Opis integracji z programem InsERT Rewizor GT

Program InsERT Rewizor jest dostępny w dwóch wersjach: GT oraz NEXO. Instrukcja do wersji NEXO tutaj.

1. Konfiguracja synchronizacji pomiędzy SaldeoSMART a InsERT Rewizor GT

Dostępne są dwie możliwości synchronizacji Saldeo z Rewizorem GT:

• przez SaldeoAgent/SaldeoPulpit. Instrukcja „krok po kroku” dostępna tutaj.
• przez płatny dodatek od dostawcy zewnętrznego eBIT. Instrukcja dostępna tutaj.

2. Parametry importu dokumentów z SaldeoSMART do InsERT Rewizor GT

Przy imporcie dokumentów do programu księgowego Rewizor GT brane są pod uwagę 4 parametry: Typ, Kategoria, Opis zdarzenia, Rejestr.

1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy dokumentów, które są importowane:
   1. DS (dokument sprzedaży) – sprzedaż towarów i usług,
   2. FK (faktura kosztowa) – pozostałe wydatki,
   3. T/M (towar/materiał) – zakup towarów handlowych.
2. Kategoria – odpowiada kategorii w programie księgowym. Aby poprawnie została rozpoznana przy imporcie jej nazwa musi być dokładnie taka sama jak nazwa kategorii w schemacie importu po stronie programu księgowego (przykład poniżej).

Lista kategorii jest dostępna w zakładce Parametry → Kategorie.

Lista kategorii może być automatycznie synchronizowana za pomocą programów SaldeoAgent lub SaldeoPulpit pod warunkiem stworzenia poprawnej konfiguracji (pkt 1. instrukcji). Listę kategorii można również zaimportować z pliku Excel (→ Import z Excel), a następnie postępować wg wskazówek. Po wyborze tej opcji pojawią się informacje, jak odpowiednio przygotować plik Excel.

Kategorie można także eksportować do pliku Excel, a następnie np. zaimportować do innej firmy.

3. Opis zdarzenia – opis dokumentu, który jest przenoszony podczas importu.
4. Rejestr (Rodzaj transakcji) – to parametr, który określa klasyfikację podatkową dokumentu na potrzeby VAT i pliku JPK_V7, np. zakup krajowy, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług.

Dokumenty są eksportowane do formatu Edi++ (.epp).

Aby móc wyeksportować dokument, musi posiadać on poszczególne pozycje:

• dostawca,
• numer dokumentu,
• data wystawienia,
• data sprzedaży,
• waluta,
• przynajmniej 1 pozycja VAT.

3. Ustawienia integracji kosztów dla InsERT Rewizor GT

Ustawienia integracji kosztów dostępne są w zakładce Parametry → Ustawienia integracji kosztów.

Dostępne ustawienia:

• Kategoria 2: umożliwia dowolne łączenie kategorii i przenoszenie ich do Insertu jako: kategoria1-kategoria2 (to zestawienie musi odpowiadać później odpowiednim schematom w samym Insert). Z listy wybiera się, który wymiar i jego wartości mają być przenoszone podczas eksportu jako druga kategoria.
• Nie eksportuj, gdy ustawiono wartość dla wymiaru: opcja umożliwiająca zablokowanie eksportu dokumentów. Należy wskazać odpowiedni wymiar, np. Brak eksportu - po wybraniu tego wymiaru podczas edycji dokumentu, będzie on pozbawiony możliwości eksportu do programu księgowego.
• Ustawianie daty wpływu: ma być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia czy daty dostawy.

4. Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie SaldeoSMART

Aby wyeksportować dokumenty z Saldeo do Rewizora GT należy z poziomu Dokumenty → Lista dokumentów przejść na Tryb eksportu, wybrać dokumenty, które chcemy wyeksportować, następnie nacisnąć przycisk Eksportuj do Insert (Edi++).

Po naciśnięciu przycisku pobiera się plik w formacie .epp, który należy zaimportować do Rewizora GT w następujący sposób:

1. Wchodzimy w Narzędzia → Import

2. Wybieramy plik komunikacji oraz zapisany na dysku plik z dokumentami z Saldeo. Pojawi się informacja o ostatnich dokumentach importowanych dla tego klienta.

3. W kolejnym oknie należy zaznaczyć na liście, które faktury mają zostać zaimportowane (Ctrl+a oraz kliknięcie klawisza SPACJI zaznacza wszystkie na liście). Program potwierdzi ilość wybranych do importu pozycji.

Po kliknięciu Zakończ pojawi się okno z Wynikiem importu.

Zaimportowane pliki pojawią się w rejestrze księgowym.

5. Definiowanie schematów importu i dekretacji w programie InsERT Rewizor GT

5.1 Schemat standardowy

Schematy importu i dekretacji ustala się osobno dla każdej kategorii.

Aby zdefiniować nowy schemat importu należy przejść do Widok → Ewidencje pomocnicze → Schematy importu i dekretacji.

W tym miejscu możemy:

1. Utworzyć całkiem nowy schemat (Dodaj → Schemat dla dokumentów z podmiotu i plików komunikacji),
2. Skorzystać z istniejących już schematów i wyedytować je według poniższej instrukcji (klikamy dwukrotnie na nazwę interesującego nas schematu),
3. Powielić któryś z stworzonych wcześniej schematów (klikamy na interesujący nas schemat i wybieramy Powiel),
4. Wczytać przykładowe schematy z programu.

Kryteria wyboru dokumentów (górna część zakładek)

Podczas tworzenia/edycji Schematu importu należy zwrócić uwagę na pola:

• Nazwa - nazwa tworzonego schematu,
• Typ dokumentu - wybieramy z listy rozwijanej typ dokumentu dla tworzonego schematu,
• Typ transakcji VAT - możemy pozostawić dowolne lub wybrać konkretny typ transakcji (ta informacja przekazuje się wraz z dokumentem z Saldeo - pole Rodz. transakcji),
• Magazyn - pozostawiamy dowolne (nie wpływa na import),
• Rozliczenie VAT - pozostawiamy dowolne (nie wpływa na import),
• Kategoria - musi nosić dokładnie taką samą nazwę jak w Saldeo.

Zakładka „Dekret”

Jeżeli chcemy, aby dokumenty trafiły do księgi handlowej, musimy zaznaczyć checkbox Import do księgi handlowej, a następnie uzupełnić wszystkie wymagane przez program pola.

Aby wybrany opis dokumentu z SaldeoSMART (pole Opis zdarzenia) był widoczny na dokumencie w Rewizorze należy w polu Opis wybrać „podtytuł dokumentu”.

Jeżeli chcemy przenieść dane z sekcji Komentarz w SaldeoSMART na danym dokumencie, należy podczas tworzenia/edycji schematu importu w polu Opis wybrać „uwagi z dokumentu”.

Zakładka „VAT”

Jeżeli chcemy, aby dokumenty trafiły do ewidencji VAT, musimy zaznaczyć checkbox Import do ewidencji VAT, a następnie uzupełnić wszystkie wymagane przez program pola.

Zakładka „Inne”

W zakładce Inne jest dostępna opcja Usuń mnemonik, po zaznaczeniu której podczas importu dokumentu do Rewizora GT nie jest dodawany prefiks do numeru dokumentu, np. FZ lub FS w zależności od rodzaju schematu.

5.2 Schemat dla faktur paliwowych z odliczeniem

W przypadku importu faktur paliwowych z odliczeniem jeżeli chcemy, aby system poprawnie zaimportował dokumenty należy:

1. W zakładce „Dekret” w polu Przyp. szczeg. PIT wybrać odpowiedni wariant:
   • nie dotyczy
   • odliczenie 20% (pojazd wspólnika)
   • odliczenie 75% (środek trwały)

2. W zakładce „VAT” w polu Przyp. szczeg. VAT wybrać odpowiedni wariant:
   • nie dotyczy
   • zakup pojazdu/leasing z 50% odliczeniem
   • eksploatacja pojazdu z 50% odliczeniem
   • zakup paliwa niepodlegający odliczeniu
   • zakup pojazdu z 60% odliczeniem

Wybranie odpowiednich pozycji umożliwi programowi Rewizor GT poprawnie ustawić zaimportowane faktury.

6. Eksport faktur sprzedażowych z SaldeoSMART do programu InsERT Rewizor GT

Aby wyeksportować fakturę sprzedaży z Saldeo do Rewizora należy przejść do modułu faktury (Faktury → Lista faktur), następnie wybrać z listy podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane faktury.

Faktury można eksportować po przejściu w tryb eksportu:

• pojedynczo – przycisk Eksportuj po prawej stronie listy faktur.
• zbiorczo - zaznaczone na liście – przycisk Eksportuj do Insert nad listą faktur,

Analogicznie jak dla faktur sprzedażowych możliwy jest eksport faktur korygujących oraz faktur zaliczkowych.

• Po eksporcie korekty do faktury (jeżeli nie uzupełnimy kategorii w Saldeo) domyślnie przypisana zostaje kategoria Sprzedaż:

• Faktury zaliczkowe - po eksporcie korekty do faktury przypisana zostaje kategoria Sprzedaż.

Przypadek 1 - faktura zaliczkowa częściowa - należy w Rewizorze utworzyć schemat importu jak niżej:

Przypadek 2 - faktura zaliczkowa końcowa - należy utworzyć schemat jak niżej: