Przejdź do głównej zawartości

Od funkcji do płynnego procesu - poradnik dla firm

  • Zaktualizowano

Poradnik SaldeoSMART

Od funkcji do płynnego procesu

Dodawanie dokumentów i wystawianie faktur to początek. Ten poradnik pokazuje, jak z funkcji SaldeoSMART ułożyć jeden proces: od wpływu faktury, przez opis i akceptację, po kontrolę budżetu.

Twoja mapa funkcji

Zaznacz pakiet i to, co dziś robisz ręcznie. Zobaczysz, od której funkcji warto zacząć. Wybór startowy to przykład.

Jaki masz pakiet dla firm?

Co dziś robisz poza systemem?

Od czego zacząć

  • Polecane dla Ciebie

    Pakiet Ekspert: od czego zacząć

    masz w pakiecie

    Sprawdź istniejące ścieżki i uprawnienia, przenieś budżet z arkusza i dodaj brakujące ścieżki.

  • Polecane dla Ciebie

    Obieg dokumentów

    miniobieg masz, własne ścieżki: Ekspert masz własne ścieżki

    Ułóż ścieżkę akceptacji dokumentu: od miniobiegu KSeF po własne etapy. Przenieś akceptację do systemu, gdzie każdy dokument ma etap i osobę odpowiedzialną. Kilku zatwierdzających to wieloetapowa ścieżka, na przykład kierownik, potem dyrektor finansowy. Etap dokumentu jest widoczny w systemie, więc nie trzeba pytać księgowości.

  • Polecane dla Ciebie

    Powiadomienia i aplikacja mobilna

    masz, zadania: od Specjalisty masz w pakiecie, z zadaniami

    Zbieraj dokumenty zdjęciem i informuj akceptujących powiadomieniami. Pracownik robi zdjęcie w aplikacji, a plik od razu trafia na konto SaldeoSMART. Push i e-mail informują o przypisanych dokumentach, bez pytania księgowości. Akceptujący dostają powiadomienie, że dokument na nich czeka.

  • Polecane dla Ciebie

    Budżety kosztowe

    od pakietu Specjalista masz w pakiecie

    Planuj koszty działów i porównuj plan z wykonaniem. Budżety zastępują arkusz i zasilają się z dokumentów opisanych wymiarami. Akceptujący może od razu sprawdzić, czy koszt mieści się w budżecie.

  • Polecane dla Ciebie

    Uzupełnij z AI

    od pakietu Specjalistamasz w pakiecie, 1 kredyt za fakturę

    Zleć AI propozycję kategorii, rejestru, opisu i wymiarów dla faktur z KSeF.AI proponuje kategorię, rejestr, opis i wymiary, a Ty zatwierdzasz.

Zasada

Najpierw proces, potem ustawienia

Zanim otworzysz konfigurację, rozpisz na kartce drogę jednej faktury kosztowej: kto ją widzi, kto ją opisuje, kto decyduje o płatności i kto musi znać wynik. Potem znajdziesz każdy z tych kroków w SaldeoSMART. Tak wygląda droga dokumentu, kiedy korzystasz z kilku funkcji naraz.

  1. Dokument wpływa

    Faktura z KSeF, plik z e-maila, skan albo zdjęcie zrobione w aplikacji mobilnej trafiają w jedno miejsce.

    wszystkie pakiety

  2. Dane uzupełniają się same

    Dokumenty spoza KSeF odczytuje OCR, a dla faktur z KSeF możesz użyć funkcji Uzupełnij z AI.

    AI: od pakietu Specjalista

  3. Koszt dostaje opis

    Kategoria, rejestr i wymiary, na przykład dział albo projekt, mówią, czyj to koszt.

    wymiarowanie: od pakietu Specjalista

  4. Właściwa osoba akceptuje

    Od jednoetapowego miniobiegu dla faktur z KSeF po własną ścieżkę z kilkoma zatwierdzającymi.

    własne ścieżki: pakiet Ekspert

  5. Powiadomienie trafia na telefon

    Push i e-mail informują o dokumencie przypisanym do Ciebie, więc nie czekasz na wiadomość od księgowości.

    wszystkie pakiety

  6. Budżet i archiwum aktualizują się same

    Dokument zasila budżet kosztowy i wraca do archiwum z wyszukiwarką.

    budżety: od pakietu Specjalista

Funkcja 1

Obieg dokumentów

Obieg to mechanizm, który definiuje ścieżkę akceptacji dokumentu. Każdy dokument, także faktura pobrana z KSeF, przechodzi ustalone etapy, na przykład akceptację kierownika, który sprawdza zgodność z budżetem, a potem akceptację do płatności przez dyrektora finansowego.

Miniobieg KSeF wszystkie pakiety

Prosta, jednoetapowa akceptacja faktur pobranych z KSeF. Najszybszy sposób, by wyjść poza samo pobieranie faktur.

Podstawowy obieg wszystkie pakiety

Dla faktur, umów i pism: dodanie dokumentu, weryfikacja i zatwierdzenie oraz podgląd.

Własny, wieloetapowy obieg pakiet Ekspert

Własne ścieżki dopasowane do struktury firmy, własne typy dokumentów, grupy użytkowników z uprawnieniami, uprawnienia do wymiarów, historia zmian oraz statystyki pracy nad dokumentami. W cenie jest 10 użytkowników obiegowych, kolejny to 48 zł miesięcznie.

Na start. Przy własnym obiegu możesz oznaczyć etapy jako wymagane, wtedy użytkownik nie przejdzie dalej bez wykonania ustalonych czynności. Pamiętaj, żeby przypisać utworzony typ dokumentu do właściwej firmy, bo inaczej obieg nie zadziała. Przy weryfikacji skracają pracę skróty: Insert zapisuje i oznacza dokument jako zweryfikowany, a Ctrl+Enter zatwierdza i przechodzi do następnego.

Więcej: instrukcja konfiguracji obiegu dokumentów i Obieg dokumentów i KSeF.

Funkcja 2

Powiadomienia i aplikacja mobilna

Obieg działa tylko wtedy, gdy ludzie wiedzą, że dokument na nich czeka. Centrum powiadomień jest w każdym pakiecie, a w ustawieniach konta wybierasz, które powiadomienia e-mail i push chcesz dostawać.

  • Zdjęcie zamiast papieru. Pracownik fotografuje dokument jedno- lub wielostronicowy, kadruje go i poprawia kontrast. Plik od razu pojawia się na koncie SaldeoSMART.
  • Akceptacja w drodze. W aplikacji działa akceptacja równoległa, warunki przejścia, wskazywanie osób odpowiedzialnych i komentarze. O przypisanych dokumentach informują powiadomienia push.
  • Widok zależny od roli. Co widzi użytkownik, zależy od ról, które ustawia Administrator Konta.
  • Zadania. Możesz tworzyć zadania własne i dla pracowników, łączyć je z dokumentami i ustawiać zadania cykliczne. Powiadomienia obejmują zadania przydzielone Tobie i zmiany na zadaniach, które obserwujesz.
aplikacja i powiadomienia: wszystkie pakiety zadania: od pakietu Specjalista
Na start. Poproś pracowników o zdjęcia faktur w aplikacji zamiast papierowych dokumentów na koniec miesiąca. To najszybsza zmiana i nie wymaga żadnej konfiguracji obiegu.

Zadania opisuje sekcja Zadania w Centrum Pomocy.

Funkcja 3

Budżety kosztowe

Budżetowanie zastępuje arkusze i pliki PDF jednym systemem. Dane z dokumentów są automatycznie przypisywane do odpowiednich budżetów, więc plan i wykonanie leżą w tym samym miejscu co faktury.

  • Dwie role. Dyrektor finansowy tworzy budżet kosztowy i wytyczne dla organizacji. Lider budżetu opracowuje kategorie wydatków w ramach jednego budżetu.
  • Elastyczny okres. Budżet obejmuje dowolne 12 miesięcy, na przykład od lipca do czerwca, a także krótkie projekty.
  • Dwa poziomy. Budżet główny i linie szczegółowe. Liczba budżetów i pozycji jest nieograniczona.
  • Wymiary. Wymiar główny to najczęściej dział, na przykład Marketing, IT albo Sprzedaż. Wymiary dodatkowe, jak projekt, typ kosztu czy lokalizacja, pozwalają precyzyjnie przypisać koszt.
  • Kontrola. Alerty przy przekroczeniu planowanych kwot, raporty porównujące plan z rzeczywistością oraz analiza odchyleń i trendów kosztowych.
od pakietu Specjalista
Na start. Budżet korzysta z wymiarów opisanych na dokumentach, więc najpierw uporządkuj wymiarowanie kosztów. Zacznij od jednego działu i jednego lidera budżetu, potem dodawaj kolejne.

Więcej: Budżety w SaldeoSMART, kategoria Budżety oraz kurs online o budżetowaniu.

Funkcja 4

Uzupełnij z AI

Funkcja dla faktur z KSeF. W odróżnieniu od OCR nie czyta obrazu dokumentu. Analizuje strukturę XML faktury i treść jej pozycji, a potem proponuje parametry księgowe.

  • Co uzupełnia. Rozpoznaje typ dokumentu, przypisuje kategorię i opis zdarzenia oraz ustawia rejestry i wymiary.
  • Uczy się na Twoich decyzjach. Uczenie następuje po zatwierdzeniu dokumentu, nie po jego zapisaniu. Rozpoznaje też podobieństwo znaczeń: pozycje „olej napędowy”, „benzyna” i „paliwo” trafią do tego samego typu dokumentu.
  • Ty decydujesz. Propozycję zatwierdzasz jednym kliknięciem. Dla wybranych kontrahentów możesz wymusić konkretny typ, z pominięciem automatu.
  • Na dokumencie. W widoku szczegółów dokumentu z KSeF, który nie został uzupełniony automatycznie, pojawia się akcja Uzupełnij z AI. Historia zmian na dokumencie jest dostępna we wszystkich pakietach.
od pakietu Specjalista1 kredyt = 1 faktura
Na start. Przez pierwsze tygodnie sprawdzaj propozycje i zatwierdzaj tylko poprawne. Im więcej zatwierdzonych faktur, tym trafniejsze kolejne sugestie. Funkcja jest opcjonalna, więc kredyty zużywasz tylko wtedy, gdy ją uruchamiasz.

Więcej: Sztuczna inteligencja w SaldeoSMART.

Zestawienie

Co jest w którym pakiecie

Funkcja Asystent e-faktur Asystent firmy Specjalista firmy Ekspert firmy
Miniobieg faktur z KSeF tak tak tak tak
Podstawowy obieg (faktura, umowa, pismo) tak tak tak tak
Własne, wieloetapowe ścieżki akceptacji nie nie nie tak
Aplikacja mobilna i Centrum powiadomień tak tak tak tak
Zadania, także cykliczne nie nie tak tak
Uzupełnij z AI nie nie tak tak
Budżety kosztowe nie nie tak tak

Stan na 1 października 2026. Zakres pakietów i ceny mogą się zmienić, aktualne informacje znajdziesz w cenniku.

Plan

Proponowana kolejność wdrożenia

Nie trzeba włączać wszystkiego naraz. Ta kolejność zaczyna od zmian, które nie wymagają dużej konfiguracji.

  1. Rozpisz drogę jednej faktury kosztowej: kto opisuje, kto akceptuje, kto płaci.
  2. Włącz miniobieg dla faktur z KSeF i poproś pracowników o zdjęcia dokumentów w aplikacji.
  3. Ustaw powiadomienia e-mail i push dla osób, które akceptują dokumenty.
  4. Uporządkuj wymiary, na przykład działy i projekty, i opisuj nimi koszty.
  5. Uruchom Uzupełnij z AI na fakturach z KSeF i zatwierdzaj poprawne propozycje.
  6. Zbuduj pierwszy budżet dla jednego działu i włącz alerty przekroczeń.
  7. Jeśli faktura musi przejść kilku zatwierdzających, skonfiguruj własny obieg w pakiecie Ekspert.

Masz już pakiet Ekspert? Zobacz, od czego zacząć.

Pakiet Ekspert

Masz pakiet Ekspert? Zacznij od przeglądu

W pakiecie Ekspert masz własne ścieżki akceptacji, grupy użytkowników i uprawnienia do pól formularza. Zwykle nie trzeba budować niczego od zera. Najpierw sprawdź, czy to, co ustawiono kiedyś, nadal pasuje do firmy, a potem dołóż to, czego brakuje.

Kto może to zmieniać. Obieg konfiguruje wyłącznie administrator konta i nie można nadać tego uprawnienia innemu użytkownikowi. Ustal na początku, kto nim dysponuje.

Przegląd

Zacznij od trzech kontroli

Zajmą około pół godziny i pokażą, od której sytuacji poniżej warto zacząć.

  1. Co jest ustawione. Otwórz Konfiguracja → Lista obiegów dokumentów, Typy dokumentów oraz Konfiguracja obiegu wg firm. Zapisz, jakie obiegi istnieją, z jakimi typami są powiązane i do których firm przypisano te typy.
  2. Kto w tym uczestniczy. W sekcji Użytkownicy pobierz raport Excel z uprawnieniami. Obejmuje moduły, firmy, grupy i typy dokumentów. Porównaj go z aktualnym składem działów i listą osób, które odeszły lub zmieniły stanowisko.
  3. Gdzie dokumenty czekają. Na liście dokumentów przefiltruj je po etapie. Etap, na którym stoi najwięcej faktur, zwykle trzeba poprawić w pierwszej kolejności.

Potem wybierz sytuację, która najlepiej opisuje Twoją firmę. Nie musisz przechodzić przez wszystkie.

Budżety

Budżet prowadzisz poza systemem

Plan leży w arkuszu albo innym narzędziu, a faktury w SaldeoSMART. Ktoś musi co miesiąc ręcznie zestawiać jedno z drugim. W SaldeoSMART dokument kosztowy trafia do budżetu sam, jeśli pasuje do wymiarów wskazanych w budżecie.

  1. Wybierz na pilotaż jeden dział albo projekt. Zapisz, jakich wymiarów używasz dziś w arkuszu: wymiaru głównego, na przykład działu, i wymiarów dodatkowych, na przykład projektu albo typu kosztu.
  2. Sprawdź, czy te wymiary są skonfigurowane i aktywne dla firmy. Konfiguruje je biuro rachunkowe.
  3. Dyrektor finansowy zakłada budżet główny: nazwa, okres (dowolne 12 miesięcy), wymiar główny, kwota planowana i lider budżetu.
  4. Lider dodaje linie budżetowe: nazwa, okres mieszczący się w okresie budżetu głównego, wymiary dodatkowe i kwota.
  5. W obiegu ustaw wymiary jako wymagane (W) na etapie opisu faktury. Dokument zasila budżet tylko wtedy, gdy pasuje do wszystkich wskazanych wymiarów, więc faktura bez wymiaru nie trafi do planu.
  6. Przez pierwszy miesiąc porównuj plan z wykonaniem w SaldeoSMART z dotychczasowym arkuszem. Gdy wyniki się zgadzają, możesz przestać prowadzić arkusz.

Moduł budżetów działa niezależnie od obiegu, więc możesz zacząć bez zmian w ścieżkach. Wymagane wymiary w obiegu dopiero porządkują dane. Więcej: Budżety w SaldeoSMART.

Obieg

Ustalone ścieżki wymagają aktualizacji

Firma się zmienia: pojawia się nowy kierownik, nowy dział, inne progi akceptacji. Ścieżka ustawiona dwa lata temu może prowadzić fakturę do osoby, która już jej nie akceptuje.

  1. Dla każdego typu dokumentu rozpisz, kto faktycznie akceptuje i na jakim etapie. Porównaj to z ustawieniami w Konfiguracja → Lista obiegów dokumentów.
  2. Osoby zmieniaj w grupach, a nie w obiegu. Zmiana przydziału do grupy zmienia uprawnienia osoby, a usunięcie z grupy odpina ją od obiegu. Ustawienia grupy obowiązują wszystkich jej członków.
  3. Zaktualizuj przejścia między etapami: warunek przejścia (zakres kwot), wymagany komentarz i wymagane przypisanie osoby odpowiedzialnej. Progi kwotowe powinny odpowiadać obecnym zasadom firmy.
  4. Sprawdź uprawnienia do pól na każdym etapie. Poziomy to N (niewidoczne), P (podgląd), O (opcjonalne) i W (wymagane). Etap opisu kosztu powinien mieć wymagane wymiary.
  5. Ustawienia wymiarów skopiujesz z jednego etapu na inne opcjami Stosuj jako wzór i Wklej z wzoru.
Czego nie zmienisz. Modelu obiegu (faktura, umowa, zamówienie, pismo) nie da się zmienić. Obiegu z dokumentami nie usuniesz, dopóki nie usuniesz tych dokumentów albo nie przepniesz ich na inny obieg. Zmiany w działającej ścieżce najpierw wypróbuj na kilku dokumentach testowych. Jeśli masz dokumenty w trakcie obiegu, zapytaj wsparcie SaldeoSMART, jak zmiana ich dotyczy.

Obieg

Chcesz dodać nową ścieżkę

Nowa ścieżka ma sens dla dokumentów, które akceptuje ktoś inny albo w innej kolejności niż zwykłe faktury kosztowe: umów, zamówień, pism, faktur projektowych. Model obiegu to faktura, umowa, zamówienie albo pismo.

  1. Rozpisz etapy: kto co robi, co trzeba uzupełnić przed przejściem dalej i kiedy dokument jest gotowy.
  2. Użyj istniejących grup albo dodaj nowe w Konfiguracja → Grupy użytkowników. Grup nie można usunąć, więc nazwij je z namysłem.
  3. Dodaj obieg: Konfiguracja → Lista obiegów dokumentów → Dodaj obieg. Wybierz model, potem dodaj etapy i przejścia. Etap startowy może być tylko jeden i nie wymaga osoby odpowiedzialnej.
  4. Dodaj typ dokumentu w Konfiguracja → Typy dokumentów. Podaj nazwę, skrót, model i obieg.
  5. Przypisz typ do firmy w Konfiguracja → Konfiguracja obiegu wg firm. Dopiero wtedy obieg działa.
  6. Ustaw wymiary dla firmy i typu dokumentu oraz przypisz użytkowników do grup.
  7. Przetestuj ścieżkę na kilku przykładowych dokumentach, zanim udostępnisz ją wszystkim.

Więcej: instrukcja konfiguracji obiegu dokumentów.

KSeF i AI

Faktury z KSeF idą jedną ścieżką, a potrzebujesz kilku

Typ dokumentu decyduje o tym, którą ścieżką pójdzie faktura. Uzupełnij z AI nadaje typ dokumentu automatycznie, więc może kierować faktury z KSeF na właściwe ścieżki.

  1. Utwórz typy dokumentów odpowiadające ścieżkom, na przykład zwykłą fakturę kosztową i fakturę projektową. Każdy typ łączysz z jednym obiegiem.
  2. Uruchom Uzupełnij z AI na fakturach z KSeF. AI proponuje typ dokumentu, kategorię, opis, rejestr i wymiary.
  3. Zatwierdzaj tylko poprawne propozycje. System uczy się po zatwierdzeniu dokumentu, nie po jego zapisaniu.
  4. Dla dostawców, których faktury mają zawsze iść jedną ścieżką, ustaw kontrahenta niestandardowego i wymuś typ dokumentu. Automat jest wtedy pomijany.
  5. Uprawnienie Oznaczenie faktury kosztowej z KSeF pozwala wybranej grupie zatwierdzić albo odrzucić fakturę z KSeF. Nadaj je grupom, które mają o tym decydować.
1 kredyt = 1 faktura

Uprawnienia

Faktury mają być widoczne tylko dla wybranych osób

Kierownik marketingu nie musi widzieć faktur działu IT. Faktury poufne powinny widzieć tylko wskazane osoby. W pakiecie Ekspert ustawisz to na poziomie typu dokumentu, etapu i pola.

  1. Utwórz osobny typ dokumentu i obieg dla faktur, które mają mieć ograniczony dostęp, na przykład dla jednego działu.
  2. Przypisując typ do firmy, na pytanie o udostępnienie go wszystkim użytkownikom firmy odpowiedz Nie.
  3. Na liście użytkowników nadaj widoczność tego typu tylko wybranym osobom i grupom.
  4. W ustawieniach etapów wskaż grupy odpowiedzialne. Tylko one zmieniają dokument na danym etapie, pozostałe widzą pola wyłącznie w podglądzie.
  5. Pobierz raport Excel z uprawnieniami i sprawdź, czy dostęp mają tylko te osoby, które powinny. Poproś też jedną osobę z danej grupy o potwierdzenie, co widzi.

Raporty

Nie wiesz, gdzie zatrzymują się dokumenty

Jeśli akceptujący pytają, na jakim etapie jest faktura, albo płatności się spóźniają, w ścieżce jest wąskie gardło. Pakiet Ekspert daje narzędzia, żeby je znaleźć.

  1. Zacznij od statystyk i raportów pracy nad dokumentami. Szukaj etapów i grup, na których dokumenty się kumulują.
  2. Na liście dokumentów filtruj po etapie, żeby zobaczyć, co czeka na której grupie.
  3. Nadaj etapom różne kolory. Status będzie czytelny na liście bez otwierania dokumentu.
  4. Na przejściach, na których ktoś odrzuca fakturę, włącz wymagany komentarz. Każdy powrót dokumentu będzie miał uzasadnienie.
  5. Gdy dokument po drodze się zmieniał, sprawdź historię zmian na dokumencie.

W pakiecie

Co jeszcze masz w Ekspercie, a często leży nieużywane

  • Zaliczki pracownicze. Pracownik dodaje wydatki służbowe i generuje rozliczenie. W pakiecie Ekspert funkcja jest w standardzie, w pozostałych pakietach to płatny dodatek.
  • Teczka pracownicza. Pracownik może podejrzeć własną teczkę. W pakiecie Ekspert jest to w standardzie.
  • Bezterminowe przechowywanie dokumentów. Dokumenty są przechowywane przez cały okres trwania umowy, w pozostałych pakietach przez 5 lat.
  • Użytkownicy obiegowi. W cenie masz 10 osób biorących udział w akceptacji. Kolejne możesz dokupić.

Powiązane artykuły

Komentarze

Komentarze: 0

Zaloguj się, aby dodać komentarz.