📨 Dodawanie dokumentów do SaldeoSMART e-mailem - jak to działa?

Jednym ze sposobów dodawania dokumentów do SaldeoSMART jest możliwość wysłania dokumentów mailem na dedykowany adres e-mail dla dokumentów. Dzięki temu nie ma potrzeby logowania się do SaldeoSMART, aby można było dodać dokument.

Wiadomość e-mail przesyłana do SaldeoSMART nie może przekraczać wielkości 100MB

Zanim rozpoczniemy dodawanie dokumentów za pomocą e-maila musimy pamiętać, że firma i biuro muszą mieć uprawnienia do modułu DOKUMENTY.

Jak dodać dokument mailem

Numer PIN oraz autoryzowane adresy e-mail należy wprowadzić w konfiguracji konta w SaldeoSMART:

✅ Ustawienie numeru PIN

W pierwszej kolejności należy w ustawieniach konta ustawić kod PIN, który weryfikuje, że przesłane dokumenty nie są SPAMem i są dodane przez Księgowość :

UWAGA! Klient również ma możliwość wysłania dokumentów e-mailem, ale w tym wypadku musi ustawić swój własny PIN.

 ✅ Indywidualny adres e-mail dla dokumentów.

Na Liście Firm znajduje się  kolumna z informacją, jaki jest indywidualny e-mail dla dokumentów danej firmy.

 ✅ Lista autoryzowanych adresów e-mail. 

W celu ułatwienia dodawania dokumentów drogą mailową można stworzyć listę autoryzowanych adresów mailowych, z których będą wysyłane wiadomości zawierające dokumenty. 

W tym celu należy  uzupełnić adresy e-mail w poniższym formularzu, który dostępny jest w konfiguracji konta na dole strony:

UWAGA!

Trzeba pamiętać, że na tej liście nie należy umieszczać adresów klientów biura rachunkowego. Podanie takiego adresu może spowodować dodanie dokumentów do zamkniętych miesięcy.

W SaldeoSMART mechanizm autoryzacji wiadomości przy przesyłaniu dokumentów na dedykowany adres firmy dla dokumentów umożliwia dodawania dokumentów w sytuacji, gdy w temacie maila zostały użyte dodatkowe, mylące algorytm, wyrażenia znajdujące się w nawiasach np.:

Podsumowanie:

1. E-mail dla dokumentów generowany jest automatycznie.
2. E-mail dla dokumentów nie podlega zmianie.
3. PIN definiowany jest w konfiguracji  SaldeoSMART.
4. Dodatkowo dla wersji lokalnych:

• Klient zobowiązany jest do utworzenia skrzynki dedykowanej do obsługi dokumentów.
• Klient odpowiada za uruchomienie mechanizmu CatchAll*.
• Po stronie IT Brainshare leży konfiguracja aplikacji (dane skrzynki IMAP).

O czym należy pamiętać wysyłając dokumenty mailem

• Każda wysłana wiadomość przechodzi przez proces walidacji.
• Nadawca wiadomości musi w tytule podać albo kod PIN ustawiony w SaldeoSMART albo jego adres musi być dodany do listy adresów autoryzowanych.
• Temat wiadomości powinien zawierać pin oraz opcjonalnie miesiąc/rok do jakiego powinny trafić załączniki. Jeśli nie dodamy miesiąca/roku w temacie, załączniki trafią do miesiąca obecnego. Przykład prawidłowego tematu (adres autoryzowany): 05/2020 lub (4638) 05/2020 
• W polu odbiorcy DO (TO) musi być podany adres e-mail dla dokumentów login_fimy@dok.saldeo.pl (dotyczy wersji on-line)
• Nie można ustawić, aby dokumenty dodawane mailem były automatycznie odczytywane. Dokumenty dodane w ten sposób należy odczytać.

Co powoduje, że dokumenty nie docierają do SaldeoSMART?

1. PIN podany w temacie jest nieprawidłowy.
2. Adres e-mail, z którego wiadomość z dokumentami jest wysyłana nie znajduje się na liście autoryzowanych adresów e-mail.
3. Niepoprawny miesiąc i rok do jakiego ma zostać dodany dokument lub brak jego określenia
4. Wiadomości wysłane zostają odrzucone - nieprawidłowy załącznik lub jego brak
5. Miesiąc do którego dokumenty są dodawane jest zamknięty (dotyczy dokumentów wysyłanych przez Klienta)
6. Należy unikać  przekierowań maili z innych skrzynek, podwójne nagłówki mogą powodować problemy przy odczytywaniu takich maili. Jeśli jednak ktoś zdecyduje się na FWD, to należy też pamiętać o nadawcy maila, żeby był zautoryzowany w Saldeo.
7. Klienci kierują maile w oparciu o filtr przekazujący wiadomości na określony adres w @dok.saldeo.pl. Wysyłają prośbę o zatwierdzenia forwardu maila bezpośrednio na skrzynkę login_firmy@dok.saldeo.pl (głównie klienci używający gmaila) - w takich przypadkach musimy  zaakceptować taką prośbę w przeciwnym wypadku maile nie będą docierały.
8. Jeżeli klient zdecyduje się na większą liczbę odbiorców w mailu, to w polu TO (DO) MUSI być adres e-mail login_firmy@dok.saldeo.pl, w CC można wpisać kolejnych odbiorców.

*Zapis z Procedury instalacji i utrzymania systemu SaldeoSMART w wersji lokalnej

SaldeoSMART Catch Docs - “SaldeoSMART Odczytywanie Dokumentów” posiada dodatkowo mechanizm, dający możliwość dodawania do systemu dokumentów przez wysłanie przez użytkownika wiadomości e-mail z załącznikiem w formie dokumentu (np. faktura w PDF). Do tego mechanizmu potrzebne jest określenie poddomeny maili, która będzie zarezerwowana na obsługę tego mechanizmu (np. @poddomena.twojafirma.pl). W tym celu należy skonfigurować jedną skrzynkę pocztową (np. saldeo@poddomena.twojafirma.pl), na którą będą trafiać wszystkie maile niezależnie od adresu przed “@” - mechanizm catch-all (http://en.wikipedia.org/wiki/Catch-all) - *@poddomena.twojafirma.pl. Konfiguracja musi odbyć się na serwerze pocztowym oraz wpisach w DNS - rekordy MX, SPF.