Odkryj, jak zautomatyzować pracę w firmie! (19.02.2025)

Odpowiedź: Opcja przelewów bankowych dostępna jest z poziomu listy dokumentów. Należy wyświetlić listę dokumentów dla których chce się przygotować przelewy i zaznaczyć te pozycje, dla których będzie się generowało przelewy.

Więcej informacji w artykule: Praca z listą dokumentów - Przelewy

Odpowiedź: Tak, SaldeoSMART posiada pakiet Ekspert z obiegiem dokumentów. Pakiet dostępny jest dla biur rachunkowych oraz dla Firm. Jeżeli Państwo są Klientem biura proszę o kontakt z biurem rachunkowym, aby uzyskać informację czy biuro posiada pakiet z odczytem dokumentów.

Odpowiedź: Ilość dostępnych kredytów w pakiecie jest widoczna po stronie profilu biura księgowego. Natomiast jeżeli klient dołączył do SMARTduet i ma wykupioną swoją własną pulę kredytów, to ilość kredytów będzie widoczna pod ikoną SMARTduet.

Odpowiedź: Automatyczne połączenie z bankiem pozwala na pobieranie transakcji z rachunku bankowego na listę transakcji do SaldeoSMART. Transakcje pobierane są automatycznie codziennie rano. Możliwe jest również ręczne pobieranie transakcji bezpośrednio z rachunku bankowego na listę transakcji. Transakcje te, agregowane są w ramach tzw. wyciągu dziennego. Nie jest to dosłowny wyciąg, nie będzie w SaldeoSMART dostępnego PDF wyciągu. Zapis tworzony jest głównie po to, aby można było agregować transakcje, które są pobierane w ramach danego dnia.

Odpowiedź: KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma służąca do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. KSeF ma na celu ujednolicenie procesu fakturowania w Polsce i ułatwienie wymiany danych między przedsiębiorcami a administracją skarbową. KSeF będzie obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy od 1 lutego 2026 roku.

Więcej informacji na temat KSeF i jego funkcjonowania w SaldeoSMART znajdziesz na stronie: Wysyłanie faktur do KSeF

Odpowiedź: Należy zweryfikować czy zostały spełnione parametry które pozwalają wykrywać duplikaty. Mechanizm weryfikuje następujące parametry:

• zakres dat dla dodanych dokumentów - system sprawdza poprzedni i obecny rok dodania dokumentu,
• czy występuje ten sam kontrahent (po id, nie po NIP),
• czy jest ten sam numer po normalizacji: do małych liter, usuwane wszystko poza literami i cyframi. Normalizacja jest robiona w celu wykrycia duplikatów nawet jeśli OCR zrobi literówki.

Więcej informacji w artykule: Duplikaty dokumentów

Odpowiedź: Tak, to Biuro Rachunkowe decyduje jakie moduły udostępnia klientowi. Moduły jakie biuro rachunkowe może udostępnić klientowi są uzależnione od pakietu SaldeoSMART na jakim jest Biuro Rachunkowe. Inaczej jest w przypadku programu SMARTduet - tutaj szereg modułów jest dostępnych po wejściu przez Państwa do programu i zakupieniu pakietu kredytów.

Odpowiedź: Ewentualnie można połączyć ręcznie pliki po odczycie (jeżeli nie są w formacie JPG) lub przygotować odpowiednio plik przed dodawaniem jako jeden dokument wielostronicowy.

Więcej informacji w artykule: Połącz dokumenty

Odpowiedź: Istnieje możliwość przeniesienia dokumentów między miesiącami, ale funkcja dostępna jest dla użytkownika biura rachunkowego.

Odpowiedź: Tak, administrator może ograniczyć dostęp użytkownika do modułu "dodawanie dokumentów" tylko do samej funkcjonalności dodawania, blokując inne opcje, takie jak przeglądanie, usuwanie i edytowanie dokumentów.

Odpowiedź: Większość funkcji w SaldeoSMART wymaga kredytów, jednak istnieją pewne podstawowe funkcje, które mogą być dostępne bezpłatnie. Najlepiej skontaktować się z biurem rachunkowym lub z działem obsługi klienta SaldeoSMART, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat dostępnych funkcji bezpłatnych.

Odpowiedź: Administrator konta może zmienić nazwę skróconą kontrahenta w Saldeo.

Odpowiedź: Tak, kontrahent dodany na dokumencie również zapisuje się w bazie kontrahentów w SaldeoSMART i jest dostępny dla przyszłych dokumentów.

Odpowiedź: W pierwszej kolejności należy skontaktować się z Biurem Rachunkowym i zapytać o dostępne opcje (wszystko zależy od przyjętego modelu współpracy z biurem i podziale wzajemnych obowiązków we współpracy). Jeśli chcą Państwo sprawdzić jakie konkretnie moduły może udostępnić Państwu Biuro Rachunkowe - taka informacja znajduje się na naszej stronie - cennik - zakładka "korzyści dla klienta" https://www.saldeosmart.pl/cennik/biuro.

Proszę sprawdzić również, czy BR udostępniło Państwu opcję dołączenia do SMARTduet.

Odpowiedź: Aby nie tracić czasu na ręczne uzupełnianie danych z faktur, można skorzystać z funkcji odczytywania (OCR) danych z faktury. Jeżeli nie posiadają Państwo możliwości odczytu zachęcamy do kontaktu z biurem rachunkowym w celu udostępnienia tej opcji lub dołączenie do programu SMARTduet (o ile biuro dołączyło do programu współpracy) i uzyskanie uprawnień do odczytu i zarządzania kredytami. Administrator SaldeoSMART w konfiguracji konta widzi informacje dostęp do modułów. Jeżeli jest uprawnienia do odczytywania zobaczy: Odczytywanie dokumentów.

Odpowiedź: Oczywiście, jednak warto pamiętać o wyborze odpowiedniej polityki cięcia pliku, aby mechanizm mógł skutecznie podzielić dokument na poszczególne faktury.

Więcej informacji w artykule: Ustawienie polityki cięcia dokumentów

Odpowiedź: W SaldeoSMART istnieje możliwość odczytu pozycji towarowych z faktur. Aby skorzystać z tej funkcji, biuro musi wykupić tą dodatkową funkcję do swojego pakietu.

Odpowiedź: Biuro rachunkowe ma możliwość po swojej stronie skonfigurowania parametru: po odczytaniu ustawiaj dla faktur płatnych gotówką i kartą, że dokument zapłacony.

Odpowiedź: Dokumenty wysłane mailem trafiają do listy dokumentów w SaldeoSMART, do odpowiedniego miesiąca i roku, które zostały wskazane w temacie wiadomości (lub do bieżącego miesiąca, jeśli nie podano). Dokumenty te są dodawane do bazy danych. Proces wprowadzania dokumentów do bazy danych jest zautomatyzowany, ale wymaga autoryzacji poprzez kod PIN lub zaufany adres e-mail. Po dodaniu dokumenty są widoczne dla Ciebie i Twojego biura rachunkowego, które może je dalej przetwarzać.

Więcej informacji w artykule: Dodawanie dokumentów do SaldeoSMART e-mailem - jak to działa

Odpowiedź: Nadawca wiadomości musi w tytule podać albo kod PIN ustawiony w SaldeoSMART albo jego adres musi być dodany do listy adresów autoryzowanych.

Więcej informacji w artykule: Dodawanie dokumentów do SaldeoSMART e-mailem - jak to działa

Odpowiedź: W numerze konta bankowego, który wprowadzamy w systemie SaldeoSMART, przedrostek "PL" może, ale nie musi być obecny. Brak tego przedrostka nie wpłynie w żaden sposób na prawidłowe funkcjonowanie mechanizmu.

Odpowiedź: Przesyłając dokument mejlem można określić typ dokumentu. Więcej szczegółów co powinien zawierać temat wiadomości znajduje się w SaldeoSMART, w konfiguracji konta.

Odpowiedź: Tak, można dodać ustawiając tryb "seria zdjęć".

Więcej informacji w artykule: Dodawanie faktur wielostronicowych

Odpowiedź: Raport miesięczny może być dodany do listy dokumentów w SaldeoSMART, ponieważ system umożliwia dodawanie różnego rodzaju dokumentów np. jako typ Inne. Dodam tylko, że dane z raportu nie zostaną odczytane, gdyż odczytujemy dane z faktur.

Odpowiedź: Mogą się zdarzyć błędy odczytu lub brak odczytanych danych. Niektóre typy dokumentów mogą wymagać ręcznej korekty. Nie unikniemy takich przypadków. Proszę przesłać dokument do weryfikacji na adres obsluga@saldeosmart.pl

Odpowiedź: Wystawianie faktur w SaldeoSMART jest darmowe. Jeśli nie masz opcji wystawiania faktur, upewnij się, że Twoje konto ma odpowiednie uprawnienia. W razie problemów skontaktuj się ze swoją księgową lub biurem rachunkowym, aby zweryfikować dostępność tej funkcji w Twoim koncie. W SMARTduet funkcja jest uruchamiana automatycznie. Wystawianie faktur uwarunkowane jest pakietem SaldeoSMART na jakim jest Biuro Rachunkowe.

Możesz również zapoznać się z instrukcją wystawiania faktur i pracy na liście faktur: Wystawianie faktur i praca na liście faktur

Odpowiedź: Tak, w SaldeoSMART możesz wystawiać faktury imienne bez VAT, jeśli klient nie jest płatnikiem VAT. Wystarczy, że podczas wystawiania faktury wybierzesz opcję "dla nievatowca".

Odpowiedź: Tak, w SaldeoSMART możesz wystawić fakturę WDT (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów). System umożliwia fakturowanie w różnych walutach, co jest niezbędne przy transakcjach WDT.

Dodatkowe informacje na temat wystawiania faktur w SaldeoSMART znajdziesz tutaj: Wystawianie faktur i praca na liście faktur

Odpowiedź: W SaldeoSMART jest funkcjonalność pozwalająca na automatyzację rozliczeń transakcji z dokumentami i fakturami. System łączy transakcje z fakturami na podstawie różnych kryteriów, takich jak kwota i dane kontrahenta. W panelu dostępne są raporty i listy, które pokazują, które faktury zostały zapłacone, a które wciąż czekają na płatność. Możesz znaleźć te informacje w następujących miejscach:

• Lista Faktur: Na liście faktur znajduje się kolumna "Zapłata", która wskazuje status płatności dla każdej faktury (np. zapłacone, niezapłacone, przeterminowane).
• Lista Transakcji: Po połączeniu transakcji z fakturami, na liście transakcji widoczny jest status rozliczenia.
• Raport Rozrachunki z Kontrahentami: Ten raport generuje zestawienie faktur i płatności, pokazując saldo dla każdego kontrahenta.

Odpowiedź: Tak, raport Rozrachunki z Kontrahentami pokazuje, co i kiedy zostało zapłacone, a co wciąż pozostaje do zapłaty.

Odpowiedź: Obecnie w SaldeoSMART nie ma możliwości dodawania dodatkowych kolumn (np. GTU, procedury) na listę dokumentów. Dostępne kolumny są predefiniowane. Zachęcam do kontaktu z naszym działem obsługi klienta i zgłoszenia sugestii, aby w przyszłości taka opcja się pojawiła.

Odpowiedź: Na chwile obecną nie mamy takiej opcji. Natomiast jest to ciekawa sugestia, przekażemy ją do właściwego działu rozwoju.

Odpowiedź: W tej sytuacji należałoby zmienić termin płatności bezpośrednio na fakturze, ponieważ informacja ta jest zaciągana z detali faktury wystawionej.

Odpowiedź: SaldeoSMART nie posiada funkcjonalności wystawienia not obciążeniowych.

Odpowiedź: Tak, na fakturze możesz umieścić numer telefonu oraz adres e-mail. Informacje te można wpisać w polu "Uwagi" do faktury.

Informacje na temat wystawiania faktur znajdziesz w instrukcji obsługi: Instrukcja obsługi dla Klienta Biura

Odpowiedź: Koszt kredytu zależy od wybranego pakietu oraz liczby kredytów zawartych w abonamencie.

Odpowiedź: Wezwania do zapłaty oraz przypomnienie o płatności można wysyłać tylko dla faktur wystawionych w SaldeoSMART.

Odpowiedź: Należy skontaktować się ze swoim biurem rachunkowym, by udostępniło ten moduł na Państwa koncie.

Odpowiedź: Transakcje można połączyć z fakturami kosztowymi lub sprzedażowymi. Inne typy dokumentów czyli np. umowa nie podlegają łączeniu.

Odpowiedź: Jeżeli mamy te sam numer rachunku wprowadzony na dwóch osobnych kontach firm w Saldeo, to nie powinno być problemów z obsługą integracji oraz rozliczeń.

Odpowiedź: Dziękujemy za sugestię, przekażemy do naszego zespołu rozwoju produktu.

Odpowiedź: Tak, integracja z bankiem w SaldeoSMART wymaga przejścia przez platformę Unifiedpost Group, która jest partnerem SaldeoSMART w zakresie otwartej bankowości. Unifiedpost posiada licencję KNF i zapewnia bezpieczne połączenie z Twoim bankiem. Podczas konfiguracji integracji, będziesz przekierowany na stronę Unifiedpost Payments S.A. w celu uzyskania zgód na pobieranie informacji o transakcjach. Pamiętaj, że zgoda jest ważna przez 180 dni i wymaga odnowienia.

Szczegółowe informacje na temat integracji z bankiem znajdziesz w artykule:

Automatyczna integracja SaldeoSMART z bankiem - instrukcja użytkownika.

Odpowiedź: Moduł KASA w SaldeoSMART nie dotyczy kasy fiskalnej. Służy on do prowadzenia ewidencji operacji gotówkowych w firmie, czyli rejestrowania wpływów i wypłat gotówki (dokumenty KP i KW) oraz generowania raportów kasowych. Moduł ten nie jest zintegrowany z kasami fiskalnymi.

Więcej informacji na temat modułu KASA znajdziesz w artykule: Moduł KASA - instrukcja

Odpowiedź: Dostęp do modułów i funkcji w SaldeoSMART, w tym do Raportów, zależy od uprawnień nadanych przez Twoje biuro rachunkowe. Jeśli w ustawieniach konta widzisz informację o dostępie do Raportów, ale nie widzisz ich w menu po lewej stronie, skontaktuj się ze swoim biurem rachunkowym i upewnij się, że masz nadane odpowiednie uprawnienia. To biuro rachunkowe konfiguruje, które moduły są dla Ciebie widoczne.

Odpowiedź: Obecnie dysponujemy jedynie raportami kosztowymi. Planujemy jednak wprowadzenie opcji raportów sprzedażowych. Gdy tylko wdrożenie zostanie zrealizowane, poinformujemy Państwa o tym w osobnych komunikatach.

Odpowiedź: Obecnie nie ma takiej funkcjonalności. Sugerujemy kontakt z biurem rachunkowym lub działem obsługi klienta SaldeoSMART w celu zgłoszenia sugestii.

Odpowiedź: Pole "Komentarz", umiejscowione na górze szczegółów dokumentu, nie jest powiązane z raportami. Raporty można generować jedynie na podstawie wymiarów. Istnieje jednak możliwość utworzenia wymiaru o nazwie "Komentarz", w którym można wprowadzać informacje, co umożliwi ich uwzględnienie w generowanych raportach.

Odpowiedź: Przed zakończeniem współpracy z biurem istnieje możliwość wyeksportowania wszystkich dokumentów które chcesz zachować. Możesz to zrobić, pobierając dokumenty w formie archiwum ZIP lub korzystając z innych opcji eksportu dostępnych w SaldeoSMART.

Odpowiedź: Proszę ustalić sposób przekazywania raportów z kasy, bezpośrednio ze swoim biurem.