Wizualizacja faktury kosztowej z KSeF powinna wiernie reprezentować dane zawarte w pliku XML (struktura FA(3)). Rola SaldeoSMART polega na przetworzeniu tych danych w taki sposób, aby były czytelne, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z obowiązującymi przepisami.
SaldeoSMART, pobierając fakturę z KSeF, automatycznie generuje ją w formacie PDF, zapewniając spójność wizualną i logiczny układ elementów dokumentu.
Informacja wstępna
Na samym początku wygenerowanego dokumentu użytkownik widzi informację: "Podgląd wygenerowany na podstawie danych pobranych z KSeF". Jest to istotne oznaczenie, które informuje o źródle danych i charakterze prezentowanego dokumentu.
Kluczowe elementy wizualizacji faktury
1. Dane identyfikacyjne
-
Numer i rodzaj faktury: VAT, korygująca, zaliczkowa (Uwaga! Numer faktury nadawany jest przez podatnika)
- Data i miejsce wystawienia
- Waluta faktury
- W przypadku faktury korygującej znajduje się numer faktury korygowanej (pierwotnej), data wystawienia oraz numer KSeF faktury korygowanej o ile faktura pierwotna ma nadany numer KSeF
2. Standardowe dane sprzedawcy i nabywcy
- Nazwa firmy, adres oraz NIP (kluczowy dla identyfikacji w KSeF).
- Dane kontaktowe (e-mail, telefon), które mogą znajdować się w polach dodatkowych XML-a.
- Dane podmiotu 3 wraz z Identyfikatorem wewnętrznym (ID WEW)
3. Szczegóły transakcji i pozycje faktury
- Tabela z pozycjami: nazwa towaru/usługi, ilość, cena jednostkowa netto, stawka VAT, wartość netto, kwota VAT oraz wartość brutto.
4. Podsumowanie kwot i płatności
- Tabela stawek VAT: wartość kwot netto, VAT dla poszczególnych stawek, brutto.
- Kwota należności ogółem: Wyraźne wyróżnienie waluty i sumy całkowitej.
- Informacje o płatności: Numer konta bankowego, termin płatności oraz sposób zapłaty.
Z czego wynika w podsumowaniu stawek VAT zapis 22% lub 23%? Zapis 22% lub 23% wynika z faktu, że od stycznia 2011 r. podniesienie stawki uznane było za "tymczasowe", stawka miała ustawowo być podniesiona na kilka lat, trwa do teraz. Stawka 22% w praktyce nie istnieje, ale w przepisach obowiązuje jako punkt odniesienia, stąd widnieje tak na opisach w systemie.
5. Szczegóły korekty (dotyczy faktur korygujących)
W przypadku faktury korygującej wizualizacja zawiera:
- Szczegóły korekty
- Treść korygowanej faktury
- Tabelę porównawczą ze stanem przed korektą i stanem aktualnym
6. Adnotacje
Jeżeli w strukturze XML znajdują się adnotacje wymagane przez przepisy, zostaną one wyświetlone w dedykowanej sekcji. Mogą to być informacje dotyczące:
- Metoda kasowa
- Samofakturowanie
- Odwrotne obciążenie
- Mechanizm podzielonej płatności
7. Płatności
Sekcja zawierająca szczegółowe informacje dotyczące płatności związanych z fakturą.
8. Rozliczenie
9. Warunki transakcji
Sekcja podzielona na dwie części: dotyczącą umowy oraz zamówienia.
10. Waluta i kurs umowny
Sekcja zawiera walutę umowną, kurs umowy (6 miejsc po przecinku), warunki dostawy towaru (tekst do 256 znaków)
11. Transport
Sekcja zawiera informacje o rodzaju transportu, datach, zleceniu, przewoźniku.
12. Dodatkowe detale do pozycji
- Uniwersalny unikalny numer wiersza faktury - to stały, techniczny identyfikator danej pozycji faktury ustrukturyzowanej, umożliwiający jej jednoznaczne wskazywanie w korektach, załącznikach i systemach zintegrowanych.
- Kod wewnętrzny towaru lub usługi
- Kod GTU
13. Pozostałe informacje
Pozostałe informacje to tzw. stopka faktury. Jeżeli np. w SaldeoSMART wystawiając fakturę wpiszemy coś w uwagach to będzie to widoczne w sekcji pozostałe dane.
14. Załączniki do faktur
Załącznik jest integralnym elementem faktury pobranej z KSeF. Na wizualizacji faktury jest opisany jako "Załącznik do Faktury VAT".
Więcej informacji w artykule: Faktury z KSeF z załącznikami
15. Brak kodu QR
Wyjaśniamy w artykule: Dlaczego na wizualizacji faktur pobranych z KSeF nie ma kodu QR?
16. Numer KSeF
Numer KSeF dostępny jest na wizualizacji faktur pobranych z KSeF od 1 kwietnia.
Częste pytania
1. Dlaczego nie wszystkie pola z XML faktury KSeF są widoczne na wizualizacji? Jest to zachowanie zgodne ze specyfikacją i wynika z kilku niezależnych przyczyn:
- Wizualizacja nie jest częścią standardu KSeF - KSeF przechowuje faktury w formacie XML zgodnym ze schematem FA(3). KSeF nie narzuca oficjalnego wzoru wizualizacji, do którego integratorzy musieliby się dostosować, pozostawiając swobodę w prezentacji danych. W związku z tym podgląd faktury w SaldeoSMART jest wizualizacją wygenerowaną na podstawie danych z pliku XML. Należy pamiętać, że różne narzędzia mogą wyświetlać te same dane w innym układzie graficznym lub prezentować inny zakres pól.
-
Pola obligatoryjne i opcjonalne - Schemat XML faktur KSeF zawiera setki pól, z których większość jest opcjonalna lub warunkowa (np. pola dla WDT, OSS, procedur szczególnych, danych akcyzowych). Nasza wizualizacja została zaprojektowana z myślą o typowej fakturze krajowej, dlatego pola rzadko używane lub niszowe branżowo są domyślnie pomijane.
Jednocześnie na bieżąco analizujemy zgłoszenia dotyczące rozszerzenia wizualizacji o brakujące elementy i staramy się sukcesywnie wychodzić naprzeciw zgłaszanemu zapotrzebowaniu.
- Mapowanie pól - W SaldeoSMART dbamy o to, aby wizualizacja faktury była przede wszystkim czytelna i przejrzysta. Plik XML z KSeF zawiera setki pól, dlatego w naszym podglądzie prezentujemy te najważniejsze, które są kluczowe z punktu widzenia księgowego i biznesowego. Dzięki temu dokument zachowuje formę zbliżoną do tradycyjnej faktury, do której użytkownicy są przyzwyczajeni.
2. Które elementy wizualizacji przenoszone są do sekcji detale dokumentu? Zacznijmy od tego, że faktury z KSeF mają tę przewagę, że dane są odczytywane ze struktury XML, a nie przez OCR, więc są dokładniejsze i nie wymagają ręcznej korekty. Faktury pobrane z KSeF zawierają pola:
- Numer KSeF
- Data nadania numeru KSeF
- Data wpływu
- Data wystawienia
- Data dostawy
- Termin płatności
- Korekta (jeśli dotyczy)
- Numer pierwotnej faktury (jeśli dotyczy)
- Data wystawienia korekty (jeśli dotyczy)
-
W sekcji Kontrahent - jeżeli kontrahent jest w bazie, zostanie uzupełniony, jeżeli nie, będzie można dodać kontrahenta do bazy
Numer NIP
Waluta
Kwota (wartość netto, VAT)
Dzięki funkcjonalności uzupełnij z AI faktury mogą zostać dodatkowo uzupełnione o:
- Kategorię księgową
- Rejestr
- Opis
- Wymiary
- Typ dokumentu (autotypowanie)
- Widok historii zmian na dokumencie (dla wszystkich pakietów)
👉Uzupełnij z Al - nadawanie typów i automatyczne uzupełnianie parametrów faktur z KSeF
3. Jakie elementy faktury będą dostępne przy skorzystaniu z funkcji "Pobierz PDF"? Korzystając z funkcji "Pobierz PDF" zostanie pobrana wizualizacja w wszystkimi dostępnymi polami, które w danym momencie są obsługiwane w SaldeoSMART.
4. Dlaczego wizualizacja faktury może różnić się od danych przesłanych do KSeF?
Istnieją rozbieżności między tym, co systemy przesyłają przez API, a tym, co ostatecznie pobieramy z KSeF. Wynika to z dwóch głównych powodów:
1. Różnice między interfejsem użytkownika a możliwościami API
Możliwości „ręcznego” wystawiania faktur bezpośrednio w bezpłatnych narzędziach KSeF nie zawsze pokrywają się w stosunku 1:1 z danymi przesyłanymi przez zewnętrzne systemy (API). Powoduje to, że niektóre pola widoczne w jednym systemie nie znajdują swojego odpowiednika w standardowym szablonie wizualizacji KSeF, co skutkuje różnicami w wyglądzie dokumentu.
2. Ograniczenia oprogramowania wystawcy
Jeśli program, z którego korzysta kontrahent, nie obsługuje wszystkich opcjonalnych pól struktury KSeF, wysłany plik XML będzie zawierał elementy wymagane przez prawo. KSeF przyjmie taki dokument, jeśli jest poprawny technicznie, jednak w wizualizacji może brakować wielu danych (np. szczegółowych opisów czy dodatkowych identyfikatorów).
Ważne: Brak pewnych informacji w podglądzie faktury często nie wynika z błędu systemu wyświetlającego, lecz z faktu, że wystawca po prostu nie zawarł tych danych w przesłanym pliku źródłowym.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.