Wystawianie faktur i praca na liście faktur

SaldeoSMART pozwala na szybkie i intuicyjne wystawianie faktur sprzedażowych. Poniżej znajdziesz poradnik, który pomoże Ci krok po kroku wystawić fakturę.

W ramach SMARTduet zyskujesz bezpłatny dostęp do faktur sprzedaży, jeżeli wcześniej Twoje biuro nie udostępniło Ci tej funkcji.

Logowanie do systemu

Aby rozpocząć proces wystawiania faktury, najpierw zaloguj się do systemu SaldeoSMART:

1. Przejdź na stronę SaldeoSMART i kliknij „Zaloguj się”.
2. Wprowadź swój login i hasło.
3. Jeśli używasz systemu po raz pierwszy, konieczne może być skonfigurowanie podstawowych ustawień fakturowania.

Rozpoczęcie wystawiania faktury

Po zalogowaniu wykonaj następujące kroki:

1. W lewym menu kliknij „+Dodaj”, a następnie wybierz „Faktura VAT” lub inny typ faktury,                  np.  proforma, zaliczkowa 
2. Otworzy się formularz nowej faktury, który należy uzupełnić.

Wypełnienie formularza faktury

Nagłówek faktury

• Numer faktury – jest nadawany automatycznie zgodnie z wybraną serią numeracji. Możesz go zmodyfikować, jeśli masz taką potrzebę. W przypadku wybranej numeracji indywidualnej uzupełnij numer samodzielnie.
• Data wystawienia – automatycznie ustawiana na dzień bieżący, ale możesz ją zmienić.
• Data sprzedaży/usługi – określ dzień, w którym nastąpiła sprzedaż towarów lub świadczenie usług.

W tej sekcji możesz również wskazać czy faktura ma być dla nievatowca; liczona od brutto, czy też posiadać innego odbiorcę.

Dane nabywcy

1. Wybierz klienta z listy kontrahentów lub dodaj nowego, klikając „+Dodaj kontrahenta”.
2. Jeśli kontrahent jest firmą, podaj jego NIP, a system automatycznie pobierze dane z bazy GUS.
3. Jeśli odbiorca różni się od nabywcy (np. faktura jest na jedną firmę, ale dostawa na inną), zaznacz „Inny odbiorca” i wprowadź dane.

Pozycje faktury

1. Kliknij „+Dodaj produkt/usługę”.
2. Wybierz produkt/usługę z listy lub wpisz nowe dane ręcznie:
   • Nazwa
   • Ilość
   • Cena jednostkowa
   • Stawka VAT (np. 23%, 8%, 0%)
3. Kliknij „Dodaj do faktury”. Możesz dodać wiele pozycji.

Sposób płatności

• Wybierz formę płatności:
  • Gotówka
  • Przelew –  podpowie się numer konta, który jest wprowadzony w konfiguracji konta
  • Karta płatnicza
  • Kompensata
• Określ termin płatności (np. 7, 14, 30 dni).

Finalizacja i zapisanie faktury

Po wypełnieniu wszystkich danych:

1. Kliknij „Dodaj fakturę”, aby zapisać dokument.
2. Jeśli chcesz od razu przesłać fakturę klientowi, wybierz „Dodaj i wyślij e-mail” (warunkiem jest, aby kontrahent miał uzupełniony adres e-mail).
3. Możesz wysłać fakturę do KSeF, jeżeli masz odpowiednią konfigurację w SaldeoSMART.
4. Możesz również pobrać fakturę w formacie PDF i wydrukować.

Dodatkowe opcje

Personalizacja faktury

SaldeoSMART umożliwia dostosowanie wyglądu faktury:

• Dodanie logo firmy.
• Zmianę układu faktury.
• Dodanie stałych dopisków (np. warunki płatności).

Faktury cykliczne

Jeśli regularnie wystawiasz faktury dla tych samych klientów (np. za abonament lub usługi miesięczne), możesz skorzystać z fakturowania cyklicznego:

1. Podczas tworzenia faktury zaznacz „Faktura cykliczna”.
2. Ustal częstotliwość (np. co miesiąc, co kwartał).
3. Otrzymasz powiadomienie o zbliżającym się terminie wystawienia faktury cyklicznej i będziesz mógł wysłać fakturę do klienta.

Zanim przejdziesz do wystawiania faktur, przeczytaj jak skonfigurować ich ustawienia: Ustawienia faktur w SaldeoSMART - krok po kroku