formatce dodawania faktury, przełączając suwak na "Szkic faktury" u góry formularza.

⚙️ Szczegóły formularza szkicu

Co się zmienia po przełączeniu na szkic?

Po przełączeniu formularza z faktury na szkic, automatycznie następują zmiany:

1. Numer dokumentu
   • Numer faktury zmienia się automatycznie na numer szkicu w formacie: SZ:1/2025, SZ:2/2025
   • Format jest jednolity dla wszystkich rodzajów numeracji (automatycznej i indywidualnej)
   • Pole numeru jest zablokowane do edycji

2. Data wystawienia
   • Pole czyści się automatycznie
   • Nie ma możliwości jej uzupełnienia na szkicu
   • Data wystawienia pojawi się dopiero w momencie wystawiania faktury ze szkicu (zostanie podpowiedziana data dzisiejsza)
3. Kurs walut

Na szkicu nie ustawiamy kursu walut, zostanie on zaproponowany przy wystawieniu faktury w oparciu o datę wystawienia/datę sprzedaży.

4. Termin płatności

• Pole czyści się i pozostaje domyślnie puste
• Zachowanie zależy od sposobu wyboru terminu:

5. Faktury cykliczne

Jeśli zaznaczysz na szkicu, że faktura ma być cykliczna, szablon utworzy się dopiero przy wystawianiu faktury. Na szkicu system tylko zapamiętuje informację o cykliczności i częstotliwości.

6. Przyciski akcji

Po utworzeniu szkicu zmieniają się dostępne przyciski:

• Zapisz i wyślij kontrahentowi - zapisuje szkic i wysyła PDF mailem w postaci linku
• Zapisz - zapisuje szkic bez wysyłki
• Zapisz i przejdź do wystawiania faktury - zapisuje szkic i od razu otwiera formularz faktury
• Anuluj

📋 Szkice na liście faktur

Jak rozpoznać szkic?

Szkice są widoczne na liście faktur z oznaczeniem typu (SZ)F.

Różnice względem faktur na liście

Dla szkiców NIE SĄ DOSTĘPNE następujące opcje:

• Wysyłka do KSeF
• Oznaczanie jako zapłacone
• Wysyłka do faktoringu
• Wysyłka przypomnień o zapłacie
• Wysyłka wezwań do zapłaty
• Eksport do programu księgowego (po stronie biura rachunkowego)
• Wysyłka przez API

Puste kolumny na liście

Przy szkicach następujące kolumny pozostają puste:

• Data wystawienia (zawsze pusta)
• Termin płatności (pusty, chyba że ustawiony ręcznie z kalendarza)
• Numer KSeF (nie dotyczy)
• Status faktoringu (nie dotyczy)

Co można zrobić ze szkicem z listy?

Dostępne akcje:

• Edycja
• Wysyłka do kontrahenta
• Wystawienie faktury ze szkicu (opcja "+ Faktura" na podstawie szkicu)
• Pobieranie (Excel, ZIP, PDF)
• Usunięcie

🔍 Filtrowanie i operacje zbiorcze

Filtrowanie szkiców

Ustawienia domyślne filtrów

System automatycznie ustawia różne filtry w zależności od miejsca:

Opcje filtrowania

W filtrach możesz wybrać:

• Pokaż faktury i szkice - widoczne wszystkie dokumenty
• Ukryj szkice - widoczne tylko faktury
• Pokaż tylko szkice - widoczne tylko szkice

Uwaga: Jeśli filtrujesz po dacie wystawienia (np. "pomiędzy datami"), automatycznie ukrywają się szkice, ponieważ nie mają daty wystawienia.

Operacje zbiorcze na szkicach

Po stronie klienta biura

Dostępne operacje zbiorcze:

• Pobieranie do Excel, ZIP i PDF
• Wysyłka dokumentu do kontrahenta
• Wystawienie faktur ze szkiców (zbiorczo)

Uwaga: Przy pobieraniu do Excela nie będzie daty wystawienia przy szkicach.

Po stronie biura rachunkowego

Dostępne operacje zbiorcze:

• Pobieranie do Excel, ZIP i PDF

Niedostępne operacje:

• Oznaczanie jako zapłacone
• Eksport do programu księgowego
• Inne operacje księgowe

Ważne: Jeśli zaznaczysz faktury i szkice jednocześnie i spróbujesz wykonać niedozwoloną operację (np. oznaczenie jako zapłacone), system wyświetli komunikat: "Nie wybrano poprawnych pozycji".

📤 Edycja i wystawienie faktury

Edycja szkicu

Wejść w edycję możesz na dwa sposoby:

1. Z listy faktur - kliknij ikonę edycji
2. Z detali szkicu - kliknij przycisk "Edytuj"

Co można zmienić? Możesz zmienić wszystkie pola poza numerem szkicu (zablokowany) i datą wystawienia.

Opcje po edycji:

• Zapisz
• Zapisz i wyślij kontrahentowi
• Zapisz i przejdź do wystawiania faktury

Wystawienie faktury ze szkicu

Trzy sposoby wystawienia faktury

1. Z edycji szkicu: Kliknij przycisk "Zapisz i przejdź do wystawiania faktury".

   

2. Z listy faktur: Kliknij przycisk "+ Faktura" przy wybranym szkicu. 

   

3. Z detali szkicu: W detalu szkicu kliknij przycisk "Wystaw ze szkicu". 

   

Co się dzieje przy wystawianiu faktury?

Po przejściu do formularza faktury:

1. Numer szkicu zmienia się na numer faktury
   • Przy numeracji automatycznej – numer przypisuje się automatycznie
   • Przy numeracji indywidualnej – pole czyści się, musisz wpisać numer ręcznie
2. Uzupełnia się data wystawienia (domyślnie dzisiejsza data)
3. Termin płatności:
   • Jeśli był wybrany z kalendarza/wpisany ręcznie – pozostaje ten sam
   • Jeśli był wybrany z terminów predefiniowanych lub ustawiony na kontrahencie – przelicza się od daty wystawienia
4. Dla szkicu walutowego pojawia się kurs walut
5. Wszystkie dane ze szkicu są przenoszone (pozycje, kontrahent, kwoty, VAT, forma płatności, GTU, opis, cykliczność itd.)

Co dzieje się ze szkicem po wystawieniu faktury? Szkic znika z listy – zostaje zastąpiony fakturą.

Zbiorcze wystawianie faktur ze szkiców

Dla numeracji automatycznej (miesięcznej)

Masz dostęp do dwóch opcji w akcjach zbiorczych:

Opcja 1: Wystawianie BEZ weryfikacji

• Zaznacz szkice - Wybierz "Wystaw ze szkiców bez weryfikacji".
• Data wystawienia jest automatycznie dzisiejsza.
• System wystawia faktury automatycznie (max 10 faktur jednorazowo).

Opcja 2: Wystawianie z weryfikacją

• Zaznacz szkice - Wybierz "Wystaw ze szkiców z weryfikacją".
• Otwiera się widok weryfikacji – widzisz każdy szkic osobno.
• Możesz edytować datę wystawienia i inne dane.
• Dla każdego szkicu decydujesz: Dodaj fakturę lub Pomiń.
• Zaleta: Pełna kontrola nad każdą fakturą.

Dla numeracji indywidualnej

Dostępna tylko opcja Z WERYFIKACJĄ, ponieważ numer szkicu jest nadawany automatycznie, ale numer faktury musisz uzupełnić ręcznie (pole będzie puste).

📄 Detale szkicu, PDF i wysyłka do kontrahenta

Detale szkicu

Kliknij w numer szkicu na liście faktur, aby wejść w detale.

Co widzisz w detalu szkicu?

• Nagłówek: "Szkic faktury [numer szkicu]"
• Dane dokumentu, Kontrahent, Pozycje, Kwoty
• BRAK: daty wystawienia, terminu płatności (chyba że uzupełniony ręcznie)

Dostępne akcje: Edytuj, Wyślij kontrahentowi, Wystaw ze szkicu, Pobierz, Usuń.

Wydruki i PDF szkiców

Szkice są dostępne w 4 szablonach graficznych i 3 językach (Polski, Niemiecki, Angielski).

Różnice względem PDF faktury

Znak wodny: Po całym PDF szkicu wyświetlany jest znak wodny "SZKIC". Widoczny na każdej stronie, tłumaczony na języki obce, uniemożliwia pomyłkowe potraktowanie szkicu jako faktury.

Wysyłka szkicu do kontrahenta

Szkic możesz wysłać z formularza dodawania, z listy faktur lub z detali szkicu.

Ważne informacje o wysyłce:

• Szkic jest wysyłany z pominięciem panelu kontrahenta!
• PDF szkicu jest załącznikiem do maila.
• Mail zawiera wyraźną informację, że to szkic: "To jest szkic, nie podlega księgowaniu".
• Kontrahent może odpowiedzieć na maila, aby zgłosić zmiany (adres admina, nie no-reply).

📊 Limity, raporty i usuwanie

Szkice a limity i zamknięte miesiące

Limity faktur

Jeśli biuro rachunkowe ustaliło limit faktur dla firmy, szkice wliczają się do limitu. Jednak wystawienie faktury ze szkicu jest dozwolone nawet po osiągnięciu limitu, ponieważ faktura "wskakuje w miejsce" szkicu.

Zamknięte miesiące

Po zamknięciu miesiąca przez biuro rachunkowe:

• Dozwolone: Dodawanie, edycja i usuwanie szkiców.
• Zablokowane: Wystawienie faktury ze szkicu na zamknięty miesiąc (można wystawić na kolejny, otwarty miesiąc).

Podsumowania i raporty

• Podsumowanie VAT: Jeśli zaznaczono szkice, system wyświetli komunikat "W zaznaczonych pozycjach znajdują się szkice". Aby je pominąć, użyj filtrów.

  

• Podsumowanie bieżące: Szkice są automatycznie pomijane.
• Rozrachunki z kontrahentami: Szkice są pomijane - widoczne tylko faktury.
• Eksport do programu księgowego: Szkice NIE są eksportowane (nie podlegają księgowaniu).
• API: Szkice nie są uwzględniane w operacjach API.

Usuwanie szkiców

Szkice są kasowane BEZPOWROTNIE. Usunięte szkice nie są nigdzie odnotowane (w przeciwieństwie do faktur).

❓ Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy mogę zmienić szkic z powrotem na fakturę?
Nie. Po zapisaniu jako szkic, musisz go usunąć i utworzyć nową fakturę, lub wystawić fakturę ze szkicu.

Czy mogę wysłać szkic do KSeF?
Nie. Szkice nie są wysyłane do KSeF - to wersje robocze.

Czy kontrahent może edytować szkic?
Nie. Kontrahent otrzymuje tylko PDF do weryfikacji. Zmiany musi zgłosić wystawcy.

Czy szkice są widoczne w rozrachunkach?
Nie. Szkice są pomijane.

Co się stanie z numeracją szkiców po Nowym Roku?
Numeracja szkiców resetuje się z nowym rokiem: SZ:1/2026 itd.

Czy mogę połączyć szkic z transakcją bankową?
Nie. Dopiero faktury można łączyć.

Ile szkiców mogę wystawić zbiorowo?
Maksymalnie 10 faktur jednorazowo (bez weryfikacji).

Czy szkice faktur dostępne są w aplikacji mobilnej SaldeoSMART?
Tak. Szkice faktur są również dostępne w aplikacji mobilnej.

🚀Podsumowanie - kluczowe informacje

• Szkic to wersja robocza - nie podlega księgowaniu, nie idzie do KSeF
• Można wielokrotnie edytować - idealny do konsultacji z kontrahentem
• Brak daty wystawienia - pojawia się dopiero przy wystawianiu faktury
• Termin płatności jest elastyczny - możesz wpisać konkretną datę lub wybrać opcję przeliczaną
• Po wystawieniu faktury szkic znika - zostaje zastąpiony fakturą
• Szkice wliczają się do limitu, ale można je zamienić na faktury
• Usuwanie bezpowrotne - bez śladu w systemie
• Wysyłka do kontrahenta - jako PDF ze znakiem wodnym "SZKIC"
• Dostępne w www i mobile - pełna funkcjonalność