W SaldeoSMART funkcja zamykania miesiąca jest kluczowym elementem kontroli nad dokumentacją księgową, fakturami – zarówno w biurach rachunkowych, jak i w firmach z własnym działem księgowym. Proces ten pozwala na zabezpieczenie przed zmianami po zakończeniu księgowania.
Zamykanie miesiąca w SaldeoSMART – krok po kroku:
1. Gdzie znaleźć funkcję?
-
Funkcja zamykania/otwierania miesiąca jest dostępna nad listą faktur lub dokumentów lub w module kasa - zarówno w widoku biura rachunkowego, jak i firmy z własną księgowością (konto nadrzędne):
2. Dla kogo i po co?
- Biuro rachunkowe: Po zakończeniu księgowania danego miesiąca biuro może go zamknąć, co uniemożliwia klientowi dalsze dodawanie lub edytowanie dokumentów w tym okresie rozliczeniowym
- Firma z własnym działem księgowym: Dział księgowy firmy samodzielnie zamyka miesiąc, zabezpieczając dane przed zmianami lub spóźnionym wprowadzaniem dokumentów przez np. firmy (podmioty) z grupy kapitałowej.
3. Efekty zamknięcia miesiąca
-
Klient biura lub firma (podmiot) np. z grupy kapitałowej
- Nie może dodawać nowych dokumentów do zamkniętego miesiąca. Przy próbie dodania otrzyma komunikat informujący, że miesiąc został zamknięty:
- Nie może edytować już wprowadzonych dokumentów dotyczących tego miesiąca.
-
Biuro rachunkowe lub dział księgowy firmy (konto nadrzędne)
- Nadal może dodawać dokumenty (np. jeśli otrzyma je bezpośrednio od klienta lub z autoryzowanego maila), ale takie działania są traktowane jako operacje biura, nie klienta
- Może otworzyć miesiąc ponownie, jeśli konieczna jest korekta lub uzupełnienie danych (przycisk „Otwórz miesiąc” pojawia się w miejscu wcześniejszego „Zamknij miesiąc”).
Lista firm z niezamkniętym miesiącem dostępna jest również na stronie głównej panelu SaldeoSMART.
4. Dodawanie dokumentów do zamkniętego miesiąca w pakiecie Ekspert
W obiegu dokumentów w pakiecie Ekspert dostępne jest uprawnienie, które pozwala ograniczyć możliwość dodawania dokumentów o typie powiązanym ze skonfigurowanym obiegiem przez użytkowników biura do SaldeoSMART w zamkniętym miesiącu.
Po włączeniu opcji „Ogranicz możliwość przydzielenia typu dokumentu z danym obiegiem dla dokumentu w zamkniętym miesiącu” na edycji obiegu, podczas próby dodania dokumentu o takim typie pojawi się odpowiedni komunikat informujący o braku możliwości wykonania tej operacji.
UWAGA!
- Ograniczenie dotyczy wyłącznie dodawania dokumentów z dysku.
- W zamkniętym miesiącu użytkownik biura wciąż może dodawać dokumenty za pomocą maila.
- Ograniczenie nie obejmuje typów dokumentów predefiniowanych/systemowych – dokumenty o tych typach można nadal dodawać w zamkniętym miesiącu.
Jeśli użytkownik biura spróbuje dodać z dysku dokument o typie powiązanym z ograniczonym obiegiem w zamkniętym miesiącu, system wyświetli komunikat i nie pozwoli na dodanie pliku. Dokumenty przesyłane mailem oraz dokumenty o typach systemowych nie są objęte tym ograniczeniem.
5. Dodatkowe funkcje i uwagi
- Komentarze do już dodanych dokumentów mogą być wciąż dodawane, nawet jeśli miesiąc jest zamknięty – blokada dotyczy tylko dodawania i edycji dokumentów, a nie komunikacji wokół nich.
- Zamknięcie miesiąca jest odwracalne – w razie potrzeby można ponownie otworzyć miesiąc, dokonać poprawek i ponownie zamknąć
- Jako administrator SaldeoSMART możesz decydować na uprawnieniach, którzy użytkownicy biura lub firmy z własnym działem księgowym mają mieć uprawnienie do zamykania miesiąca
- W momencie, gdy Biuro Rachunkowe zamknie miesiąc rozliczeniowy, Klient traci możliwość dodawania dokumentów do tego miesiąca (z wykorzystaniem wszystkich opcji dodawania).
- Dodanie dokumentu w zamkniętym miesiącu będzie nadal dostępne tylko dla użytkowników Biura z dostępem do danej Firmy.
- UWAGA: dodawanie dokumentów e-mailem będzie zarezerwowane dla tych użytkowników Biura, których adresy mailowe są dodane do autoryzowanych po stronie Biura lub dla tych użytkowników biura, którzy w temacie wiadomości z dokumentami podadzą PIN biura.
Podsumowanie:
Zamykanie miesiąca w SaldeoSMART pozwala na skuteczne zarządzanie dokumentacją księgową, zapewnia bezpieczeństwo danych i transparentność procesów – zarówno dla biur rachunkowych, jak i dla firm prowadzących księgowość wewnętrznie
.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.