Dodawanie załączników do dokumentów (moduł Dokumenty)

Czym są załączniki do dokumentów?

Załączniki to pliki powiązane z danym dokumentem. Mogą to być umowy, specyfikacje do faktur, wydruki e-maili czy inne dokumenty, które uzupełniają lub wyjaśniają zawartość faktury. Dodawanie załączników pozwala lepiej organizować archiwum i szybko odnajdywać powiązane dokumenty w systemie SaldeoSMART.

Załączniki dodawane do dokumentów w SaldeoSMART podlegają określonym ograniczeniom co do liczby, rozmiaru i formatów plików. Nie są automatycznie przetwarzane przez system OCR - nie zużywają kredytów za odczyt, jeśli nie są dokumentami podstawowymi.

Limity liczby i wielkości plików

• Do jednego dokumentu można dodać maksymalnie 50 plików załączników.
• Łączny rozmiar wszystkich załączników dla jednego dokumentu nie może przekroczyć 250 MB.
• Pojedynczy plik załącznika nie może być większy niż 150 MB.

Obsługiwane formaty plików

• Najczęściej akceptowane są standardowe formaty biurowe i graficzne, takie jak PDF, JPG, PNG.

System pozwala również na dołączanie plików innych typów, które mają merytoryczne powiązanie z dokumentem. Zaleca się jednak stosowanie rozszerzeń popularnych i uniwersalnych ze względu na wygodę użytkowników i kompatybilność systemu.

Jak dodać załączniki do dokumentów w SaldeoSMART?

Dodawanie załączników możliwe jest na dwa sposoby:

1. Dodawanie załączników podczas skanowania dokumentów

• Używając SaldeoPULPIT i specjalnego separatora załączników dostępnego w materiałach dla klientów.
• Separator należy umieścić pomiędzy dokumentem głównym (np. fakturą) a dokumentem, który chcemy do niej dołączyć jako załącznik.
• Jeśli skanujemy kilka dokumentów, zestawy dokument–separator–załącznik należy oddzielić białą kartką.
• Polityki cięcia automatycznego nie obsługują dodawania załączników na etapie skanowania.
• Załączniki nie są odczytywane i nie zużywają kredytów na odczyt dokumentów, o ile plik jest odpowiednio przygotowany.

2. Ręczne dodawanie załączników z poziomu SaldeoSMART

• Zaloguj się do SaldeoSMART.
• Przejdź do widoku edycji dokumentu, do którego chcesz dodać załącznik.

• Wybierz opcję Akcje → Dodaj załącznik.

  

• Wskaż plik lub pliki, które chcesz dołączyć.

  

• Dodane załączniki pojawią się w zakładce Załączniki, znajdującej się nad podglądem dokumentu.

  

• Załączniki można pobierać oddzielnie — nie ma możliwości pobrania dokumentu wraz z załącznikami w jednym pliku.

  

• Załączniki można pobierać, usuwać i nadawać im własny opis pozwalający na lepszą identyfikację.

   

Ograniczenia i ważne informacje w zakresie załączników dodawanych do dokumentów: 

• Nie ma możliwości dodawania załączników do dokumentów przez e-mail – w tym wypadku należy użyć ręcznej metody.
• Załączniki mogą być dowolnymi plikami, jednak warto, by były powiązane merytorycznie z dokumentem.
• Administrator może ustawić odpowiednie uprawnienia, które pozwolą pracownikom na przeglądanie załączników elektronicznie bez konieczności drukowania.

• W pakiecie Ekspert, w obiegu dokumentów, uprawnienia do dodawania i usuwania załączników są konfigurowalne.

  

• Na liście dokumentów znajduje się filtr umożliwiający filtrowanie dokumentów po kryterium: zawierające załączniki lub bez załączników.
• Załączniki można dodawać jedynie do dokumentów wprowadzanych do SaldeoSMART (moduł dokumenty). Nie można ich dołączać do faktur wystawianych w SaldeoSMART (moduł faktury)
• Aby wyświetlić załącznik dodany do dokumentu, należy najpierw pobrać go z systemu. SaldeoSMART nie umożliwia podglądu załączników bezpośrednio w prohramie.