Własne filtry na Liście dokumentów

1. Czym są własne filtry?

Do tej pory na Liście dokumentów dostępne były tylko filtry globalne – wspólne dla całego konta, konfigurowane centralnie i oparte na ograniczonym zestawie pól.

Własny filtr to zestaw kryteriów filtrowania, który użytkownik wybiera samodzielnie i zapisuje pod własną nazwą – tak, aby jednym kliknięciem odtworzyć potrzebny widok listy dokumentów, bez ponownego wybierania tych samych warunków każdego dnia.

Do kogo jest kierowana funkcja: do każdego użytkownika Listy dokumentów – zarówno użytkownika po stronie Biura Rachunkowego, jak i użytkownika klienta biura. Funkcja również dostępna jest w pakietach dla Firm.

Kiedy warto jej używać – przykłady z życia:

• Codziennie sprawdzam, czy przyszły faktury kosztowe, które trzeba opłacić → zapisuję filtr Do zapłaty.
• Obsługuję jednego, dużego kontrahenta i chcę szybko widzieć wszystkie jego dokumenty → zapisuję filtr z jego nazwą.
• Pracuję na fakturach, które nie zostały pobrane z KSeF i wymagają ręcznej weryfikacji → zapisuję filtr Bez KSeF.

2. Krok po kroku: jak stworzyć własny filtr

1. Wejdź na Listę dokumentów wybranej firmy.
2. Otwórz panel filtrowania i wybierz kryteria, których potrzebujesz – dostępne są te same pola, co przy zwykłym filtrowaniu (typ dokumentu, kontrahent, etap, wymiary, kwota itd.).
3. Zamiast standardowego przycisku Filtruj, wybierz Filtruj i zapisz filtr.
4. W oknie, które się otworzy, uzupełnij:
   • Nazwę filtra – maksymalnie 15 znaków (np. Do zapłaty, BezKSeF, ABC),
   • Kolejność wyświetlania – czy ma pojawić się jako pierwszy, drugi, trzeci filtr na liście.
5. Kliknij Zapisz.

Co się dzieje po zapisaniu:

• zobaczysz krótkie potwierdzenie,
• filtr pojawia się nad Listą dokumentów, we wskazanym miejscu,
• lista dokumentów jest od razu przefiltrowana wg zapisanych kryteriów,
• na przycisku filtra widać kropkę – to znak, że filtr jest aktualnie aktywny.

3. Jak używać zapisanego filtra

• Kliknij nazwę filtra nad listą dokumentów – kryteria zostaną zastosowane automatycznie.
• Aktywny filtr jest oznaczony kropką na przycisku.
• Aby wrócić do pełnej listy, wyczyść filtr – dokumenty odświeżą się bez filtrowania.
• Zapisany filtr zostaje na liście i możesz go używać wielokrotnie, kiedy tylko potrzebujesz.

4. Jak zarządzać swoimi filtrami

Nad Listą dokumentów, w wierszu z filtrami, znajduje się ikona trybika. Otwiera ona okno zarządzania, w którym możesz:

• zmienić kolejność filtrów – przeciągając kafelek na wybraną pozycję,
• usunąć filtr, który już nie jest potrzebny – przyciskiem kosza.

5. Czym własne filtry różnią się od dotychczasowych (globalnych)

6. Najczęściej zadawane pytania

Czy inni użytkownicy w mojej firmie/biurze widzą moje filtry? Nie. Własne filtry są prywatne – widzi je tylko osoba, która je stworzyła, nawet jeśli inni pracują na tej samej firmie.

Pracuję na kilku firmach jako BK – czy muszę tworzyć filtry dla każdej z nich osobno? Tak. Filtr jest zawsze przypisany do konkretnej firmy, więc te samo kryteria trzeba skonfigurować w każdej firmie, na której chcesz z nich korzystać.

Czy mogę zmienić kryteria już zapisanego filtra? Edycja nie jest jeszcze dostępna – trzeba zapisać nowy filtr z poprawionymi kryteriami i usunąć stary, jeśli nie jest już potrzebny.

Czy mogę ustawić filtr na etap, na którym jeszcze nie ma żadnych dokumentów? Nie – filtrowanie po etapie działa jak dotychczas: można wybrać tylko etap, na którym już znajduje się przynajmniej jeden dokument na liście.

Czy mogę skopiować swój filtr do innej firmy? Nie, ta opcja nie jest jeszcze dostępna. Filtr trzeba skonfigurować osobno w każdej firmie.

7. Wskazówki praktyczne

• Nazywaj filtry krótko i jednoznacznie (masz do dyspozycji tylko 15 znaków) – np. nazwą kontrahenta, typem dokumentu albo powtarzającym się zadaniem (Do zapłaty, Do weryfikacji).
• Ustaw kolejność filtrów tak, żeby najczęściej używany był najbardziej widoczny (np. na pierwszej pozycji).
• Jeśli zauważysz, że filtr przestał być przydatny, usuń go w oknie zarządzania – łatwiej znajdziesz te, których faktycznie używasz.
• Pamiętaj, że filtry z koła zębatego (globalne) i Twoje własne filtry to dwa różne mechanizmy.