Zbiorcze wystawianie faktur za pomocą pliku Excel

Funkcja importu faktur sprzedaży z pliku Excel dostępna jest tylko dla klienta biura umożliwia szybkie i wygodne dodawanie wielu faktur jednocześnie. Aby poprawnie przeprowadzić import, należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:

Import faktur z pliku Excel jest dostępny wyłącznie na koncie typu klient biura/ podmiotu (opcja dostępna we wszystkich pakietach SaldeoSMART) 

Mechanizm importu faktur z pliku Excel pozwala na szybkie dodanie wielu faktur naraz. Umożliwia wyłącznie wystawianie faktur. Nie dotyczy proform, zaliczek oraz korekt.

Pobranie wzoru pliku

1. Wzór pliku zależy od indywidualnych ustawień dla firmy, dlatego należy pobrać go z konta firmy (wystawcy faktur). 

2. Aby pobrać plik należy przejść na Listę faktur zbiorczą,  a następnie użyć przycisku: Importuj (znajdzie się w prawym górnym rogu obok przycisku "+Dodaj") 

3. Wyświetli się okienko Importowanie faktur wraz z linkiem do pobrania wzoru. 

4. Po kliknięciu w link: Pobierz wzór plik Excel zostanie pobrany. 

Struktura wzoru pliku 

Pobrany plik zawiera 5 wierszy:

• Wiersz 1: Nagłówek tabeli. Kolumny odpowiadają polom formularza dodawania faktury ręcznie. Kolumny oznaczone pogrubioną czcionką są obowiązkowe do wypełnienia. Nie należy usuwać ani edytować tego wiersza.
• Wiersz 2: Szczegółowy opis kolumn, zawierający instrukcje dotyczące ich wypełniania.
• Wiersze 3-5: Przykładowe dane faktur. Przed importem faktur do SaldeoSMART należy usunąć wiersze od 3 do 5.

Przygotowanie pliku do importu

Plik może zawierać maksymalnie 500 faktur (lub 10 000 wierszy).
Wszystkie kolumny z pogrubionym nagłówkiem muszą być wypełnione zgodnie z instrukcjami z wiersza 2 (opisu kolumn).
Kolumna "L.p." (Liczba porządkowa):
Dla faktury z jedną pozycją – WYMAGANA.
Dla faktury z wieloma pozycjami – WYMAGANA tylko w pierwszym wierszu faktury. W kolejnych wierszach tej samej faktury pole "L.p." powinno być PUSTE.

Import pliku do SaldeoSMART

Kliknij przycisk "Wybierz plik" i wskaż przygotowany plik z fakturami.
Sprawdź wynik analizy wstępnej. W kolumnie "Status" pojawi się wynik walidacji danych.

Podsumowując: Kluczowe jest pobranie wzoru pliku z SaldeoSMART, usunięcie przykładowych danych i dokładne wypełnienie obowiązkowych kolumn zgodnie z opisem. Poprawne przygotowanie pliku gwarantuje sprawny import faktur.

Przeczytaj instrukcję zbiorczego wystawiania faktur:

Import faktur sprzedaży z pliku Excel