Program InsERT Rachmistrz jest dostępny w dwóch wersjach: GT oraz NEXO. Instrukcja do wersji GT dostępna tutaj.

1. Konfiguracja synchronizacji pomiędzy SaldeoSMART a InsERT Rachmistrz NEXO

2. Parametry importu dokumentów z SaldeoSMART do InsERT Rachmistrz NEXO

Przy imporcie dokumentów do programu księgowego Rachmistrz NEXO brane są pod uwagę 3 parametry: Typ, Kategoria, Opis zdarzenia.

1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy dokumentów, które są importowane:
   1. DS (dokument sprzedaży) – sprzedaż towarów i usług,
   2. FK (faktura kosztowa) – pozostałe wydatki,
   3. T/M (towar/materiał) – zakup towarów handlowych.

2. Kategoria – odpowiada kategorii w programie księgowym. Wartość kategorii, w odróżnieniu od wersji GT, może być dowolna i nie musi być wprowadzona do słownika kategorii w Rachmistrzu NEXO.

   Lista kategorii jest dostępna w zakładce Parametry → Kategorie.

   Listę kategorii można zaimportować z pliku Excel (→ Import z Excel), a następnie postępować wg wskazówek. Po wyborze tej opcji pojawią się informacje, jak odpowiednio przygotować plik Excel.

   Kategorie można także eksportować do pliku Excel, a następnie np. zaimportować do innej firmy.

Uwaga! Kategoria może być w każdej chwili edytowana za pomocą opcji Edytuj dostępnej z poziomu listy kategorii po kliknięciu w ikonę trzech kropek z prawej strony listy:

3. Opis zdarzenia – opis dokumentu, który jest przenoszony podczas importu.

Dokumenty są eksportowane do formatu Edi++ (.epp). 

Aby móc wyeksportować dokument, musi posiadać on poszczególne pozycje:

• dostawca,
• numer dokumentu,
• data wystawienia,
• data dostawy,
• termin płatności,
• waluta,
• przynajmniej 1 pozycja VAT.

3. Ustawienia integracji kosztów dla InsERT Rachmistrz NEXO – profil księgowy Insert (Edi++)

Ustawienia integracji kosztów dostępne są w zakładce Parametry → Ustawienia integracji kosztów.

Dostępne ustawienia:

Kategoria 2 - pole nieużywane przez InsERT Rachmistrz NEXO. Pojawia się z uwagi na wykorzystywanie tego samego profilu księgowego w SaldeoSMART dla NEXO i GT.

Nie eksportuj, gdy ustawiono wartość dla wymiaru - opcja umożliwiająca zablokowanie eksportu dokumentów. Należy utworzyć i wskazać odpowiedni wymiar, np. Nie eksportuj - po wybraniu wartości tego wymiaru podczas edycji dokumentu, będzie on pozbawiony możliwości eksportu do programu księgowego.

Ustaw datę wpływu zgodnie z - ma być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia czy daty dostawy.

4. Eksport / Import dokumentów z SaldeoSMART do programu InsERT Rachmistrz NEXO

Aby wyeksportować dokumenty z Saldeo do Rachmistrza NEXO należy z poziomu Dokumenty → Lista dokumentów przejść na Tryb eksportu, wybrać dokumenty, które chcemy wyeksportować, następnie nacisnąć przycisk Eksportuj do Insert (Edi++).

Po naciśnięciu przycisku pobiera się plik w formacie .epp, który należy zaimportować do Rachmistrza NEXO w następujący sposób:

1. Przechodzimy do Księgi → Dekretacja dokumentów → zakładka Dekretacja dokumentów → Komunikacja → Pobierz off-line EDI++

   

2. Wybieramy odpowiedni plik w formacie .epp, który wcześniej wyeksportowaliśmy z Saldeo, następnie zaznaczamy dokumenty, który chcemy zaimportować i Wczytaj.

4.1 Przy pierwszym imporcie

3. Musimy utworzyć profil nadawcy dokumentów:

   

   Sposób komunikacji: Off-line

   

   Nazwa dowolna, sugerujemy np. SALDEO

   

   

4. Po utworzeniu profilu nadawcy przechodzimy ponownie Komunikacja → Pobierz off-line EDI++, następnie wybieramy odpowiedni plik w formacie .epp, który wcześniej wyeksportowaliśmy z Saldeo, następnie zaznaczamy dokumenty, który chcemy zaimportować (lub Zaznacz wszystkie) i WCZYTAJ.

   

   Wybieramy nadawcę i OK.

   

5. Zaimportowane dokumenty trafią na listę dokumentów w Dekretacja dokumentów.

   

Szczegółowy opis dotyczący tworzenia schematów dekretacji dokumentu znajduje się pod tym linkiem: insert.com.pl – schemat dekretacji faktury zakupu .

5. Schematy dekretacji dla InsERT Rachmistrz NEXO

Utworzenie przykładowego schematu dekretacji dla Rachmistrz NEXO.

5.1 Tworzenie schematu dekretacji

Aby utworzyć nowy schemat, należy wyszukać frazę „schematy dekretacji", a następnie nacisnąć + Dodaj.

Przykładowy schemat dekretacji faktury kosztowej:

W polu „Warunek wyboru" wybieramy Kategoria dokumentu = (w tym miejscu wybieramy kategorię, którą wybraliśmy na dokumencie w SALDEO).

Pozostałe pola, w tym przede wszystkim „Pozycje zapisu", zależą od indywidualnych ustawień i preferencji klienta.

Po zadekretowaniu dokumentu (schematem powyżej), dokument będzie widoczny w „Ewidencji VAT zakupu". Po wejściu w ten zapis na zakładce „Dokument księgowy" będzie dekretacja, którą ustawiliśmy w schemacie:

6. Eksport faktur sprzedażowych z SaldeoSMART do programu InsERT Rachmistrz NEXO

Aby wyeksportować fakturę sprzedaży z Saldeo do Rachmistrza, należy przejść do modułu faktury (Faktury → Lista faktur), następnie wybrać z listy podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane faktury.

Faktury można eksportować po przejściu w tryb eksportu:

• pojedynczo – przycisk Eksportuj po prawej stronie listy faktur,
• zbiorczo – zaznaczone na liście – przycisk Eksportuj do Insert nad listą faktur.

Analogicznie jak dla faktur sprzedażowych możliwy jest eksport faktur korygujących oraz faktur zaliczkowych.

• Po eksporcie korekty do faktury (jeżeli nie uzupełnimy kategorii w Saldeo) domyślnie przypisana zostaje kategoria Sprzedaż.
• Faktury zaliczkowe – po eksporcie faktury zaliczkowej domyślnie przypisana zostaje kategoria Sprzedaż zaliczka.