Wykorzystanie aplikacji SaldeoPULPIT w pracy z SaldeoSMART
WAŻNE: 1. SaldeoPULPIT należy zainstalować na komputerze każdego użytkownika osobno. 2. Do SaldeoPULPIT logujemy się tym samym loginem i hasłem co w aplikacji SaldeoSMART. 3. Każdy użytkownik musi mieć własny „folder monitorowany”. |
1. Przekazywanie skanów zapisanych na komputerze użytkownika do odczytania
w SaldeoSMART
Jak działa ta funkcja:
- aplikację należy pobrać ze strony: www.saldeosmart.pl/biuro/saldeo-pulpit -
- utworzyć na dysku komputera dedykowany folder, którego zawartość będzie monitorowana przez SaldeoPULPIT (tzw. „folder monitorowany”),
- w ustawieniach aplikacji wskazać stworzony wcześniej folder na skany,
- każdy plik, który zostanie zapisany w tym folderze będzie automatycznie przesłany do SaldeoSMART i odczytany.
- po odczytaniu dokumenty pojawią się w SaldeoSMART w buforze danego użytkownika (menu Dokumenty → Bufor).
WAŻNE! W Ustawieniach SaldeoPULPIT należy wskazać, która polityka cięcia dokumentów dotyczy katalogu głównego w folderze monitorowanym. Domyślnie jest to polityka cięcia „Podziel jednostronnie skanowane z białymi kartkami”, stosowana dla pliku, w którym jest wiele faktur skanowanych z jednej strony, z zachowaniem tzw. „polityki białych kartek” (miniprzewodnik cz. 1). Najlepiej jednak ustawić taką politykę skanowania, która najczęściej zdarza się nam podczas skanowania. |
Działania w buforze:
- przy każdym pliku, który pochodzi z SaldeoPULPIT została odczytana i ustawiona informacja dotycząca firmy, miesiąca i roku, do których dokumenty zostały dopasowane,
- dopasowanie należy zatwierdzić lub zmienić. Podczas zatwierdzania można także wskazać wstępne parametry dokumentów: typ, kategorię, opis zdarzenia czy rejestr,
- po zatwierdzeniu tych informacji plik jest rozcinany na pojedyncze faktury, a zadane wcześniej parametry są kopiowane do wszystkich faktur z pliku,
- po zakończeniu rozcinania w buforze pojawia się lista faktur z danego pliku. Można przejść do weryfikacji i kategoryzacji.
2. Podgląd dokumentów w programie księgowym
Aby zobaczyć skan faktury należy w programie księgowym, w edytowalnym polu z oryginalnym numerem faktury: zaznaczyć ten numer, użyć skrótów Ctrl+C a następnie Ctrl+Alt+W.
Jeśli program księgowy nie ma możliwości zaznaczenia numeru, to należy użyć skrótu, który otworzy okno wyszukiwarki (skrót dostępny w Ustawieniach Ctrl+Alt+K) – tam należy przepisać ten numer i kliknąć Szukaj.
3. Działania możliwe na wyświetlonym w SaldeoPULPIT podglądzie dokumentu:
Po wyświetleniu skanu danego dokumentu mamy trzy przyciski:
- Pokaż w Saldeo - umożliwia edycję dokumentu w SaldeoSMART.
- Pobierz - umożliwia pobranie dokumentu na dysk.
- Wyślij przez email - umożliwia wysłanie dokumentu na adres e-mail. Podczas przesyłania wyświetlanego skanu dokumentu mailem użytkownik ma możliwość wpisać indywidualną wiadomość w polu „Wprowadź wiadomość do odbiorcy dokumentu”.
***
Materiał niniejszy pochodzi z cyklu miniprzewodników rozsyłanych drogą mailową przez 10 kolejnych tygodni każdemu nowemu użytkownikowi SaldeoSMART.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.