Dodawanie i odczytywanie (OCR) dokumentów

Dokumenty do SaldeoSMART możesz dodać na kilka sposobów. Sam zdecyduj który sposób będzie dla Ciebie najlepszy i przydatny w danym momencie. 

Dokumenty możesz dodać:

✅ po zalogowaniu się do SaldeoSMART poprzez przeglądarkę internetową,

✅ wysyłając na dedykowany adres e-mail dla dokumentów,

✅ wysyłając bezpośrednio ze skanera,

✅ za pomocą aplikacji mobilnej,

1. Dodawanie dokumentów przez przeglądarkę

Dokumenty do SaldeoSMART możesz dodać poprzez przeglądarkę internetową po uprzednim zalogowaniu się do SaldeoSMART. 

Ten sposób dodawania dokumentów dotyczy faktur, które masz zapisane na dysku. 

Aby dodać dokumenty z poziomu SaldeoSMART należy wybrać w menu głównym po prawej stronie opcję +Dodaj -> Dokument:

lub w panelu obsługi na stronie głównej wybierz Dokumenty +Dodaj

W kolejnym kroku na ekranie pojawi się formularz dodania dokumentu, w którym należy wskazać miesiąc i rok, do których plik ma zostać dodany oraz typ dokumentu (lista rozwijalna).

Pliki do SaldeoSMART można załączać:
- pojedynczo – tylko jeden plik
- zbiorczo – wiele plików za jednym razem (maks. 50 plików)

Dokumenty do SaldeoSMART możesz również dodać będąc na liście dokumentów:

2. Odczytywanie dokumentów

SaldeoSMART odczytuje pliki w formacie: PDF, JPG, PNG.

Maksymalna liczba stron do jednorazowego odczytu wynosi 400.

___________________________________________________________________________________

Odczytywanie dokumentów dostępne jest z poziomu listy dokumentów dla pojedynczego dokumentu lub po zaznaczeniu większej liczby dokumentów - jest możliwość zbiorczego odczytywania.

Odczyt możliwy jest również z poziomu edycji dokumentu (szczegółów dokumentu):

Po uruchomieniu funkcji odczytaj zdecyduj w jaki sposób dokumenty powinny zostać podzielone - wszystko zależy od tego, czy dodajesz plik pojedynczy, czy zbiorczy:

Na liście dokumentów w kolumnie odczytaj będziesz miał informację na jakim statusie znajduję się odczyt np. dokument przesłany do odczytu znajduje się na statusie w toku, a odczytany ma znacznik

3. Dodawanie dokumentów mailem

Aby załączyć dokument do SaldeoSMART nie musisz logować się do aplikacji. Możesz wysłać dokumenty mailem na dedykowany dla dokumentów adres e-mail.

Jak dodać dokument mailem:

1. W pierwszej kolejności musisz ustawić kod PIN, który potwierdza, że załączane dokumenty pochodzą od Ciebie.

2. W ustawieniach konta zobaczysz także swój indywidualny adres e-mail w SaldeoSMART, na który będziesz wysyłał dokumenty, które chcesz załączyć do systemu.

3. Mając ustawiony kod PIN oraz znając swój adres e-mail w SaldeoSMART możesz przejść do załączania dokumentów mailem:

3.1. Logujesz się na swoją pocztę mailową i tworzysz nową wiadomość.

3.2. W polu odbiorca wpisujesz indywidualny adres e-mail dla dokumentów.

3.3. W temacie wiadomości wpisujesz ustawiony kod PIN z nawiasami, np. (1234). Jeśli chcesz załączyć dokument do innego miesiąca niż bieżący, to musisz także dodatkowo określić miesiąc w formacie mm/rrrr – wtedy temat Twojej wiadomości będzie wyglądał przykładowo: 03/2024 (1234).

Jeśli od razu chcesz dodać również typ załączonego dokumentu, to także możesz go wskazać w mailu, zapisując jego skrót w temacie (np. Faktura Kosztowa – FK] w nawiasach klamrowych { }. Wówczas poprawny temat będzie wyglądać następująco: 03/2020 (1234) {FK}.

3.4. Dokumenty, które chcesz wprowadzić do SaldeoSMART dodajesz jako załączniki.

3.4. Treść wiadomości nie ma znaczenia, gdyż nie jest ona brana pod uwagę. Wysyłasz maila i po chwili dokument znajdują się na Twojej liście dokumentów w SaldeoSMART.

Dodatkowo w sekcji „Lista autoryzowanych adresów e-mail” można wskazać, adresy e-mail biura, z których dokumenty przesłane do SaldeoSMART nie będą wymagały autoryzacji przez PIN.

Dodatkowo ten sposób wysyłania dokumentów daje możliwość załączania dokumentów prosto ze skanera (w urządzeniach, które posiadają taką funkcję) oraz umożliwia załączanie kilku, a nawet kilkunastu dokumentów jednocześnie.

Więcej informacji przeczytasz w artykule: 📨 Dodawanie dokumentów do SaldeoSMART e-mailem - jak to działa?

4. Dodawanie dokumentów w aplikacji mobilnej

Jeżeli masz zainstalowaną naszą aplikację mobilną - fakturom ze stacji benzynowej możesz od razu zrobić zdjęcie i w ten sposób dodać do SaldeoSMART.

Jeżeli masz na swoim telefonie zapisane zdjęcia wcześniejszych faktur i chcesz, żeby były widoczne w systemie  - udostępnij pliki bez konieczności logowania się do Saldeo.

Obejrzyj film jak dodać dokumenty w aplikacji mobilnej: