Praca z listą dokumentów

 

 

🔹🔸🔹

______________________________________________________________________________

Dzięki temu, że dodajesz dokumenty do SaldeoSMART Twój księgowy ma szybszy dostęp do Twoich dokumentów z którymi może pracować. 

1. Lista dokumentów

1. Aby wejść do listy dokumentów należy w menu głównym wybrać Dokumenty:

 

2. Lista dokumentów zawiera zestawienie wszystkich dokumentów dodanych do aplikacji.

 

Aby zobaczyć określony dokument należy wybrać miesiąc i rok, do którego został dodany i kliknąć przycisk Pokaż.

2. Możliwości listy dokumentów

Z poziomu Listy Dokumentów można:

✅zobaczyć podgląd dokumentu z możliwością jego edycji, klikając w nazwę, 
✅sprawdzić detale kontrahenta, klikając w jego nazwę skróconą,
✅oznaczyć dokument jako zapłacony,
✅pobrać plik,
✅usunąć dokument - klient biura może usunąć dokument, jeżyli nie był on jeszcze odczytany, wtedy pod przyciskiem trzech kropek w kolumnie Akcje pojawi się opcja "Usuń dokument". W SaldeoSMART nie ma folderu ani miejsca, w którym przechowywane byłyby usunięte dokumenty.

 

3. Filtry

Na liście dokumentów dostępne są rozbudowane filtry, które mają za zadanie ułatwić pracę z dokumentami. 

W przypadku dat można zastosować filtrowanie mieszane np. jednocześnie po dacie wystawienia i dodania.

Po ustawieniu wymagań i kliknięciu Pokaż zostaje wyświetlona lista dokumentów spełniających określone przez Ciebie warunki.

 

4. Komplet dokumentów

Jeżeli masz już dodane do SaldeoSMART wszystkie dokumenty możesz zaznaczyć haftkę komplet dokumentów, który masz nad listę dokumentów. Dzięki temu Twój księgowy zobaczy po swojej stronie nad listą dokumentów Twojej firmy informacje o komplecie dokumentów oraz dodatkowo otrzyma powiadomienie o tym fakcie. 

 

5. Przelewy

Opcja automatycznego generowania przelewów pozwala na tworzenie z poziomu listy dokumentów zleceń przelewów.

Na początku wyświetl listę dokumentów dla których chcesz przygotować przelewy i zaznacz te pozycje, dla których będziesz generować przelewy. 

______________________________________________________________________________

Jeśli dokument nie posiada uzupełnionego numeru konta bankowego kontrahenta uzupełnij - konto jest wymagane.

______________________________________________________________________________

Po zaznaczeniu na Liście dokumentów wybranych dokumentów należy kliknąć Generuj przelewy.            Możesz wygenerować paczkę przelewów w PLN (Elixir) lub w walucie (MultiCash). 

 

 

W kolejnym kroku zostaniesz przeniesiony na podstronę generowania poleceń przelewów:

 

Abyś mógł wygenerować przelewy dla dokumentów:

• wybierz konto bankowe z którego zostaną zrealizowane przelewy,
• określi datę płatności z jaką zostaną wygenerowane przelewy;
• określ, dla których przelewów wybrana data płatności ma zostać uwzględniona
• zdecyduj, czy po wygenerowaniu przelewu faktura ma zostać oznaczona jako zapłacona czy nie 
• zdecyduj, czy należy wygenerować płatność podzieloną
• zdecyduj, czy ma nastąpić weryfikacja Białej listy przez bank

❗W kolumnie Uwagi znajdują się informacje, czy dane niezbędne do wykonania przelewów są poprawne (jeśli tak, komunikat będzie wyświetlony w kolorze zielonym). Jeśli w opisie dokumentu były błędy (np. brak numeru konta bankowego lub niewłaściwy format konta bankowego) to pojawi się informacje, że przelew jest niemożliwy (kolor czerwony komunikatu).

Jeśli wszystko jest gotowe, kliknij przycisk  lub

Zostanie wyświetlona lista z Podsumowaniem przelewów. Żeby pobrać plik z przelewami, które importuje się poprzez swoje konto bankowe, kliknij Pobierz i zapisz na dysku plik z przelewami.

Następnie możesz zalogować się do bankowości internetowej i zaimportować przelewy.

O przelewach walutowych przeczytasz w artykule: Przelewy walutowe w SaldeoSMART

 

6. Operacje nad listą dokumentów

Nad właściwą listą dostępnych jest kilka opcji możliwych na dokumentach.

W miejscu tym możesz:

• Edytuj: zmienić wybrane dokumenty przez oznaczenie ich jako zapłacone,
• Pobierz: pobrać dokumenty do pliku Excel, ZIP, CSV, pozycje do CSV, KSEF XML do ZIP,
• Odczytaj: odczytać dokumenty zbiorczo wybierając odpowiednią politykę cięcia. Opcja ta będzie dostępna administrator biura nada uprawnienia,
• Generuj przelewy: tworzyć z poziomu listy dokumentów zlecenia przelewów,
• Sprawdź w MF: sprawdzić rachunek i status podatnika VAT,
• Podsumowanie: zobaczyć podsumowanie wartości z dokumentów - łączną wartość dokumentów netto, kwotę podatku VAT oraz wartość jaka jest do zapłaty dla każdej z walut osobno.

7. Wygląd listy dokumentów

Możesz dostosowywać widok listy dokumentów według własnego uznania.

Masz możliwość wyboru między układem zwartym, kompaktowym a układem wygodnym.

By włączyć któryś z nich, należy skorzystać z przycisków znajdujących się po prawej stronie ekranu:

W układzie zwartym rozmiar tekstów zawartych na liście (danych z dokumentów, nazw kolumn itp.) jest mniejszy, dzięki czemu w trakcie pracy na ekranach o mniejszych rozdzielczościach zniwelowana zostaje konieczność przesuwania widoku w poziomie.

 

  

Masz także możliwość dostosowania do własnych potrzeb układu kolumn na liście dokumentów:

Po kliknięciu w przycisk Kolumny możesz odznaczyć dowolną liczbę kolumn - przestaną się one pojawiać na liście do czasu ponownego zaznaczenia. Jeśli chcesz jedynie przesunąć kolumnę na liście, klikamy w symbol sześciu kropek i trzymając lewy przycisk myszy przesuwamy daną kolumnę w górę lub w dół (na liście pozycja zmieni się na osi lewo-prawo). W każdej chwili możesz też przywrócić ustawienia domyślne kolumn poprzez kliknięcie przycisku na dole listy 

Ustawienia kolumn zostają zapamiętane przez przeglądarkę, więc po zamknięciu programu nie zostaną one skasowane.

 

 Nagłówek listy możesz zakotwiczyć, czyli sprawić, że będzie cały czas widoczny w tym samym miejscu.

To bardzo ułatwia przeglądanie spisu dokumentów. Aby dokonać zakotwiczenia, należy wybrać ikonę pinezki. Aby anulować zakotwiczenie, ponownie kliknij w ikonkę.