Ten artykuł odpowiada na najczęściej zadawane pytania:

• Jak powiązać dokumenty w SaldeoSMART?
• Jak powiązać proformę z faktura w module dokumenty? 
• Jak powiązać dokument zamówienia z fakturą w module dokumenty?  

Z poziomu SaldeoSMART dostępna jest funkcjonalność umożliwiającą powiązanie dokumentów.

Funkcja ta jest dostępna po wejściu w edycję dokumentu w sekcji Akcje oraz w zakładce Załączniki i powiązania. 

Funkcje dotyczy wyłącznie modułu Dokumenty tj. faktur i dokumentów  przychodowanych wyłącznie w tym module.

Użytkownicy mają możliwość łączenia dokumentów, co ułatwia zarządzanie powiązanymi informacjami i załącznikami.

Dostęp do funkcji

Przycisk "Powiąż dokumenty" pojawia się w sekcji Akcje oraz w zakładce Załączniki i powiązania obok przycisku "Dodaj załącznik". Widoczność i dostępność przycisku zależą od uprawnień użytkownika.

Ścieżka gdzie znaleźć opcję Powiązywanie dokumentów w programie: 

-> wchodzimy na detale dokumentu w module "Dokumenty" 

-> w prącym górnym rogu mamy przycisk Akcje 

-> Wybieramy opcję "Powiąż dokumenty"

Proces powiązywania dokumentów

Krok 1: Otwarcie "Powiązanie dokumentu"

Po kliknięciu przycisku "Powiąż dokumenty" pojawia się okienko o tytule "Powiązanie dokumentu".   W okienku dostępne jest pole "Szukaj dokument", które umożliwia wprowadzenie dowolnego ciągu znaków lub sekwencji słów w celu wyszukania odpowiednich dokumentów.

Krok 2: Wyszukiwanie dokumentów

W polu "Szukaj dokument" można wpisać dowolny ciąg znaków, np. "01/04", co spowoduje wyszukanie dokumentów zawierających te parametry (np. dokument sprzedaży).  W przypadku wyszukiwania słów System stosuje spójnik "i".

Wyszukiwanie odbywa się w następujących polach dokumentów:

• Typ dokumentu: nazwa skrócona, nazwa pełna,
• Kontrahent: nazwa skrócona i nazwa pełna,
• Numer dokumentu,
• Numer archiwalny,
• Numer ID dokumentu,
• Kategoria,
• Opis zdarzenia,
• Wartości wymiarów (opcjonalnie),
• Wartość netto i brutto (traktowane tekstowo),
• Przedmiot.

Krok 3: Wyniki wyszukiwania

System prezentuje 20 najnowszych dokumentów (według daty dodania), które spełniają kryteria wyszukiwania. Wyniki są wyświetlane chronologicznie, od najnowszych do najstarszych.

Widok wyników wyszukiwania zawiera tabelę z następującymi kolumnami:

• Kwadracik do wybrania (pole wyboru),
• Typ (skrót),
• Kontrahent (nazwa skrócona),
• Numer dokumentu,
• Opis (w przypadku faktury będzie to Opis zdarzenia, w przypadku umowy, zamówienia, pisma: Przedmiot).

Nad tabelą znajduje się informacja: "Jeśli nie znalazłeś odpowiedniego dokumentu, wpisz dodatkowe informacje w powyższym polu."

Krok 4: Powiązanie dokumentów

Użytkownik może zaznaczyć wybrany dokument w tabeli, a następnie kliknąć przycisk "Powiąż" znajdujący się pod tabelą. Po powiązaniu dokumenty trafiają na listę powiązanych dokumentów (osobna lista).

Założenia funkcjonalności

1. Powiązanie z załącznikami: Powiązanie dokumentów jest ściśle związane z załącznikami. 
2. Prawa dostępu: System sprawdza uprawnienia użytkownika na podstawie dokumentu, z którego wychodzimy. Powiązanie jest widoczne dla obu dokumentów (ten, który chcemy powiązać, i ten, z którym wiążemy), niezależnie od praw dostępu do drugiego dokumentu.
3. Widoczność dokumentów: Użytkownik może powiązać wyłącznie dokumenty, które widzi. W wynikach wyszukiwania oraz na liście powiązanych dokumentów wyświetlane są tylko dokumenty dostępne dla danego użytkownika.

Funkcjonalność "Powiąż dokumenty" usprawnia zarządzanie dokumentami i załącznikami, umożliwiając łatwe łączenie powiązanych informacji. 

Pytania i Odpowiedzi

Na jakiej podstawie system wyszukuje dokumenty do powiązania?

Wyszukiwanie dokumentów do powiązania nie ogranicza się do dopasowania jednego konkretnego pola, np. numeru faktury. Algorytm przeszukuje wiele pól jednocześnie – w tym opis dokumentu, kategorię oraz dane kontrahenta. Oznacza to, że wpisana fraza może trafić w dowolne z tych pól, niekoniecznie w numer dokumentu.

W praktyce dokument, który zawiera wpisaną frazę np. w opisie lub jest powiązany z odpowiednim kontrahentem, zostanie zwrócony jako wynik – nawet jeśli jego numer faktury jest zupełnie inny niż wyszukiwany.

Dlaczego dokument z dokładnym numerem nie jest na pierwszym miejscu listy?

Wyniki wyszukiwania są sortowane chronologicznie, od najnowszych dokumentów, a nie według stopnia dopasowania do wpisanej frazy. W efekcie nowszy dokument, który pasuje tylko częściowo (np. przez opis lub kontrahenta), może wyświetlić się wyżej na liście niż starszy dokument z dokładnie zgodnym numerem faktury.

Z tego powodu warto przejrzeć więcej niż pierwsze pozycje wyników, jeśli szukany dokument nie pojawia się na samym szczycie listy.

Dlaczego różni użytkownicy wpisujący to samo zapytanie widzą różne wyniki?

Wyniki wyszukiwania są filtrowane na podstawie uprawnień użytkownika do typów dokumentów. Każdy użytkownik widzi tylko te dokumenty, do których ma dostęp w ramach przypisanych mu typów. Jeśli dwóch użytkowników ma różny zakres uprawnień, to nawet identyczne zapytanie zwróci im różne zestawy dokumentów – ponieważ część wyników jest odfiltrowywana zanim trafi na listę.

Jak pobrać do Excela/CSV listę dokumentów powiązanych z danym dokumentem?

Z poziomu Detale dokumentu → „Załączniki i powiązania” nie ma możliwości pobrania dokumentów powiązanych do formatu Excel/CSV. . Z tego poziomu można pobrać pojedynczo powiązane dokumenty w formacie, w jakim zostały dodane do SaldeoSMART.

Jeżeli dokumenty powiązane mają zostać pobrane do Excela, należy:

1. Znać numery faktur powiązanych z danym dokumentem.
2. Wyszukać te dokumenty na liście dokumentów.
3. Zaznaczyć wybrane dokumenty.
4. Wybrać Pobierz → Pobierz do Excel.

Uwaga: Eksport do Excela jest dostępny wyłącznie z poziomu listy dokumentów.
 

Czy w pliku Excel będzie informacja o powiązanych dokumentach?

Nie. Informacje o powiązaniach między dokumentami nie są przenoszone do pliku Excel.
Eksport dokumentów do Excela zawiera dane dostępne na liście dokumentów, ale nie zawiera informacji o tym, jakie inne dokumenty są z nimi powiązane.