Z poziomu SaldeoSMART dostępna jest funkcjonalność umożliwiającą powiązanie dokumentów.

Funkcja ta jest dostępna po wejściu w edycję dokumentu w sekcji Akcje oraz w zakładce Załączniki. Użytkownicy mają możliwość łączenia dokumentów, co ułatwia zarządzanie powiązanymi informacjami i załącznikami.

Dostęp do funkcji

Przycisk "Powiąż dokumenty" pojawia się w sekcji Akcje oraz w zakładce Załączniki obok przycisku "Dodaj załącznik". Widoczność i dostępność przycisku zależą od uprawnień użytkownika.

Proces powiązywania dokumentów

Krok 1: Otwarcie "Powiązanie dokumentu"

Po kliknięciu przycisku "Powiąż dokumenty" pojawia się okienko o tytule "Powiązanie dokumentu".   W okienku dostępne jest pole "Szukaj dokument", które umożliwia wprowadzenie dowolnego ciągu znaków lub sekwencji słów w celu wyszukania odpowiednich dokumentów.

Krok 2: Wyszukiwanie dokumentów

W polu "Szukaj dokument" można wpisać dowolny ciąg znaków, np. "01/04", co spowoduje wyszukanie dokumentów zawierających te parametry (np. dokument sprzedaży).  W przypadku wyszukiwania słów System stosuje spójnik "i".

Wyszukiwanie odbywa się w następujących polach dokumentów:

• Typ dokumentu: nazwa skrócona, nazwa pełna,

• Kontrahent: nazwa skrócona i nazwa pełna,

• Numer dokumentu,

• Numer archiwalny,

• Numer ID dokumentu,

• Kategoria,

• Opis zdarzenia,

• Wartości wymiarów (opcjonalnie),

• Wartość netto i brutto (traktowane tekstowo),

• Przedmiot.

Krok 3: Wyniki wyszukiwania

System prezentuje 20 najnowszych dokumentów (według daty dodania), które spełniają kryteria wyszukiwania. Wyniki są wyświetlane chronologicznie, od najnowszych do najstarszych.

Widok wyników wyszukiwania zawiera tabelę z następującymi kolumnami:

• Kwadracik do wybrania (pole wyboru),

• Typ (skrót),

• Kontrahent (nazwa skrócona),

• Numer dokumentu,

• Opis (w przypadku faktury będzie to Opis zdarzenia, w przypadku umowy, zamówienia, pisma: Przedmiot).

Nad tabelą znajduje się informacja: "Jeśli nie znalazłeś odpowiedniego dokumentu, wpisz dodatkowe informacje w powyższym polu."

Krok 4: Powiązanie dokumentów

Użytkownik może zaznaczyć wybrany dokument w tabeli, a następnie kliknąć przycisk "Powiąż" znajdujący się pod tabelą. Po powiązaniu dokumenty trafiają na listę powiązanych dokumentów (osobna lista).

Założenia funkcjonalności

1. Powiązanie z załącznikami: Powiązanie dokumentów jest ściśle związane z załącznikami. 

2. Prawa dostępu: System sprawdza uprawnienia użytkownika na podstawie dokumentu, z którego wychodzimy. Powiązanie jest widoczne dla obu dokumentów (ten, który chcemy powiązać, i ten, z którym wiążemy), niezależnie od praw dostępu do drugiego dokumentu.

3. Widoczność dokumentów: Użytkownik może powiązać wyłącznie dokumenty, które widzi. W wynikach wyszukiwania oraz na liście powiązanych dokumentów wyświetlane są tylko dokumenty dostępne dla danego użytkownika.

Funkcjonalność "Powiąż dokumenty" usprawnia zarządzanie dokumentami i załącznikami, umożliwiając łatwe łączenie powiązanych informacji.