Logowanie do systemu

Aby rozpocząć proces wystawiania faktury, najpierw zaloguj się do systemu SaldeoSMART:

🔹 Przejdź na stronę SaldeoSMART i kliknij „Zaloguj się”.
🔹 Wprowadź swój login i hasło.
🔹 Jeśli używasz systemu po raz pierwszy, konieczne może być skonfigurowanie podstawowych ustawień fakturowania.

🚀 Rozpoczęcie wystawiania faktury

Po zalogowaniu wykonaj następujące kroki:

✅ W lewym menu kliknij „+Dodaj”, a następnie wybierz:

• „Faktura VAT”

• lub inny typ faktury, np. proforma, zaliczkowa.
  ✅ Otworzy się formularz nowej faktury, który należy uzupełnić.

📋 Wypełnienie formularza faktury

📌 Nagłówek faktury - numer i daty

🔸 Numer faktury – jest nadawany automatycznie zgodnie z wybraną serią numeracji. Możesz go zmodyfikować.
🔸 Data wystawienia – automatycznie ustawiana na dzień bieżący, ale możesz ją zmienić.
🔸 Data sprzedaży/usługi – określ dzień, w którym nastąpiła sprzedaż towarów lub świadczenie usług.

👤 Dane nabywcy

🔹 Wybierz klienta z listy kontrahentów lub dodaj nowego, klikając „+Dodaj kontrahenta”.
🔹 Jeśli kontrahent jest firmą, podaj jego NIP – system automatycznie pobierze dane z bazy GUS.
🔹 Jeśli odbiorca różni się od nabywcy (np. faktura jest na jedną firmę, ale dostawa na inną), zaznacz „Inny odbiorca” i wprowadź dane.

💡 W tej sekcji możesz również wskazać, czy faktura ma być dla:

• nievatowca,

• VAT marża
• MPP
• czy faktura ma być cykliczna 
• metoda kasowa

🔄 Faktury cykliczne

Jeśli regularnie wystawiasz faktury dla tych samych klientów (np. za abonament lub usługi miesięczne), możesz skorzystać z fakturowania cyklicznego:

• Podczas tworzenia faktury zaznacz „Faktura cykliczna”,

• Ustal częstotliwość (np. co miesiąc, co kwartał),

• Otrzymasz powiadomienie o zbliżającym się terminie wystawienia faktury i będziesz mógł wysłać ją do klienta.

🛒 Pozycje faktury

Na początku możesz wskazać, czy faktura ma być liczona od brutto.

➕Uzupełnij informacje o produkcie/usłudze:

• wybierz produkt/usługę z listy lub

• wpisz nowe dane ręcznie:

  • Nazwa,

  • Ilość,

  • Cena jednostkowa,

  • Stawka VAT (np. 23%, 8%, 0%).
    Kliknij ✅  i dodaj do faktury. Możesz dodać wiele pozycji.

Czy jest jakiś limit pozycji na fakturze sprzedażowej? 

• Obecnie w systemie SaldeoSMART nie ma ustalonego limitu liczby pozycji na wystawianych fakturach. Oznacza to, że na jednym dokumencie możesz umieścić dowolną, potrzebną Ci liczbę towarów lub usług.

💳 Sposób płatności

🔘 Wybierz formę płatności:

• Gotówka,

• Przelew (system podpowie numer konta wprowadzony w konfiguracji),

• Karta płatnicza,

• Kompensata.
  📅 Określ termin płatności (np. 7, 14, 30 dni).

✅ Finalizacja i zapisanie faktury

Po wypełnieniu wszystkich danych:

📥 Kliknij „Wystaw fakturę”, aby zapisać dokument.
📤 Jeśli chcesz od razu przesłać fakturę klientowi, wybierz „Wystaw i wyślij kontrahentowi” (warunek: kontrahent musi mieć uzupełniony adres e-mail).
⚡ Możesz wysłać fakturę do KSeF, jeżeli masz odpowiednią konfigurację w SaldeoSMART.

 

🔍 Dodatkowe opcje

🎥 Film instruktażowy

📌 Na formularzu wystawiania faktury, w prawym górnym rogu możesz skorzystać z filmu instruktażowego, który krok po kroku pokaże Ci, jak wystawić fakturę.

🎨 Personalizacja faktury

SaldeoSMART umożliwia dostosowanie wyglądu faktury:

• Dodanie logo firmy,

• Zmiana układu faktury,

• Dodanie stałych dopisków (np. warunki płatności).

Zastanawiasz się, jak prawidłowo uzupełnić poszczególne pola?
W kolejnym artykule znajdziesz odpowiedzi! Wystawianie faktur - nowy widok

📄 Duplikat faktury

Aby wystawić duplikat faktury, należy z poziomu listy faktur kliknąć ikonę plusa (+) w kolumnie "Wyślij" i wybrać opcję "Duplikat". System wyświetli komunikat o trwającym generowaniu dokumentu, a po zakończeniu procesu zostanie otwarty ekran z jego podglądem. Na wydruku duplikatu zostanie umieszczona wyraźna adnotacja "Duplikat z dnia "

💡 Gotowe! Twoja faktura jest wystawiona i gotowa do wysłania. 🚀

Jak zbiorczo wystawić faktury w SaldeoSMART 

📥 Pobieranie wzoru pliku Excel

🔹 Wzór pliku jest dostosowany do ustawień Twojej firmy – należy go pobrać bezpośrednio z konta w SaldeoSMART.
🔹 Jak to zrobić?

1. Przejdź do „Listy faktur zbiorczej”.

2. Kliknij przycisk „Importuj”.

3. W oknie „Importowanie faktur” znajdź link „Pobierz wzór” i kliknij go – plik zostanie pobrany.

📋 Struktura wzoru pliku

Pobrany plik zawiera 5 wierszy:

✅ Wiersz 1: Nagłówek tabeli

• Kolumny odpowiadają polom formularza faktury.

• Kolumny pogrubione są obowiązkowe – nie usuwaj ani nie edytuj tego wiersza!

ℹ️ Wiersz 2: Szczegółowy opis kolumn

• Zawiera instrukcje, jak wypełnić poszczególne pola.

📌 Wiersze 3-5: Przykładowe dane

• Przed importem usuń te wiersze!

✏️ Przygotowanie pliku do importu

📌 Limit importu:

• Maksymalnie 500 faktur (lub 10 000 wierszy).

📌 Wymagane pola:

• Wszystkie kolumny z pogrubionym nagłówkiem muszą być wypełnione zgodnie z instrukcjami.

📌 Kolumna „L.p.” (Liczba porządkowa):

• Dla faktury z jedną pozycją – WYMAGANA.

• Dla faktury z wieloma pozycjami – WYMAGANA tylko w pierwszym wierszu faktury. W kolejnych wierszach tej samej faktury pole powinno być PUSTE.

⬆️ Import pliku do SaldeoSMART

1. Kliknij przycisk „Wybierz plik” i wskaż przygotowany plik.

2. Sprawdź wynik analizy wstępnej – w kolumnie „Status” pojawi się informacja o poprawności danych.

🔍 Podsumowanie

✔️ Pobierz wzór pliku z SaldeoSMART – jest dostosowany do Twoich ustawień.
✔️ Usuń przykładowe dane (wiersze 3-5).
✔️ Wypełnij obowiązkowe kolumny zgodnie z opisem.
✔️ Sprawdź poprawność danych przed importem.

💡 Dzięki poprawnemu przygotowaniu pliku import przebiegnie szybko i bez błędów! 🚀

Przeczytaj jak skonfigurować ustawienia faktur: Ustawienia faktur w SaldeoSMART - krok po kroku