Zbiorczy import faktur z pliku Excel

Plik importu faktur został rozbudowany. Co się zmieniło:

• faktury bez daty wystawienia są importowane jako szkice,
• w pliku można zaznaczyć wysyłkę faktury do KSeF i do kontrahenta,
• obsługiwane są nowe stawki VAT: 0% WDT, 0% EX i NP UE,
• w szablonie Excel są nowe kolumny: Rola, ID WEW oraz numer i data zamówienia, numer i data umowy,
• import sprawdza dane przed wysyłką i zgłasza błędy już przy wczytywaniu pliku.

Import szkiców
Jeśli w pliku importu nie zostanie uzupełniona data wystawienia, faktura zostanie zaimportowana jako szkic.

Wysyłka do KSeF i do kontrahenta
W pliku importu można zaznaczyć dla każdej faktury:

• czy ma zostać wysłana do KSeF,
• czy ma zostać wysłana do kontrahenta.

Jak działa wysyłka po imporcie

Wysyłka do KSeF realizowana jest w paczkach. Aby była możliwa, muszą być spełnione łącznie dwa warunki:

• użytkownik posiada uprawnienie do wysyłki do KSeF,
• są skonfigurowane wymagane certyfikaty lub tokeny do komunikacji z KSeF.

Wysyłka do kontrahenta działa tak samo jak przy ręcznym wystawianiu faktury lub szkicu. Faktura jest wysyłana do kontrahenta po wystawieniu w KSeF (w trybie z KSeF) lub bezpośrednio po zaimportowaniu (w trybie poza KSeF).

Nowe stawki VAT
Podczas importu można zastosować następujące stawki:

• 0% WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
• 0% EX – eksport towarów poza terytorium UE,
• NP UE – transakcje niepodlegające opodatkowaniu w kraju (rozliczane w ramach UE).

Nowe kolumny: Rola i ID WEW
Do szablonu Excel dodano dwie kolumny:

• Rola – rola odbiorcy. Domyślnie „Odbiorca”, dla odbiorcy JST wpisz „JST”, dla grupy VAT „GV”,
• ID WEW – 5-cyfrowy identyfikator wewnętrzny podmiotu z KSeF.

Nowe kolumny: zamówienie i umowa
W szablonie dostępne są cztery kolumny:

• numer zamówienia,
• data zamówienia,
• numer umowy,
• data umowy.

Kolumny nie są obowiązkowe. Można zaimportować fakturę bez tych danych albo uzupełnić tylko jedną z par (np. tylko zamówienie, bez umowy).

Walidacje przy imporcie
System sprawdza poprawność danych przed wysyłką. Obowiązują następujące zasady.

Data wystawienia

• Szkice faktur nie podlegają wysyłce do KSeF. Jeśli w pliku zaznaczono wysyłkę do KSeF, ale brakuje daty wystawienia, system wyświetli komunikat walidacyjny już na etapie wczytywania pliku.
• Faktury z datą wystawienia wcześniejszą niż 1 lutego nie mogą zostać wysłane do KSeF. Taka faktura zostanie zaimportowana, lecz przy próbie wysyłki pojawi się informacja o braku możliwości wysyłki przed tą datą.
• Faktura z datą wystawienia wcześniejszą niż 1 lutego i zaznaczoną wysyłką do kontrahenta zostanie wysłana do kontrahenta, ale nie do KSeF.
• Faktury z datą przyszłą zostaną zaimportowane i zakolejkowane do wysyłki, jednak KSeF odrzuci taką fakturę automatycznie w momencie próby wysłania. Odpowiedzialność za wystawienie faktury z datą przyszłą leży po stronie użytkownika.

Numer zamówienia i numer umowy

• Jeśli uzupełniamy numer zamówienia, musi być uzupełniona również data zamówienia (i odwrotnie). To samo dotyczy pary numer umowy / data umowy.
• Jeśli brakuje jednej z wymaganych wartości, import pokaże komunikat, np. [Data dostawy] - Pole jest wymagane. (lub odpowiednio dla umowy), wskazujący, którego pola brakuje.

Kontrahent

• Podczas importu system automatycznie weryfikuje poprawność NIP-u kontrahenta. Brak prawidłowego NIP-u zostanie zgłoszony jako błąd walidacji.

Podmiot zwolniony z VAT

• Faktury wystawionej przez podmiot zwolniony z VAT nie można wysłać do KSeF bez ustawionej w konfiguracji fakturowania podstawy zwolnienia podmiotowego z VAT (stawka ZW).

👉 Pełna instrukcja importu faktur z pliku Excel: Import faktur sprzedaży z pliku Excel