Import faktur sprzedaży z pliku EXCEL

Ta funkcja pozwala na szybkie i wygodne wystawianie faktur sprzedaży z przygotowanego pliku EXCEL.

Aby odpowiednio przygotować plik z danymi należy wygenerować z SaldeoSMART wzór pliku, który następnie należy uzupełnić danymi. 

Import faktur z pliku Excel jest dostępny wyłącznie na koncie typu klient biura/ podmiotu (opcja dostępna we wszystkich pakietach SaldeoSMART) 

Pobranie wzoru pliku

1. Wzór pliku zależy od indywidualnych ustawień dla firmy, dlatego należy pobrać go z konta firmy (wystawcy faktur). 
2. Aby pobrać plik należy przejść na Listę faktur zbiorczą,  a następnie użyć przycisku: Importuj (znajdzie się w prawym górnym rogu obok przycisku "+Dodaj") 

3. Wyświetli się okienko Importowanie faktur wraz z linkiem do pobrania wzoru. 
4. Po kliknięciu w link: Pobierz wzór plik Excel zostanie pobrany. 

W pobranym wzorcowym pliku z automatu wypełnionych jest pięć wierszy:

Wiersz 1: Nagłówek tabeli, poszczególne kolumny są zgodne z formularzem dodawania faktury ręcznie. Kolumny, których nazwa jest oznaczona pogrubioną czcionka muszą być uzupełnione. Prosimy nie usuwać ani nie edytować tego wiersza.

Wiersz 2: Szczegółowy opis kolumn, zawiera informacje w jaki sposób wypełniać poszczególne kolumny.

Wiersz 3 i 4: Zawiera przykładowe dane pierwszej faktury, która posiada dwie pozycje. Dane nagłówkowe oraz dotyczące pierwszej pozycji na fakturze znajdują się w wierszu 3. Wiersz 4 zawiera drugą pozycję pierwszej przykładowej faktury. 

Wiersz 5:  Zawiera przykładowe dane kolejnej faktury, która posiada tylko jedną pozycję.

Wiersze od 3 do 5 należy usunąć z pliku przed zaimportowaniem faktur do SaldeoSMART

Przygotowanie pliku Excel przed wgraniem do SaldeoSMART 

1. Plik może zawierać maksymalnie 500 faktur (lub 10 000 wierszy)
2. Wszystkie kolumny, których nagłówek jest pogrubiony należy wypełnić zgodnie informacją zawartą w przykładowym pliku w wierszu 2.
3. Kolumna L.p. 
   1. Dla faktury z jedną pozycją - WYMAGANE
   2. Dla faktury z wieloma pozycjami WYMAGANE tylko w początkowym wierszu faktury. 
      Dla wierszy z kolejnymi pozycjami tej samej faktury pole L.p należy zostawić PUSTE 
4. Jeśli w pliku importu nie zostanie uzupełniona data wystawienia, faktura zostanie zaimportowana jako szkic.

UWAGA! System rozpoznaje początek faktury wypełnionym polem L.p. Pominięcie numeru w kolejnej fakturze spowoduje, że zostanie ona potraktowana jako kolejne pozycje wcześniejszej faktury.

UWAGA!  W mechanizmie importu faktur z pliku kluczowe znaczenie ma kolumna „nazwa skrócona kontrahenta”. To na jej podstawie system identyfikuje i przypisuje dane do odpowiedniego kontrahenta. Jeśli w pliku importowym ta sama nazwa skrócona zostanie użyta dla różnych kontrahentów, system przypisze wszystkie dokumenty do jednego kontrahenta posiadającego taką nazwę skróconą w systemie. Dzieje się tak, ponieważ podczas importu pełne nazwy kontrahentów nie są brane pod uwagę. Każdy kontrahent powinien mieć unikalną nazwę skróconą. Użycie tej samej nazwy dla różnych podmiotów może prowadzić do nieprawidłowego przypisania faktury do kontrahenta.

Import pliku Excel do SaldeoSMART

1. Wejdź na Listę faktur zbiorczą,  a następnie użyj przycisku: Importuj (znajdzie się w prawym górnym rogu obok przycisku "+Dodaj") 
2. Kliknij przycisk “Wybierz plik” i wskaż przygotowany plik z fakturami do pobrania.
3. Sprawdź wynik analizy wstępnej. W kolumnie status pojawi się wynik walidacji danych. 
4. Jeżeli dane mają status “Poprawne” kliknij przycisk “Dodaj faktury”
5. Faktury mogą być wystawione tylko w miesiącu, który nie jest zamknięty. 

UWAGA! W czasie, gdy system generuje faktury z pliku nie należy wystawiać faktur ręcznie.

Komunikaty o wyniku walidacji 

1. Po wybraniu pliku Excel z fakturami system sprawdza zawartość pliku.
2. Wynik walidacji prezentowany jest w tabeli w kolumnie Status np.:

3. Możliwe błędy walidacji:
   1. Niewłaściwa wartość np. niewłaściwa stawka VAT 
   2. Niewłaściwe formatowanie komórki np. nieprawidłowy format daty
   3. Nieuzupełnione pole wymagane np. brak kontrahenta
   4. Błąd walidacji daty np. data faktury w pliku jest wcześniejsza niż data ostatniej faktury wystawionej w SaldeoSMART
   5. Błąd walidacji daty np. data wykonania usługi jest późniejsza niż 30 dni od daty wystawienia 
   6. Nabywca (nazwa skrócona kontrahenta) nie występuje w bazie kontrahentów w SaldeoSMART
   7. Miesiąc jest zamknięty przez księgowego.
   8. Faktury dla nievatowca nie można wysłać do KSeF, bez ustawionej w konfiguracji fakturowania podstawy zwolnienia podmiotowego z VAT (stawka ZW)
4. Po wprowadzeniu poprawek plik należy ponownie pobrać.

Informacje e-mail o zakończonym procesie wystawiania faktur lub przerwaniu procesu

1. Po wystawieniu faktur system wyśle email informujący o wyniku o treści:

2. W przypadku, gdy proces wystawiania faktur zostanie przerwany i nie została wystawiona żadna faktura użytkownik otrzyma emailem raport o przyczynach takiej sytuacji np. :

3. W przypadku, gdy proces został przerwany a część faktur została już wystawiona użytkownik otrzyma informację o ostatniej wystawionej fakturze i przyczynach przerwania procesu np.:

4. Możliwe przyczyny przerwania procesu wystawiania faktur z pliku:
   1. Użytkownik ręcznie wystawił fakturę w trakcie trwania automatycznego wystawiania faktur
   2. W trakcie procesu kontrahent (nazwa skrócona) został usunięty z bazy kontrahentów w SaldeoSMART lub zmieniona została nazwa skrócona.
   3. Limit faktur został przekroczony

👉  Import faktur z Excela - oznaczenie wysyłki do KSeF, do kontrahenta oraz import szkiców