Webinar: Opanuj KSeF - automatyzacja i pełna obsługa faktur [część 5 z 8] – Centrum pomocy SaldeoSMART

Zapraszamy na nagranie piątego wydarzenia z cyklu „Przygotuj się na KSeF z SaldeoSMART”! Tym razem skupiamy się na automatyzacji i obsłudze faktur.

Pokażemy praktyczne rozwiązania, dobre i złe praktyki oraz sposoby radzenia sobie z wyzwaniami, które mogą pojawić się w codziennej pracy.

Dla kogo jest ten webinar?

🔵 Biura rachunkowe
🔵 Przedsiębiorcy współpracujący z biurami
🔵 Firmy posiadające działy księgowości
🔵 Użytkownicy SaldeoSMART i osoby planujące wdrożenie

Z nagrania dowiesz się m.in:

🔵Jak KSeF może działać dla Ciebie. Jak uprościć codzienną obsługę faktur i minimalizować ryzyko błędów dzięki automatycznemu pobieraniu, miniobiegowi i wizualizacji dokumentów.

🔵 Jak usprawnić współpracę z biurem lub klientami. Poznasz sposoby efektywnego zarządzania zadaniami, komentarzami i dokumentami, tak aby wszystkie procesy księgowe działały sprawnie.

🔵 Praktycznych wskazówek. Eksperci pokażą krok po kroku, co należy zrobić, aby Twoja firma lub biuro rachunkowe było gotowe na nadchodzące zmiany.

Odpowiedzi na pytania zadane na czacie.

OGÓLNE INFORMACJE O KSEF

1. Czy Saldeo testuje już API 2.0 KSeF? Tak, API 2.0 od 30.09 jest dostępne dla integratorów do testowania i z tego korzystamy.

2. Czy na fakturach będzie konieczność oznaczania GTU? Tak, tutaj nie będzie zmiany.

3. W jakich państwach UE działa KSeF? Liderem w Europie są Włochy, co do innych państw pisaliśmy o tym na blogu: https://www.saldeosmart.pl/blog/wszystko-o-ksef/e-faktury-w-innych-krajach/

4. Czy należy zgłosić firmę do KSeF - jeśli tak to dlaczego? Tak, należy zgłosić firmę do KSeF, ponieważ system ten będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, którzy mają obowiązek wystawiania faktur.

5. Skoro ten system jest taki wspaniały, to dlaczego jest przymusowy? KSeF został wprowadzony jako obowiązkowy system, by zapewnić jednolity, bezpieczny i transparentny sposób wystawiania oraz obiegu faktur w całej Polsce. Przymusowy charakter systemu ma na celu eliminację oszustw podatkowych i nadużyć, ułatwienie kontroli skarbowej oraz usprawnienie procesów rozliczeniowych dla podatników i administracji. Dzięki temu państwo może skuteczniej walczyć z wyłudzeniami VAT, a firmy zyskują dostęp do zautomatyzowanych narzędzi księgowych i danych w czasie rzeczywistym, co zwiększa efektywność i bezpieczeństwo operacji finansowych.

6. Pytanie a dlaczego faktury w KSeF będą przez 10 lat przechowywane jak obowiązuje w przepisach 5 lat nie rozumiem tego. Faktury w KSeF przechowywane są przez 10 lat, aby zapewnić podatnikom i organom podatkowym łatwy i bezpieczny dostęp do dokumentów bez konieczności prowadzenia własnego archiwum. Ten dłuższy okres niż standardowe 5 lat ma również chronić przed ryzykiem utraty lub zniszczenia danych oraz ułatwia kontrolę podatkową i rozliczenia. Po 10 latach, jeśli zobowiązania podatkowe nie są przedawnione, podatnik musi już sam przechowywać odpowiednie faktury.

TERMINY I DATY WEJŚCIA W ŻYCIE

1. Najem prywatny lokalu użytkowego dla firmy w przypadku zwolnienia z VAT, faktura powyżej 10 tys. wchodzi od kwietnia czy od stycznia 2027? W przypadku wynajmu lokalu użytkowego dla firmy, jeśli wynajmujący jest zwolniony z VAT, to obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 roku. Do końca 2026 roku, jeśli wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł w skali miesiąca, wynajmujący nie będzie musiał wystawiać faktur w KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku, nawet jeśli wynajmujący jest zwolniony z VAT, będzie zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF.

2. 10 tys. liczby od stycznia czy od kwietnia 2026? Limit 10 000 zł będzie liczony od dnia 1 kwietnia 2026 roku.

3. 10.000 zł miesięcznie to średniorocznie czy w monitorowanie co miesiąc czy od następnego miesiąca trzeba wejść w KSeF? Do końca 2026 roku, jeśli wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, można wystawiać faktury poza KSeF. Po przekroczeniu tego limitu, obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi w życie natychmiast.

4. Faktury na stacji benzynowej będą do końca 2026 r. Pani Kamila wprowadza w błąd. Faktury na stacji benzynowej będą obowiązywały w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku. Do tego czasu, do 31 grudnia 2026 roku, możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF, jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.

5. Tylko czy faktury za paliwo nie są wyłączone od wejścia w KSeF w 2026 ze względu na to, że w większości drukowane są z kasy fiskalnej? Faktury na stacji benzynowej będą obowiązywały w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku. Do tego czasu, do 31 grudnia 2026 roku, możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF, jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.

6. Czy jak ktoś jest na VAT kwartalnym może później wejść w KSeF? Podatnik rozliczający VAT kwartalnie może korzystać z KSeF i będzie podlegał obowiązkowi stosowania systemu od 1 kwietnia 2026 roku, podobnie jak pozostali czynni podatnicy VAT. Do końca 2026 roku istnieje możliwość wystawiania faktur poza KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł, co stanowi okres przejściowy. Obowiązek korzystania z KSeF jest niezależny od formy rozliczania VAT, dlatego VAT kwartalny nie wyklucza wejścia i używania KSeF.

LIMITY I PROGI

1. Czy limit 10 tys. dotyczy sprzedaży w danym miesiącu czy wartości wystawionych faktur B2B? Limit 10 000 zł dotyczy łącznej wartości sprzedaży z wystawionych w danym miesiącu faktur. Jeśli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży z faktur przekroczy ten limit, przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF.

2. Firmy bez VAT po przekroczeniu progu 10 tys. też będą zobowiązane wysyłać faktury do KSeF? Tak, firmy zwolnione z VAT, które przekroczą próg 10 000 zł w danym miesiącu, również będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF. Obowiązek ten wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 roku, a do końca 2026 roku będą mogły wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość sprzedaży nie przekroczy wspomnianego limitu.

FAKTURY B2C (DLA KONSUMENTÓW)

1. Czy faktury wystawione dla osoby prywatnej, nie prowadzącej działalności gospodarczej ("zwykły Kowalski") trzeba przesyłać do KSeF? Faktury wystawione dla osób prywatnych, które nie prowadzą działalności gospodarczej (B2C), nie muszą być przesyłane do KSeF. Można je wystawiać w dotychczasowej formie, a ich przesyłanie do KSeF jest obowiązkowe tylko w przypadku, gdy konsument wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur w KSeF.

2. Czy w Saldeo będzie nadal można wystawiać faktury poza KSeF - np. dla klientów B2C czy OSS? Tak, klient decyduje czy fakturę wystawioną przez siebie wysyła do KSeF. Zarówno przed 1 lutego 2026 r. jak i po tej dacie wystawianie faktur B2C (na rzecz osób prywatnych – konsumentów) w KSeF jest dobrowolne.

3. Co z fakturami wystawionymi dla osób prywatnych? Przedsiębiorcy będą mieli wybór, czy wystawiać w KSeF faktury dla konsumentów. Zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie, wystawianie faktur B2C (na rzecz osób prywatnych – konsumentów) w KSeF jest dobrowolne. Przedsiębiorca musi wówczas przekazać konsumentowi fakturę w sposób z nim uzgodniony.

4. Myślałam, że faktury dla osób fiz nie prowadzących dział gosp w ogóle nigdy nie wchodzą w KSeF (niezależnie czy była operacja nabita na kasę fisk czy nie). Faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) nie są objęte obowiązkiem przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Można je wystawiać w dotychczasowej formie, a ich przesyłanie do KSeF nie jest wymagane, chyba że konsument wyrazi chęć otrzymywania faktur w KSeF. W takim przypadku wystawca jest zobowiązany do przesłania takiej faktury do KSeF.

FAKTURY Z KAS FISKALNYCH

1. Czy wystawiając faktury z kasy fiskalnej nie będzie już obowiązku/możliwości wystawiania tej faktury w KSeF? Czy będzie to wybór sprzedawcy? Faktury wystawiane na kasie fiskalnej nie zostaną zlikwidowane do końca 2026 roku. Planowane jest odroczenie likwidacji wystawiania faktur z kas rejestrujących do końca lipca 2026 roku. Po tym terminie, faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane tylko do kwoty 450 zł (do limitu 10 tys. zł miesięcznie).

2. Co ze sprzedażą przez kasę fiskalną - dot. paragonów z NIP? Faktury wystawiane na kasie fiskalnej nie zostaną zlikwidowane do końca 2026 roku. Planowane jest odroczenie likwidacji wystawiania faktur z kas rejestrujących do końca lipca 2026 roku. Po tym terminie, faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane tylko do kwoty 450 zł (do limitu 10 tys. zł miesięcznie).

3. Stąd również moje pytanie co z fakturami z kas fiskalnych. KSeF obejmuje wyłącznie faktury. Raporty z kas rejestrujących będą ujmowane w ewidencji sprzedaży VAT na dotychczasowych zasadach.

4. Co z fakturami drukowanymi z drukarki fiskalnej? Faktury drukowane z drukarki fiskalnej nie będą musiały być wystawiane w KSeF do końca 2026 roku. Możliwe będzie wystawianie faktur przy użyciu kas fiskalnych, w tym paragonów z NIP do 450 zł, bez konieczności stosowania KSeF.

5. Wystawiam dużo faktur sprzedaży do paragonów fiskalnych dla osób fizycznych, to nie wchodzi w KSeF? Paragon z numerem NIP do 450 zł w 2026 roku nie będzie musiał być ujęty w KSeF. Od 2027 roku tego typu paragony (faktury uproszczone) znikną w ogóle.

6. Jeśli nie przeszła przez kasę fiskalną, ta tak, trzeba wysłać do KSeF. Jeśli faktura nie przeszła przez kasę fiskalną, to nadal należy ją przesłać do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W przypadku, gdy faktura została wystawiona w trybie offline z powodu niedostępności KSeF, podatnik ma obowiązek przesłać ją do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności.

KONTRAHENCI ZAGRANICZNI

1. Co jeśli kontrahent zagraniczny nie zgadza się na udostępnianie danych o cenach i wielkości sprzedaży do byle urzędu? Jeśli kontrahent zagraniczny nie zgadza się na udostępnianie danych o cenach i wielkości sprzedaży, to w przypadku wystawiania faktur w KSeF, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę zgodnie z przepisami, ale dostarczyć ją kontrahentowi w sposób uzgodniony z nim. Oznacza to, że faktura musi być wystawiona w KSeF, ale sposób jej przekazania (np. w formie PDF, mailowo lub papierowo) powinien być ustalony z kontrahentem.

2. W jaki sposób KSeF wpływa na wystawianie faktur dla podmiotów zagranicznych i vice versa. I czy ma tu znaczenie czy podmiot zagraniczny jest w UE czy nie? Polski przedsiębiorca, który wystawia fakturę na rzecz zagranicznego kontrahenta (zarówno z UE, jak i spoza UE), ma obowiązek wystawić taką fakturę w KSeF, jeśli posiada polski NIP i prowadzi działalność zarejestrowaną w Polsce. Różnice dotyczą formalności odbioru i sposobu udostępnienia faktury.

3. A co z fakturami od kontrahentów zagranicznych? KSeF jest systemem „krajowym". Faktury od kontrahentów zagranicznych będziemy otrzymywać poza KSeF, na dotychczasowych zasadach.

4. Czy faktury dla zagranicznych odbiorców muszą przejść przez KSeF? Polski podatnik musi wystawiać i wysyłać faktury do KSeF także dla kontrahentów zagranicznych, ale dodatkowo powinien przekazać im kopię poza systemem (np. PDF).

5. A czy można wystawiać faktury w walutach dla zagranicznych kontrahentów? Tak, w SaldeoSMART można wystawiać faktury w różnych walutach, w tym dla zagranicznych kontrahentów. Aby wystawić fakturę w walucie innej niż PLN, w nagłówku faktury należy wybrać odpowiednią opcję (np. USD, EUR, GBP itp.). Kwoty w obcej walucie (netto, VAT, brutto) zostaną przeliczone na PLN zgodnie z właściwym kursem NBP, który jest pobierany automatycznie z poprzedniego dnia roboczego. Na wydruku faktury pojawią się również informacje o kursie, na podstawie którego została przeliczona.

RODZAJE FAKTUR I DOKUMENTÓW

1. Czy noty obciążające będą poza KSeF? Noty obciążające będą musiały być wystawiane w KSeF. Zgodnie z przepisami, każdy podatnik VAT, zarówno czynny, jak i zwolniony, ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF, co obejmuje również noty obciążające.

2. A co z fakturami zaliczkowymi? Faktury zaliczki w kontekście KSeF są traktowane na równi z innymi rodzajami faktur. Są zatem integralną częścią systemu KSeF i powinny być obsługiwane zgodnie z tymi samymi zasadami, co inne faktury.

3. Czy faktury zaliczkowe tzw proforma będą poza KSeF? Faktury proforma będą poza KSeF, ponieważ są to dokumenty handlowe, a nie właściwe faktury. Można je wykorzystać jako propozycję faktury przed wysłaniem ostatecznej wersji do KSeF. Taki dokument powinien być jednak wyraźnie oznaczony, aby nie został błędnie zidentyfikowany jako faktura wystawiona poza KSeF.

4. Czy w nowym systemie będzie możliwość wystawiania faktur pro forma? Czy ta funkcjonalność będzie dostępna w Saldeo? W rozumieniu ustawy o VAT „proforma" nie jest fakturą. Wystawianie tego typu dokumentów nie będzie odbywać się KSeF. Faktury proforma nie będą wystawiane w KSeF, ponieważ są to dokumenty handlowe, a niewłaściwe faktury. Można je wykorzystać jako propozycję faktury przed wysłaniem ostatecznej wersji do KSeF.

5. A co z fakturą Proforma? W rozumieniu ustawy o VAT „proforma" nie jest fakturą. Wystawianie tego typu dokumentów nie będzie odbywać się KSeF.

6. Czy w związku z KSeF znikną faktury proforma? Faktury proforma pozostaną poza KSeF, ponieważ są to dokumenty handlowe, a nie właściwe faktury. Można je wykorzystać jako propozycję faktury przed wysłaniem ostatecznej wersji do KSeF. Taki dokument należy jednak wyraźnie oznaczyć, aby nie został błędnie zidentyfikowany jako faktura wystawiona poza KSeF.

7. Co jeśli klienci płacą zaliczki na podstawie proform? Faktury proforma pozostaną poza KSeF, ponieważ są to dokumenty handlowe, a nie właściwe faktury. Można je wykorzystać jako propozycję faktury przed wysłaniem ostatecznej wersji do KSeF. Taki dokument należy jednak wyraźnie oznaczyć, aby nie został błędnie zidentyfikowany jako faktura wystawiona poza KSeF.

8. A co z fakturami za usługi transportowe, które wystawia się z VAT-em 25%? Faktury za usługi transportowe, także te wystawiane z nietypową stawką VAT, np. 25%, należy co do zasady wystawiać przez KSeF, jeśli wykonawcą jest polski podatnik VAT i dokumentuje sprzedaż na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej - niezależnie od stawki VAT użytej na fakturze.

9. Co z fakturami w systemie VAT marża? Faktury VAT marża w KSeF są traktowane jak inne faktury ustrukturyzowane, z zachowaniem specyficznych dla procedury marży wymagań formalnych i oznaczeń.

10. Czy KSeF będzie obowiązywał dla Biur Podróży na VAT marża? Biura podróży stosują procedurę VAT marża również podlegają obowiązkowi wystawiania faktur w systemie KSeF, ponieważ faktury VAT marża są w nim uwzględnione i obowiązkowe.

11. Czy dobrze rozumiem rozporządzenie; podmioty zwolnione z VAT i nie wystawiają faktur, a np. rachunki, mogą być poza KSeF? Podmioty zwolnione z VAT, które nie wystawiają faktur, a zamiast tego wystawiają rachunki, mogą być poza KSeF. KSeF dotyczy tylko faktur, a rachunki nie są traktowane jako faktury w rozumieniu przepisów.

TRYBY WYSTAWIANIA (ONLINE/OFFLINE)

1. Czy odrzucona faktura, która zostanie wysłana ponownie do KSeF w późniejszym terminie będzie offline czy online? Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF. Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną, czyli w takiej sytuacji nie ma zastosowania tryb offline.

2. Do tej pory faktury wystawiamy często na początku miesiąca z datą z poprzedniego miesiąca czy to będzie możliwe w KSeF? KSeF nie zmienia przepisów w zakresie terminów wystawienia faktur. Nadal będzie można fakturę wystawić w dopuszczalnym terminie późniejszym, tyle że w postaci narzuconej przez KSeF. Od strony technicznej możliwe będzie wystawienie w trybie online (datą wystawienia faktury jest data przesłania do KSeF) lub w trybie offline (datę wystawienia wskazuje podatnik, taką fakturę należy w odpowiednim czasie przesłać do KSeF). Należy dodać, że w każdym wypadku data wystawienia faktury będzie zgodna ze stanem rzeczywistym, czyli nie będzie możliwe wystawienie faktury z datą inną niż faktyczna.

3. Jak odróżnić fakturę wystawioną w trybie offline od wystawionej w trybie online skoro daty wystawienia będą się różnić? Aby odróżnić fakturę wystawioną w trybie offline od wystawionej w trybie online, można zwrócić uwagę na kilka kluczowych elementów:

Data wystawienia: Faktura wystawiona w trybie offline będzie miała datę wskazaną przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-Faktury, co oznacza, że data ta może być wcześniejsza niż data przydzielenia numeru KSeF. Faktura wystawiona w trybie online będzie miała datę wystawienia zgodną z datą, kiedy została przesłana do KSeF.
Numer KSeF: Faktura w trybie offline, po przesłaniu do KSeF, otrzyma numer KSeF, co jest istotnym elementem identyfikacyjnym. Faktura w trybie online również otrzyma numer KSeF, ale data przydzielenia tego numeru będzie zgodna z datą przesłania.
Sposób udostępnienia: Faktura offline może być udostępniana w sposób uzgodniony z nabywcą, co może obejmować różne formy, takie jak e-mail czy papier. Faktura online jest przesyłana bezpośrednio do KSeF.

4. Czy Saldeo będzie obsługiwał tryb offline i offline24 w przypadku awarii KSeF? Tak, Saldeo będzie dostosowane do trybów KSeF.

5. Czy Saldeo będzie miał tryb obsługi offline i offline24? Tak, Saldeo będzie dostosowane do trybów KSeF.

DATY I TERMINY WYSTAWIANIA FAKTUR

1. A co z fakturami wystawionymi do 15 za miesiąc poprzedni? KSeF nie zmienia obowiązujących terminów wystawiania faktur, które pozostają takie same jak dotychczas – do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży lub wykonano usługę. Faktura ustrukturyzowana w KSeF musi zostać przesłana do systemu najpóźniej w tym terminie, ponieważ data wystawienia faktury to data jej przesłania do KSeF.

2. To jak z wystawianiem do 15go dnia następnego miesiąca? KSeF nie zmienia obowiązujących terminów wystawiania faktur, które pozostają takie same jak dotychczas – do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży lub wykonano usługę. Faktura ustrukturyzowana w KSeF musi zostać przesłana do systemu najpóźniej w tym terminie, ponieważ data wystawienia faktury to data jej przesłania do KSeF.

3. Jak wygląda proces wystawiania faktur w KSeF? Czy mogę wystawić fakturę np. 10.10.2025 r. z datą sprzedaży 30.09.2025 r.? Tak, można wystawić fakturę np. 10.10.2025 r. z datą sprzedaży 30.09.2025 r., pod warunkiem, że data wystawienia będzie w bieżącym miesiącu, a data sprzedaży będzie wcześniejsza.

4. Jak wygląda proces wystawiania faktur w KSeF? Jaka jest różnica między datą wystawienia a datą sprzedaży? Czy mogę wystawić fakturę np. 10.10.2025 r. z datą sprzedaży 30.09.2025 r.? Proces wystawiania faktur w KSeF obejmuje kilka kluczowych dat: Data wystawienia faktury - określa moment, w którym można wysłać fakturę do KSeF. Musi być to data w bieżącym miesiącu. Data wysłania faktury - nie musi być zgodna z datą wystawienia, ale nie może przekroczyć danego miesiąca. To moment, w którym wystawca faktury spełnia obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Data nadania numeru KSeF - jest istotna dla odbiorcy faktury, informuje o dacie otrzymania przez niego faktury. Tak, można wystawić fakturę np. 10.10.2025 r. z datą sprzedaży 30.09.2025 r., pod warunkiem, że data wystawienia będzie w bieżącym miesiącu, a data sprzedaży będzie wcześniejsza.

KOD QR

1. W jakich okolicznościach stosujemy kod QR? Kod QR w KSeF stosowany jest w sytuacjach, gdy faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy poza systemem KSeF, np. jako plik PDF lub wydruk papierowy, aby umożliwić szybkie sprawdzenie jej autentyczności i zawartych danych w systemie. W przypadku faktur wystawionych w trybie offline i przekazywanych przed ich zgłoszeniem do KSeF, na fakturze musi się znaleźć podwójny kod QR: pierwszy umożliwia weryfikację faktury, a drugi potwierdza tożsamość wystawcy (certyfikat). Jeśli faktura jest wystawiona online lub już zgłoszona do KSeF i przekazywana poza systemem, wystarczy pojedynczy kod QR z numerem KSeF faktury.

2. Kiedy w Saldeo będzie kod QR? Zachęcamy do śledzenia naszych aktualizacji w których na bieżąco informujemy o nowościach w SaldeoSMART: https://www.saldeosmart.pl/blog/nowosci-w-programie-saldeo-smart/

3. Czy w Saldeo można już korzystać z kodów QR w KSeF? Jeszcze nie, pracujemy nad tym.

UWIERZYTELNIANIE I AUTORYZACJA

1. Czy posiadanie pieczęci elektronicznej ułatwi "poruszanie się" po KSeF? Tak, posiadanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej ułatwi korzystanie z KSeF. Pieczęć ta jest odpowiednikiem pieczątki firmowej i umożliwia uwierzytelnienie podmiotu, który nie jest osobą fizyczną. Dzięki temu, osoby upoważnione przez dany podmiot mogą korzystać z KSeF, wystawiać faktury oraz zarządzać dokumentami w systemie.

2. A można bez zakupu pieczęci się autoryzować? Metoda uwierzytelnienia w KSeF zależy od formy prawnej podmiotu. W przypadku osób fizycznych uwierzytelnienie w systemie może nastąpić przy użyciu:

Podpisu Zaufanego, a od 1 kwietnia 2026 r. przy użyciu Węzła krajowego (SSO),
kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
tokena (metoda dostępna do końca 2026 r.),
certyfikatu KSeF. Podmioty niebędące osobą fizyczną mogą uwierzytelnić się w systemie przy użyciu:
kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
tokena (metoda dostępna do końca 2026 r.),
certyfikatu KSeF

3. Czy profil zaufany wystarczy żeby się uwierzytelnić i nadać uprawnienia? Tak, profil zaufany wystarczy, aby się uwierzytelnić w KSeF. Umożliwia on potwierdzenie tożsamości w systemach elektronicznych administracji oraz nadawanie uprawnień. Warto jednak pamiętać, że istnieją również inne metody uwierzytelniania, takie jak kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć certyfikowana czy token.

4. Jak uwierzytelnić i nadać uprawnienia? Metoda uwierzytelnienia w KSeF zależy od formy prawnej podmiotu. Szczegóły opisane są w podręczniku KSeF: https://ksef.podatki.gov.pl/media/cq3laefg/podrecznik-ksef-2-0-cz-i-rozpoczecie-korzystania-z-ksef.pdf

TOKENY I CERTYFIKATY

1. To już wiemy jak będą działać certyfikaty? Tokeny będą działać do końca 2026 r. Równolegle wprowadzane będą certyfikaty KSeF – można je pobierać od 1 listopada 2025 r., a używać od 1 lutego 2026 r. W okresie przejściowym podatnik może korzystać jednocześnie i z tokenów, i z certyfikatów.

2. Jak działają certyfikaty w Saldeo? MCU - moduł certyfikatów i uprawnień będzie udostępniony przez MF 1 listopada, dlatego w Saldeo nie ma jeszcze funkcjonalności związanej z certyfikatami.

3. Czy aby aktywować KSeF w Saldeo potrzebny jest token czy może być pieczęć? Aktualnie w Saldeo integracja z KSeF odbywa się za pomocą tokena wygenerowanego w KSeF: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/30526209909789-Jak-zacz%C4%85%C4%87-korzysta%C4%87-z-KSeF-w-SaldeoSMART

4. Jak wpisać do Saldeo ten token te uprawnienia by mieć dostęp do fv? Zachęcamy do zapoznania się z instrukcją: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/9448095479325-Instrukcja-generowanie-tokenu-KSeF

FORMULARZ ZAW-FA

1. A jak JGD nada uprawnienia BR? Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) nadaje uprawnienia biuru rachunkowemu (BR) do korzystania z KSeF poprzez złożenie formularza ZAW-FA (Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień) w urzędzie skarbowym. W formularzu JDG wskazuje biuro rachunkowe jako podmiot uprawniony do wystawiania i pobierania faktur w KSeF. Po zatwierdzeniu przez urząd skarbowy, biuro otrzymuje odpowiednie uprawnienia do działania w imieniu JDG w systemie KSeF. Dodatkowo w Aplikacji Podatnika KSeF JDG może zarządzać i modyfikować nadane uprawnienia, w tym nadawać lub odbierać dostęp biuru rachunkowemu.

2. Czy uprawnienia nadaje się ogólnie dla biura czy dla konkretnej osoby z biura? Wszystkie konieczne ustawienia opisane zostały w krótkiej instrukcji: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/30526209909789-Jak-zacz%C4%85%C4%87-korzysta%C4%87-z-KSeF-w-SaldeoSMART

3. Czy z US przyjdzie zatwierdzenie lub jakikolwiek potwierdzenie administratora ZAW-FA? Na wskazany w formularzu adres e-mail podatnika lub osoby uprawnionej zostanie wysłane powiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. Jest to oficjalne potwierdzenie przez urząd skarbowy, że formularz ZAW-FA został przyjęty i uprawnienia zostały nadane lub zmienione.

4. Proszę podać na przykładzie jak przedsiębiorca ma nadać uprawnienia do biura rachunkowego, czy uprawnienia daje biuru (sp. z o.o.) czy pracownikom biura? Wszystkie konieczne ustawienia opisane zostały w krótkiej instrukcji: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/30526209909789-Jak-zacz%C4%85%C4%87-korzysta%C4%87-z-KSeF-w-SaldeoSMART

5. Czy ZAW-FA można przesłać elektronicznie czy tylko papierowo? Formularz ZAW-FA można przesłać zarówno elektronicznie, jak i w formie papierowej. Elektroniczne złożenie jest możliwe poprzez platformę ePUAP lub e-Urząd Skarbowy, z użyciem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Wysyłka papierowa polega na osobistym złożeniu lub wysłaniu formularza pocztą do urzędu skarbowego.

6. Czy można już składać wniosek ZAW-FA dla spółek? Tak, można składać wniosek ZAW-FA dla spółek.

7. Czy składając obecnie ZAW-FA i upoważniając w nim pracownika musimy posiadać pieczęć elektroniczną? Nie, nie jest wymagane posiadanie pieczęci elektronicznej, składając ZAW-FA. Jeśli spółka nie ma kwalifikowanej pieczęci, można złożyć ZAW-FA podpisane przez osobę reprezentującą spółkę, wskazując w nim pracownika, który będzie uprawniony do korzystania z KSeF. Ta osoba następnie może nadawać kolejne uprawnienia innym pracownikom elektronicznie w KSeF.

8. Jaka jest różnica między rejestracją przez złożenie ZAW-FA a pieczęcią kwalifikowaną? Różnice między rejestracją przez złożenie ZAW-FA a pieczęcią kwalifikowaną są następujące:

ZAW-FA: Zawiadomienie ZAW-FA składa się w celu nadania uprawnień do korzystania z KSeF. Może być złożone przez osobę fizyczną, która chce zgłosić dane unikalne powiązane z jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale nie zawierającym NIP ani PESEL. W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, ZAW-FA musi być złożone, jeśli firma nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. W takim przypadku wskazuje się osobę fizyczną, która będzie uprawniona do korzystania z KSeF.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna: Jeśli firma posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, może korzystać z KSeF na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich, bez konieczności składania ZAW-FA. Pieczęć kwalifikowana jest używana do uwierzytelnienia w systemie i może być stosowana do różnych kontekstów, co daje większą elastyczność w zarządzaniu uprawnieniami. Podsumowując, ZAW-FA jest wymagane w przypadku braku pieczęci kwalifikowanej, a pieczęć kwalifikowana umożliwia korzystanie z KSeF bez dodatkowych zgłoszeń.

9. O ile wcześniej trzeba złożyć ZAW-FA w przypadku spółki? Zawiadomienie ZAW-FA w przypadku spółki należy złożyć przed rozpoczęciem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Można to zrobić papierowo (osobiście lub pocztą) lub elektronicznie (np. poprzez ePUAP). W przypadku spółek, osoba upoważniona do złożenia ZAW-FA musi być osobą uprawnioną do reprezentacji spółki.

10. Czy zaw fa dla osoby prawnej ustanawia administratora i ten administrator po zalogowaniu do KSeF nadaje dopiero dalsze upoważnienia do pracy w KSeF np. księgowemu? Formularz ZAW-FA służy do formalnego wskazania jednej osoby fizycznej, najczęściej osoby prawnej lub innego uprawnionego reprezentanta (np. prezesa zarządu), która zostaje administratorem uprawnień w KSeF. Ten administrator po zalogowaniu do systemu KSeF otrzymuje pełny dostęp do zarządzania systemem, w tym do nadawania dalszych uprawnień innym osobom – na przykład księgowemu, pracownikom czy biuru rachunkowemu.

11. Spółki składają ZAW-FA lub muszą wyrobić pieczęć za którą trzeba zapłacić? Spółki mogą składać ZAW-FA, jeśli nie posiadają kwalifikowanej pieczęci. W przypadku, gdy spółka ma pieczęć kwalifikowaną, może się uwierzytelnić za jej pomocą. Jeśli pieczęci nie ma, to ZAW-FA musi być podpisane przez osobę reprezentującą spółkę, która wskazuje inną osobę do nadawania uprawnień w KSeF.

NADAWANIE UPRAWNIEŃ

1. Czy udostępnienie tokenu jest równoznaczne z nadaniem uprawnień? Udostępnienie tokenu KSeF nie jest równoznaczne z nadaniem uprawnień. Token to klucz autoryzacyjny umożliwiający dostęp do systemu KSeF w zakresie określonych ról i uprawnień przypisanych do tego tokena przez administratora systemu. Nadanie uprawnień odbywa się formalnie w systemie KSeF przez uprawnioną osobę, która decyduje, jakie funkcje i dostęp otrzyma użytkownik powiązany z danym tokenem.

2. Czy Master Administrator może upoważnić więcej niż jedną księgową do pobierania danych z KSeF? Tak

3. W jaki sposób dać uprawnienia pracownikowi w jakiej formie? Wszystkie konieczne ustawienia opisane zostały w krótkiej instrukcji: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/30526209909789-Jak-zacz%C4%85%C4%87-korzysta%C4%87-z-KSeF-w-SaldeoSMART

4. Jaka jest różnica między KSeF do wysyłania, a KSeF do pobierania faktur? W Saldeo możemy nadać uprawnienia użytkownikom zarówno do pobierania faktur z KSeF jak i do wysyłania wystawionych w programie faktur do KSeF. Uprawnienia takie można też ograniczyć np. tylko do pobierania albo tylko do wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF.

SPÓŁKI CYWILNE I INNE FORMY PRAWNE

1. Jak spółki cywilne mają założyć KSeF? Każdy wspólnik, spółka? Spółka cywilna nie ma osobowości prawnej, dlatego z KSeF zakłada ją jako podmiot reprezentowany przez wspólników. W praktyce wystarczy złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym, by wskazać jednego wspólnika jako „superadministratora" z dostępem do KSeF. Następnie ten wspólnik może nadawać uprawnienia pozostałym wspólnikom i innym osobom (np. biuru rachunkowemu) w systemie KSeF. Formalnie podpis jednego wspólnika wystarcza do złożenia ZAW-FA, ale rekomenduje się podpisy wszystkich.

2. Pieczęć jest dla spółki (jesteśmy Sp. komandytową) ale co z pracownikami? W przypadku posiadania pieczęci elektronicznej dla spółki komandytowej, pracownicy nie muszą posiadać własnych certyfikatów ani podpisów elektronicznych, aby wystawiać faktury w KSeF. Pieczęć uwierzytelnia podmiot jako całość, a firma może za jej pomocą nadawać odpowiednie uprawnienia pracownikom do korzystania z systemu. Dzięki temu pracownicy działają w imieniu spółki, korzystając z uprawnień nadanych przez firmę, a nie indywidualnych certyfikatów.

3. Sytuacja: osoba prywatna spoza PL, bez NIP, nieprowadząca działalności, ale wynajmująca lokal w PL prywatnie, wynajmujący to podmiot z NIP PL. Czy ta osoba prywatna musi korzystać z KSeF? Do tej pory najemca był uprawniony do samofakturowania. A jak ma teraz to wyglądać? Jeśli najemca jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (inaczej mówiąc: jeśli najemca jest konsumentem), to wystawianie faktur poprzez KSeF nie jest obowiązkowe i można będzie faktury wystawiać w dotychczasowej formie.

POBIERANIE FAKTUR Z KSEF

1. Czy będzie możliwość automatycznego pobierania faktur z KSeF do Saldeo od razu gdy wpłyną i powiadomienie jeszcze w sklepie jak faktura zostanie wystawiona tak jak powiadomienie z aplikacji bankowej o płatności kartą? Faktury z KSeF do SaldeoSMART będą automatycznie pobierane co 30 min, będzie również możliwość pobrania ręcznie faktur z KSeF tak jak do tej pory. W SaldeoSMART zapewnimy informacje o pobranych fakturach.

2. Chciałam pobrać faktury zakupu i "wyszedł" mi komunikat: brak uprawnień. Co to znaczy? Pobieranie faktur z KSeF w Saldeo jest szczególnym uprawnieniem nadawanym przez administratora konkretnemu użytkownikowi. Pierwszym krokiem jest uzyskanie tokenu, docelowo certyfikatu na stronie MF. Szczegółowe informacje znajdą Państwo w naszym kompendium wiedzy: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/30526209909789-Jak-zacz%C4%85%C4%87-korzysta%C4%87-z-KSeF-w-SaldeoSMART

3. Czy będzie można pobierać faktury również w formacie pdf? Wizualizacja faktury, która będzie widoczna w SaldeoSMART będzie możliwa do pobrania jako PDF. Aktualnie znajduje się na takim dokumencie adnotacja: Podgląd wygenerowany na podstawie danych pobranych z KSeF

4. Czy w Saldeo jest moduł do pobierania faktur kosztowych? Tak, można już pobierać faktury z KSeF: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/10990267504669-Pobieranie-faktur-z-KSeF-instrukcja-dla-biur

5. Czy w Saldeo będzie widoczna wizualizacja faktury pobranej z KSeF? W Saldeo jest dostępna wizualizacja faktury pobranej z KSeF

6. Czy jest funkcja automatycznego pobierania dokumentów z KSeF do Saldeo już dostępna? Pracujemy nad udostępnieniem automatu, aktualnie można pobrać ręcznie faktury z KSeF do SaldeoSMART. Zachęcamy do śledzenia nowości: https://www.saldeosmart.pl/blog/nowosci-w-programie-saldeo-smart/

7. Czy w Saldeo jest opcja automatycznego pobierania faktur z KSeF? Pracujemy nad udostępnieniem automatu, aktualnie można pobrać ręcznie faktury z KSeF do SaldeoSMART. Zachęcamy do śledzenia nowości: https://www.saldeosmart.pl/blog/nowosci-w-programie-saldeo-smart/

8. 1) Faktury pobierają się z KSeF do aktualnego miesiąca, za miesiąc poprzedni. Np. 1.10 pobraliśmy faktury za wrzesień, ale wpadły do października. Czy to ulegnie poprawie? Mamy zaplanowane prace w tym zakresie. Będzie dostosowane tak, aby pobierane faktury wpadały do odpowiedniego miesiąca.

9. W Saldeo tylko na jednym komputerze (administratora) w moim biurze jest "przycisk" pobierz z KSeF, na pozostałych, których użytkownikami są pracownicy nie ma, co zrobić, żeby było na wszystkich? Pobieranie faktur z KSeF w Saldeo jest szczególnym uprawnieniem nadawanym przez administratora konkretnemu użytkownikowi. Pierwszym krokiem jest uzyskanie tokenu, docelowo certyfikatu na stronie MF. Szczegółowe informacje znajdą Państwo w naszym kompendium wiedzy: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/30526209909789-Jak-zacz%C4%85%C4%87-korzysta%C4%87-z-KSeF-w-SaldeoSMART

10. Ponawiam pytanie czy do Saldeo mogę pobrać faktury które wystawiłem na innych platformach? (Optima, fakturownia.pl, klinikaXp) chciałbym stworzyć Saldeo moim centralnym miejscem gdzie znajdę wszystkie dokumenty sprzedażowe które wystawiłem. Jeżeli wystawione faktury będą wysłane do KSeF, to wszystkie można będzie pobrać do SaldeoSMART.

11. Czy w Saldeo jest opcja pobierania faktur sprzedaży, czy ona działa i można ściągnąć faktury sprzedażowe do Saldeo wystawione w innym programie? Tak, jest taka możliwość.

12. Czy będę mogła pobrać do Saldeo faktury sprzedaży klienta przesłane do KSeF z innego programu do wystawiania faktur? Tak

13. Czy w Saldeo będzie można importować faktury sprzedażowe z innych systemów do fakturowania? Faktury sprzedażowe można pobrać do SaldeoSMART bezpośrednio z KSeF. Jeżeli faktura sprzedażowa jest wystawiona w SaldeoSMART to oczywiście można ją wysłać do KSeF.

14. Czy w Saldeo pobiorę z KSeF fakturę sprzedaży wystawioną w innym programie niż Saldeo? Tak

15. Czy można pobrać z KSeF te same faktury do różnych systemów? Tak, można pobrać te same faktury z KSeF do różnych systemów.

16. Czy mając upoważnienie mogę pobrać i kosztowe i sprzedażowe faktury? Tak

17. Czy Saldeo daje możliwość, że biuro pobiera dokumenty z KSeF? Biuro będzie mogło pobierać faktury z KSeF za klienta. Jest to kwestia ustalenia pomiędzy klientem a biurem i nadanie odpowiednich uprawnień w KSeF i Saldeo.

18. Czy odczytywanie faktur pobieranych z KSeF w Saldeo jest płatne? Samo pobranie faktur bezpośrednio z KSeF na listę dokumentów nie zmniejsza liczby kredytów. Natomiast jeśli faktura została pobrana z KSeF poza SaldeoSMART i następnie dodana oraz odczytana w SaldeoSMART, to wiąże się to z pomniejszeniem puli kredytów.

WIZUALIZACJA I OBSŁUGA FAKTUR

1. Jako BR potrzebujemy programu który naszym klientom będzie wizualizował faktury pobrane z KSeF które ci klienci samodzielnie będą pobierać i po zatwierdzeniu udostępniać nam lub przesyłać. Co Państwo proponują? Saldeo umożliwia pobierania jaki i wysyłkę fv do KSeF. Przy pobieraniu FV z KSeF Saldeo wizualizuje podgląd faktury. Będzie on dostępny zarówno dla klienta jak i dla biura rachunkowego.

2. Druga opcja - jako BR potrzebujemy programu który naszym klientom będzie wizualizował faktury które my jako BR pobierzemy z KSeF. Klient musi nam zatwierdzić w tym programie prawidłowość faktur kosztowych. Co Państwo proponują? W Saldeo dostępna jest wizualizacja faktur pobranych z KSeF

3. Czy Saldeo będzie czytało ustrukturyzowany plik z innego źródła niż serwer KSeF? Tak samo jak dzisiaj czyta pdf? Na razie skupiamy się na obsłudze faktur bezpośrednio pobranych z KSeF.

4. Czy Saldeo umożliwi import plików z innych programów lub bezpośrednio z KSeF i następnie pozwala eksportować do innego programu księgowego biura? Aktualnie już jest możliwość pobierania faktur z KSeF i wysyłki do wybranych programów księgowych: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/29746719069213-Eksport-informacji-o-KSeF-do-program%C3%B3w-ksi%C4%99gowych

5. Czy faktury będą mogły być oznaczone np. imieniem i nazwiskiem pracownika, który za nią zapłacił? Tak, w strukturze faktury ustrukturyzowanej KSeF istnieje specjalne pole umożliwiające oznaczenie osoby pracownika, który dokonał zakupu lub zapłacił za fakturę. Można tam wpisać imię i nazwisko pracownika oraz opcjonalnie jego dane adresowe i kontaktowe. Ta funkcja, dostępna w schemacie FA(3) jako rola „Pracownik", jest dedykowana dla rozliczania wydatków pracowniczych i umożliwia lepszą identyfikację faktur pod kątem wewnętrznych procedur firmy.

MINIOBIEG KSEF

1. Czy w systemie KSeF klient może oznaczyć i zatwierdzić swoje faktury, które my zaksięgujemy później? Mini obieg KSeF w Saldeo

2. Co z fakturą która jest nie do zaakceptowania przez nas? W SaldeoSMART jest dostępny miniobieg KSeF, który umożliwia nadanie statusu odrzucającego daną fakturę.

3. Po pobraniu faktury z KSeF, gdzie jest miejsce akceptacji faktury? W szczegółach faktury w sekcji dane podstawowe jest pole Oznaczenie faktury z KSeF lub na liście dokumentów pod przyciskiem Edytuj.

4. Po pobraniu faktury z KSeF, gdzie jest miejsce akceptacji faktury w Saldeo? Akceptujemy faktury na Liście dokumentów

5. Co się dzieje z fakturą pobraną z KSeF, gdy w obiegu oznaczymy ją jako "Odrzucona"? Trafia jakaś informacja do MF, czy to po prostu informacja dla BR? Odrzucenie w miniobiegu KSeF jest informacją dla księgowego, że klient ma wątpliwości co do tego dokumentu (np. uważa, że nie powinien on stanowić kosztu). Jest to po prostu informacja dla BR.

6. A w mini obiegu widać kto zatwierdził? Tak, w mini obiegu KSeF w SaldeoSMART widoczny jest status akceptacji faktury. Po zatwierdzeniu faktury, księgowość może zobaczyć ten status oraz dodać komentarz lub zadanie, jeśli faktura oczekuje na dalszą weryfikację.

7. Czy odrzucona faktura może być wyeksportowana do systemu księgowego? Tak, status „Odrzucona" nie blokuje eksportu, a pełni rolę informacyjną.

8. Czy mini obieg jest w standardzie, czy to coś, za co trzeba będzie dodatkowo płacić, wykupować? Miniobieg KSeF jest w standardzie.

9. Czy ten miniobieg dokumentów w Saldeo będzie w standardzie programu, czy klient, czy też biuro będzie musiało za to dodatkowo płacić? Mam na myśli pobieranie faktur zakupu z KSeF oraz ich akceptowanie do księgowości przez klienta biura. Mini obieg jest w standardzie.

10. Od kiedy będzie włączony miniobieg? Miniobieg KSeF w SaldeoSMART jest już dostępny na każdym pakiecie.

11. Czy miniobieg jest w każdym pakiecie? Tak, miniobieg jest w każdym pakiecie.

12. Czy można wprowadzić funkcjonalność, aby możliwość Zatwierdzania i Odrzucania faktur z KSeF mieli tylko klienci BR a nie pracownicy BR? Miniobieg dla faktur kosztowych pobranych z KSeF w SaldeoSMART jest dostępny zarówno dla biur rachunkowych, jak i ich klientów. Obsługa tych faktur zależy od uzgodnień między biurem a klientem, a klient w Aplikacji Podatnika KSeF nadaje uprawnienia biuru do pobierania i obsługi faktur. Zatem sposób działania i zakres odpowiedzialności wynikają z umów i współpracy, które biuro może dostosować indywidualnie z każdym klientem.

KOREKTY I BŁĘDY

1. W momencie błędów tylko korekty i noty? Tylko korekty. Not KSeF nie obsługuje.

2. Czy będzie możliwość wycofania faktury z systemu w przypadku gdy klient nie zapłaci jej dłuższy czas? Faktury, która jest w KSeF, nie można będzie wycofać jeżeli powodem jest opóźnienie w płatnościach.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRAWNA

1. Kto odpowiada prawnie za niewysłaną i niepobraną fakturę? Kwestia odpowiedzialności prawnej za niewysłaną i niepobraną fakturę jest złożona. Zasadniczo, odpowiedzialność za wystawienie i przesłanie faktury spoczywa na wystawcy faktury. Jeśli faktura nie została wysłana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) lub nie została pobrana przez nabywcę, wystawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji oraz do zapewnienia, że faktura została udostępniona nabywcy w ustalonej formie.

2. A jeśli faktury nie ma w KSeF, a powinna być? Jeśli faktura powinna być w KSeF, a jej tam nie ma, to może to oznaczać, że wystawca nie przesłał jej do systemu. W takim przypadku odpowiedzialność za brak faktury spoczywa na wystawcy, który powinien zadbać o to, aby faktura została prawidłowo wystawiona i przesłana do KSeF.

FAKTURY SCAMOWE/OSZUKAŃCZE

1. Czy Saldeo zaimplementuje rozwiązanie odsiewania faktur oszustów z poziomu aplikacji czy będziemy musieli je odsiewać na stronie ministerstwa? Na ten moment czekamy co udostępni MF w kwestii oznaczania faktur scamowych o czym możemy przeczytać w podręczniku KSeF III https://ksef.podatki.gov.pl//pliki-do-pobrania-ksef-20/ - rozdział 7.

2. A co z fakturami, które wystawią nam oszuści? MF w podręczniku III rozdział 7 udostępniło informację na temat zgłaszania faktur scamowych: https://ksef.podatki.gov.pl//pliki-do-pobrania-ksef-20/

3. Brakuje narzędzia do weryfikacji faktur. Jako biuro skąd mam wiedzieć księgując fakturę zakupową że to jest niesłusznie wystawiona? Nawet jak to wyjdzie kiedyś w przyszłości to jeszcze wychodzi zaniżenie podstawy opodatkowania. Ministerstwo zapowiedziało rozwiązanie dla faktur scamowych, które ma zostać uruchomione. W SaldeoSMART można wykorzystać do tego celu miniobieg KSeF, dostępny w każdym pakiecie i oznaczyć fakturę jako odrzuconą.

DUPLIKATY I WERYFIKACJA

1. Czy jeśli sprzedawca wystawi fv, z tym samym numerem dokumentu do nabywcy, tzw dubel, czy w KSeF pojawi się taka informacja? O istniejącym już numerze dokumentu? W podręczniku MF II jest rozdział poświęcony rozwiązaniu dotyczącemu wykrywania duplikatów: https://ksef.podatki.gov.pl//pliki-do-pobrania-ksef-20/ Weryfikacja duplikatów faktur

SZKOLENIA PRAKTYCZNE

1. Kiedy będą szkolenia techniczne jak KSeF będzie działał w Saldeo? Pod koniec listopada i początkiem grudnia zaplanowane są pierwsze szkolenia praktyczne z KSeF w SaldeoSMART. Po więcej informacji zapraszamy na naszą stronę szkoleniową: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/wydarzenia/

2. Czy na tym webinarze będzie pokazany obieg dokumentów w SaldeoSMART? Zachęcamy do zapoznania się z naszymi wcześniejszymi webinarami https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/nagranie/ksef-w-praktyce-obieg-dokumentow-z-ksef-bezpiecznie-i-pod-kontrola-czesc-4-z-8/ oraz https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/nagranie/pobieranie-i-akceptacja-faktur-z-ksef/

3. Czy będzie prezentacja programu? Zapraszamy na cykl szkoleń dla biur rachunkowych: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/wydarzenie/praktyczny-ksef-br/ oraz dla firm: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/wydarzenie/praktyczny-ksef-f/

4. Proszę pokazać obieg dokumentów w Saldeo. Zapraszamy do zapoznania się z naszymi ścieżkami szkoleniowymi. W module 9 informowaliśmy o obiegu dokumentów: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/sciezki/nowoczesna-wspolpraca-z-klientem-w-saldeosmart/

5. PROSZĘ POKAZAĆ JAK WYGLĄDA POBIERANIE W SALDEO FAKTUR Z KSEF Zapraszamy na nowy cykl szkoleń, gdzie pokażemy KSeF od strony praktycznej. Szkolenia dla firm: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/wydarzenie/praktyczny-ksef-f/ oraz szkolenia dla biur: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/wydarzenie/praktyczny-ksef-br/

6. Proszę pokazać praktyczne działanie KSeF w Saldeo - jak pobierać kosztowe Zapraszamy na nowy cykl szkoleń, gdzie pokażemy KSeF od strony praktycznej. Szkolenia dla firm: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/wydarzenie/praktyczny-ksef-f/

7. A schemat dla firm, nie tylko są tu biura rachunkowe? Zapraszamy na nowy cykl szkoleń, gdzie pokażemy KSeF od strony praktycznej. Szkolenia dla firm: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/wydarzenie/praktyczny-ksef-f/

8. Czy pokażą Państwo też taki model dla Spółek mających księgowość wewnętrzną, a nie dla Biur Rachunkowych? Zapraszamy na nowy cykl szkoleń, gdzie pokażemy KSeF od strony praktycznej. Szkolenia dla firm: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/wydarzenie/praktyczny-ksef-f/

FUNKCJONALNOŚCI SALDEO

1. Co możemy już zrobić teraz? W SaldeoSMART dostępne są następujące funkcje związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF):

Dodanie tokena KSeF: Możliwość dodania tokena autoryzacyjnego wygenerowanego w systemie ministerialnym KSeF.
Nadanie uprawnień użytkownikom: Administratorzy mogą nadawać uprawnienia do obsługi KSeF dla użytkowników.
Wysyłanie faktur do KSeF: Możliwość wysyłania faktur sprzedażowych oraz zaliczkowych bezpośrednio do KSeF z poziomu aplikacji.
Walidacja danych przed wysyłką: System automatycznie weryfikuje poprawność danych kontrahenta oraz struktury faktury przed wysyłką.
Pobieranie faktur z KSeF: Możliwość pobierania faktur z KSeF i przeglądania ich w systemie.
Miniobieg KSeF: Umożliwia oznaczanie dokumentów (zatwierdzony, odrzucony, nieoznaczony) oraz sprawdzanie statusu faktur.
Filtrowanie dokumentów KSeF: Umożliwia pracę tylko z dokumentami pochodzącymi z KSeF.
Zarządzanie uprawnieniami: Administratorzy mogą odbierać uprawnienia użytkownikom oraz unieważniać tokeny. Te funkcje pozwalają na efektywne zarządzanie e-fakturami zgodnie z wymaganiami prawnymi.

2. Kiedy będzie dostępne środowisko KSeF testowe w Saldeo? W SaldeoSMART można już wysyłać faktury do produkcyjnej wersji KSeF. Wysłanie faktury przed obowiązkowym korzystaniem z KSeF nie oznacza, że każdą fakturę trzeba do systemu wysłać. To dobry sposób na zweryfikowanie działania KSeF i przygotowanie się do obowiązków. Warto pamiętać, że wysyłanie i pobieranie faktur z KSeF jest bezpłatne w ramach posiadanego pakietu.

3. Czy Saldeo pobierane faktury z KSeF będzie dzieliło je automatycznie AI? Pracujemy nad automatycznym typowaniem AI faktur pobranych z KSeF.

4. Jak poradzić sobie z tym, aby nie każdy logujący się do naszego firmowego systemu KSeF widział wszystkie faktury. Myślę o fakturach wynagrodzeniowych, które nie powinny być dostępne dla wszystkich. Pracujemy nad rozwiązaniem, które da możliwość ograniczenia widoczności faktur dla użytkowników, którzy nie powinni mieć dostępu do wszystkich faktur.

5. Czy Saldeo ma możliwość współpracy z SAP? Istnieje integracja z SAP Business One

6. Czy integracje Saldeo z programami księgowymi będą uwzględniać potrzebę przeniesienia numeru KSeF do programu księgowego? Tak, aktualnie już przenosimy do kilku programów informacje o numerze KSeF: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/29746719069213-Eksport-informacji-o-KSeF-do-program%C3%B3w-ksi%C4%99gowych

7. Czy mają Państwo integrację z programami WAPRO i MK Rzeczpospolitej? Tak

WYSTAWIANIE FAKTUR W SALDEO

1. Czy w Saldeo można wystawiać faktury? Tak, Saldeo posiada moduł fakturowania umożliwiający wystawianie faktur.

2. Czy fakturowanie Saldeo udostępnione przez biuro rachunkowe obsługuje także faktury zakupowe? Tak, SaldeoSMART, udostępniane przez biura rachunkowe, obsługuje faktury zakupowe (nazywane również kosztowymi). Klienci biur rachunkowych mają możliwość dodawania takich dokumentów do systemu.

3. A czy w Saldeo mogą klienci wystawiać swoje faktury? Tak mogą. Klient powinien mieć udostępniony moduł Faktury.

4. Czy księgowy może za mnie wystawić fakturę? Taka funkcja zostanie niebawem wprowadzona do SaldeoSMART.

5. Czy będzie możliwość dodawania komentarzy do faktur? Tak, do faktur pobranych z KSeF można dodawać komentarze w systemie.

UDOSTĘPNIANIE SALDEO KLIENTOM

1. Klientowi biura można udostępnić moduł fakturowania (z możliwością wysyłania do KSeF) na licencji biura? Ile to kosztuje? Jaki abonament jest potrzebny smart czy smart duet? Klientowi można udostępnić moduł fakturowania. W celu omówienia indywidualnych przypadków prosimy o kontakt z obsluga@saldeosmart.pl lub Państwa opiekunem handlowym.

2. Jesteśmy agencją, która posiada kilkudziesięciu klientów, mam system do wystawiania faktur "X" natomiast koszty w Saldeo, czy dostępy możemy mieć do obydwu? Tak, możecie mieć dostęp do obu systemów - do wystawiania faktur w systemie „X" i kosztów w SaldeoSMART. Zachęcamy jednak, aby wystawianie i wysyłkę faktur do KSeF także robić w SaldeoSMART, bo wtedy wszystko macie w jednym miejscu - koszty i sprzedaż. Dodatkowo wysyłka i pobieranie faktur z KSeF w SaldeoSMART w ramach pakietu jest darmowe.

3. Jak udostępnić panel Saldeo klientom, czy macie jakiś filmik - myślę o tym już poważnie, do tej pory skanuję dokumenty i przenoszę do KPIR? Zachęcamy do zapoznania się z materiałami w naszym Centrum Pomocy https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/categories/16865306554397-SaldeoSMART-DLA-KLIENTA-BIURA-RACHUNKOWEGO

4. Czy jak klient ma panel klienta Saldeo, to sam będzie mógł pobierać faktury? Tak, jeżeli będzie miał nadane uprawnienia. Zachęcamy do zapoznania się z instrukcją nadawania uprawnień: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/30526209909789-Jak-zacz%C4%85%C4%87-korzysta%C4%87-z-KSeF-w-SaldeoSMART

5. Czy w Saldeo jak Saldeo jest udostępnione przez BR to klient też może robić przelewy używając Saldeo? Znam tę funkcję ale od strony własnego Saldeo. Tak, jeśli SaldeoSMART jest udostępnione klientowi przez biuro rachunkowe, klient może korzystać z funkcji generowania przelewów, pod warunkiem że biuro nadało mu odpowiednie uprawnienia.

6. Czy jest możliwość nadawania w Saldeo uprawnień pracownikom w taki sposób by nie widzieli wzajemnie faktur, które im przesyłamy do akceptacji? Tak, w SaldeoSMART istnieje możliwość nadawania uprawnień pracownikom w taki sposób, aby nie widzieli wzajemnie faktur, które im przesyłasz do akceptacji. Można to osiągnąć poprzez odpowiednie ustawienia w obiegu dokumentów. W ustawieniach użytkownika, przy typie dokumentów, znajdują się kolumny: Dokument przypisany i Dokument dodany. Zaznaczenie lub odznaczenie którejś z tych opcji powoduje, że dany użytkownik nie będzie widział dokumentu.

CENNIK I PAKIETY SALDEO

1. Jakie będą koszty wprowadzenia KSeF w Saldeo? Pobieranie i wysyłka faktur do KSeF w Saldeo jest bezpłatna.

2. Czy opłata za usługi Saldeo wzrośnie w związku z KSeF? Pobieranie faktur z KSeF oraz wysyłka faktur do KSeF nie powoduje pomniejszenia puli kredytów: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/29388777407005-Darmowy-KSeF-w-SaldeoSMART-nowa-polityka-cenowa

3. Na stronie www w cenniku mowa jest o kredytach (rozumiem, że dotyczy to OCR) a jak będzie rozliczane pobranie dokumentów z KSeF? Pobieranie faktur z KSeF oraz wysyłka faktur do KSeF nie powoduje pomniejszenia puli kredytów: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/29388777407005-Darmowy-KSeF-w-SaldeoSMART-nowa-polityka-cenowa

4. Było powiedziane że "w ramach pakietu" - nie wiem co to znaczy Jeżeli został użyty zwrot "w ramach pakietu" to oznacza, że dana funkcja jest zawarta w określonym pakiecie i nie wymaga dodatkowych kosztów. Informacje o pakietach, ich kosztach i dostępnych funkcjach dostępne są na stronie głównej: https://www.saldeosmart.pl/cennik/biuro

5. W którym abonamencie jest obieg dokumentów? Czy specjalista ma taką opcję? Obieg dokumentów jest w pakiecie Ekspert.

6. Czy są jakieś pakiety dla biur rachunkowych, tj. biuro kupuje Saldeo i udostępnia swoim klientom? W pakietach dla biur jak najbardziej możliwe jest udostępnianie kont z odpowiednimi uprawnieniami dla klientów: https://www.saldeosmart.pl/cennik/biuro

7. Jaki to pakiet? Na naszych webinarach i szkoleniach pokazujemy najwyższy pakiet - Ekspert.

8. Czy mogę przechodzić z pakietu na pakiet płynnie? Zmiana pakietu na wyższy jest możliwa w każdym momencie: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/28496977894173-Zmiana-pakietu-SaldeoSMART

PRZELEWY I BANKOWOŚĆ

1. CZY MOŻNA POŁĄCZYĆ KILKA PRZELEWÓW W JEDEN? W SaldeoSMART istnieje funkcja „Połącz płatności", która pozwala na połączenie kilku dokumentów w jeden, ale tylko dla tego samego kontrahenta: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/4408596331921-Generowanie-paczki-przelew%C3%B3w

2. CZY Z SALDEO MOŻNA TWORZYĆ PACZKI PRZELEWÓW I WYSYŁAĆ DO BANKU? Tak, w Saldeo można przygotować paczki przelewów: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/4408596331921-Generowanie-paczki-przelew%C3%B3w

3. Z jakimi bankami współpracuje Saldeo obecnie - chodzi o paczki przelewów? SaldeoSMART generuje paczki przelewów w standardzie Elixir0. Jeśli bank obsługuje ten standard, paczkę przelewów można zaimportować w jego bankowości internetowej, dlatego nie udostępniamy oddzielnej listy banków.

4. Czy są przelewy zagraniczne w Saldeo? W SaldeoSMART są możliwe przelewy walutowe, w tym także na konta zagraniczne, ale tylko przy korzystaniu z banku Pekao. W innych bankach przelewy walutowe dotyczą kont w Polsce. Więcej informacji w artykule: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/9043569833245--Przelewy-walutowe-w-SaldeoSMART

5. Czy jest przewidziana sankcja za brak podania numeru KSeF przy płatności? Na ten moment nie ma przewidzianych bezpośrednich sankcji finansowych za brak podania numeru KSeF w tytule przelewu przy płatności.

ZAMYKANIE MIESIĄCA

1. Czy opcja "zamknij miesiąc" w Saldeo będzie blokować próby zmiany faktury zaakceptowanej? Tak, opcja "zamknij miesiąc" w SaldeoSMART blokuje możliwość edytowania już zaakceptowanych faktur w zamkniętym miesiącu. Po zamknięciu miesiąca, użytkownicy nie mogą dodawać nowych dokumentów ani edytować już wprowadzonych dokumentów dotyczących tego miesiąca.

METODA KASOWA

1. A jak metoda kasowa będzie działać? Metoda kasowa w KSeF będzie działać na zasadzie, że podatnik będzie mógł wystawiać faktury w momencie dokonania zapłaty, a nie w momencie sprzedaży. Oznacza to, że faktura będzie mogła być wystawiona i przesłana do KSeF dopiero po otrzymaniu płatności od kontrahenta. W przypadku korzystania z KSeF, ważne jest, aby pamiętać, że faktura musi być wysłana do KSeF w ciągu 24 godzin od jej wystawienia, a data księgowa będzie datą nadania numeru KSeF dla faktury.

KREDYTY

1. Dzień dobry, od razu chciałam zapytać, czy dokument pobrany z KSeF do Saldeo będzie się liczył jako 1 kredyt? Operacja pobierania faktur z Krajowego Systemu e-Faktur będzie realizowana bezpłatnie.

2. Wysyłka i pobieranie dokumentów z KSeF jest w Saldeo za darmo a odczyt? Wewnętrzna waluta to kredyty, które są wykorzystywane do odczytu dokumentów, używając przelicznika: 1 odczytana strona to 1 kredyt.

3. A za co pobierane kredyty pobierane z KSeF? Kredyty są pobierane za połączenie z bankiem, odczyt dokumentów czy pobieranie transakcji z banku. Pełna lista czym są kredyty i za co są pobierane w SaldeoSMART znajduje się w tym artykule: Za co pobierane są kredyty?

4. Rozumiem że kredyty pobierane są dopiero za odczytanie dokumentów pobranych z KSeF. Jeżeli faktura została pobrana do SaldeoSMART bezpośrednio z KSeF, kredyty nie są pobierane. Jeżeli faktura została pobrana do SaldeoSMART bezpośrednio z KSeF, kredyty nie są pobierane.

NAGRANIA I MATERIAŁY SZKOLENIOWE

1. Czy nagranie będzie później dostępne? Tak, to wydarzenie oraz wszystkie wcześniejsze są nagrywane i dostępne na naszej stronie: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/nagrania/ oraz w Centrum Pomocy: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/sections/28327628652189-Nowo%C5%9B%C4%87-cykl-webinar%C3%B3w-Przygotuj-si%C4%99-na-KSeF-z-SaldeoSMART

2. Czy poprzednie spotkania również są nagrane? Tak, to wydarzenie oraz wszystkie wcześniejsze są nagrywane i dostępne na naszej stronie: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/nagrania/ oraz w Centrum Pomocy: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/sections/28327628652189-Nowo%C5%9B%C4%87-cykl-webinar%C3%B3w-Przygotuj-si%C4%99-na-KSeF-z-SaldeoSMART