Pozostałe metody dodawania dokumentów do SaldeoSMART [miniprzewodnik cz. 3]

Pozostałe metody dodawania dokumentów do SaldeoSMART

Oprócz SaldeoPULPIT (patrz: miniprzewodnik cz. 2) dostępne są jeszcze dwie inne metody dodawania dokumentów do odczytywania w SaldeoSMART przez księgowych i jedna dodatkowa dla firm.

1. Bezpośrednio po zalogowaniu się do aplikacji (księgowi i firmy)

Aby dodać dokumenty z poziomu SaldeoSMART należy wybrać w menu głównym po prawej stronie opcję +Dodaj  → Dokument. Na ekranie pojawi się formularz dodawania dokumentu,
w którym należy wskazać firmę, miesiąc i rok, do których plik ma zostać dodany. Pliki można załączać:

• pojedynczo – tylko jeden plik,
• zbiorczo – (zalecana opcja) wiele plików za jednym razem (maks. 50 plików), pliki najpierw dodaje się do kolejki, a później wszystkie dodaje do SaldeoSMART klikając Wyślij.

2. Mailem bez konieczności logowania się do aplikacji (księgowi i firmy)

SaldeoSMART umożliwia dodawanie plików do listy dokumentów bez logowania się, poprzez wysłanie dokumentów jako załączników na indywidualny adres e-mail w aplikacji.

Jak dodać dokumenty mailem:

• Należy zalogować na własną skrzynkę mailową i utworzyć nową wiadomość,
• W polu odbiorca wpisać indywidualny adres e-mail firmy, dla której mają być dodane dokumenty do SaldeoSMART,
• W temacie wiadomości wpisać ustawiony kod PIN z nawiasami, np. (1234). Jeśli dokumenty dotyczą innego miesiąca niż bieżący, to w temacie należy dodatkowo określić miesiąc w formacie mm/rrrr – wtedy temat wiadomości będzie wyglądał przykładowo: 03/2024 (1234),
• Dokumenty, które mają trafić do SaldeoSMART dołączyć jako załączniki,
• Treść wiadomości nie ma znaczenia, gdyż nie jest ona brana pod uwagę.

Konfigurowanie skanera do wysyłania dokumentów do SaldeoSMART mailem:

• należy zapisać indywidualne e-maile dla dokumentów dla firm w ustawieniach skanera (stworzyć listę adresową),
• można także zapisać domyślny temat wiadomości, który koniecznie musi zawierać PIN.

Chwilę po wysłaniu maila dokumenty znajdą się na liście dokumentów firmy w SaldeoSMART.

Aby przekazać dodane dokumenty do odczytania, należy je zaznaczyć, kliknąć Odczytaj wybrane, a następnie wybrać odpowiednią politykę cięcia dokumentów:

• podziel jednostronnie skanowane lub podziel dwustronnie skanowane z białymi kartkami,
• podziel automatycznie (bez białych kartek) jednostronnie skanowane lub dwustronnie skanowane,
• nie dziel – pliki z pojedynczymi dokumentami.

Dodawanie dokumentów przez aplikację mobilną

Dodawanie dokumentów w aplikacji mobilnej możliwe jest dla użytkowników po stronie biura rachunkowego i konta firmy. Prostota i wygoda takiej formy dodawania dokumentów ma na celu zachęcenie pracowników firm do przesyłania ich w ten sposób do swoich księgowych.

Jak dodawać dokumenty z wykorzystaniem aplikacji mobilnej SaldeoSMART?

• Pobierz aplikację ze sklepów App Store (iOS) lub Google Play (Android), wyszukując
  w sklepie hasło „SaldeoSMART”.
• Zaloguj się do aplikacji swoim loginem (Nazwa użytkownika) oraz kodem (kod można ustawić na stronie www w Ustawieniach konta, ostatnia sekcja na dole strony – Wersja mobilna albo z poziomu aplikacji mobilnej Nie znam kodu i przejściu w Ustaw kod logowania). Kod powinien składać się z min. 6 cyfr.
• Zakres dostępnych funkcjonalności zależy od posiadanego pakietu oraz uprawnień użytkownika w SaldeoSMART.
• Przy pomocy aplikacji mobilnej można dodawać pliki w formacie PDF, JPG, PNG oraz zdjęcia z telefonu. Są dostępne następujące sposoby dodawania dokumentów.
  • z plików zapisanych w telefonie (+Wybierz pliki) -  w tym z plików zapisanych także na dysku Google (dla telefonów z systemem Android) oraz w iCloud (dla telefonów z systemem iOS), wybierając podczas przeglądania odpowiednią lokalizację pliku,
  • za pomocą opcji w aplikacji Zrób zdjęcie,
  • bezpośrednio z załącznika PDF w mailu (Kopiuj do SaldeoSMART).

Więcej na temat dodawania dokumentów w aplikacji mobilnej przeczytasz tutaj.

Szczegółowe informacje na temat aplikacji mobilnej znajdują się także na stronie www.

***

Materiał niniejszy pochodzi z cyklu miniprzewodników rozsyłanych drogą mailową przez 10 kolejnych tygodni każdemu nowemu użytkownikowi SaldeoSMART.