Dokumenty z wybranego etapu obiegu pod jednym kliknięciem
Zapisz własny filtr z etapem obiegu i otwieraj dokumenty, które na nim czekają, bez ustawiania filtrów od nowa.
Czy to znasz?
Dokumentów w obiegu przybywa, a Ty chcesz zobaczyć tylko te z jednego etapu.
Za dużo dokumentów na liście. Widzisz dokumenty ze wszystkich etapów, a potrzebujesz tych, które czekają na Twoją decyzję.
Te same ustawienia codziennie. Za każdym razem wybierasz ten sam etap w oknie filtrowania.
Brak szybkiego podglądu. Nie wiesz, ile dokumentów jest na danym etapie, dopóki nie przejrzysz listy.
Pytania do współpracowników. Pytasz, gdzie jest konkretna faktura, bo trudno ją znaleźć wśród pozostałych.
Rozwiązanie: własny filtr z etapem
Wybierz etap w oknie filtrowania, zapisz filtr pod własną nazwą i korzystaj z niego, kiedy tylko chcesz. Filtr pojawia się nad Listą dokumentów, obok filtrów „Moje” i „Inny”.
- Otwierasz Listę dokumentów.
- Otwierasz panel filtrowania.
- Wybierasz etap.
- Klikasz
Filtruj. - Następnego dnia robisz to samo od początku.
- Otwierasz Listę dokumentów.
- Klikasz nazwę swojego filtra, np.
Do akceptacji. - Widzisz dokumenty z wybranego etapu.
W jednym filtrze możesz połączyć etap z innymi kryteriami, np. typem dokumentu, kontrahentem, kwotą lub wymiarami.
Jak zapisać filtr z etapem obiegu
Zajmuje to kilka chwil i robisz to jednorazowo.
1. Wejdź na Listę dokumentów wybranej firmy.
2. Otwórz panel filtrowania i wybierz etap, który Cię interesuje. Jeśli chcesz, dodaj kolejne kryteria.
3. Zamiast przycisku Filtruj wybierz Filtruj i zapisz filtr.
4. Wpisz nazwę filtra (maksymalnie 15 znaków) i wskaż kolejność wyświetlania.
5. Kliknij Zapisz.
Po zapisaniu:
- zobaczysz krótkie potwierdzenie,
- filtr pojawi się nad Listą dokumentów, w wybranym miejscu,
- lista od razu zostanie przefiltrowana,
- na przycisku filtra pojawi się kropka, która oznacza, że filtr jest aktywny.
Żeby wrócić do pełnej listy, wyczyść filtr.
Jak możesz z tego korzystać
Kilka pomysłów na filtry z etapem obiegu:
Do Twojej akcji. Filtr z etapem, na którym Ty podejmujesz decyzję. Otwierasz go na początku dnia pracy.
Zatrzymane dokumenty. Filtr z etapem, na którym dokumenty zwykle czekają najdłużej. Sprawdzasz go regularnie.
Osobny filtr na etap. Jeśli śledzisz kilka etapów, zapisz filtr dla każdego i ustaw je w wygodnej kolejności.
Etap i kontrahent. Połącz etap z nazwą kontrahenta, aby szybko znaleźć jego dokumenty w konkretnym miejscu obiegu.
Etap i typ dokumentu. Oddziel np. faktury kosztowe od pozostałych dokumentów na tym samym etapie.
Dla kogo: dla każdego użytkownika Listy dokumentów, po stronie biura rachunkowego i klienta biura, a także w pakietach dla Firm.
⚠️ Dobrze wiedzieć
- Filtrować można tylko po etapie, na którym jest co najmniej jeden dokument z listy. Nie da się zapisać filtra na etap, na którym nie ma jeszcze żadnych dokumentów.
- Filtry własne są prywatne. Widzi je tylko osoba, która je utworzyła.
- Filtr jest przypisany do jednej firmy. Jeśli pracujesz na kilku firmach, w każdej zapisz go osobno. Kopiowanie filtra do innej firmy nie jest jeszcze możliwe.
- Nazwa filtra może mieć maksymalnie 15 znaków.
- Kryteriów zapisanego filtra nie można edytować. Aby coś zmienić, zapisz nowy filtr, a stary usuń.
Kolejność filtrów i ich usuwanie ustawisz w oknie otwieranym ikoną trybika nad Listą dokumentów.
Najczęściej zadawane pytania
Czy inni użytkownicy zobaczą mój filtr z etapem?
Nie. Własne filtry widzi tylko osoba, która je utworzyła, nawet jeśli inni pracują na tej samej firmie.
Czy mogę zmienić etap w zapisanym filtrze?
Nie, edycja zapisanych filtrów nie jest jeszcze dostępna. Zapisz nowy filtr z innym etapem i usuń stary, jeśli już go nie potrzebujesz.
Pracuję na kilku firmach. Czy muszę zapisywać filtr w każdej z nich?
Tak. Filtr jest przypisany do konkretnej firmy, więc w każdej firmie trzeba zapisać go osobno.
Gdzie znajdę zapisane filtry?
Nad Listą dokumentów, obok filtrów „Moje” i „Inny”.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.