Przekazywanie dokumentów między etapami w pakietach Asystent, Specjalista – Centrum pomocy SaldeoSMART

Kiedy ten artykuł Ci pomoże

Ten artykuł opisuje, jak przekazywać dokumenty między etapami, gdy konto korzysta z obiegu systemowego „Saldeo”, a nie z własnego, skonfigurowanego obiegu. Sięgnij po niego, jeśli:

nie wiesz, czym różni się dokument zweryfikowany od zatwierdzonego,
na koncie klienta nie widzisz przycisków zmiany etapu,
po kliknięciu etapu system od razu otworzył inny dokument,
chcesz zmienić etap wielu dokumentów jednym działaniem,
nie wiesz, który etap ma dokument, który właśnie odczytano.

⚠️ Zakres: obieg systemowy „Saldeo” jest wbudowany w system i nie można go edytować ani usunąć. Korzystają z niego pakiety (Asystent, Specjalista) bez możliwości konfiguracji własnych obiegów dokumentów oraz firmy, na których nie uruchomiono obiegu w pakiecie Ekspert. Własne, wieloetapowe obiegi z grupami użytkowników opisuje artykuł 👉 Instrukcja konfiguracji obiegu dokumentów.

Trzy etapy obiegu systemowego

Postęp pracy nad dokumentem pokazuje jego etap. Dokument przechodzi przez trzy domyślne etapy.

Etap	Co oznacza	Kto zwykle go ustawia
Nowy	Dokument tuż po odczytaniu. Nie był jeszcze weryfikowany ani kategoryzowany.	Ustawia się automatycznie po odczycie
Zweryfikowany	Sprawdzono poprawność odczytanych danych w stosunku do skanu faktury.	Asystent księgowego
Zatwierdzony	Dokument jest zweryfikowany i skategoryzowany.	Księgowy

Dostępne przejścia między etapami:

z etapu Nowy na etap Zweryfikowany,
z etapu Nowy od razu na etap Zatwierdzony,
z etapu Zweryfikowany na etap Zatwierdzony.

Dokument można więc zatwierdzić od razu po weryfikacji, bez zatrzymywania go na etapie Zweryfikowany.

Zalecany model pracy: asystent księgowego skanuje dokumenty i weryfikuje odczytane dane, a księgowy kategoryzuje dokumenty i przenosi je do programu księgowego. Podział czynności między osoby zwiększa efektywność pracy. W najbardziej efektywnym wariancie klient dodaje dokumenty do systemu i sam inicjuje ich odczyt.

Co może robić biuro, a co klient

Czynność	Biuro rachunkowe	Klient biura
Dodawanie dokumentów	Tak	Tak: przez przeglądarkę, e-mail lub aplikację mobilną, a także pobrane bezpośrednio z KSeF
Inicjowanie odczytu dokumentów	Tak	Tylko po nadaniu uprawnienia w ustawieniach firmy. Domyślnie jest wyłączone. Ewentualnym rozwiązaniem jest SMARTduet, w którym Klient korzysta z własnych kredytów.
Zmiana etapu z detali dokumentu (Zweryfikowany, Zatwierdzony)	Tak	Domyślnie brak przycisków zmiany etapu
Zbiorcza zmiana etapu z listy dokumentów	Tak	Nie

⚠️ Uprawnienie klienta do inicjowania odczytu nadaje się w ustawieniach danej firmy. Jeśli klient dodał dokument, a odczyt się nie rozpoczął, sprawdź, czy to uprawnienie jest włączone.

Przekazanie dokumentu z detali dokumentu

Ten sposób dotyczy jednego dokumentu.

Dodaj dokument i poczekaj na odczyt. Odczyt możesz też uruchomić z detali dokumentu. Po odczycie dokument ma etap Nowy.
Otwórz detale dokumentu i porównaj odczytane dane ze skanem faktury. Popraw błędy.
Kliknij przycisk etapu Zweryfikowany albo od razu Zatwierdzony.
Jeśli dokument ma etap Zweryfikowany, a jest już skategoryzowany, kliknij przycisk Zatwierdzony.

Co dzieje się po zmianie etapu

Po zmianie etapu na Zweryfikowany lub Zatwierdzony system otwiera kolejny dokument z listy. Jeśli zmieniasz etap ostatniego dokumentu z listy, nie ma kolejnego do otwarcia, a strona odświeża się, żeby przyciski pokazywały aktualny stan.

Przekazanie dokumentów z listy dokumentów

Ten sposób pozwala zmienić etap wielu dokumentów naraz. Jest dostępny tylko na profilu biura.

⚠️ Ograniczenie: na koncie klienta biura nie ma zbiorczej zmiany etapu. Klient, który ma przyciski zmiany etapu, zmienia etap w każdym dokumencie osobno, w jego detalach.

Na liście dokumentów zaznacz dokumenty. Jeśli niczego nie zaznaczysz, system poprosi o zaznaczenie dokumentów do edycji.
Kliknij Edytuj → Przejdź do etapu.
W oknie „Przejdź do etapu” zobaczysz liczbę zaznaczonych dokumentów oraz tabelę etapów. Obok każdego etapu jest liczba dokumentów, które mogą do niego zostać przeniesione.
Wybierz etap, na przykład Zatwierdzony, i kliknij Zapisz.
W podsumowaniu sprawdź sekcje „Zmieniono” i „Pominięto”. Przy pominiętych dokumentach system podaje powód.

Dokumenty zaznaczone na liście mogą znajdować się na różnych etapach. System pokazuje wszystkie możliwe przejścia i pomija te dokumenty, które nie mogą trafić na wybrany etap.

Jak sprawdzić, na jakim etapie jest dokument

Na liście dokumentów użyj filtra etapu. Pozwala on szybko znaleźć dokumenty, które czekają na weryfikację lub zatwierdzenie. Możesz też zapisać własny filtr i korzystać bez konieczności każdorazowego filtrowania: Własne filtry na liście dokumentów

Na liście dokumentów w kolumnie Komplet danych jest informacja o etapie na jakim znajduje się dokument

Częste pytania

1. Czy muszę najpierw oznaczyć dokument jako zweryfikowany, a dopiero potem zatwierdzić?

Nie. Dokument można zatwierdzić od razu po weryfikacji, z etapu Nowy.

2. Dlaczego na koncie klienta nie widzę przycisków zmiany etapu?

Na koncie klienta w obiegu systemowym przyciski zmiany etapu nie są domyślnie dostępne. Etapy zmienia biuro.

3. Dlaczego po zmianie etapu system otworzył inny dokument?

Po zmianie etapu na Zweryfikowany lub Zatwierdzony system automatycznie otwiera kolejny dokument z listy.

4. Czy klient biura może zmienić etap kilku dokumentów jednocześnie?

Nie. Zbiorcza zmiana etapu jest dostępna tylko na profilu biura.

5. Klient dodał dokument, ale odczyt się nie rozpoczął. Co sprawdzić?

Sprawdź, czy w ustawieniach firmy jest włączone uprawnienie klienta do inicjowania odczytu. Domyślnie jest wyłączone. Bez niego odczyt uruchamia biuro.