Optymalizacja kategoryzacji dokumentów [miniprzewodnik cz. 7]

Optymalizacja kategoryzacji dokumentów

Przedstawiamy Państwu kilka informacji, jak można wykorzystać kategorie w SaldeoSMART, aby maksymalnie uprościć weryfikację.

Kategorie definiują sposób rozksięgowania dokumentów w programie księgowym. SaldeoSMART uczy się kategorii i po pewnym czasie sam je podpowiada w odniesieniu do kontrahenta i tego, co zostało odczytane na fakturze.

1. Księgowanie dokumentów wg daty wpływu (czyli daty otrzymania dokumentu)

W takim przypadku dokumenty należy księgować wg daty wpływu – wtedy pomimo dat kwietniowych będzie on zaksięgowany w maju.

Aby dokument został poprawnie zaksięgowany wystarczy odpowiednio skonfigurować kategorie w SaldeoSMART lub kategorie (wzorce/schematy księgowania) po stronie programu księgowego.

Data wpływu ustawiana jest domyślnie wg daty wystawienia lub dostawy, więc zamiast zmieniać poprawnie odczytane daty na fakturze wystarczy zmienić samą datę wpływu.

Można ją także narzucić w buforze SaldeoSMART podczas odczytywania dokumentów dla całej paczki dokumentów.

2. Dokumenty bez odliczenia VAT

Podczas odczytywania dokument został właściwie odczytany jako faktura.

Aby zaksięgować go poprawnie należy stworzyć kategorię, która albo w ustawieniach będzie miała wybraną opcję „bez odliczenia VAT” albo przypisany rejestr „KOSZT bez VAT” (zależnie od programu księgowego, szczegółowe informacje dostępne są w opisach integracji z danym programem).

3. Dokumenty z częściowym odliczeniem VAT, odliczenie 50%

Zamiast ręcznie obliczać 50% VAT i zmieniać odczytane kwoty, wystarczy stworzyć
w SaldeoSMART kategorię z częściowym odliczeniem VAT – 50% (opcja dostępna
w ustawieniach kategorii).

Odliczenie 50% VAT działa różnie w zależności od programu księgowego -  szczegółowe informacje dostępne są w opisach integracji z danym programem.

Dodatkowo jest możliwość ustawienia procentowego odliczenia kosztu w polu “Odliczenie kosztu na kategorii” będące liczbą całkowitą, np. 20, 25, 75% (opcja dostępna w ustawieniach kategorii).

W SaldeoSMART wyróżniamy trzy przypadki odliczeń kosztów samochodowych:

• 100% dla samochodów firmowych (wprowadzonych do ewidencji środków trwałych czy też użytkowanych na podstawie umowy leasingu lub wynajmu długoterminowego), jeżeli prowadzona będzie ewidencja potwierdzająca wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej podatnika,
• 75% dla firmowych samochodów (jak w pierwszym punkcie) wykorzystywanych również do celów niefirmowych,
• 25% (tyle nie stanowi KUP przy samochodach stanowiących składnik majątku związany z działalnością)
• 20% dla prywatnych samochodów przedsiębiorców (stanowiących ich własność) wykorzystywanych również do celów prowadzonej działalności (w miejsce dotychczas stosowanej kilometrówki)

W razie pytań dotyczących kategoryzacji prosimy o kontakt z Biurem Obsługi SaldeoSMART pod numerem telefonu: (12) 350 66 88 lub mailowo: obsluga@saldeosmart.pl.

***

Materiał niniejszy pochodzi z cyklu miniprzewodników rozsyłanych drogą mailową przez 10 kolejnych tygodni każdemu nowemu użytkownikowi SaldeoSMART.