Historia zmian na detalach dokumentu

Do czego służy zakładka "Historia zmian" na detalach dokumentu?  

Historia zmian to funkcjonalność , która pozwala śledzić operacje / zmiany wykonywane na dokumentach. 

Dzięki zakładce "Historia zmian" możesz sprawdzić, kto i kiedy dodał dokument do systemu SaldeoSMART, jakie wprowadził zmiany w dokumencie itp. Zwiększa to przejrzystość pracy i ułatwia kontrolę nad obiegiem dokumentów.

Dostępność funkcji "Historia zmian" na detalach dokumentu 

• Funkcja "Historia zmian"  dokumentu jest dostępna w pakiecie Ekspert oraz w innych pakietach w przypadku dokumentów pobranych z KSeF z autodekretacją (Uzupełnij z AI). Więcej na ten temat można przeczytać w tym artykule: Uzupełnij z Al - nadawanie typów i automatyczne uzupełnianie parametrów faktur z KSeF
• Wymaga włączonego obiegu na firmie → Jak sprawdzić, które firmy mają obieg dokumentów?
• Dostęp mają tylko użytkownicy biura rachunkowego lub konta nadrzędnego w przypadku kont typu firma
• Klienci biura i podmioty nie mają wglądu do historii zmian

Gdzie znaleźć historię zmian dokumentu? 
Gdzie sprawdzić historię dokumentu?

Historię wprowadzonych zmian na dokumencie odczytanym znajdziesz w zakładce „Historia zmian” na widoku detali dokumentu.

Aby ją zobaczyć:

1. Wejdź w detale dokumentu odczytanego,

2. Na górze strony, pod polem „Osoba odpowiedzialna”, zobaczysz kilka zakładek,

3. Wybierz zakładkę „Historia zmian” – tam znajdziesz wszystkie informacje o wprowadzonych modyfikacjach.

Jakie operacje są rejestrowane w historii zmian dokumentu?

Operacje na dokumencie

Dodanie dokumentu

• System rejestruje użytkownika, który dodał dokument oraz datę dodania
• System rejestruje moment, gdy dokument pojawia się na liście dokumentów (bufor nie jest logowany)
• W przypadku podziału dokumentu po odczycie OCR, historia z oryginalnego dokumentu jest kopiowana do każdego nowo powstałego dokumentu

Zmiana typu dokumentu

• Zapisywana jest informacja: kto, kiedy i jak zmienił typ (np. z "faktury kosztowej" na "fakturę VAT")

Edycja pól dokumentu

• Rejestrowane są zmiany wprowadzone ręcznie przez użytkownika
• System zapisuje: który użytkownik, kiedy, jakie pole zmienił i na jaką wartość
• Odnotowywane są również zmiany automatyczne wykonane przez system

Zmiany zbiorcze

• Przy edycji grupowej dokumentów, w historii każdego zmienianego dokumentu zapisuje się: kto, kiedy i jakie pole zmienił oraz na jaką wartość

Zmiana etapu obiegu

• Logowane jest przejście dokumentu między etapami z informacją: kto, kiedy i między jakimi etapami nastąpiła zmiana

Przypinanie osoby odpowiedzialnej

• Zapisywana jest informacja: kto, kiedy przypisał daną osobę jako odpowiedzialną za dokument

Płatności częściowe

• Rejestrowane są operacje: dodanie, edycja lub usunięcie płatności częściowej wraz z informacją, kto i kiedy wykonał daną operację

Eksport dokumentu

• System odnotowuje, kto i kiedy kliknął opcję eksportu dla dokumentu
• Wyjątek! Przy eksporcie po API zmiana nie jest odkładana w historii zmian

Przeniesienie między miesiącami

• Zapisywana jest informacja: kto, kiedy i między którymi miesiącami przeniósł dokument

Przeniesienie dokumentu do innej firmy

• Operacja jest traktowana jako usunięcie dokumentu z jednej firmy i dodanie go do nowej firmy

Zasady widoczności

Ważne informacje dotyczące uprawnień:

• Historia zmian jest dostępna dla wszystkich użytkowników mających dostęp do danego dokumentu
• Użytkownicy widzą tylko te pola, do których mają uprawnienia - pola oznaczone jako niewidoczne w ustawieniach uprawnień pozostają ukryte również w historii zmian

Pytania i Odpowiedzi 

Czy historię zmian dokumentu można pobrać do pliku (np. PDF, CSV)? 

• Nie. Zakładka "Historia zmian" pozwala jedynie na przeglądanie operacji wykonanych na dokumentach.

Czy w SaldeoSMART jest przechowywana historia usuniętych dokumentów? 

• Nie. W SaldeoSMART nie ma kosza na dokumenty. Usunięcie dokumentu jest trwałe i nieodwracalne. Nie ma możliwości jego przywrócenia.