Supermoce w księgowości - jak odzyskać czas i zyskać więcej wolnego

Z webinaru, który odbył się 12 marca 2025 roku dowiesz się, w jaki sposób księgowi mogą zaoszczędzić czas i ułatwić sobie pracę.

Dla kogo jest ten webinar?

Webinar otwarty dla księgowych z biur rachunkowych i firm

Agenda:

• Laptop na wakacjach, czyli księgowi "na urlopie"
• Czas i wiedza - kluczowe zasoby księgowego
• Kontrola nad procesami - masz wpływ
• Od kontroli do automatyzacji procesów
• Q&A - Twoje pytania i nasze odpowiedzi

Prowadzący: Zyta Rabka, Grzegorz Hatała "Pan od podatków"

Odpowiedzi na zadane na czacie pytania

1. Czy SaldeoSMART posiada funkcję łączenia transakcji, aby usprawnić ten proces i nie musieć zatrudniać "klikacza"?

Tak, SaldeoSMART posiada funkcję łączenia transakcji z dokumentami i fakturami. Funkcja ta umożliwia automatyczne lub ręczne łączenie transakcji bankowych z odpowiednimi dokumentami w systemie. Automatyzacja ta usprawnia proces rozliczania transakcji i pozwala zaoszczędzić czas.

Więcej informacji na temat łączenia transakcji można znaleźć w artykułach: Łączenie transakcji z dokumentami i fakturami, Łączenie transakcji bankowych z dokumentami i fakturami - instrukcja dla biur rachunkowych.

2. Jakie najbardziej czasochłonne procesy może zautomatyzować SaldeoSMART?

SaldeoSMART może zautomatyzować wiele czasochłonnych procesów w firmie, m. in.:

• Odczytywanie faktur (OCR): Automatyczne odczytywanie danych z faktur, co eliminuje ręczne przepisywanie danych.
• Automatyczne łączenie z bankiem: bieżący podgląd transakcji i stanów kont, bez konieczności ręcznego logowania do banku.
• Automatyczne pobieranie transakcji: codzienne pobieranie informacji o płatnościach, co eliminuje konieczność ręcznego importowania wyciągów bankowych.
• Automatyczna weryfikacja płatności: rozliczanie transakcji bankowych z dokumentami dzięki sztucznej inteligencji (AI).
• Automatyzacja KSeF: wysyłka i pobieranie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Dzięki tym funkcjom, SaldeoSMART pozwala zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność procesów księgowych.

3. Jak zautomatyzować rozliczenie dokumentów? Czy SaldeoSMART ma taką funkcję?

Tak, SaldeoSMART posiada funkcję automatycznego rozliczania dokumentów. Funkcja ta jest dostępna po nadaniu odpowiednich uprawnień przez biuro rachunkowe. Umożliwia ona automatyczne łączenie transakcji bankowych z fakturami sprzedaży lub kosztowymi. Aby włączyć automatyczne rozliczanie transakcji, należy: upewnić się, że biuro rachunkowe nadało uprawnienia do wyciągów bankowych wraz z rozliczaniem transakcji, do odczytywania dokumentów oraz do archiwum dokumentów. W ustawieniach konta wprowadzić rachunki bankowe, których będą dotyczyły dodawane do SaldeoSMART wyciągi. Zaznaczyć opcję "Rozliczaj automatycznie po odczytaniu transakcji z wyciągu lub pobraniu ich z banku". Po spełnieniu tych warunków, SaldeoSMART będzie automatycznie rozliczać pojawiające się transakcje na liście, bez potrzeby ręcznego klikania i rozliczania. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule: Łączenie transakcji bankowych z dokumentami i fakturami - instrukcja dla klienta biura.

4. Problemem w Saldeo jest to, że brak jest możliwości powiązania np.  zapłaty, która była błędnie przelana i otrzymujemy zwrot. Takie płatności "wiszą".

Płatności mogą zostać powiązane automatycznie lub ręcznie. Ważne jest aby były spełnione określone warunki o których piszemy w artykule:

Łączenie transakcji bankowych z dokumentami i fakturami - instrukcja dla klienta biura.

5. Mój klient chciałby wiedzieć, jakie koszty ponosi w danych obszarach. Jak najprościej zrobić to w Saldeo?

Najprostszym sposobem, aby pokazać klientowi koszty w danych obszarach w SaldeoSMART, jest wykorzystanie raportu po wymiarach.

Najpierw należy jednak zapoznać się czym jest wymiar i jak wykorzystać tę funkcję w SaldeoSMART. Aby wygenerować taki raport, należy: upewnić się, że do dokumentów kosztowych zostały przypisane odpowiednie wymiary, np. "Dział", "Projekt", "Typ kosztu". Przejść do zakładki Raporty → Raport po wymiarach. Określić zakres dat za jaki ma zostać wygenerowany raport. Kliknąć Wybierz wymiary i wybrać z listy wymiary, które odpowiadają obszarom, jakie interesują klienta (np. "Dział" i jego wartości: "Marketing", "Sprzedaż", "Administracja"). Kliknąć Generuj raport. System wygeneruje raport, w którym koszty zostaną pogrupowane według wybranych wymiarów, co pozwoli klientowi łatwo zobaczyć, jakie koszty zostały poniesione w poszczególnych obszarach. Szczegółowe informacje o raportowaniu po wymiarach można znaleźć w artykule: Raportowanie po wymiarach.

6. Czy klient biura może sam sobie rozliczyć transakcje w Saldeo?

Tak, klient biura rachunkowego może samodzielnie rozliczać transakcje w SaldeoSMART, ale pod pewnymi warunkami:

• Uprawnienia - biuro rachunkowe musi nadać klientowi odpowiednie uprawnienia, w tym dostęp do modułu "Wyciągi bankowe" oraz uprawnienie do "Rozliczania transakcji".
• Integracja z bankiem lub odczyt wyciągów - klient musi mieć zintegrowane konto bankowe z SaldeoSMART lub samodzielnie odczytywać wyciągi bankowe w formacie PDF.
• Dostęp do dokumentów - klient musi mieć dostęp do archiwum dokumentów, aby móc powiązać transakcje z odpowiednimi fakturami lub innymi dokumentami. Jeśli te warunki są spełnione, klient może ręcznie lub automatycznie łączyć transakcje bankowe z dokumentami w SaldeoSMART.

Do korzystania z tych funkcji programów biuro rachunkowe musi udostępnić kredyty swojemu klientowi. Klient może wykonywać te czynności, jeżeli jest w planie SMARTduet. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule: Łączenie transakcji bankowych z dokumentami i fakturami - instrukcja dla klienta biura.

7. Jakie funkcje usprawniające procesy posiada wasze narzędzie?

SaldeoSMART oferuje szereg funkcji, które usprawniają procesy księgowe i administracyjne w firmie, m.in.:

• Automatyczne odczytywanie danych z dokumentów (OCR): Eliminuje ręczne przepisywanie danych z faktur, wyciągów bankowych i innych dokumentów.
• Integracja z bankami - automatyczne pobieranie i łączenie transakcji bankowych z dokumentami, co znacznie przyspiesza proces rozliczania.
• Automatyzacja KSeF - bezpośrednia wysyłka i odbiór faktur z Krajowego Systemu e-Faktur.
• Obieg dokumentów - usprawnia przepływ dokumentów w firmie, umożliwiając definiowanie ścieżek akceptacji i kontrolę nad procesem.
• Generowanie raportów - dostęp do różnorodnych raportów (np. kosztów, rozrachunków), które ułatwiają analizę finansową firmy.
• Aplikacja mobilna -umożliwia dostęp do najważniejszych funkcji systemu z dowolnego miejsca i urządzenia.
• Szablony faktur i automatyczna numeracja -ułatwiają i przyspieszają proces wystawiania faktur.
• Filtrowanie i wyszukiwanie - umożliwiają szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów i transakcji. Powiadomienia i przypomnienia - pomagają w terminowym regulowaniu zobowiązań i unikaniu kar. Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami - pozwala na kontrolowanie dostępu do danych i funkcji systemu.

8. Czy program posiada funkcję ścieżki procesu? Tzn. czy osoba rejestruje fakturę i przekazuje ją do opisu konkretnej osobie/grupie, a potem ta osoba przekazuje dalej do akceptacji itd.?

Tak, SaldeoSMART posiada funkcję obiegu dokumentów, która umożliwia zdefiniowanie ścieżki procesu dla faktur i innych dokumentów. W ramach tej funkcji, osoba rejestrująca fakturę może przypisać ją do konkretnej osoby lub grupy, a następnie ta osoba może przekazać dokument dalej do akceptacji lub weryfikacji. Funkcja obiegu dokumentów jest dostępna w pakiecie Ekspert. Więcej informacji na temat obiegu dokumentów w SaldeoSMART można znaleźć w tym artykule: Instrukcja konfiguracji obiegu dokumentów.

9. Czy program współpracuje z Raks SQL?

Tak, SaldeoSMART współpracuje z programem Raks SQL. Więcej informacji na temat integracji z Raks SQL można znaleźć w artykule: Opis integracji z programem RAKS SQL.

10. Jak ustawić SaldeoSMART, żeby po odczytaniu dokumentów program od razu oznaczał dokument kodem GTU oraz konkretną kategorią? Niestety Saldeo nie odczytuje zazwyczaj tych elementów.

SaldeoSMART uczy się na podstawie wprowadzonych danych i z czasem podpowiada kody GTU oraz kategorie na dokumentach. Jednak, aby program automatycznie ustawiał te elementy po odczytaniu, należy spełnić następujące warunki:

• Włączone uprawnienia - upewnij się, że posiadasz uprawnienia do edycji i kategoryzacji dokumentów.
• Dodane kody GTU i kategorie - upewnij się, że kody GTU oraz kategorie, które chcesz używać, są wcześniej zdefiniowane w systemie. Możesz je dodać w zakładce "Parametry".
• Uczenie systemu - system uczy się na podstawie wprowadzonych danych. Im więcej dokumentów z danym kontrahentem i podobnymi pozycjami zostanie poprawnie oznaczonych, tym dokładniejsze będą sugestie SaldeoSMART w przyszłości.
• Spójność danych - upewnij się, że dane na fakturach są wprowadzane w sposób jednolity i spójny. Im bardziej powtarzalne są dane, tym łatwiej systemowi je rozpoznać i automatycznie uzupełnić.
• Wymiary (opcjonalnie) - rozważ użycie wymiarów do dodatkowego opisywania dokumentów. Wymiary mogą pomóc w kategoryzacji kosztów w bardziej szczegółowy sposób.

Niestety, nie ma możliwości wymuszenia na SaldeoSMART automatycznego ustawiania kodu GTU i kategorii od razu po odczytaniu dokumentu, jeśli system nie ma wystarczającej ilości danych do poprawnego rozpoznania.

11. My właśnie liczymy na kody GTU - to chyba wszystkich interesuje.

Odpowiedź znajduje się przy poprzednim pytaniu

12. Proszę o dołączenie instrukcji dotyczącej GTU do maila z linkiem do nagrania z webinaru.

Instrukcja dot. oznaczania kodami GTU jest dostępna w naszym Centrum Pomocy: Oznaczanie dokumentów kodami GTU.

13. Czy dokumenty związane z kategorią "pracownicy" w Saldeo, dodanie umów o pracę, zlecenie itp. wpływa na ilość zużywanych kredytów?

Dodawanie dokumentów kadrowych (umowy o pracę, zlecenia itp.) w module "Kadry" nie wpływa na ilość zużywanych kredytów. Kredyty są pobierane jedynie za odczytywanie (OCR) dokumentów i transakcji bankowych, pobieranie faktur z KSeF oraz automatyczne połączenia z bankiem.

14. Jak jest z rozliczeniami sprzedaży na Allegro w programie?

Aby rozliczyć sprzedaż z Allegro w SaldeoSMART, należy:

• Wprowadzić dokumenty sprzedaży - wystaw faktury sprzedaży w SaldeoSMART dla każdego klienta lub zbiorczo, jeśli prowadzisz uproszczoną ewidencję.
• Zarejestrować transakcje bankowe - pobrane z Allegro środki za sprzedaż zaimportuj do SaldeoSMART jako transakcje na wyciągu bankowym.
• Powiązać transakcje z fakturami - połącz transakcje bankowe z odpowiednimi fakturami sprzedaży, aby rozliczyć płatności.

15. Czy braki z transakcjami program pokazuje? Czyli jeśli nie mamy faktury do jakieś płatności kartą lub do przelewu to w rozrachunkach je gdzieś widać? To jest osobna funkcja rozrachunki?

Tak, w SaldeoSMART istnieje możliwość wglądu w nierozliczone transakcje.

Lista transakcji: w module "Wyciągi" znajduje się "Lista transakcji", gdzie widoczne są wszystkie transakcje z wyciągów bankowych. Można filtrować transakcje po statusie rozliczenia, aby zobaczyć tylko te, które nie zostały jeszcze powiązane z fakturami lub innymi dokumentami. Statusy transakcji to m. in. "Do rozliczenia", "Nierozliczona" i "Częściowo rozliczona".

Raport Rozrachunki z Kontrahentami: ten raport generuje zestawienie faktur i płatności, pokazując saldo dla każdego kontrahenta. W ten sposób można zidentyfikować kontrahentów, z którymi istnieją nierozliczone transakcje. SaldeoSMART oferuje osobną funkcję rozrachunków, która pozwala na łączenie transakcji z dokumentami. Po połączeniu transakcji z dokumentem, informacja o tym jest widoczna zarówno na szczegółach transakcji, jak i na szczegółach dokumentu. Dostęp do tej funkcji zależy od posiadanego pakietu i uprawnień nadanych przez biuro rachunkowe.

16. Czy można zautomatyzować wprowadzenie przelewów?

Tak, w SaldeoSMART istnieje możliwość automatyzacji wprowadzania przelewów. Możesz skorzystać z funkcji generowania elektronicznych przelewów, która pozwala na szybkie przygotowanie poleceń zapłaty za faktury zakupowe i towarowe. Funkcja ta jest dostępna zarówno po stronie biura rachunkowego, jak i klienta. Aby włączyć tę opcję, należy włączyć możliwość generowania przelewów dla każdej firmy w ustawieniach firmy. Przelewy są przygotowywane w oparciu o dane z dokumentów widoczne na liście dokumentów w SaldeoSMART. Możesz również skorzystać z automatycznego łączenia transakcji bankowych z dokumentami i fakturami. Funkcja ta pozwala na integrację z bankami i automatyczne pobieranie transakcji, co przyspiesza i optymalizuje pracę związaną z rozliczeniami. Więcej informacji na temat automatycznej integracji z bankami znajdziesz na stronie: Automatyczna integracja SaldeoSMART z bankiem - instrukcja użytkownika.