Załączniki do dokumentów – kompletne archiwum w jednym miejscu [miniprzewodnik cz. 9] – Centrum pomocy SaldeoSMART

Załączniki do dokumentów – kompletne archiwum w jednym miejscu

Czym są załączniki?

Załączniki to wszystkie dokumenty, które dotyczą danej faktury i które chcemy mieć z nią powiązane. Są wykorzystywane w wielu różnych sytuacjach, np.:

dokument ze szczegółową specyfikacją pozycji dla faktury zbiorczej,
wydruk emaila zawierający ustalenia, zamówienie, potwierdzenie zapłaty itp. ważny dla faktury,
umowa z ustaleniami, na podstawie której była wystawiona faktura.

Załączniki widoczne są po wejściu w detale dokumentu w podmenu nad podglądem dokumentu.

Wykorzystanie załączników to wygoda i porządek, dzięki temu dokumenty powiązane z fakturą są dostępne w jednym miejscu i bardzo łatwo do nich w razie potrzeby dotrzeć.

Jak dodać załącznik do dokumentu?

Załączniki można dodawać na dwa sposoby: ręcznie z poziomu Detali dokumentu oraz w trakcie procesu skanowania dokumentu.

Najczęściej załączniki dodaje się jednak ręcznie, po zalogowaniu do programu SaldeoSMART, bezpośrednio z poziomu Detali dokumentu.

Ręczne dodawanie załącznika do dokumentu

Aby ręcznie dodać załącznik do dokumentu należy wejść w edycję danego dokumentu i wybrać Akcje –> Dodaj załącznik.

Następnie można dodać odpowiedni załącznik.

Dodawanie załącznika podczas skanowania dokumentów

Na etapie skanowania – aby do faktury w SaldeoSMART można było dodać załącznik, należy skorzystać z separatora załączników.

Uwaga! Separator załączników znajduje się jako osobny załącznik.

Należy go wydrukować i w dokładnie takiej postaci dodawać do plików z dokumentami.

Pliki z dokumentami i załącznikami muszą być odpowiednio przygotowane:

Dla jednej faktury z załącznikiem należy po fakturze dodać separator a po nim załącznik - taki plik powinien być zeskanowany do monitorowanego przez SaldeoPULPIT podkatalogu: „nie-dziel-plikow”.
Dla wielu faktur zarówno jednokartkowych, jak i wielokartkowych należy zastosować zasadę białej kartki w następujący sposób: biała kartka, faktura (jedna lub wiele kartek), separator, załącznik, biała kartka, faktura (jedna lub wiele kartek), separator, załącznik itd. Tak przygotowany plik należy zeskanować do monitorowanego przez SaldeoPULPIT podkatalogu: „1-stronne-biale-kartki”.
Separator działa tylko przy dodawaniu dokumentów z poziomu SaldeoPulpit, jeżeli przygotujemy taki plik i wyślemy mailem, to nie zostaną one dodane do zakładki Załączniki.

Ważne!

Tylko prawidłowe ułożenie dokumentów z uwzględnieniem separatora nie naliczy Państwu dodatkowych kredytów za dokumenty stanowiące załącznik.

Należy zeskanować dokumenty do odpowiedniego folderu, pamiętając o tym, że
w Ustawieniach SaldeoPULPIT można wskazać, który z dostępnych podkatalogów z politykami cięcia jest traktowany jako katalog główny.

Polityki cięcia automatycznego NIE OBSŁUGUJĄ dodawania załączników na etapie skanowania.

Jak usunąć załącznik dodany do dokumentu?

Aby usunąć załącznik z dokumentu:

Wejdź w Detale dokumentu.
Przejdź do zakładki Załączniki i powiązania.
W sekcji Załączniki znajdź plik, który chcesz usunąć.
Kliknij ikonę czerwonego kosza znajdującą się przy załączniku.

Uwaga: Jeśli korzystasz z pakietu Ekspert z indywidualnie skonfigurowanym obiegiem dokumentów, może się zdarzyć, że opcja usunięcia załącznika będzie niedostępna, a ikona czerwonego kosza będzie wyszarzona.
W takiej sytuacji administrator konta powinien sprawdzić uprawnienia na etapie obiegu, na którym znajduje się dokument. Jeśli jest to konieczne, administrator może nadać użytkownikowi uprawnienia do usuwania załączników.

Limit wielkości plików dodawanych jako załączniki do dokumentów

Dodając załączniki do dokumentów obowiązuje nas limit ilości i wielkości plików:

1) do 50 plików,

2) 250 MB - rozmiar wszystkich plików,

3) 150 MB - rozmiar jednego pliku.

***

Materiał niniejszy pochodzi z cyklu miniprzewodników rozsyłanych drogą mailową przez 10 kolejnych tygodni każdemu nowemu użytkownikowi SaldeoSMART.