Historia zmian to funkcjonalność , która pozwala śledzić operacje wykonywane na dokumentach.
Dzięki zakładce "Historia zmian" możesz sprawdzić, kto i kiedy dodał dokument do systemu SaldeoSMART, jakie wprowadził zmiany w dokumencie itp. Zwiększa to przejrzystość pracy i ułatwia kontrolę nad obiegiem dokumentów.
Dostępność funkcji
Wymagania:
- Funkcja "Historia zmian" dokumentu jest dostępna w pakiecie Ekspert oraz w innych pakietach w przypadku dokumentów pobranych z KSeF z autodekretacją (Uzupełnij z AI). Więcej na ten temat można przeczytać w tym artykule: Uzupełnij z Al - nadawanie typów i automatyczne uzupełnianie parametrów faktur z KSeF
- Wymaga włączonego obiegu na firmie → Jak sprawdzić, które firmy mają obieg dokumentów?
- Dostęp mają tylko użytkownicy biura rachunkowego lub konta nadrzędnego w przypadku kont typu firma
- Klienci biura i podmioty nie mają wglądu do historii zmian
Gdzie znajdziesz historię zmian?
Historię wprowadzonych zmian na dokumencie odczytanym znajdziesz w zakładce „Historia zmian” na widoku detali dokumentu.
Aby ją zobaczyć:
Wejdź w detale dokumentu odczytanego,
Na górze strony, pod polem „Osoba odpowiedzialna”, zobaczysz kilka zakładek,
Wybierz zakładkę „Historia zmian” – tam znajdziesz wszystkie informacje o wprowadzonych modyfikacjach.
Jakie operacje są rejestrowane?
Operacje na dokumencie
Dodanie dokumentu
- System rejestruje użytkownika, który dodał dokument oraz datę dodania
- System rejestruje moment, gdy dokument pojawia się na liście dokumentów (bufor nie jest logowany)
- W przypadku podziału dokumentu po odczycie OCR, historia z oryginalnego dokumentu jest kopiowana do każdego nowo powstałego dokumentu
Zmiana typu dokumentu
- Zapisywana jest informacja: kto, kiedy i jak zmienił typ (np. z "faktury kosztowej" na "fakturę VAT")
Edycja pól dokumentu
- Rejestrowane są zmiany wprowadzone ręcznie przez użytkownika
- System zapisuje: który użytkownik, kiedy, jakie pole zmienił i na jaką wartość
- Odnotowywane są również zmiany automatyczne wykonane przez system
Zmiany zbiorcze
- Przy edycji grupowej dokumentów, w historii każdego zmienianego dokumentu zapisuje się: kto, kiedy i jakie pole zmienił oraz na jaką wartość
Zmiana etapu obiegu
- Logowane jest przejście dokumentu między etapami z informacją: kto, kiedy i między jakimi etapami nastąpiła zmiana
Przypinanie osoby odpowiedzialnej
- Zapisywana jest informacja: kto, kiedy przypisał daną osobę jako odpowiedzialną za dokument
Płatności częściowe
- Rejestrowane są operacje: dodanie, edycja lub usunięcie płatności częściowej wraz z informacją, kto i kiedy wykonał daną operację
Eksport dokumentu
- System odnotowuje, kto i kiedy kliknął opcję eksportu dla dokumentu
- Wyjątek! Przy eksporcie po API zmiana nie jest odkładana w historii zmian
Przeniesienie między miesiącami
- Zapisywana jest informacja: kto, kiedy i między którymi miesiącami przeniósł dokument
Przeniesienie dokumentu do innej firmy
- Operacja jest traktowana jako usunięcie dokumentu z jednej firmy i dodanie go do nowej firmy
Zasady widoczności
Ważne informacje dotyczące uprawnień:
- Historia zmian jest dostępna dla wszystkich użytkowników mających dostęp do danego dokumentu
- Użytkownicy widzą tylko te pola, do których mają uprawnienia - pola oznaczone jako niewidoczne w ustawieniach uprawnień pozostają ukryte również w historii zmian
Pytania
Czy historię zmian dokumentu można pobrać do pliku (np. PDF, CSV)?
- Nie. Zakładka "Historia zmian" pozwala jedynie na przeglądanie operacji wykonanych na dokumentach.
Czy w SaldeoSMART jest przechowywana historia usuniętych dokumentów?
- Nie. W SaldeoSMART nie ma kosza na dokumenty. Usunięcie dokumentu jest trwałe i nieodwracalne. Nie ma możliwości jego przywrócenia.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.