Opis integracji z programem InsERT Rachmistrz GT

Program InsERT Rachmistrz jest dostępny w dwóch wersjach: GT oraz NEXO. Instrukcja do wersji NEXO tutaj.

1. Konfiguracja synchronizacji pomiędzy SaldeoSMART a InsERT Rachmistrz GT

Dostępne są dwie możliwości synchronizacji Saldeo z Rachmistrzem GT:

• przez SaldeoAgent/SaldeoPulpit. Instrukcja „krok po kroku” dostępna tutaj.
• przez płatny dodatek od dostawcy zewnętrznego eBIT. Instrukcja dostępna tutaj.

2. Parametry importu dokumentów z SaldeoSMART do InsERT Rachmistrz GT

Przy imporcie dokumentów do programu księgowego Rachmistrz GT brane są pod uwagę 4 parametry: Typ, Kategoria, Opis zdarzenia, Rejestr.

1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy dokumentów, które są importowane:
   1. DS (dokument sprzedaży) – sprzedaż towarów i usług,
   2. FK (faktura kosztowa) – pozostałe wydatki,
   3. T/M (towar/materiał) – zakup towarów handlowych.
2. Kategoria – odpowiada kategorii w programie księgowym. Aby poprawnie została rozpoznana przy imporcie jej nazwa musi być dokładnie taka sama jak nazwa kategorii w schemacie importu po stronie programu księgowego (przykład poniżej).

Lista kategorii jest dostępna w zakładce Parametry → Kategorie.

Lista kategorii może być automatycznie synchronizowana za pomocą programów SaldeoAgent lub SaldeoPulpit pod warunkiem stworzenia poprawnej konfiguracji (pkt 1. instrukcji). Listę kategorii można również zaimportować z pliku Excel (→ Import z Excel), a następnie postępować wg wskazówek. Po wyborze tej opcji pojawią się informacje, jak odpowiednio przygotować plik Excel.

Kategorie można także eksportować do pliku Excel, a następnie np. zaimportować do innej firmy.

3. Opis zdarzenia – opis zdarzenia gospodarczego, który jest przenoszony podczas importu.
4. Rejestr (Rodzaj transakcji) – to parametr, który określa klasyfikację podatkową dokumentu na potrzeby VAT i pliku JPK_V7, np. zakup krajowy, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług.

Dokumenty są eksportowane do formatu Edi++ (.epp).

Aby móc wyeksportować dokument, musi posiadać on poszczególne pozycje:

• dostawca,
• numer dokumentu,
• data wystawienia,
• data sprzedaży,
• waluta,
• przynajmniej 1 pozycja VAT.

3. Import dokumentów z SaldeoSMART do programu InsERT Rachmistrz GT

Aby wyeksportować dokumenty z Saldeo do Rachmistrza GT należy z poziomu Dokumenty → Lista dokumentów przejść na Tryb eksportu, wybrać dokumenty, które chcemy wyeksportować, następnie nacisnąć przycisk Eksportuj do Insert (Edi++).

Po naciśnięciu przycisku pobiera się plik w formacie .epp, który należy zaimportować do Rachmistrza GT w następujący sposób:

1. Wchodzimy w Narzędzia → Import

2. Następnie zaznaczamy Plik komunikacji i wybieramy zapisany na dysku plik z dokumentami klienta. Pojawi się informacja o ostatnich dokumentach importowanych dla tego klienta.

3. Po kliknięciu w Dalej, w kolejnym oknie, należy zaznaczyć na liście faktury, które mają zostać zaimportowane (Ctrl+A i kliknięcie klawisza SPACJI zaznacza wszystkie na liście). Program potwierdzi ilość wybranych do importu pozycji.

4. Po kliknięciu Zakończ pojawi się okno z Wynikiem importu.

5. Zaimportowane pliki pojawią się w KPiR oraz Ewidencji VAT zakupu/sprzedaży (w zależności od importowanych dokumentów).

4. Definiowanie schematów importu w programie InsERT Rachmistrz GT

Aby zdefiniować nowy schemat importu należy przejść do Widok → Administracja → Schematy importu.

W tym miejscu możemy:

1. Utworzyć całkiem nowy schemat (Dodaj → Schemat dla dokumentów z podmiotu i plików komunikacji),
2. Skorzystać z istniejących już schematów i wyedytować je według poniższej instrukcji (klikamy dwukrotnie na nazwę interesującego nas schematu),
3. Powielić któryś z stworzonych wcześniej schematów (klikamy na interesujący nas schemat i wybieramy Powiel).

Kryteria wyboru dokumentów (górna część zakładek)

Podczas tworzenia/edycji Schematu importu należy zwrócić uwagę na pola:

• Nazwa - nazwa tworzonego schematu,
• Typ dokumentu - wybieramy z listy rozwijanej typ dokumentu dla tworzonego schematu,
• Kategoria - musi nosić dokładnie taką samą nazwę jak w Saldeo.

Zakładka „VAT”

Jeżeli chcemy, aby dokumenty trafiły do ewidencji VAT, musimy zaznaczyć checkbox Import do ewidencji VAT, a następnie uzupełnić wszystkie wymagane przez program pola.

Zakładka „KPiR”

Jeżeli chcemy, aby dokumenty trafiły do KPiR, musimy zaznaczyć checkbox Import do KPiR, a następnie dodać informację, do jakiej kolumny w KPiR ma trafić dana faktura. W tym celu należy:

1. Kliknąć przycisk Dodaj,
2. Uzupełniamy Import wartości oraz Kolumna KPiR danymi z listy rozwijanej, a następnie zatwierdzamy wybór przyciskiem OK,
3. Musimy pamiętać o uzupełnieniu pól obowiązkowych (Data wpisu, Data zdarzenia gospodarczego).

Zakładka „Inne”

W tej zakładce konfigurujemy przenoszenie opisu zdarzenia z Saldeo do Rachmistrza GT.

Aby wybrany opis dokumentu z Saldeo był widoczny na dokumencie w Rachmistrzu należy w polu Opis wybrać „podtytuł z dokumentu”.

5. Eksport faktur sprzedażowych z SaldeoSMART do programu InsERT Rachmistrz GT

Aby wyeksportować fakturę sprzedaży z Saldeo do Rachmistrza należy przejść do modułu faktury (Faktury → Lista faktur), następnie wybrać z listy podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane faktury.

Faktury można eksportować po przejściu w tryb eksportu:

• pojedynczo – przycisk Eksportuj po prawej stronie listy faktur.
• zbiorczo - zaznaczone na liście – przycisk Eksportuj do Insert nad listą faktur,

Analogicznie jak dla faktur sprzedażowych możliwy jest eksport faktur korygujących oraz faktur zaliczkowych.

• Po eksporcie korekty do faktury przypisana zostaje kategoria Sprzedaż:

• Faktury zaliczkowe - po eksporcie korekty do faktury przypisana zostaje kategoria Sprzedaż.