Zyskaj supermoce w księgowości․ Poznaj funkcje SaldeoSMART, które oszczędzą Twój czas (10.04) – Centrum pomocy SaldeoSMART

Dla kogo jest ten webinar?

Webinar otwarty dla księgowych z biur rachunkowych i firm oraz dla klientów biur rachunkowych

Agenda:

Dokumenty zawsze pod ręką - Moc Absolutnego Porządku.
Dowiedz się, jak z SaldeoSMART zdigitalizować dokumenty, uniknąć błędów i mieć szybki dostęp do faktur – z każdego miejsca i w każdej chwili.
Koniec z chaosem w komunikacji - Moc Idealnej Współpracy.
Dzięki funkcjonalności SMARTduet, zadaniom i komentarzom do dokumentów zyskasz płynną wymianę informacji – zarówno w biurze, jak i w procesie kontaktu z klientem. Współpraca staje się prostsza i szybsza.
Kontrola finansów w czasie rzeczywistym - Moc Błyskawicznej Decyzyjności.
Raporty, analizy kosztów, filtrowanie danych i wgląd w płatności – to funkcje, które w SaldeoSMART pozwalają podejmować trafne decyzje bez czekania na dane z różnych źródeł.
Wszystko działa razem - Moc Sprawnych Integracji.
Dzięki gotowym integracjom z bankami, KSeF i ponad 40 systemami księgowymi, SaldeoSMART działa w pełnej synchronizacji z Twoim ekosystemem narzędzi. Masz wszystko pod ręką – bez przełączania.
Więcej działania, mniej klikania - Moc Automatyzacji.
Automatyczne rozliczenia, rozrachunki i wymiarowanie w SaldeoSMART eliminują powtarzalne czynności. To funkcje, które naprawdę skracają czas pracy i zmniejszają liczbę błędów.

Prowadzący: Zyta Rabka, Wojciech Dral

________________________________________________________________

Odpowiedzi na zadane na czacie pytania

Obieg dokumentów

Pytanie: Jak zrealizować obieg akceptacji faktur kosztowych w najprostszej formie?
Odpowiedź: Obieg dokumentów dostępny jest w pakiecie Ekspert i umożliwia tworzenie indywidualnych etapów przepływu dokumentów. W indywidualnym obiegu dokumentów można ustawić etapy akceptacji dokumentów. Więcej szczegółów znajdziesz na stronie: https://www.saldeosmart.pl/obieg-dokumentow
Pytanie: Czy można wprowadzić różne poziomy autoryzacji faktur kosztowych? (kwotowe, zakresowe, inne)
Odpowiedź: Tak, tego typu funkcje dostępne są w obiegu dokumentów w pakiecie Ekspert: https://www.saldeosmart.pl/obieg-dokumentow
Pytanie: Czy planowane jest rozszerzenie warunków, które można wykorzystać podczas przechodzenia z etapu do etapu w obiegu dokumentów?
Odpowiedź: Mamy kilka pomysłów w tym temacie, ale obecnie żadne prace w tym obszarze nie są prowadzone.
Pytanie: Czy jest opcja, żeby wdrożeniowiec przyjechał do biura żeby ustawić program i wszystko wyjaśnić?
Odpowiedź: Do indywidualnego ustalenia. Zapraszamy do kontaktu: obsluga@saldeosmart.pl
Pytanie: Czy można zmienić kolor statusu dokumentu (kolumna "kpl.danych") z zielonego (zatwierdzony) na pomarańczowy?
Odpowiedź: W zakresie zmiany etapu - niestety nie będzie możliwości cofnięcia do etapu z przyciskiem zweryfikowano. Jest to najprostszy schemat obiegu. W przypadku chęci dodania jakiś opcji (np. cofnięcie etapu) mamy do tego dedykowany pakiet Ekspert zawierający obieg dokumentów.

Dokumenty i faktury

Pytanie: Jak w filtrach znaleźć dokument po numerze faktury?
Odpowiedź: Numer dokumentu należy wpisać w polu na prawo obok przycisku związanego z filtrowaniem.
Pytanie: Czy filtry działają na cały rok?
Odpowiedź: Filtry na liście dokumentów działają dla okresów: miesiąca, kwartału, bieżącego roku, 3 ostatnich miesięcy, ostatnich 12 miesięcy.
Pytanie: Czy można zmienić od razu hurtem rodzaj dokumentów udostępnionych przez klienta?
Odpowiedź: Istnieje możliwość zbiorczej zmiany typu dokumentów. Na liście dokumentów zaznacz dokumenty, dla których chcesz zmienić typ, a następnie wybierz opcję "Edytuj" dostępną nad tabelą z dokumentami. W kolejnym kroku wybierz "Zmień typ dokumentu" i wskazać typ, na jaki chcemy dokonać zmiany.
Pytanie: Jak zablokować klientowi możliwość dodawania dokumentów do poprzedniego miesiąca?
Odpowiedź: W momencie, gdy Biuro Rachunkowe zamknie miesiąc rozliczeniowy, klient traci możliwość dodawania dokumentów do tego miesiąca (z wykorzystaniem wszystkich opcji dodawania). Więcej informacji w artykule: Dodawanie dokumentów, gdy miesiąc został zamknięty
Pytanie: Czy w buforze będą kiedyś dostępne operacje zbiorowe?
Odpowiedź: Sugestie dotyczące zmian zbiorczych w buforze dokumentów znajdują się na naszej liście rozwojowej.
Pytanie: Czy można wprowadzać/importować zamówienia, akceptować je, a po otrzymaniu faktury łączyć tę fakturę z zamówieniem?
Odpowiedź: Obecnie w SaldeoSMART nie ma dedykowanej funkcjonalności do wprowadzania i łączenia zamówień z fakturami. Ewentualne zamówienie można podpiąć do faktury kosztowej jako załącznik.
Pytanie: Czy system byłby w stanie połączyć faktury z zapłatami od Amazona (paczka przelewów za dany okres fakturowy pomniejszony o prowizje)?
Odpowiedź: System łączy faktury z płatnościami według różnych kryteriów. Więcej szczegółów w artykule: Łączenie transakcji bankowych z dokumentami i fakturami - instrukcja dla biur rachunkowych
Pytanie: Czy te konta bezpłatne mogą być też jak podwykonawców B2B?
Odpowiedź: Tak.
Pytanie: Czy przewidują Państwo rozszerzenie możliwości Saldeo o wystawianie not? (uznaniowych, obciążeniowych)
Odpowiedź: Obecnie nie przewidujemy takiej możliwości.
Pytanie: Czy jest możliwość aby wystawić fakturę sprzedaży na podstawie faktury zakupu (przenosi wszystkie pozycje z FZ na FS)? Operator wpisuje tylko klienta oraz wysokość marży.
Odpowiedź: Obecnie nie ma takiej funkcjonalności.

Płatności i banki

Pytanie: Jak można zmienić w przypadku faktur zaimportowanych do przelewu i zaznaczonych jako zapłacone komunikat na NIEZAPŁACONE?
Odpowiedź: Aby dokument ponownie oznaczyć jako niezapłacony, należy wykonać kroki opisane w artykule: Oznaczanie dokumentu jako niezapłaconego
Pytanie: Czy pracujecie nad rozwiązaniem problemu z automatyczną zmianą statusu faktur na opłacone po wygenerowaniu pliku z przelewami?
Odpowiedź: Tak, mamy taką sugestię na liście rozwojowej programu. Aktualnie można dokumenty przywrócić jedynie pojedynczo według kroków w artykule: Oznaczanie dokumentu jako niezapłaconego
Pytanie: Czy można eksportować przelewy zagraniczne do wszystkich banków?
Odpowiedź: Aktualnie obsługujemy przelewy zagraniczne dla banku Pekao. Inne banki znajdują się na liście rozwojowej.
Pytanie: Jeżeli 1 przelewem płacę za kilka faktur, to program Saldeo to rozliczy?
Odpowiedź: System łączy faktury z płatnościami według różnych kryteriów. Więcej szczegółów w artykule: Łączenie transakcji bankowych z dokumentami i fakturami - instrukcja dla biur rachunkowych
Pytanie: W dokumencie w zakładce "historia zmian" jest informacja o dacie płatności oraz wartość płatności. Czy jest opcja w Saldeo żeby podglądnąć z jakiego banku przelew poszedł?
Odpowiedź: Rozumiem, że chodzi o opcję umożliwiającą sprawdzenie bezpośrednio na historii zmian bez przechodzenia do listy transakcji - niestety aktualnie nie ma takiej możliwości.
Pytanie: Czy widać listę transakcji i przypisaną do niej fakturę tak, aby wyłapać płatności bez faktury?
Odpowiedź: Na liście transakcji można skorzystać z filtra Status rozliczenia i wyszukać min. nierozliczone transakcje.
Pytanie: Czy w przypadku generowania zagranicznych przelewów jest opcja wyliczania podatku u źródła i pomniejszania zapłaty na rzecz klienta o kwotę podatku?
Odpowiedź: Obecnie nie ma takiej funkcjonalności.
Pytanie: Czy zaciągnięcie danych o przelewach z banku i połączeniu płatności z fakturą lub zobowiązaniem pozwala informację tą przesłać do programu FK (Wapro Fakir)?
Odpowiedź: Ta informacja jest eksportowana na transakcjach i jest rozpoznawana, o ile wcześniej były już zaimportowane do Wapro faktury z Saldeo.
Pytanie: Czy już widać nadpłaty?
Odpowiedź: Tak, w module raporty/rozrachunki z kontrahentami.

Integracje z innymi systemami

Pytanie: Czy współpracujecie z innymi programami?
Odpowiedź: Oprócz integracji z programami księgowymi istnieje również możliwość integracji z innymi programami z wykorzystaniem API. Specyfikacja API dostępna jest na stronie: https://www.saldeosmart.pl/integracje
Pytanie: Czy wymiary przenoszą się jako EPP do Rewizora Nexo (Insert)?
Odpowiedź: Wymiary niestety nie przenoszą się jako EPP do Rewizora Nexo (Insert).
Pytanie: Jak ustawić rejestr VAT, żeby w metodzie kasowej do rejestru w programie księgowym przeniosła się "zapłata" a nie konkretna data?
Odpowiedź: W przypadku integracji z programem księgowym Symfonia Finanse i Księgowość na dokumencie parametr M. kasowa spowoduje ustawienie rejestru VAT w programie księgowym w okres "zapłata".
Pytanie: Czy Saldeo współpracuje z Insert NEXO PRO - Rachmistrz i Rewizor?
Odpowiedź: Tak, szczegóły integracji u Opiekuna Handlowego.
Pytanie: Macie integrację z systemem IFS?
Odpowiedź: Dedykowanej nie, ale jest dostępne API (https://www.saldeosmart.pl/integracje)
Pytanie: Dlaczego jest problem z wymiarami i księgowaniem w Raksie SQL?
Odpowiedź: Prosimy o kontakt na adres mailowy: obsluga@saldeosmart.pl
Pytanie: Czy planowane jest dorzucenie grup kontrahentów? Obecnie moje księgowania (Comarch Optima) odbywają się na podstawie grup kontrahentów, ale nie można ich nadać w Saldeo.
Odpowiedź: Obecnie nie ma takiej możliwości.
Pytanie: Czy w liście dokumentów można dodać kolumnę z ID Księgowym nadawanym w programie Optima?
Odpowiedź: Mamy to na liście rozwojowej programu.
Pytanie: Nie widzę w ustawieniach w Saldeo opcji klawiszy skrótu do podejrzenia faktury w Symfonii?
Odpowiedź: Dokument można podejrzeć z poziomu SaldeoPULPIT: https://www.saldeosmart.pl/saldeo-pulpit

KSeF i funkcje dokumentów

Pytanie: Czy Saldeo jest przygotowane na KSeF?
Odpowiedź: Saldeo już jest przygotowane na pobieranie faktur bezpośrednio z KSeF, po uprzedniej autoryzacji: Instrukcja pobierania faktur z KSeF
Pytanie: Czy bez Saldeo DUET klient może pobierać i wysyłać do KSeF dokumenty?
Odpowiedź: Tak, można ustawić dwie opcje: bez limitu i z przypisanym limitem, jest też opcja, żeby klient kupował sobie sam kredyty: Udostępnienie kredytów firmie
Pytanie: Czy można wystawić fakturę RR w Saldeo?
Odpowiedź: Nie ma możliwości wystawiania faktur oznaczonych jako RR.
Pytanie: Czy można wygenerować fakturę z oznaczeniami oryginał i kopia?
Odpowiedź: Bezpośrednio z Saldeo nie drukuje się informacja Oryginał/Kopia. Warto dodać, że zniesiono obowiązek opisu oryginał i kopia.

Funkcjonalności i obsługa programu

Pytanie: Czy można rozszerzać kolumny w programie?
Odpowiedź: Nie ma możliwości rozszerzania kolumn, ale jest możliwość zarządzania widokami i dopasowania do własnych preferencji poprzez możliwość wyboru między układem zwartym, kompaktowym a układem wygodnym.
Pytanie: Czy klient może wstępnie poddać skanowaniu OCR fakturę, a ta faktura będzie w tzw. wersji roboczej, gdzie księgowy będzie mógł tylko sprawdzić dane i ją odpowiednio skategoryzować?
Odpowiedź: Istnieje taka możliwość, że odczytywanie dokumentów będzie należało do klienta, a biuro będzie zajmowało się tylko opisywaniem dokumentów kategoriami oraz eksportem do programu księgowego. Najlepszą opcją byłoby korzystanie przez klienta ze SMARTduet: SMARTduet – korzyści dla biura rachunkowego i jego klientów
Pytanie: Czy klasyfikacja do wymiarów jest zawsze ręczna czy nadaje się automatycznie na podstawie wcześniejszych faktur?
Odpowiedź: W Saldeo znajdują się mechanizmy, które można wykorzystać przy dobieraniu wartości wymiarów, min. wymiar automatycznie dobierany przy odczycie, wymiar odczytywany z dokumentu: Dobieranie wartości wymiarów przy odczycie - warunki działania mechanizmu
Pytanie: Jak mogę udostępnić aplikację klientowi?
Odpowiedź: Biuro rachunkowe, wprowadzając w SaldeoSMART dane firmy, którą obsługuje, jednocześnie zakłada dla tej firmy konto i udostępnia je klientowi, poprzez wysłanie na adres e-mail podany na etapie zakładania konta dane do logowania. Proces ten dzieje się automatycznie. Każda wprowadzona w ten sposób firma ma dostęp do swojego konta.
Pytanie: Jeżeli chodzi o zadania, to czy klient otrzymuje powiadomienie o zadaniu?
Odpowiedź: Możliwe są powiadomienia: o zmianach na zadaniach, w których użytkownik uczestniczył (jest obserwatorem) oraz powiadomienie o zadaniach przydzielonych do użytkownika. Powiadomienia są konfigurowalne w ustawieniach konta w Saldeo.
Pytanie: Czy jest możliwość automatycznego rozpoczęcia odczytu dokumentu po wysłaniu na adres e-mail? Aktualnie trzeba ręcznie kliknąć przycisk ODCZYTAJ.
Odpowiedź: Niestety nie ma takiej możliwości. Użytkownik dzięki temu ma możliwość kontrolowania, na co wykorzystywane są kredyty.
Pytanie: Saldeo używam kilka miesięcy - dziwna sprawa z fakturami za paliwo (Orlen, BP), bywa że system ładnie czyta, ale często albo nie odczytuje albo przekłamuje - o co może chodzić?
Odpowiedź: Proszę przesłać przykłady faktur wraz z ID dokumentu na adres obsluga@saldeosmart.pl
Pytanie: Rozliczanie faktur w wyciągach bankowych: czy mogę sobie ułożyć widok? Część po lewej z danymi pozycji rozliczanej jest zbyt wąska, w związku z czym podpowiadane faktury do rozliczenia są mało czytelne, zawijają się numery, ponadto system podpowiada różne faktury a nie tylko danego klienta, którego dotyczy przelew - czy to można jakoś ustawić?
Odpowiedź: Ustawić niestety nie można, ale prawdopodobnie większy ekran zwiększyłby wygodę. Faktury, które są proponowane do połączenia, brane są według różnych kryteriów: data płatności, opis płatności, kontrahent, typ transakcji, kwota - te informacje są brane pod uwagę przy łączeniu transakcji z dokumentami.
Pytanie: Czy jest szansa, że dokumenty które nie mają NIP będą przypisywane do firm, które mamy wpisane do bazy? Mamy dużo takich dokumentów co miesiąc, ale Saldeo nam nie chce pomagać w tym, tylko rzeźbimy ręcznie.
Odpowiedź: Obecnie nie ma takiej możliwości, ale pracujemy nad mechanizmem, który by to ułatwił. Gdy będzie gotowy, na pewno będziemy o tym informować.
Pytanie: Mam wdrożony system nadawania numerów zamówień o charakterystycznej budowie KOD-CYFRY. Numery zamówień dostawcy wprowadzają na faktury wystawiane dla nas. Czy można wprowadzić w Saldeo pole "Nr zamówienia", które będzie uzupełniane po procesie OCR?
Odpowiedź: Być może w tym przypadku sprawdziłyby się u Państwa wymiary. Wymiary służą do szczegółowego opisywania dokumentów. Działają one jako uzupełnienie informacji księgowych zawartych w danym wymiarze, co pozwala na przypisywanie do dokumentów dodatkowych informacji, które nie są ujmowane w ramach standardowych kategorii. Teoretycznie nie ma sztywnego limitu, ale obecnie nie zaleca się więcej jak około 40-50 dla jednej firmy, aby zachować swobodę konfiguracji zachowań wymiarów dla pakietu Eksperta SaldeoSMART.
Pytanie: Co się dzieje po skasowaniu danego klienta? Rozumiem, że dokumenty przed skasowaniem dostępu trzeba sobie pobrać na dysk, ale czy w biurze rachunkowym także będzie można wyświetlić dokument (Ctrl+Alt+W)? Bo inaczej jak je powiązać z księgowaniem... księgujemy na Enovie.
Odpowiedź: Jeżeli konto klienta zostanie usunięte, nie będzie już dostępu do danych, w tym do dokumentów. Dlatego przed trwałym usunięciem konta klienta z Saldeo, należy zastanowić się, czy to ma być trwałe usunięcie, czy wystarczy blokada konta uniemożliwiająca dostęp klientowi do konta. Przed trwałym usunięciem zalecane jest pobranie dokumentów na dysk.