Załączniki do dokumentów – kompletne archiwum w jednym miejscu [miniprzewodnik cz. 9] – Centrum pomocy SaldeoSMART

Załączniki do dokumentów – kompletne archiwum w jednym miejscu

Czym są załączniki?

Załączniki to wszystkie dokumenty, które dotyczą danej faktury i które chcemy mieć z nią powiązane. Są wykorzystywane w wielu różnych sytuacjach, np.:

dokument ze szczegółową specyfikacją pozycji dla faktury zbiorczej,
wydruk emaila zawierający ustalenia, zamówienie, potwierdzenie zapłaty itp. ważny dla faktury,
umowa z ustaleniami, na podstawie której była wystawiona faktura.

Załączniki widoczne są po wejściu w detale dokumentu w podmenu nad podglądem dokumentu.

Wykorzystanie załączników to wygoda i porządek, dzięki temu dokumenty powiązane z fakturą są dostępne w jednym miejscu i bardzo łatwo do nich w razie potrzeby dotrzeć.

Jak dodać załącznik do dokumentu?

Na etapie skanowania – aby do faktury w SaldeoSMART można było dodać załącznik, należy skorzystać z separatora załączników.

Uwaga! Separator załączników znajduje się jako osobny załącznik.

Należy go wydrukować i w dokładnie takiej postaci dodawać do plików z dokumentami.

Pliki z dokumentami i załącznikami muszą być odpowiednio przygotowane:

Dla jednej faktury z załącznikiem należy po fakturze dodać separator a po nim załącznik - taki plik powinien być zeskanowany do monitorowanego przez SaldeoPULPIT podkatalogu: „nie-dziel-plikow”.
Dla wielu faktur zarówno jednokartkowych, jak i wielokartkowych należy zastosować zasadę białej kartki w następujący sposób: biała kartka, faktura (jedna lub wiele kartek), separator, załącznik, biała kartka, faktura (jedna lub wiele kartek), separator, załącznik itd. Tak przygotowany plik należy zeskanować do monitorowanego przez SaldeoPULPIT podkatalogu: „1-stronne-biale-kartki”.

Ważne!

Tylko prawidłowe ułożenie dokumentów z uwzględnieniem separatora nie naliczy Państwu dodatkowych kredytów za dokumenty stanowiące załącznik.

Należy zeskanować dokumenty do odpowiedniego folderu, pamiętając o tym, że
w Ustawieniach SaldeoPULPIT można wskazać, który z dostępnych podkatalogów z politykami cięcia jest traktowany jako katalog główny.

Polityki cięcia automatycznego NIE OBSŁUGUJĄ dodawania załączników na etapie skanowania.

Ręcznie - inną metodą dodawania załączników do dokumentu jest możliwość dodania załącznika bezpośrednio w SaldeoSMART. Aby ręcznie dodać załącznik do dokumentu należy wejść w edycję danego dokumentu i wybrać Akcje –> Dodaj załącznik.

Następnie można dodać odpowiedni załącznik.

Limit wielkości plików dodawanych jako załączniki

Dodając załączniki do dokumentów obowiązuje nas limit ilości i wielkości plików:

1) do 50 plików,

2) 250 MB - rozmiar wszystkich plików,

3) 150 MB - rozmiar jednego pliku.

***

Materiał niniejszy pochodzi z cyklu miniprzewodników rozsyłanych drogą mailową przez 10 kolejnych tygodni każdemu nowemu użytkownikowi SaldeoSMART.

Powiązane artykuły