Panel Pracownika -

Zaliczki pracownicze 

  

---

1. Dostęp i uprawnienia do Pakietu Zaliczki pracownicze

Dostęp do pakietu Zaliczki pracownicze zależy od wybranej oferty cenowej i może zostać nadany dla całego Konta SaldeoSMART (WSZYSTKICH obsługiwanych Firm w ramach Konta) lub jedynie dla WYBRANYCH Firm (np. w przypadku Biur rachunkowych).

Uprawnienia do modułu Zaliczek są nadawane:

• na poziomie danej Firmy - umożliwiają włączenie lub wyłączenie tego modułu danej Firmie,
• dla użytkowników po stronie Panelu Księgowego,
• dla użytkowników po stronie Panelu Firmy.

Pakiet Zaliczek może być używany jako samodzielny moduł lub jako rozszerzenie innych pakietów: Odczytywanie dokumentów, Obieg dokumentów, Komunikacja z klientem, Fakturowanie.

1.1. Nadawanie uprawnień do Zaliczek dla użytkowników po stronie Panelu Księgowego

Aby nadać uprawnienia do Zaliczek dla Użytkownika po stronie Panelu Księgowego należy zalogować się do aplikacji SaldeoSMART loginem Administracyjnym i wybrać: Konfiguracja → Użytkownicy

 

 

Na ekranie pojawi się Lista użytkowników z dostępem do Panelu Księgowego.

Jeśli nie mamy jeszcze zbudowanej Listy użytkowników, należy w pierwszej kolejności dodać użytkowników na Listę, a następnie przejść do ustawiania uprawnień opisanych w tym paragrafie.

Na Liście należy wybrać użytkownika, któremu chcemy nadać uprawnienia do modułu Zaliczek, klikając ikonę “kropek” na końcu wiersza z jego danymi.

Na ekranie pojawi się formularz:

W formularzu należy:

• wskazać Przełożonego użytkownika - przełożony będzie miał uprawnienia do akceptacji lub odrzucenia wydatków Użytkownika poczynionych z otrzymanej zaliczki.

• Jeśli dana osoba nie posiada przełożonego, pole należy pozostawić puste.
•  Jeśli dana osoba podlega kilku osobom, można wybrać kilku Przełożonych,

• określić Prawa dostępu do Zaliczek, według poniższych zasad:

• Jeśli użytkownik ma posiadać prawo wyłącznie dodawania własnych zaliczek lub dodawania zaliczek swoich podwładnych, należy okienko Prawo do rozliczania zaliczek pozostawić PUSTE,
• Jeśli użytkownik pełni role księgowe i odpowiada za rozliczanie zaliczek pracowników, należy ZAZNACZYĆ okienko Prawo do rozliczania.

 

Poziomy uprawnień w module Zaliczek

Uprawnienia do modułu Zaliczek przyjmują 3 poziomy:

• Zwykły Użytkownik - osoba, która może pobierać zaliczki oraz dokonywać wydatków
• Przełożony - osoba posiadające uprawnienia Zwykłego Użytkownika oraz prawo akceptacji lub odrzucania zaliczek i wydatków Użytkowników, dla których został wskazany jako Przełożony,
• Księgowy (Użytkownik z Prawem rozliczania zaliczek) - osoba posiadająca dostęp do zaliczek i wydatków wszystkich Pracowników Firmy. Posiada uprawnienia Zwykłego Użytkownika, Przełożonego oraz prawo tworzenia rozliczenia zaliczki.

1.2. Zbiorcze nadawanie uprawnień dla użytkowników

Aby nadać uprawnienia do modułu Zaliczek zbiorczo dla wielu użytkowników z Listy należy zaznaczyć na Liście wybranych Użytkowników, a następnie wybrać opcję Zmień wybrane → Przydziel moduły.

 

 

Aby określić Przełożonego zbiorczo dla wielu użytkowników z Listy należy zaznaczyć na Liście wybranych użytkowników, a następnie wybrać opcję Zmień wybrane → Określ przełożonego.

1.3. Nadawanie dostępu do modułu Zaliczek dla obsługiwanych Firm

Aby włączyć dostęp do modułu Zaliczek dla danej Firmy, należy zalogować się do aplikacji SaldeoSMART loginem Administracyjnym po stronie Panelu Księgowego i wybrać w menu głównym: Firma → Lista firm

Jeśli nie mamy jeszcze zbudowanej Listy Firm, należy w pierwszej kolejności dodać Firmę na Listę, a następnie przejść do ustawiania dostępu opisanego w tym paragrafie.

Na liście Firmę należy znaleźć Firmę, której chcemy włączyć dostęp do Zaliczek, wejść w edycję firmy i zaznaczyć pole Zaliczki

W ustawieniach Firmy w sekcji Uruchomione moduły należy zaznaczyć opcję “Zaliczki” i kliknąć przycisk “Zapisz zmiany”. 

 

W ten sposób włączamy dostęp do Zaliczek dla danej Firmy.

Automatycznie dostęp do zaliczek zostanie włączony wszystkim użytkownikom po stronie Panelu Firmy.

UWAGA!

W przypadku, gdy konto SaldeoSMART posiada dostęp do Zaliczek w opcji tylko dla WYBRANYCH Firm możliwość przydzielania i odpinania modułu Zaliczek dla Firmy będzie niedostępna. Zmiana ta wymaga kontaktu z Biurem Obsługi SaldeoSMART pod adresem obsluga@saldeosmart.pl.

 

1.4. Nadawanie uprawnień do Zaliczek użytkownikom po stronie Panelu Firmy

Aby włączyć dostęp do Zaliczek użytkownikowi po stronie Firmy należy zalogować się do aplikacji SaldeoSMART loginem głównym Firmy i wybrać w prawym górnym rogu: → Użytkownicy.

Zasady nadawania uprawnień są analogiczne jak dla użytkowników Panelu Księgowego, opisane w par. 1.1. i par. 1.2.

---

2. Dodawanie zaliczki

Aby dodać zaliczkę należy wybrać w menu głównym + Dodaj → Zaliczkę.

lub

Na liście zaliczek pracownika

 

Na ekranie pojawi się następujący formularz:

W ramach dostępnego formularza należy wybrać:

• Firmę, do której należy pracownik – to pole dostępne jest wyłącznie z poziomu Panelu Księgowego
• Pracownika – jeśli pracownik nie pełni roli przełożonego lub nie ma prawa do rozliczania zaliczek, to pole to NIE będzie widoczne
• Datę otrzymania zaliczki
• Kwotę zaliczki wraz z walutą
• Formę płatności – do wyboru jest gotówka, przelew, karta przedpłacona
• Komentarz (pole opcjonalne).

 

Tak wprowadzona zaliczka pojawi się na Liście zaliczek i wydatków pracownika z odpowiednim statusem.

 

 

Zaliczka może przyjąć 1 z 3 statusów:

• niezweryfikowana – to zaliczka wprowadzona przez pracownika, który ma wskazanego przełożonego.
• zweryfikowana – to zaliczka wprowadzone przez pracownika, który nie ma przełożonego lub  zaliczka wprowadzone przez Przełożonego na listę pracownika, który jest jego podwładnym
• rozliczona – to zaliczka sprawdzona i rozliczone przez użytkownika z prawem do rozliczania  zaliczek. Zasady rozliczania zaliczek są dostępne w dalszej części instrukcji.

3. Dodawanie wydatku

Aby dodać wydatek należy wybrać w menu głównym + Dodaj → Wydatek do zaliczki.

 

Na ekranie pojawi się następujący formularz:

W ramach dostępnego formularza należy wybrać:

• Firmę, do której należy pracownik – to pole dostępne jest wyłącznie z poziomu Panelu Księgowego

• Pracownika – jeśli pracownik nie pełni roli przełożonego lub nie ma prawa do rozliczania zaliczek, to pole nie będzie widoczne.
• Datę poniesienia wydatku
• Numer faktury
• Kontrahenta - z dostępnej Bazy kontrahentów. Jeśli kontrahent nie występuje w bazie, należy go najpierw dodać
• Kwotę wydatku wraz z walutą
• Formę płatności – do wyboru jest gotówka, przelew, karta firmowa lub karta przedpłacona
• Komentarz (pole opcjonalne).

 

Tak wprowadzony wydatek pojawi się na Liście zaliczek i wydatków pracownika z odpowiednim statusem.

Wydatek może przyjąć 1 z 4 statusów:

• niezweryfikowany – to wydatek wprowadzony przez pracownika, który ma wskazanego przełożonego.
• zweryfikowany – to wydatek wprowadzony przez pracownika, który nie ma przełożonego lub wydatek wprowadzony przez Przełożonego w imieniu swojego podwładnego,
• nie polega – to wydatek odrzucony przezpPrzełożonego, jako niepodlegający rozliczeniu z otrzymaną zaliczkę,
• rozliczony – to wydatek sprawdzony i rozliczony przez użytkownika z prawem do rozliczania zaliczek. Zasady rozliczania zaliczek są dostępne w dalszej części instrukcji.

 

4. Lista zaliczek i wydatków

 

Każdy użytkownik, któremu nadano dostęp do modułu Zaliczek ma prawo wprowadzania własnych zaliczek i wydatków.

Aby wejść na Listę własnych zaliczek i wydatków należy w menu głównym wybrać opcję Zaliczki → Moje zaliczki.

 

 

 

 

Jeśli użytkownik pełni rolę przełożonego lub posiada prawo do rozliczania zaliczek, może zobaczyć Listę zaliczek i wydatków innych użytkowników.

 

W tym celu należy wybrać w menu Zaliczki → Lista pracowników. 

 

 

 

Na ekranie pojawi się następująca Lista:

By zobaczyć szczegółową listę zaliczek i wydatków pracownika, należy kliknąć myszką na wybrany wiersz na liście.

 

Nad tabelą znajdują się następujące informacje:

• Saldo z  poprzedniego rozliczenia – pokazuje jakie środki pozostały dla pracownika z  poprzedniego rozliczenia,
• Saldo bieżące – saldeo z poprzedniego rozliczenia powiększone o nowe otrzymane zaliczki (w statusie innym niż rozliczone) i pomniejszone o dokonane wydatki (w statusie innym niż rozliczone lub nie podlega)
• Wypłacone zaliczki bieżące – zaliczki w statusie: niezweryfikowana, zweryfikowana.
• Wprowadzone wydatki nierozliczone –  wydatki w statusie: niezweryfikowane, zweryfikowane.

 

UWAGA!

Powyższe 4 wartości nie zmieniają się w zależności od nadanych filtrów na liście. Jest to zawsze aktualny stan rozliczeń z pracownikiem, bazujący na pełnej liście.

 

Lista zaliczek i wydatków zawiera następujące dane:

• Datę zaliczki/wydatku,
• Nr faktury – dla wydatków jest to nr faktury podany przez Użytkownika, dla zaliczek w tej kolumnie zawsze wpisane jest słowo ZALICZKA
• Kontrahent – jeśli podano,
• Opis,
• Wartość zaliczki – kwota wypłaconej zaliczki wraz z oznaczeniem waluty,
• Wartość faktury – kwota wydatku wraz z oznaczeniem waluty,
• Status – wraz z informacją jaki użytkownik ustawił bieżący status i kiedy,
• Data dodania,
• Akcje: edytuj, usuń, zmień status.

 

Nad tabelą dostępne są również filtry, które umożliwiają szybkie wyszukanie zaliczki lub wydatku po kryteriach tj. status, forma płatności, opis, kwota (od... do...), data (od… do…).

 

5. Operacje na Liście zaliczek i wydatków

 

Na Liście zaliczek i wydatków dostępne są następujące operacje:

• edycja zaliczki lub wydatku – dostępna w kolumnie Akcje → ikona karteczki z ołówkiem

Prawa do edycji posiada:

• Pracownik, którego dotyczy zaliczka lub wydatek – gdy zaliczka lub wydatek są w statusie „niezweryfikowany”,
• Przełożony - w stosunku do zaliczek i wydatków swoich Podwładnych w statusie: „niezweryfikowany”, „zweryfikowany”, „nie podlega”.
• Użytkownik z prawem do rozliczania zaliczek – w stosunku do wszystkich zaliczek i wydatków w statusie: „niezweryfikowany”,  „zweryfikowany”, „nie podlega”.        

• usuwanie zaliczki lub wydatku – dostępna w kolumnie Akcje → ikona kosza.

Prawa do usuwania są zgodne z prawami do edycji.

• zmiana statusu – dostępna w kolumnie Akcje → ikona zielonej fajki lub jako zmiana zbiorcza za pomocą przycisku Zmień wybrane nad tabelą.

Prawo do zmiany statusu posiada:

• Przełożony – w stosunku do zaliczek i wydatków swoich Podwładnych w statusie: „niezweryfikowany”, „zweryfikowany”, „nie podlega”.
• Użytkownik z prawem do rozliczania zaliczek – w stosunku do wszystkich zaliczek i wydatków w statusie: „niezweryfikowany”, „zweryfikowany”, „nie podlega”.

6. Lista współpracowników

 

By wejść na Listę pracowników, należy w menu głównym wybrać opcję Zaliczki → Lista współpracowników.

 

Ta opcja jest widoczna tylko wtedy, gdy dany Użytkownik jest czyimś Przełożonym lub posiada prawo do rozliczania zaliczek.

 

 

Lista pracowników zawiera:

• listę podwładnych użytkownika, jeśli został wskazany jako przełożony,
• listę wszystkich użytkowników Firmy, dla których użytkownik pełni rolę rozliczającego zaliczki (rolę Księgową).

 

 

Na Liście Pracowników znajdują się następujące dane:

• imię i nazwisko pracownika,
• Saldo z poprzedniego okresu
• Wypłacone zaliczki
• Wprowadzone wydatki
• Saldo bieżące
• Akcje: przejdź do Listy zaliczek i wydatków, przejdź do Listy rozliczeń, Dodaj zaliczkę oraz Dodaj wydatek.

7. Generowanie rozliczenia w PDF

 

Na Liście zaliczek i wydatków dostępna jest opcja generowania rozliczenia do pliku PDF.

W tym celu należy zaznaczyć na Liście wybrane pozycje, dla których chcemy wygenerować rozliczenie, a następnie nad tabelą wybrać opcję Pobierz rozliczenie.

UWAGA!

Do rozliczenia brane są pod uwagę zaliczki i wydatki w statusie „niezweryfikowane”, „zweryfikowane”.

Do rozliczenia NIE pobierane są zaliczki i wydatku już wcześniej rozliczone (w statusie: „rozliczony”) lub nie podlegające rozliczeniu (w statusie: „nie podlega”).

 

8. Rozliczanie zaliczek i wydatków

 

Aby móc rozliczać zaliczki należy mieć przydzielone w Ustawieniach konta prawo “Rozliczania zaliczek” (patrz. pkt. 1)

Aby rozliczyć zaliczki i wydatki wybranego pracownika, należy wejść na jego Listę zaliczek i wydatków,  zaznaczyć, pozycje, które chcemy rozliczyć, a następnie wybrać Zmień wybrane → Utwórz rozliczenie.

 

Na ekranie pojawi się okno modalne:

 

Rozliczenia tworzone są według walut (osobno dla każdej waluty).

Na formularzu prezentowana jest kwota rozliczenia wraz z możliwością odnotowania, że:

• Pracownik dokonał zwrotu całej lub części pozostałej nadwyżki (rysunek powyżej)
• Pracownik otrzymał zwrot brakującej kwoty - jeśli wydatki przekroczyły kwotę otrzymanych zaliczek.

Po poprawnym uzupełnieniu formularza i wybraniu opcji Utwórz, powstaje rozliczenie pracownika.

Na Liście zaliczek i wydatków pracownika zaznaczone pozycje zyskują status “rozliczone”. Dla zaliczek i wydatków rozliczonych nie można już dokonywać ich edycji lub usunięcia. (Aby cofnąć całą operację, należy wejść na Listę rozliczeń, usunąć rozliczenie i utworzyć je ponownie.)

Po utworzeniu rozliczenia  aktualizują się również salda rozliczenia nad tabelą.

Utworzone rozliczenie znajduje się w tabeli: Lista rozliczeń (pkt. 9).

 

9. Lista rozliczeń

Lista rozliczeń zawiera wszystkie dotąd wygenerowane rozliczenia danego pracownika.

Aby wejść na Listę rozliczeń należy:

• na Liście zaliczek i wydatków pracownika kliknąć w wybrane rozliczenie (nr ID w kolumnie Akcje),

lub

• wejść w menu głównym w Zaliczki → Lista pracowników, a następnie na Liście kliknąć ikonę przejścia na Listę rozliczeń dla wybranego pracownika.

 

Lista rozliczeń wygląda następująco:

Z poziomy listy rozliczeń można z poziomu kolumny Akcje:

• pobrać rozliczenie do pliku PDF,
• przejść na Listę zaliczek  i wydatków należących do tego rozliczenia,
• usunąć rozliczenie - operacja usunięcia dostępna jest wyłącznie dla ostatniego przygotowanego rozliczenia w danej walucie.