O czym warto pamiętać podczas pracy z SaldeoSMART [miniprzewodnik cz. 6]

O czym warto pamiętać podczas pracy z SaldeoSMART?

Przedstawiamy Państwu zbiór dobrych rad i praktyk, jak sprawnie i szybko wykorzystać możliwości aplikacji w celu optymalizacji weryfikacji oraz kategoryzacji faktur.

1. Etap skanowania: optymalizacja działań

• Nie układamy dokumentów przed skanowaniem – tym można zająć się na końcu, gdy dokumenty są odpowiednio posortowane w aplikacji i przeniesione
  z SaldeoSMART do programu księgowego.
• Nie kategoryzujemy bardzo skomplikowanych faktur – jeśli dokumenty jakiejś firmy wymagają bardzo rozbudowanego księgowania i mimo kategoryzacji
  w SaldeoSMART trzeba jeszcze sporo zmieniać po przeniesieniu do programu księgowego, lepiej wykorzystać system do odczytu danych i przenieść same dane, a księgowanie dokończyć w programie księgowym. Wybór modelu pracy zależy od indywidualnej decyzji.

2. Uzupełnianie dat: błyskawiczne uzupełnianie dat podczas weryfikacji

Zobacz na przykładzie jak można otrzymać datę 1.03.2024 dla dokumentów dodanych do marca 2024 – wystarczy, że w odpowiednim polu wpiszesz:

Jeśli chcesz zmienić datę o kilka dni do przodu lub wstecz skorzystaj z kalendarza, który znajduje się po prawej stronie pola z datą.

3. Dodawanie nowego kontrahenta: ułatwienie sprawdzania danych kontrahenta

Pobierz z GUS dane kontrahenta po jego numerze NIP. Bez sprawdzania odczytanych danych zawsze masz pewność, że są one aktualne i będą poprawnie przeniesione do programu księgowego.

Dla kontrahentów unijnych jest dostępna opcja sprawdzenia i pobrania danych tego kontrahenta z bazy VIES.

4. Zbiorcze działania na Liście Dokumentów: szybka kategoryzacja

Zaznacz na liście dokumentów w SaldeoSMART wiele dokumentów, wybierz Edytuj dokumenty i przypisz im wspólne kategorie.

Dzięki temu bez konieczności przechodzenia przez kolejne faktury możesz za jednym razem zmienić wybrane dane dla wielu dokumentów równocześnie.

5. Korzystanie z klawiatury podczas weryfikacji i kategoryzacji:

Aby przyspieszyć pracę nad weryfikacją i kategoryzacją dokumentów przygotowaliśmy szereg skrótów klawiszowych.

Lista dostępnych skrótów klawiszowych dostępna jest po kliknięciu w ikonę “pytajnika” na Liście dokumentów.

Dostępne skróty klawiszowe:

Dodaj dokument   Ctrl+Insert

Pokaż skróty klawiszowe  Ctrl+Shift+/

Wyszukiwanie 

Otwórz filtry  Ctrl+Alt+Spacja

Usuń filtry  Ctrl+Alt+B

Zastosuj filtr "Moje"  Ctrl+Alt+J

Przejdź do wyszukiwarki   Ctrl+Alt+M

Tryby

Tryb podstawowy/eksportu   Ctrl+Alt+P

Duplikaty  Ctrl+Alt+Q

Ukryj/pokaż nagłówek strony   Ctrl+Alt+H

***

Materiał niniejszy pochodzi z cyklu miniprzewodników rozsyłanych drogą mailową przez 10 kolejnych tygodni każdemu nowemu użytkownikowi SaldeoSMART.