Eksport dokumentów z SaldeoSMART do programu księgowego [miniprzewodnik cz. 5]

Eksport dokumentów z SaldeoSMART do programu księgowego

1. Kiedy można eksportować dokumenty? Poznaj warunki konieczne.

Eksport dokumentów możliwy jest tylko wtedy, gdy na Liście dokumentów aktywny jest Tryb eksportu i widoczny jest przycisk Wyślij/Eksportuj.

Aby włączyć tryb eksportu trzeba wybrać prawidłowy zakres dat, składający się z miesiąca i roku.

Dlaczego w kolumnie "Eksport" znajduje się znak ?

Eksport jest możliwy tylko wtedy, gdy dla dokumentu uzupełnione jest 100% wymaganych danych.

Najczęściej popełnianym błędem jest brak ustawienia kontrahenta dla dokumentu – szczególnie, gdy jest to nowy kontrahent i należy dodać go do bazy.

2. Przygotowanie dokumentów do eksportu
Przed wyeksportowaniem dokumentów do programu księgowego warto skorzystać z dostępnych opcji filtrowania lub sortowania dokumentów.

Filtrowanie – gdy chcemy wyświetlić dokumenty określonego typu lub statusu:

• wg typu dokumentu, czyli np. tylko faktury kosztowe lub sprzedażowe (pole „Typ”),
• statusu: odczytane/nieodczytane (pole „Filtruj”),
• stanu eksportu: eksportowane, nieeksportowane lub bez możliwości eksportu (pole „Eksport”).

Sortowanie – zawsze przed eksportem do programu księgowego. Wtedy mamy pewność, że dokumenty znajdą się w pliku wg właściwej kolejności. Sortować (pole „Sortuj według”) można rosnąco lub malejąco (pole „Kierunek”) wg:

• daty dodania, wystawienia, dostawy, wpływu, terminu płatności, wartości brutto lub nazwy,
• daty wystawienia, dostawy, wpływu a następnie daty dodania.

W celu uzyskania pożądanego efektu możemy dokonać sortowana po dowolnej kolumnie.

3. Przycisk „Eksportuj” - dostępne statusy:

Jeżeli dokument zawiera wszystkie dane, można wyeksportować go do programu księgowego.

                Nie można eksportować - brak kompletu danych.

                 Dokument był eksportowany (po najechaniu kursorem wyświetla się data ostatniego eksportu).

Dokument nie był jeszcze nigdy eksportowany, posiada 100% danych i nadaje się do eksportu.

  Dokument był już eksportowany (po najechaniu kursorem wyświetla się data ostatniego eksportu), ale w razie potrzeby można go wyeksportować jeszcze raz. 

Dokument był już eksportowany, ale później został zmieniony.

4. Eksport do programu księgowego – kolejne kroki

Należy wybrać i zaznaczyć dokumenty (wszystkie wyświetlone na liście lub dotychczas nieeksportowane/ tylko zatwierdzone) oraz kliknąć przycisk nad listą dokumentów „Eksportuj do (nazwa programu)”. Eksportować można „wszystkie zaznaczone dokumenty” lub „zaznaczone bez wcześniej eksportowanych”.

***

Powyższy materiał pochodzi z cyklu miniprzewodników rozsyłanych drogą mailową przez 10 kolejnych tygodni każdemu nowemu użytkownikowi SaldeoSMART.