Opis integracji z programem
INSERT GT: Rachmistrz i Rewizor
1. Jak eksportować dokumenty z programu SaldeoSMART?
Aby móc zaimportować faktury lub dokumenty z SaldeoSMART do programu InsERT Rachmistrz lub Rewizor należy wyeksportować dokumenty sprzedaży (faktury, rachunki, faktury w obcych walutach) lub dokumenty (kosztowe, sprzedaży lub towar/materiał).
1.1. Eksport faktur sprzedażowych z programu SaldeoSMART
Aby wyeksportować faktury klienta należy wybrać w menu głównym :
Faktury → Lista faktur,
a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane faktury.
Faktury można eksportować:
- po przejściu w tryb eksportu,
- wszystkie zaznaczone na liście – przycisk Eksportuj do Insert nad listą faktur,
- pojedynczo – przycisk Eksportuj po prawej stronie listy faktur.
Uwaga: dla faktur eksportowanych z programu SaldeoSMART przypisana jest domyślnie kategoria "Sprzedaż"
Analogicznie jak dla faktur sprzedażowych możliwy jest eksport faktur korygujących oraz faktur zaliczkowych.
- Po eksporcie korekty do faktury przypisana zostaje kategoria Sprzedaż:
- Faktury zaliczkowe - po eksporcie korekty do faktury przypisana zostaje kategoria Sprzedaż.
Przypadek 1 - faktura zaliczkowa częściowa - należy w Rewizorze utworzyć schemat importu jak niżej:
Przypadek 2 - faktura zaliczkowa końcowa - należy utworzyć schemat jak niżej:
1.2. Eksport rachunków z programu SaldeoSMART
Aby wyeksportować rachunki klienta należy wybrać w menu głównym:
Rachunki → Lista rachunków,
a następnie wybrać z listy klienta i określić miesiąc, z którego będą eksportowane rachunki.
Rachunki można eksportować podobnie jak faktury sprzedażowe:
- pojedynczo (przycisk Eksportuj na liście rachunków),
- wszystkie z listy (przycisk Eksportuj do [nazwa programu księgowego] nad listą rachunków.
Uwaga! W module odczytu (zakładka “Dokumenty”) dokumenty, które są określone jako faktury kosztowe i posiadają wartość wyrażoną w pozycji “bezVAT” są eksportowane jako Rachunki zakupu!
1.3. Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie SaldeoSMART
Aby wyeksportować dokumenty klienta z archiwum dokumentów należy wybrać w menu głównym
Dokumenty → Lista dokumentów,
a następnie wybrać z listy podmiot oraz określić miesiąc i rok, z którego będą eksportowane dokumenty.
Dokumenty można eksportować po włączeniu Trybu eksportu:
- wszystkie zaznaczone na liście dokumentów – przycisk Eksportuj do Insert nad listą dokumentów,
- pojedynczo – przycisk Eksportuj po prawej stronie listy dokumentów. Przycisk zmieni nazwę na Ponów jeśli eksport miał już miejsce.
Dodatkowe informacje:
W Rewizorze warto zaznaczyć, że w opisie można zaznaczyć podtytuł dokumentu lub uwagi z dokumentu.
Opis - podtytuł dokumentu odpowiada opisie zdarzenia z SaldeoSMART.
Uwagi z dokumentu odpowiadają komentarzom z SaldeoSMART.
'
Dla paliwa w schemacie wykorzystujemy pole "Przypadek szczególny PIT".
2. Ustawienia integracji dla Insert
Ustawienia integracji dostępne są w zakładce Parametry → Kategorie → Ustawienia integracji
Dostępne ustawienia:
- Kategoria 2: umożliwia dowolne łączenie kategorii i przenoszenie ich do Insertu jako: kategoria1-kategoria2 (to zestawienie musi odpowiadać później odpowiednim schematom w samym Insert). Z listy wybiera się, który wymiar i jego wartości mają być przenoszone podczas eksportu jako druga kategoria.
- Nie eksportuj, gdy ustawiono wartość dla wymiaru: opcja umożliwiająca zablokowanie eksportu dokumentów. Należy wskazać odpowiedni wymiar, np. Brak eksportu - po wybraniu tego wymiaru podczas edycji dokumentu, będzie on pozbawiony możliwości eksportu do programu księgowego.
- Ustawianie daty wpływu: ma być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia czy daty dostawy.
3. Parametry importu dokumentów z SaldeoSMART do programów InsERT
Faktury zaliczkowe nie są eksportowane z SaldeoSMART.
Przy imporcie dokumentów do programu księgowego brane są pod uwagę 4 parametry: Typ, Kategoria, Opis zdarzenia, Rejestr.
- Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy dokumentów, które są importowane:
- DS (dokument sprzedaży) – sprzedaż towarów i usług,
- FK (faktura kosztowa) – pozostałe wydatki,
- T/M (towar/materiał) – zakup towarów handlowych.
- Kategoria – odpowiada kategorii w programie księgowym i, jeśli ma zostać poprawnie rozpoznana przy imporcie, jej nazwa musi być dokładnie taka sama jak nazwa kategorii w schemacie importu po stronie programu księgowego . Lista kategorii jest dostępna w zakładce Parametry → Lista kategorii.
Listę kategorii można zaimportować z pliku Excel (→ Import z Excel), a następnie postępować wg wskazówek. Po wyborze tej opcji pojawią się informacje, jak odpowiednio przygotować plik Excel.
Kategorie można także eksportować do pliku Excel, a następnie np. zaimportować dla innej firmy.
Uwaga! Kategoria może być w każdej chwili edytowana za pomocą opcji Edytuj dostępnej z poziomu listy kategorii po kliknięciu w ikonę trzech kropek z prawej strony listy:
- Opis zdarzenia – opis zdarzenia gospodarczego, który jest przenoszony podczas importu.
- Rejestr – dla każdego rejestru SaldeoSMART przygotowuje oddzielny plik do importu. Rejestry są wykorzystywane np. gdy Klient posiada kilka sklepów i każdy sklep ma osobny rejestr.
Dla rejestru określa się jaki to jest Typ Rejestru (np. zakup krajowy, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług – zgodnie z tym, co jest w programie księgowym).
- Wymiary (Parametry → Wymiary → …) – wymiary dla SaldeoSMART służą do szczegółowej kategoryzacji dokumentów.
Szczegółowe informacje na temat wykorzystania wymiarów są dostępne w osobnym dokumencie “Wymiary” dostępnym obok przycisku +Dodaj po prawej stronie nad listą wymiarów.
Faktury są eksportowane do formatu Edi++ (EdiPP).
Aby móc wyeksportować fakturę, musi posiadać ona poszczególne pozycje:
- dostawca
- numer dokumentu
- data wystawienia
- data sprzedaży
- waluta PLN
- przynajmniej 1 pozycja VAT
4. Jak importować dokumenty w programie InsERT Rachmistrz
Krok 1 – Ustalenie schematów importu
Schematy importu ustala się osobno dla każdego typu dokumentów, które będą importowane do programu (jeśli wcześniej nie były ustalane).
Widok → Administracja → Schematy importu → Dodaj
Najczęściej wybierane są dwa schematy: FS schemat standardowy faktura sprzedaży oraz FZ schemat standardowy faktura zakupu.
Wchodzimy w dany schemat, pole Kategoria odpowiada kategorii po stronie SaldeoSMART, wybieramy więc odpowiednią kategorię w schemacie, np. Sprzedaż. Podobnie postępujemy z drugim schematem, pamiętając o wybraniu prawidłowej kategorii, np. Zakup.
Jeżeli dana kategoria jest niedostępna, należy utworzyć ją ręcznie wchodząc w: Widok → Administracja → Słowniki → Kategorie
Jeżeli zachodzi potrzeba stworzenia nowego schematu importu, oczywiście można taki stworzyć za pomocą przycisku Dodaj. Można też skopiować istniejący już schemat importu i zmodyfikować go do własnych potrzeb.
Krok 2 – Import dokumentów do Rachmistrza
Aby zaimportować dokumenty należy wejść w Narzędzia → Import
Następnie zaznaczamy Plik komunikacji i wybieramy zapisany na dysku plik z dokumentami klienta. Pojawi się informacja o ostatnich dokumentach importowanych dla tego klienta.
Po kliknięciu w Dalej, w kolejnym oknie, należy zaznaczyć na liście faktury, które mają zostać zaimportowane (Ctrl+a i kliknięcie klawisza spacji zaznacza wszystkie na liście). Program potwierdzi ilość wybranych do importu pozycji.
Po kliknięciu Zakończ pojawi się okno z Wynikiem importu.
Zaimportowane pliki pojawią się w KPiR oraz Ewidencji sprzedaży VAT (jeśli były to faktury sprzedaży).
5. Jak importować dokumenty w programie InsERT Rewizor
Krok 1 – Ustalenie schematów importu
Schematy importu ustala się osobno dla każdego typu dokumentów, które będą importowane do programu (jeśli wcześniej nie były ustalane).
Widok → Ewidencje pomocnicze → Schematy importu i dekretacji → Dodaj
Najczęściej wybierane są dwa schematy: FS schemat standardowy faktura sprzedaży oraz FZ schemat standardowy faktura zakupu.
Wchodzimy w dany schemat, pole Kategoria odpowiada kategoriom w SaldeoSMART, wybieramy więc odpowiednią kategorię w schemacie, np. Sprzedaż. W polu Opis wybieramy opcję Podtytuł dokumentu, aby automatycznie wprowadzał się opis zdarzenia z faktury w SaldeoSMART.
Podobnie postępujemy z drugim schematem, pamiętając o wybraniu prawidłowej kategorii, np. Zakup.
Jeżeli kategoria jest niedostępna, trzeba utworzyć ją ręcznie wchodząc w Rewizorze w: Widok → Administracja → Słowniki → Kategorie lub przez „+” obok pola z nazwą kategorii.
Po wejściu w Kategorie, klikamy Dodaj i możemy utworzyć kategorię.
Krok 2 – Import dokumentów do Rewizora
Narzędzia → Import → plik komunikacji → wybrać zapisany na dysku plik z dokumentami klienta. Pojawi się informacja o ostatnich dokumentach importowanych dla tego klienta.
W kolejnym oknie należy zaznaczyć na liście, które faktury mają zostać zaimportowane (Ctrl+a oraz kliknięcie klawisza spacji zaznacza wszystkie na liście). Program potwierdzi ilość wybranych do importu pozycji.
Po kliknięciu Zakończ pojawi się okno z Wynikiem importu.
Zaimportowane pliki pojawią się w rejestrze księgowym.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.