Opis integracji z programem

RAKS SQL

 

Wersja: 1.68.0

 

1. Jak eksportować dokumenty z programu SaldeoSMART?

Aby móc zaimportować faktury lub dokumenty z SaldeoSMART do programu Raks SQL, należy w pierwszej kolejności wyeksportować dokumenty sprzedaży (faktury lub rachunki) lub dokumenty (faktury sprzedaży lub rachunki, faktury kosztowe lub towar/materiał).

 

 

1.1. Eksport faktur sprzedażowych z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować faktury firmy, należy wybrać w menu głównym:

Faktury → Lista faktur,

a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane faktury.

Faktury można eksportować:

• wszystkie wyświetlone na liście  – przycisk Eksportuj do Raks nad listą faktur,
• pojedynczo – przycisk Eksportuj po prawej stronie listy faktur.

1.2. Eksport rachunków z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować rachunki klienta/firmy, należy wybrać w menu głównym:

Rachunki → Lista rachunków,

a następnie wybrać z listy klienta i określić miesiąc, z którego będą eksportowane rachunki.

Rachunki można eksportować podobnie jak faktury sprzedażowe:

• pojedynczo (przycisk Eksportuj na liście rachunków),
• wszystkie z listy (przycisk Eksportuj do [nazwa programu księgowego] nad listą rachunków.

1.3. Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie SaldeoSMART

 

Aby wyeksportować dokumenty firmy z archiwum dokumentów, należy wybrać w menu głównym:

Dokumenty → Lista dokumentów,

a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane dokumenty.

 

Dokumenty można eksportować po włączeniu Trybu eksportu:

• wszystkie zaznaczone na liście dokumentów  – przycisk Eksportuj do RAKS SQL nad listą dokumentów,
• pojedynczo  – przycisk Eksportuj po prawej stronie listy dokumentów. Przycisk zmieni nazwę na Ponów, jeśli eksport miał już miejsce.

 

WAŻNE

W profilu księgowym Raks SQL możliwy jest eksport faktur i dokumentów ze stawką 4% VAT (stawka ta jest obsługiwana tak samo jak pozostałe np. 23%, 8%, 5%,).

 

1.4. Eksport korekt

W programie Raks SQL możliwy jest również eksport korekt do dokumentów kosztowych oraz sprzedaży po zaznaczeniu odpowiedniej opcji.

 

---

2. Ustawienia integracji dla Raks SQL

Ustawienia integracji dostępne są w zakładce Parametry → Kategorie: link do Ustawienia integracji.

 

Ustawienia dostępne dla programu Raks SQL:

Rodzaj prowadzonej księgowości

• KPiR - firma rozliczana jest w KPiR
• Pełna księgowość FK - firma rozliczana jest w Pełnej Księgowości.
• Ryczałt - firma rozliczana jest po ryczałcie

Twórz rozrachunki - (TAK/NIE) – parametr określający czy dla importowanych dokumentów mają być tworzone w Raks rozrachunki.

Twórz rozrachunki (gotówka) - (TAK/NIE) - parametr określa czy dla importowanych dokumentów ze sposobem płatności "gotówka", mają być tworzone w Raks rozrachunki

Opis gosp. w rozliczeniu i rozrachunku - (TAK/NIE) - parametr określa sposób rozliczania rozrachunków

Konto analityki kontrahenta

• Automatycznie w FK - dla wszystkich nowo zakładanych firm w SaldeoSMART lub firm, którym zmieniono profil księgowy
• Ręcznie w FK - ustawiamy, gdy klient miał "NIP jako konto analityczne" = NIE
• Wg NIP -  ustawiamy, gdy klient miał "NIP jako konto analityczne" = TAK

Jeżeli NIP jako konto analityczne jest ustawiony na tak to jako numer konta analitycznego kontrahenta jest przekazywany numer nip kontrahenta. 

Zbicie kwot netto WN/MA -  (TAK/NIE). Jeżeli pojawi nam się nowe konto kosztowe, to wartość netto zapisujemy w jednym wierszu wraz ze stroną "ma" i kontem rozrachunkowym a w drugim konto (cały vat naliczony zbijamy w jedną pozycje, tak jak jest teraz). Jeżeli w podsumowaniu mamy podział na pozycje na stawce VAT to kwota VAT pomimo tego, że jest podział będzie zsumowana w jednej pozycji.

Nazwa Rejestru VAT - symbol (nazwa) rejestru lub wymiar zawierający listę nazw, możliwość wskazania alternatywnych rejestrów poza standardowym rejestrem zakupu oraz sprzedaży.

Konto dla 50% VAT -  symbol konta, na które ma zostać zaksięgowana część VAT niepodlegająca odliczeniu.

Domyślne konto VAT naliczony - konto lub konta (z wymiaru) VAT dla dokumentów kosztowych.

Domyślne konto VAT należny - konto lub konta (z wymiaru) VAT dla dokumentów sprzedażowych.

Domyślne konto VAT naliczony EU - jw.  dla dokumentów kosztowych unijnych.

Domyślne konto VAT należny EU - jw. dla dokumentów sprzedażowych unijnych.

Domyślne konto NKUP - symbol konta dla kosztów NKUP, wskazać jeżeli w kategoriach występują odliczenia.

Konto brutto dla gotówki - wskazać, jeżeli dokumenty płatne gotówką są księgowane na konto kasy.

Domyślne konto brutto - konto lub konta (z wymiaru) używane do tworzenia zapisów rozrachunkowych.

Księgowanie równoległe - konto lub konta (z wymiaru) dla zapisu równoległego, domyślne konto przeciwstawne 490, jeśli podane jest konkretne konto zapis będzie tworzony dla każdego eksportowanego dokumentu, Jeżeli wskazany jest wymiar to tworzenie zapisu jest zależne od uzupełnienia (wyboru) wartości wymiaru (czyli konta) na poziomie poszczególnego dokumentu.

Data księgowania - data zapisu księgowego po stronie RAKS, jeżeli ma być inna niż opcje dostępne w danej kategorii użytej na dokumencie należy podać wymiar typu “data” i wskazywać pożądaną wartość na poziomie poszczególnego dokumentu.

Data operacji gospodarczej - data operacji gospodarczej po stronie RAKS, należy podać wymiar typu “data”

Znacznik - symbol konkretnego znacznika lub lista znaczników (z wymiaru), zasada eksportu jak dla kont księgowania równoległego.

Powód opodatkowania - powód opodatkowania po stronie RAKS, jeżeli ma być przekazany należy stworzyć wymiar (typ lista) i zasilić go z pliku Excel dostępnego tutaj, a następnie dokonywać wyboru na poziomie poszczególnego dokumentu.

---

3. Parametry importu dokumentów z SaldeoSMART do programu Raks SQL

Faktury zaliczkowe nie są eksportowane z SaldeoSMART.

Przy imporcie dokumentów do programu księgowego, brane są pod uwagę 4 parametry: Typ, Kategoria, Opis zdarzenia, Rejestr.

 

1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy dokumentów, które są importowane:

- DS (dokument sprzedaży) – sprzedaż towarów i usług,

- FK (faktura kosztowa) – pozostałe wydatki,

- T/M (towar / materiał) – zakup towarów handlowych.

2. Kategoria – przenosi do programu Raks SQL informacje, jak dany dokument ma być rozksięgowany.

Na poziomie kategorii w SaldeoSMART można skonfigurować:

• domyślny opis zdarzenia,
• domyślny rejestr,
• datę księgowania (do wyboru wg daty wystawienia, płatności, wpływu lub dostawy),
• odliczenie kosztu %
• odliczenie VAT (pełne odliczenie, częściowe 50%),
• konto księgowe brutto,
• konto księgowe netto,
• konto księgowe VAT.

Listę kategorii (kont) może zostać zaimportowana z pliku XML generowanego w RAKS lub wraz z wybranymi ustawieniami zaimportować z pliku Excel (→ Import z Excel), a następnie postępować wg wskazówek. Po wyborze tej opcji pojawią się informacje, jak odpowiednio przygotować plik Excel.

Uwaga! Kategoria może być w każdej chwili edytowana za pomocą opcji "Edytuj" dostępnej z poziomu listy kategorii po kliknięciu w ikonę trzech kropek z prawej strony listy:

 

Kategorie można także eksportować do pliku Excel, a następnie np. zaimportować dla innej firmy.

UWAGA!

Konfigurując kategorię dla KPiR, należy pamiętać iż w polu  "konto netto" wpisujemy odpowiednia liczbę wskazującą kolumnę w księdze.

Kolumna 7 - 7

Kolumna 8 - 8

Kolumna 10 - 10

Kolumna 11 - 11

Kolumna 12 - 13

Kolumna 13 - 14

Kolumna 16 - 16

 

Jeśli firma jest na KPiR i ma uzupełniony % "odliczenie kosztu" na kategorii w dokumencie zakupu możliwe jest odliczanie kosztów wydatków samochodowych z podziałem na KUP i NKUP.

 

3. Opis zdarzenia – opis zdarzenia gospodarczego.

 

4. Rejestr – Rejestry odpowiada kodzie dokumentu po stronie RAKS.

 

Faktury są eksportowane do formatu xml.

Aby móc wyeksportować fakturę, musi posiadać ona poszczególne pozycje:

• dostawca (dla zakupowych - NIP kontrahenta wg wzoru 0-2 litery + 1-13 cyfr i myślników, nie jest liczona suma kontrolna),
• numer dokumentu,
• data wystawienia,
• data sprzedaży,
• termin płatności,
• waluta PLN,
• przynajmniej 1 pozycja VAT.

3.1. Podział kwoty na różne kategorie (rozbicie podsumowania faktury na pozycje)

Dla programu Raks SQL jest możliwość rozbicia podsumowania faktury na kategorie np. w sytuacji, gdy na dokumencie są pozycje przeznaczone do różnych kolumn lub kont netto.

 

Podziału dokonuje się na podglądzie dokumentu, w części „Podsumowanie”.

Aby podzielić kwotę na różne kategorie, należy kliknąć ikonę  , a następnie:

• pojawi się pole, w którym należy wpisać kwotę, która ma być opatrzona inną kategorię i trzeba tę kategorię wskazać:

• kwota bazowej kategorii obliczy się automatycznie, a podział należy zapisać ikoną zielonego ołówka.
• Zapisany wcześniej podział można skasować lub edytować klikając ikonę odpowiednio śmietnika lub ołówka.
• Każdą kwotę w ramach poszczególnych stawek można rozbijać na wiele pozycji/kategorii.

---

4. Jak importować dokumenty w programie Raks SQL?

Aby móc poprawnie importować pliki, należy wybrać odpowiedni moduł programu →  Finanse i Księgowość

 

 

Księgowość → Dokumenty księgowe (Alt +F10)

 

Pojawi się Lista dokumentów księgowych, z poziomu której importuje się stworzony we wcześniejszym kroku plik wynikowy. Można zaimportować go na dwa sposoby:

 

→ kliknąć ikonę → wybrać Importuj (xml) lub

→ na tle otwartego okna → prawy przycisk myszy → Eksport/Import → Import (xml)

Pojawi się okno Import danych. W pozycji Plik XML z danymi należy wybrać plik z dokumentami. Można także skonfigurować Opcje importu i Przebieg importu.

→ Zatwierdź

 

Na liście dokumentów rozksięgowanych pojawią się dokumenty zaimportowane z pliku.

Aby zakończyć import należy trzymając klawisz CTRL zaznaczyć na liście wszystkie pozycje, które chcemy zaimportować i kliknąć → Wybierz

 

 

Po zakończeniu importu pojawi się okno z raportem z wykonanej operacji: