Z artykułu dowiesz się:
Jakie są dostępne metody dodawania faktur wystawionych w SaldeoSMART i czym się od siebie różnią?
W jaki sposób można na stałe ustawić politykę cięcia dokumentów dla automatycznie dodawanych plików?
Kiedy należy, a kiedy nie należy stosować białe kartki jako separatory dokumentów?
Z jakich miejsc w systemie można wybrać politykę cięcia podczas ręcznego dodawania dokumentów?
Jakie są konsekwencje nieprawidłowego ułożenia stron faktur wielostronicowych przy skanowaniu?
Polityki cięcia dokumentów można ustawić z poziomu:
- SaldeoPULPIT
- Na etapie odczytywanie dokumentów z poziomu listy dokumentów.
SaldeoPULPIT - stałe ustawienia polityki cięcia
Aby właściwie zrozumieć zasady działania mechanizmów przesyłania dokumentów do SaldeoSMART, należy wyjaśnić czym są tzw. polityki cięcia dokumentów. Ich działanie polega na właściwym rozdzieleniu wielu dokumentów zeskanowanych do jednego pliku. W SaldeoSMART rozróżniamy następujące polityki:
Automatycznie jednostronnie skanowane - zeskanowane dokumenty jednostronnie bez dupleksu, zapisane w jednym pliku. W takim przypadku Saldeo automatycznie przy odczycie rozdzieli plik na poszczególne dokumenty w SaldeoSMART. Nie ma znaczenia czy faktura jest jedno czy wielokartkowa, nie ma znaczenia sposób sortowania dokumentów. W tym trybie NIE NALEŻY rozdzielać faktur białymi kartkami ponieważ nie dość, że są przez system ignorowane to również obciążają klienta zużytymi kredytami za ich odczytanie, przykładowy akceptowalny podział dokumentu:
- PLIK1.PDF = Faktura_1_Strona_1 + Faktura_1_Strona_2 + Faktura_2_Strona_1 + Faktura_2_Strona_2 + Faktura_3_Strona_1 + Faktura_3_Strona_2 + Faktura_3_Strona_3 + Faktura_3_Strona_4
W polityce auto cięcia należy zwrócić uwagę na sposób układania faktur wielostronicowych tak by strony były skanowane po kolei tj.: 1,2,3,4 strona niedopuszczalne jest aby fakturę do skanowania układać np. w kolejności stron 3,1,4,2, ponieważ system może je błędnie odczytać. Politykę tę można również zastosować tam, gdzie w pliku są pojedyncze faktury, które wczytalibyśmy przy pomocy polityki “Nie dziel”, jak np.:
- PLIK2.PDF = Faktura_1_Strona_1
- PLIK3.PDF = Faktura_1_Strona_1 + Faktura_1_Strona_2
Automatycznie dwustronnie skanowane - zasada działania ta sama jak w przypadku “Automatycznie jednostronnie skanowane”, ale wszystkie zeskanowane dokumenty w pliku były skanowanie dwustronnie (z dupleksem)
Jednostronnie z białymi kartkami - zeskanowane dokumenty jednostronnie bez dupleksu, zasada działania polega na tym iż skanujemy najpierw wszystkie faktury jednokartkowe, a na koniec faktury wielokartkowe każdą rozdzielając biała kartką.
Dwustronnie z białymi kartkami - zasada działania ta sama co w “Jednostronnie z białymi kartkami”, ale wszystkie zeskanowane dokumenty w pliku były skanowanie dwustronnie (z dupleksem)
Nie dziel - zeskanowany dokument (np. plik PDF) zostanie w całości potraktowany jako jedna faktura, przykładowy podział dokumentu:
- PLIK1.PDF = Faktura_1_Strona1
- PLIK2.PDF = Faktura_1_Strona1 + Faktura_1_Strona2
Niedopuszczalne jest, aby wybierać tę politykę dla plików zawierających więcej niż jedną fakturę np.:
- PLIK3.PDF = Faktura_1_Strona1 + Faktura_2_Strona1
❓ Pytania i odpowiedzi
Czy można na stałe ustawić wybraną politykę cięcia dla dodawanych dokumentów?
Tak, ale tylko przy dodawaniu dokumentów przez SaldeoPULPIT.
Aby na stałe ustawić model cięcia dokumentów w SaldeoSMART, należy przejść do ustawień aplikacji SaldeoPULPIT. W ustawieniach wskaż politykę cięcia dokumentów dla katalogu głównego w folderze monitorowanym i należy wybrać opcję jaka nas interesuje. Dzięki temu wszystkie pliki umieszczane w tym folderze będą domyślnie traktowane zgodnie z ustawioną polityką cięcia. To ustawienie będzie stosowane automatycznie przy każdym dodaniu pliku do tego folderu.
Czy za białe kartki pobierane są kredyty (dotyczy stosowanej polityki cięcia z białymi kartkami)?
Nie, stosując białe kartki w polityce dzielenia z białymi kartkami nie są pobierane kredyty.
Lista dokumentów
Przy ręcznym dodawaniu dokumentów politykę cięcia wybiera się za każdym razem:
- z poziomu Dodawanie dokumentów (główne menu) → w sekcji Model cięcia dokumentu,
- przy kliknięciu przycisku „Odczytaj” na liście dokumentów,
- lub bezpośrednio z poziomu szczegółów (detali) dokumentu.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.