Zamykanie miesiąca w SaldeoSMART

W SaldeoSMART funkcja zamykania miesiąca jest kluczowym elementem kontroli nad dokumentacją księgową, fakturami – zarówno w biurach rachunkowych, jak i w firmach z własnym działem księgowym. Proces ten pozwala na zabezpieczenie przed zmianami po zakończeniu księgowania.

Zamykanie miesiąca w SaldeoSMART – krok po kroku:

1. Gdzie znaleźć funkcję?

• Funkcja zamykania/otwierania miesiąca jest dostępna nad listą faktur lub dokumentów lub w module kasa - zarówno w widoku biura rachunkowego, jak i firmy z własną księgowością (konto nadrzędne):

  

  

2. Dla kogo i po co?

• Biuro rachunkowe: Po zakończeniu księgowania danego miesiąca biuro może go zamknąć, co uniemożliwia klientowi dalsze dodawanie lub edytowanie dokumentów w tym okresie rozliczeniowym
• Firma z własnym działem księgowym: Dział księgowy firmy samodzielnie zamyka miesiąc, zabezpieczając dane przed zmianami lub spóźnionym wprowadzaniem dokumentów przez np. firmy (podmioty) z grupy kapitałowej.

3. Efekty zamknięcia miesiąca

• Klient biura lub firma (podmiot) np. z grupy kapitałowej

  • Nie może dodawać nowych dokumentów do zamkniętego miesiąca. Przy próbie dodania otrzyma komunikat informujący, że miesiąc został zamknięty:

  

  • Nie może edytować już wprowadzonych dokumentów dotyczących tego miesiąca.
• Biuro rachunkowe lub dział księgowy firmy (konto nadrzędne)
  • Nadal może dodawać dokumenty (np. jeśli otrzyma je bezpośrednio od klienta lub z autoryzowanego maila), ale takie działania są traktowane jako operacje biura, nie klienta
  • Może otworzyć miesiąc ponownie, jeśli konieczna jest korekta lub uzupełnienie danych (przycisk „Otwórz miesiąc” pojawia się w miejscu wcześniejszego „Zamknij miesiąc”).

Lista firm z niezamkniętym miesiącem dostępna jest również na stronie głównej panelu SaldeoSMART.

4. Dodawanie dokumentów do zamkniętego miesiąca w pakiecie Ekspert

W obiegu dokumentów w pakiecie Ekspert dostępne jest uprawnienie, które pozwala ograniczyć możliwość dodawania dokumentów o typie powiązanym ze skonfigurowanym obiegiem przez użytkowników biura do SaldeoSMART w zamkniętym miesiącu.

Jak działa funkcja?

Po włączeniu opcji „Ogranicz możliwość przydzielenia typu dokumentu z danym obiegiem dla dokumentu w zamkniętym miesiącu” na edycji obiegu, podczas próby dodania dokumentu o takim typie pojawi się odpowiedni komunikat informujący o braku możliwości wykonania tej operacji.

UWAGA!

• Ograniczenie dotyczy wyłącznie dodawania dokumentów z dysku.
• W zamkniętym miesiącu użytkownik biura wciąż może dodawać dokumenty za pomocą maila.
• Ograniczenie nie obejmuje typów dokumentów predefiniowanych/systemowych – dokumenty o tych typach można nadal dodawać w zamkniętym miesiącu.

Przykład zastosowania

Jeśli użytkownik biura spróbuje dodać z dysku dokument o typie powiązanym z ograniczonym obiegiem w zamkniętym miesiącu, system wyświetli komunikat i nie pozwoli na dodanie pliku. Dokumenty przesyłane mailem oraz dokumenty o typach systemowych nie są objęte tym ograniczeniem.

5. Dodatkowe funkcje i uwagi

• Komentarze do już dodanych dokumentów mogą być wciąż dodawane, nawet jeśli miesiąc jest zamknięty – blokada dotyczy tylko dodawania i edycji dokumentów, a nie komunikacji wokół nich.
• Zamknięcie miesiąca jest odwracalne – w razie potrzeby można ponownie otworzyć miesiąc, dokonać poprawek i ponownie zamknąć
• Jako administrator SaldeoSMART możesz decydować na uprawnieniach, którzy użytkownicy biura lub firmy z własnym działem księgowym mają mieć uprawnienie do zamykania miesiąca

• W momencie, gdy Biuro Rachunkowe zamknie miesiąc rozliczeniowy, Klient traci możliwość dodawania dokumentów do tego miesiąca (z wykorzystaniem wszystkich opcji dodawania).
• Dodanie dokumentu w zamkniętym miesiącu będzie nadal dostępne tylko dla użytkowników Biura z dostępem do danej Firmy.
• UWAGA: dodawanie dokumentów e-mailem będzie zarezerwowane dla tych użytkowników Biura, których adresy mailowe są dodane do autoryzowanych po stronie Biura lub dla tych użytkowników biura, którzy w temacie wiadomości z dokumentami podadzą PIN biura. 

Podsumowanie:
Zamykanie miesiąca w SaldeoSMART pozwala na skuteczne zarządzanie dokumentacją księgową, zapewnia bezpieczeństwo danych i transparentność procesów – zarówno dla biur rachunkowych, jak i dla firm prowadzących księgowość wewnętrznie

.