Nowy widok bufora dokumentów
Bufor dokumentów działa w nowej odsłonie. Przebudowaliśmy go od podstaw, ale zakres jego działania pozostaje bez zmian - robisz w nim dokładnie to samo co wcześniej. Poniżej znajdziesz podsumowanie zmian oraz opis wszystkich akcji krok po kroku.
Co się zmieniło w nowym widoku
Bufor dokumentów został przepisany na nowy widok. Celem tej pracy nie było dodanie nowych funkcji, tylko przeniesienie widoku na nowocześniejsze rozwiązania, na których opiera się reszta systemu. Dzięki temu bufor będzie działał stabilniej, a kolejne usprawnienia będziemy mogli wprowadzać szybciej.
Dla Ciebie oznacza to przede wszystkim ciągłość pracy:
| Obszar | Jak jest w nowym widoku |
|---|---|
| Dostępne akcje | Bez zmian - podgląd, pobieranie, zatwierdzanie, ukrywanie i usuwanie działają tak jak dotąd. |
| Układ ekranu i nazwy | Zbliżone do poprzedniej wersji. Nie musisz szukać przycisków od nowa. |
| Zakres informacji na liście | Ten sam co wcześniej - nic nie zostało ukryte ani usunięte z tabeli. |
| Bufor archiwalny | Pozostaje dostępny jako osobny widok z pełną historią dokumentów. |
| Podpowiedzi przy zatwierdzaniu | Uzupełniają się według tych samych reguł co w poprzedniej wersji. |
| Adres widoku | To jedyna zmiana wymagająca Twojego działania - bufor otwiera się pod nowym adresem. |
Dalsza część artykułu to pełna instrukcja obsługi nowego widoku - przyda się, jeśli zaczynasz pracę z buforem albo chcesz sobie odświeżyć konkretną akcję.
Przypomnienie: czym jest bufor dokumentów
Kiedy dokument trafia do systemu, nie od razu wiadomo, do której firmy należy i do którego okresu ma zostać przypisany. Zanim to ustalisz, dokument czeka w buforze.
Bufor pełni więc rolę poczekalni. Zaglądasz do niego, żeby:
- zobaczyć, co nowego wpłynęło,
- sprawdzić, czy z dokumentem wszystko jest w porządku,
- przypisać dokument do właściwej firmy i miesiąca,
- odłożyć na bok albo usunąć to, co nie powinno trafić do księgowania.
Dwa widoki: kwartalny i archiwalny
Podobnie jak wcześniej, bufor podzielony jest na dwa ekrany, między którymi możesz swobodnie przechodzić.
| Widok | Co zawiera | Kiedy z niego korzystasz |
|---|---|---|
| Bufor kwartalny | Dokumenty czekające na obsługę w bieżącym okresie. | To ekran startowy - tu wykonujesz codzienną pracę. |
| Bufor archiwalny | Pełna historia dokumentów, które przeszły przez bufor. | Gdy szukasz starszego dokumentu albo chcesz sprawdzić, co się z nim wcześniej stało. |
Jeśli w buforze nie ma żadnych dokumentów do obsługi, system nie zostawia Cię na pustym ekranie - przenosi Cię do zainstalowania SaldeoPULPIT.
Co widzisz na liście dokumentów
Lista to tabela, w której każdy wiersz to jeden dokument. Znajdziesz w niej informacje potrzebne do podjęcia decyzji, co dalej - bez konieczności otwierania każdego pliku po kolei. Zestaw kolumn i informacji jest taki sam jak w poprzedniej wersji widoku.
Z poziomu listy możesz:
- podejrzeć zawartość dokumentu,
- przejść do jego szczegółów,
- pobrać plik na dysk,
- przypisać dokument do firmy i okresu,
- ukryć go lub usunąć.
Podgląd dokumentu oraz przejście do szczegółów otwierają się w nowym oknie. Dzięki temu nie tracisz miejsca na liście - po zamknięciu okna wracasz dokładnie tam, gdzie byłaś lub byłeś.
Wyróżnienia i komunikaty o błędach
Nie musisz sprawdzać każdego dokumentu ręcznie. System sam sygnalizuje sytuacje, którym warto się przyjrzeć.
Podświetlone wiersze
Wiersz zostaje wyróżniony na liście w dwóch przypadkach:
- Dokument jest duplikatem - taki sam dokument już wcześniej trafił do systemu.
- Dokument nie dotyczy tej firmy - dane na dokumencie nie zgadzają się z firmą, w której kontekście pracujesz.
Najedź kursorem na wyróżnienie - w podpowiedzi zobaczysz, czego dokładnie dotyczy ostrzeżenie.
Komunikaty na czerwono
Jeżeli z dokumentem stało się coś, co uniemożliwia jego obsługę - na przykład pliku nie udało się przetworzyć - na liście pojawia się komunikat na czerwono z opisem sytuacji. Czerwone komunikaty widoczne są zarówno w buforze kwartalnym, jak i w archiwalnym.
Akcje na dokumencie krok po kroku
Podgląd dokumentu
- Na liście wybierz akcję podglądu przy interesującym Cię dokumencie.
- Dokument otworzy się w nowym oknie przeglądarki.
- Po sprawdzeniu zamknij okno - lista pozostaje otwarta w poprzedniej karcie.
Pobranie dokumentu
- Przy wybranym dokumencie użyj akcji pobierania.
- Plik zostanie zapisany na Twoim dysku, w folderze pobierania ustawionym w przeglądarce.
Zatwierdzenie dokumentu
Zatwierdzenie to moment, w którym dokument opuszcza bufor i trafia do dalszego obiegu.
- Wskaż firmę, do której ma trafić dokument.
- Wybierz miesiąc, którego dokument dotyczy.
- Kliknij Zatwierdź.
- W oknie, które się otworzy, uzupełnij pozostałe informacje.
- Potwierdź - dokument zostaje przekazany dalej i znika z listy bufora kwartalnego.
Ukrycie dokumentu
Ukrycie zdejmuje dokument z bieżącej listy, ale zostawia go w systemie. To dobra opcja dla dokumentów, którymi nie chcesz się teraz zajmować.
- Przy wybranym dokumencie użyj akcji ukrycia (ikona oka).
- Potwierdź decyzję w oknie, które się pojawi.
- System potwierdzi wykonanie komunikatem „Dokument został ukryty”.
Usunięcie dokumentu
Usunięcie działa podobnie: wywołanie akcji otwiera okno z prośbą o potwierdzenie, a dokument znika dopiero po jego zatwierdzeniu.
⚠️ Ukrycie a usunięcie - to nie to samo.
- Ukrycie zdejmuje dokument z bieżącej listy, ale dokument pozostaje w systemie.
- Usunięcie jest operacją trwałą.
Obie akcje wymagają potwierdzenia w osobnym oknie - żadnej z nich nie wykonasz przypadkowym kliknięciem. Jeśli masz wątpliwości, wybierz ukrycie.
Częste pytania
1. Dlaczego bufor wygląda inaczej?
Bufor został przepisany i działa teraz w nowej wersji widoku. Zmiana obejmuje bufor kwartalny i archiwalny. Układ ekranu celowo pozostał zbliżony do poprzedniego, żeby przejście było jak najmniej odczuwalne.
2. Czy muszę nauczyć się nowego widoku?
Nie. Układ ekranu i zestaw akcji odpowiadają wersji, którą znasz. Przebudowa dotyczyła sposobu działania widoku, a nie sposobu pracy z nim.
3. Czy razem z nową wersją zniknęła jakaś funkcja?
Nie. Nowy widok obejmuje pełny zakres poprzedniej wersji: listę dokumentów, podgląd, pobieranie, zatwierdzanie, ukrywanie i usuwanie oraz bufor archiwalny.
4. Czy w nowej wersji pojawiły się nowe funkcje?
Nie. Celem przebudowy było przeniesienie widoku na nowocześniejsze rozwiązania, a nie rozszerzenie jego możliwości. Nowe usprawnienia będziemy wprowadzać stopniowo - i poinformujemy o nich osobno.
5. Czy muszę coś zrobić w związku ze zmianą?
Jedyne, o co warto zadbać, to zakładki. Bufor otwiera się pod nowym adresem, więc stary zapisany link przestanie być aktualny. Wejdź do bufora przez menu systemu i zapisz zakładkę na nowo.
6. Dlaczego wiersz dokumentu jest podświetlony?
Podświetlenie oznacza, że dokument jest duplikatem albo nie dotyczy firmy, w której kontekście pracujesz. Najedź kursorem na wyróżnienie - podpowiedź wyjaśni, o który przypadek chodzi.
7. Co się dzieje, gdy bufor jest pusty?
Jeśli nie ma dokumentów do obsługi, system automatycznie przenosi Cię do SaldeoPULPIT.
8. Czy pola w oknie zatwierdzania podpowiadają się tak jak wcześniej?
Tak. Wartości domyślne uzupełniają się najpierw na podstawie typu dokumentu, a następnie rejestru - bez zmian względem poprzedniej wersji.
9. Gdzie szukać starszych dokumentów?
W buforze archiwalnym. Zawiera on całą historię - łącznie z dokumentami, przy których pojawił się błąd.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.