Wybór odpowiedniego pakietu w SaldeoSMART zależy od indywidualnych potrzeb Twojej firmy – od prostego fakturowania po zaawansowane zarządzanie dokumentami, budżetami i procesami akceptacji w obiegu dokumentów. Niniejszy artykuł porównuje cztery dostępne pakiety dla firm: Asystent e-faktur, Asystent firmy, Specjalista dla firm oraz Ekspert dla firm.
Na jakie pytania odpowiada ten artykuł?
Jakie są główne różnice funkcjonalne i cenowe między pakietami dla firm?
Który pakiet wybrać w zależności od wielkości firmy i potrzebnego poziomu automatyzacji?
Jakie funkcje są dostępne w standardzie poszczególnych pakietów, a które wymagają dodatkowej opłaty?
W celu ułatwienia doboru pakietu poniżej przedstawiamy najczęstsze sytuacje decyzyjne klientów:
Przypadek 1: Potrzeba jedynie podstawowego fakturowania
„Moja firma potrzebuje tylko prostego programu do wystawiania niewielkiej liczby faktur i wysyłania ich do KSeF, bez ponoszenia stałych kosztów miesięcznych”.
Firma prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, wystawia maksymalnie do 5 faktur w miesiącu i nie potrzebuje zaawansowanego obiegu dokumentów ani odczytywania (OCR) faktur kosztowych na szeroką skalę.
Rozwiązanie: Wybierz pakiet Asystent e-faktur, który jest całkowicie bezpłatny i oferuje możliwość wystawienia do 5 faktur miesięcznie oraz podstawowe pobieranie i archiwizowanie dokumentów.
Przypadek 2: Konieczność automatyzacji odczytu faktur zakupowych bez obiegu dokumentów
„Chcę przestać ręcznie przepisywać faktury kosztowe i automatycznie pobierać transakcje bankowe, ale nie potrzebuję budżetowania ani zaawansowanego zarządzania zadaniami pracowników”.
Firma generuje i otrzymuje więcej niż kilka dokumentów miesięcznie, przez co ręczne wprowadzanie danych staje się uciążliwe, jednak struktura organizacyjna jest płaska i nie wymaga wieloetapowego zatwierdzania kosztów.
Rozwiązanie: Wybierz pakiet Asystent firmy. Pozwala on na nielimitowane wystawianie faktur, automatyczne pobieranie wyciągów bankowych oraz zapewnia 20 kredytów miesięcznie m.in na odczytywanie dokumentów zakupowych.
Przypadek 3: Potrzeba integracji z programem księgowym i zarządzania kosztami
„Chcę, aby system automatycznie łączył faktury z płatnościami, przesyłał dane bezpośrednio do mojego programu księgowego i pozwalał mi kontrolować koszty w ramach budżetów”.
Dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwo potrzebuje ścisłej współpracy między działem operacyjnym a księgowością oraz zaawansowanych raportów zarządczych i automatyzacji rozliczeń bankowych.
Rozwiązanie: Wybierz pakiet Specjalista, który w standardzie zawiera pełą integrację z programami księgowymi, moduł zarządzania zadaniami pracowników oraz raporty finansowe.
Przypadek 4: Wymóg dedykowanych ścieżek akceptacji i wielu użytkowników obiegowych
„Moja firma posiada strukturę wielodziałową, gdzie faktura kosztowa przed opłaceniem musi przejść zatwierdzenie przez kierownika działu, a następnie dyrektora finansowego”.
Duża liczba dokumentów kosztowych i rozproszona struktura firmy wymagają ścisłej kontroli przepływu dokumentów (obiegu) oraz nadawania szczegółowych uprawnień dla wielu pracowników.
Rozwiązanie: Wybierz pakiet Ekspert. Jest to jedyny pakiet, który w standardzie oferuje możliwość tworzenia typów dokumentów, własne, wieloetapowe obiegi dokumentów, obsługę 10 użytkowników obiegowych w cenie oraz bezterminowe przechowywanie dokumentów.
Porównanie pakietów
Szczegółowe porównanie pakietów i funkcji w ramach pakietów dostępne jest na naszej stronie: https://www.saldeosmart.pl/cennik/firma
Czym się różnią funkcje w pakietach dla firm?
📄Wystawianie faktur sprzedażowych
Wszystkie cztery pakiety pozwalają wystawiać faktury VAT, faktury zaliczkowe, korekty, proformy oraz faktury walutowe.
- Asystent e-faktur: wystawianie faktur jest ograniczone do 5 faktur miesięcznie. Tworzenie szkiców faktur (wersji roboczych) również jest ograniczone do 5 faktur miesięcznie.
- Asystent firmy, Specjalista firmy, Ekspert firmy: wystawianie faktur i tworzenie szkiców faktur jest bez limitu.
Dodatkowe funkcje dostępne we wszystkich pakietach: historia wystawiania i wysyłki faktur do KSeF.
Funkcje dostępne tylko w pakietach Specjalista firmy i Ekspert firmy:
- kategoryzacja faktur pod kątem programów księgowych, dostępne jest tylko wtedy gdy na koncie uruchomiony program księgowy: enova365, Optima, Insert),
- eksport wystawionych faktur do programu księgowego.
📥 Dodawanie faktur zakupowych jako pliki (pdf, jpg, png)
- Asystent e-faktur: dodawanie faktur zakupowych do systemu jest ograniczone do 20 dokumentów miesięcznie.
- Asystent firmy, Specjalista firmy, Ekspert firmy: dodawanie faktur zakupowych jest bez limitu.
Funkcje dostępne w pakietach Asystent firmy, Specjalista firmy, Ekspert firmy:
- dodawanie załączników do faktur,
- kategoryzacja i wymiarowanie faktur zakupowych,
- ustawianie parametrów, wymiarów i typu dokumentu przy użyciu AI dla faktur pobranych z KSeF,
- podgląd faktury w programie księgowym (eksport faktur zakupowych do programu księgowego)
W pakietach Specjalista firmy i Ekspert firmy ustawianie parametrów AI dla faktur z KSeF jest rozliczane w kredytach: 1 kredyt odpowiada 1 fakturze.
⚡ KSeF
Funkcjonalności związane z KSeF są bezpłatne we wszystkich pakietach, ale w pakiecie Asystent e-faktur obowiązują limity:
- wysyłka faktur sprzedaży do KSeF: bezpłatna, w ramach 5 faktur miesięcznie,
- numer KSeF dla faktury i status wysyłki: w ramach 5 faktur miesięcznie,
- pobieranie faktur zakupowych z KSeF: bezpłatne, w ramach 20 dokumentów miesięcznie.
W pakietach Asystent firmy, Specjalista firmy i Ekspert firmy powyższe funkcje działają bez limitu.
Dodatkowo, w pakietach Asystent e-faktur, Asystent firmy, Specjalista, Ekspert dostępne są:
- ustawienie kontrahenta niestandardowego dla faktur pobranych z KSeF,
- akceptacja faktur z KSeF w ramach tzw. mini obiegu (prosty, jednoetapowy obieg akceptacji).
🔍 OCR - odczytywanie dokumentów
OCR to funkcja automatycznego odczytu danych z dokumentów. W pakietach Specjalista firmy i Ekspert firmy odczyt faktur rozliczany jest w kredytach: 1 kredyt odpowiada 1 stronie dokumentu.
- Asystent e-faktur: odczyt faktur w ramach 5 kredytów miesięcznie.
- Asystent firmy: odczyt faktur w ramach 20 kredytów miesięcznie.
- Specjalista firmy i Ekspert firmy: odczyt faktur rozliczany według zużytych kredytów z puli pakietu (bez sztywnego miesięcznego limitu liczby faktur - liczy się liczba dostępnych kredytów).
Funkcje dostępne tylko w pakietach Specjalista firmy i Ekspert firmy:
- OCR wyciągów bankowych (1 kredyt odpowiada 3 pobranym transakcjom).
Funkcje dodatkowo płatne, niezależnie od pakietu:
- odczytywanie pozycji towarowych z faktur - dostępne jako płatny dodatek dla pakietów Specjalista firmy i Ekspert firmy, koszt to 15% wartości posiadanego pakietu miesięcznie,
- odczytywanie kodów kreskowych - cena ustalana indywidualnie z producentem, BrainSHARE IT.
🔄 Obieg dokumentów
- Asystent e-faktur i Asystent firmy: dostępne są tylko podstawowe obiegi dla dokumentów typu Faktura, Umowa i Pismo. Oznacza to prosty proces: dodanie dokumentu, weryfikację i zatwierdzenie, oraz podgląd dokumentu.
- Specjalista firmy: zawiera funkcje pakietu Asystent firmy, pakiet nie dodaje możliwości posiadana własnych, konfigurowalnych obiegów dokumentów.
- Ekspert firmy: jako jedyny pakiet umożliwia tworzenie własnych, wieloetapowych ścieżek akceptacji dokumentów, dopasowanych do struktury organizacyjnej firmy. Dodatkowo dostępne są: tworzenie własnych typów dokumentów, tworzenie grup użytkowników, nadawanie uprawnień grupom użytkowników, nadawanie uprawnień do wymiarów dokumentów, historia zmian dla dokumentów oraz statystyki i raporty pracy nad dokumentami.
🗄️ Archiwum dokumentów
Wszystkie pakiety zawierają archiwum faktur kosztowych i zakupowych z wyszukiwarką.
- Asystent e-faktur: dodawanie dokumentów typu Umowa, Pismo, Proforma jest ograniczone do 20 dokumentów miesięcznie.
- Asystent firmy, Specjalista firmy, Ekspert firmy: dodawanie tych dokumentów jest bez limitu.
Tylko pakiet Ekspert firmy pozwala dodatkowo na tworzenie własnych typów dokumentów w archiwum.
⚠️ Okres przechowywania dokumentów różni się w zależności od pakietu:
- w pakietach Asystent e-faktur, Asystent firmy i Specjalista firmy dokumenty są przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,
- w pakiecie Ekspert firmy dokumenty są przechowywane bezterminowo, przez cały okres trwania umowy.
💳 Rozrachunki i płatności
- Asystent e-faktur i Asystent firmy: brak integracji z bankiem i brak automatycznego pobierania transakcji bankowych. Dostępne jest generowanie elektronicznych przelewów walutowych i w PLN oraz opcja e-płatności za faktury wystawione w SaldeoSMART.
-
Specjalista firmy i Ekspert firmy: dodatkowo dostępne są:
- integracja z bankiem i wyświetlanie stanu konta bankowego (koszt w ramach 10 kredytów miesięcznie),
- automatyczne pobieranie transakcji z rachunku bankowego (1 kredyt odpowiada 3 pobranym transakcjom),
- automatyczne wymiarowanie transakcji,
- automatyczne rozliczenia na podstawie pobranych transakcji bankowych lub wyciągu bankowego.
📊 Budżetowanie
Funkcja planowania i kontroli kosztów firmy (budżety kosztowe) jest dostępna tylko w pakietach Specjalista firmy i Ekspert firmy. W pakietach Asystent e-faktur i Asystent firmy ta funkcja nie jest dostępna.
📈 Rozliczenia finansowe
Podstawowe rozliczenia księgowe, historia rozliczeń miesięcznych oraz kontrola płatności podatków i ZUS (wraz z przypomnieniami) są dostępne tylko w pakietach Specjalista firmy i Ekspert firmy.
📋 Zarządzanie zadaniami
Tworzenie zadań własnych i dla pracowników, łączenie zadań z dokumentami, tworzenie zadań cyklicznych, historia zmian na zadaniach oraz logowanie i raporty czasu pracy są dostępne tylko w pakietach Specjalista firmy i Ekspert firmy. Centrum powiadomień jest dostępne we wszystkich pakietach.
💰 Kasa
Wystawianie dokumentów KP i KW oraz generowanie raportów kasowych są dostępne w pakietach Asystent firmy, Specjalista firmy i Ekspert firmy. Funkcja ta nie jest dostępna w pakiecie Asystent e-faktur.
👉 Kasa
👥 Kadry
Lista pracowników firmy, przypomnienia o terminach ważności (badania, szkolenia, umowy) oraz elektroniczne teczki pracownicze są dostępne w pakietach Asystent firmy, Specjalista firmy i Ekspert firmy.
Podgląd własnej teczki pracowniczej przez pracownika:
- w pakiecie Ekspert firmy funkcja jest dostępna w standardzie,
- w pakietach Asystent firmy i Specjalista firmy funkcja jest dostępna jako płatny dodatek,
- w pakiecie Asystent e-faktur funkcja nie jest dostępna w ogóle.
👉 Kadry
💵 Rozliczanie zaliczek pracowniczych
Funkcja pozwala pracownikom dodawać poniesione wydatki służbowe oraz generować rozliczenia.
- Ekspert firmy: funkcja dostępna w pełni bezpłatnie, w standardzie pakietu.
- Asystent firmy i Specjalista firmy: funkcja dodatkowo płatna, wymaga wykupienia rozszerzenia.
- Asystent e-faktur: funkcja całkowicie niedostępna.
⚙️ Zarządzanie firmą (konfiguracja i uprawnienia)
- Specjalista firmy i Ekspert firmy: możliwość dodania dodatkowej firmy w ramach grupy kapitałowej (koszt: 22 zł miesięcznie w pakiecie Specjalista firmy, 45 zł miesięcznie w pakiecie Ekspert firmy).
- Ekspert firmy: dodatkowo możliwość dokupienia użytkowników obiegowych (koszt: 45 zł za każdego dodatkowego użytkownika miesięcznie) oraz zaawansowane uprawnienia dla użytkowników (uprawnienia obiegowe). W pozostałych pakietach dostępne są tylko podstawowe uprawnienia dla użytkowników.
🔌 Integracje, aplikacja mobilna i wsparcie
Funkcje dostępne we wszystkich czterech pakietach:
- interfejs w innych językach (angielski, niemiecki, ukraiński),
- aplikacja mobilna dla pracowników,
- bezpłatne szkolenia i webinaria,
- Centrum Pomocy,
- bezpłatna infolinia.
Integracja z programem księgowym, SaldeoPULPIT (automat do przesyłania skanów ze skanera), SaldeoAGENT (do pracy terminalowej) oraz dostęp do API są dostępne tylko w pakietach Specjalista firmy i Ekspert firmy. Synchronizacja danych z konkretnym programem księgowym wymaga dodatkowo zakupu odpowiedniego dodatku integracyjnego.
Dodatki płatne i usługi opcjonalne
Jeśli wybrany pakiet nie posiada danej funkcji w standardzie, możesz skorzystać z płatnych rozszerzeń:
Rozliczanie zaliczek oraz podgląd własnej teczki pracowniczej (dla pakietów Asystent firmy i Specjalista) – koszt: 30 zł netto miesięcznie.
Odczytywanie pozycji towarowych z faktur (dla pakietów Specjalista i Ekspert) – koszt: +15% wartości posiadanego pakietu.
Odczytywanie kodów kreskowych – cena ustalana jest indywidualnie z producentem (BrainSHARE IT).
Dodatki integracyjne – synchronizacja danych z dedykowanymi programami księgowymi wymaga zakupu odpowiedniego dodatku integracyjnego.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.