Proponowanie danych kontrahenta na dokumencie pochodzącym z KSeF

Proponowanie kontrahenta na dokumencie pochodzącym z KSeF

Zmienił się sposób, w jaki system wyszukuje i przypisuje kontrahenta na dokumencie pochodzącym z KSeF. Zmiana dotyczy kont typu biuro rachunkowe oraz konta głównego na pakiecie dla firm Zmieniła się zarówno kolejność sprawdzanych źródeł, jak i to, kiedy system ustawia kontrahenta automatycznie, a kiedy tylko go proponuje.

Nowe działanie:

1. Sprawdzenie po numerze NIP w bazie kontrahentów w SaldeoSMART – jeśli znaleziono, kontrahent zostaje ustawiony (system przypisuje konkretny, jednoznaczny identyfikator, użytkownik nie musi nic dodatkowo robić).
2. Sprawdzenie po numerze NIP w bazie GUS – jeśli znaleziono, kontrahent zostaje zaproponowany (system uzupełnia dane kontrahenta, ale nie przypisuje konkretnego identyfikatora, ponieważ na tym etapie nie ma pewności, że to właściwy, jednoznaczny wpis w naszej bazie).
3. Sprawdzenie po nazwie w bazie kontrahentów w SaldeoSMART – system proponuje najlepiej dopasowanego kontrahenta.

W przypadku „propozycji” (kroki 2 i 3) użytkownik musi samodzielnie potwierdzić kontrahenta i zapisać dokument, zanim zostanie on ostatecznie przypisany.

Rozróżnienie na „ustawiamy / proponujemy” ma zapobiec sytuacjom, w których system błędnie przypisałby dokument do niewłaściwego kontrahenta w przypadkach, gdy nie ma stuprocentowej pewności co do jego tożsamości (np. dopasowanie tylko po nazwie lub tylko przez GUS, bez potwierdzenia w naszej bazie).

⚠️ Jeśli system nie może jednoznacznie wskazać kontrahenta, użytkownik musi ręcznie potwierdzić i zapisać dokument – dokument nie zostanie automatycznie przypisany do kontrahenta.

Skąd pochodzą dane kontrahenta?

Mimo że plik XML z KSeF zawiera dane adresowe, system celowo pobiera oficjalne dane z bazy GUS (REGON) zamiast bezpośrednio z pliku XML.

Dlaczego tak się dzieje? Struktura adresu w schemie KSeF uniemożliwia bezbłędne, automatyczne rozdzielenie danych na poszczególne pola (ulica, numer domu, kod pocztowy, miasto). Adres w KSeF jest często przekazywany w sposób nieustrukturyzowany (np. w jednym lub dwóch polach tekstowych).

Brak jednolitego standardu zapisu adresu w plikach XML uniemożliwia stworzenie niezawodnego mechanizmu rozdzielającego dane. Pobieranie danych z GUS gwarantuje, że dane w bazie będą poprawne, ustrukturyzowane i zgodne z oficjalnym rejestrem.

Może wystąpić sytuacja, w której dane kontrahenta na liście w systemie różnią się od tych widocznych na wizualizacji faktury.

• W SaldeoSMART: Widnieją dane pobrane z GUS.

• Na wizualizacji: Widnieją dane wpisane przez wystawcę faktury bezpośrednio do pliku XML.

Postępowanie w przypadku błędów lub braku NIP w GUS

1. Błędny NIP lub brak w bazie GUS: Jeśli numer NIP z XML jest nieprawidłowy lub nie figuruje w bazie GUS, nie nastąpi automatyczne dodanie kontrahenta do bazy Saldeo. 

2. Ręczna weryfikacja: System wyświetli formatkę dodawania nowego kontrahenta (analogicznie jak dla dokumentów pochodzących z OCR). Użytkownik będzie mógł wtedy samodzielnie uzupełnić lub skorygować dane przed zapisaniem ich w bazie - kliknięcie "Dodaj kontrahenta" na edycji dokumentu.