Webinar: KSeF w praktyce: Pierwsze kroki w świecie e-fakturowania [część 2 z 8]

Zapraszamy na nagranie drugiego wydarzenia z cyklu webinarów „Przygotuj się na KSeF z SaldeoSMART”, w którym krok po kroku pokazujemy, jak rozpocząć korzystanie z KSeF w praktyce – bez stresu i z pełną kontrolą.

Ten webinar jest dedykowany zarówno biurom rachunkowym, jak i firmom, które chcą dobrze przygotować się do wystawiania e-faktur i mieć pewność, że ich pierwsze kroki w KSeF przebiegną sprawnie.

Dla kogo jest ten webinar?

🔵 Biura rachunkowe
🔵 Przedsiębiorcy współpracujący z biurami
🔵 Firmy posiadające działy księgowości
🔵 Użytkownicy SaldeoSMART i osoby planujące wdrożenie

Z nagrania dowiesz się m.in:

🔵 Jak krok po kroku przeprowadzić pierwsze wdrożenie.
🔵 Jak bezpiecznie uwierzytelnić się w KSeF.
🔵 Jak wystawić pierwszą fakturę w systemie.
🔵 Jakie działania podjąć, zanim jeszcze zaczniesz fakturować.
🔵 Co zrobić, aby system działał stabilnie i zgodnie z przepisami.
🔵 Jakie praktyczne usprawnienia daje SaldeoSMART w pracy z e-fakturami.

📢 Broszura informacyjna o KSeF

Broszura „Najważniejsze kwestie na starcie z KSeF dla podatników” dostępna do pobrania jako załącznik do artykułu.

❔ Odpowiedzi na pytania

Odpowiedzi naszych ekspertów na pytania zadane przez uczestników w trakcie webinaru znajdują się jako załącznik do artykułu.

Zrób zdjęcie faktury i… gotowe!

Zobacz, jak SaldeoSMART automatycznie przeprowadza dokument przez cały proces – od pobrania z KSeF, przez dekretację, aż po zaksięgowanie. Wszystko dzieje się w tle! 🚀

Nagrania webinarów dostępne są na dedykowanej stronie: Wydarzenia i szkolenia

___________________________________________________________

Odpowiedzi na pytania zadania na czacie

PODSTAWOWE ZAGADNIENIA KSEF

1. Czy faktury pro forma też muszą iść przez KSeF?

KSeF nie obejmuje faktur PRO FORMA. Z punktu widzenia ustawodawcy pro forma to nie jest faktura.

2. Czy jako firma wystawiająca faktury dla osób fizycznych będziemy musieli wysyłać te faktury do KSeF?

Opublikowany projekt ustaw do KSeF zakłada dobrowolność przy wysyłce faktur do KSeF wystawianych na osoby fizyczne.

3. Wszystkie faktury sprzedaży (dla zagranicznych, osób fizycznych i polskich) powinny się znaleźć w KSeF?

Wystawionego przez Polskiego przedsiębiorcę dla zagranicznego - TAK, osób fizycznych - OPCJONALNIE, polskich (przedsiębiorców) - TAK.

AUTORYZACJA I CERTYFIKATY

1. Certyfikat wystawcy dotyczy osoby czy firmy?

Według opublikowanych informacji certyfikat może być wystawiony na osobę jak i firmę.

2. Czy można upoważnić np. 2 osoby do KSeF?

TAK - Strona KSeF pozwala na wygenerowanie więcej niż jednego tokenu o tych samych (lub innych) uprawnieniach. UWAGA: Saldeo będzie autoryzowane jednym tokenem na maksymalnych uprawnieniach, ale na poziomie Saldeo będzie można już uprawnienia odpowiednio ograniczać.

3. Możemy kilka osób upoważnić na druku ZAW-FA?

Na stronie ksef.podatki.gov.pl jest informacja: W ZAW-FA można upoważnić tylko jedną osobę. Może, ale nie musi to być członek zarządu. Osoba wyznaczona w ZAW-FA może nadać kolejnym osobom uprawnienia elektronicznie.

4. Jesteśmy sp. z o.o. - żeby uwierzytelnić się do KSeF musimy mieć kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, nieposiadającymi elektronicznej pieczęci kwalifikowanej, w celu dokonania pierwszej autoryzacji w systemie konieczne jest złożenie zgłoszenia ZAW-FA do urzędu skarbowego.

5. Skąd pobrać token?

Token można uzyskać, po autoryzacji na stronie ministerialnej: https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/bezplatne-narzedzie-wersja-produkcyjna/

BIURA RACHUNKOWE I UPOWAŻNIENIA

1. Jest firma X, obsługiwana przez Agencję (operacyjnie) oraz Biuro rachunkowe, czy obydwie firmy świadczące usługi do firmy X mogą mieć dostęp w KSeF do pobierania faktur?

Jeśli obydwa podmioty jak agencja i biuro rachunkowe wymagają dostępu do faktur to właściciel może im taki dostęp udzielić.

2. Czy jeżeli zostaną nadane uprawnienia dla biura rachunkowego do wystawiania i odbierania faktur, to klient też będzie mógł wystawiać i odbierać faktury?

W SaldeoSMART można wprowadzić token dla swojej firmy oraz dla biura rachunkowego z odpowiednimi uprawnieniami. Najlepiej ustalić z biurem, która ze stron ma odpowiadać za obsługę KSeF.

3. Jak dodać token z konta biura rachunkowego?

Dodanie tokenu na koncie biura rachunkowego jest możliwe w konfiguracji (ikona kół zębatych) > opcja KSeF. Tam można skorzystać z przycisku + Dodaj token.

OBSŁUGA FAKTUR I DOKUMENTÓW

1. Jak dostosować się do KSeF jeśli faktury wystawiane są w Excelu?

Faktura będzie musiała być wystawiona bezpośrednio w KSeF lub wystawiona i wysłana z innego systemu do KSeF. Może być tak, że MF udostępni importer faktur z Excela ale zapewne według własnego wzoru, a nie używanego przez nas obecnie.

2. Korzystamy z programu do wystawiania faktur, który nie będzie dostosowywany do wymagań KSeF. Czy będzie opcja przesłania do Saldeo PDF, na podstawie którego Saldeo "przetłumaczy" PDF na potrzeby KSeF?

Do KSeF można wysłać faktury, które są wystawione w SaldeoSMART. Istnieje możliwość zbiorczego wystawienia faktur w Saldeo, według określonego wzorca. Po wprowadzeniu faktur do Saldeo (wystawieniu) będzie możliwość przesłania ich do KSeF.

3. Ile razy można będzie pobrać jedną fakturę z KSeF?

W SaldeoSMART użytkownik pobierze tylko raz fakturę z KSeF.

4. Czy faktury zaliczkowe można wystawiać w Saldeo?

Tak, w SaldeoSMART jest możliwość wystawienia faktur zaliczkowych.

5. Czy w Saldeo jest możliwość wystawienia faktury w języku angielskim?

Tak, SaldeoSMART umożliwia wystawienie faktury w języku angielskim: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/360008076538-J%C4%99zyk-wysy%C5%82ania-faktur-do-kontrahenta

6. Czy Noty obciążeniowe można wystawić w Saldeo i wysłać do KSeF?

Obecnie nie ma takiej możliwości, skupiamy się obecnie stricte na fakturach.

TRYB OFFLINE I KODY QR

1. Czy istnieje jakiś przypadek, w którym faktura wystawiona w trybie offline będzie musiała zawierać 2 kody QR?

Nie tyle co istnieje taki przypadek, co według opublikowanych przez MF materiałów będzie to obowiązek aby umieścić jeden kod z oznaczeniem CERTYFIKAT a drugi OFFLINE.

2. Proszę o wyjaśnienie kwestii kodu QR w fakturze offline - do czego ma prowadzić zeskanowanie takiego kodu?

Informacja z oficjalnej specyfikacji (https://www.podatki.gov.pl/media/9876/specyfikacja-oprogramowania-interfejsowego.pdf) w pkt. 16: "Każda faktura wystawiona w trybie offline/awaryjnym wizualizowana w postaci pdf czy też wydruku tradycyjnego (przed przesłaniem do KSeF i nadaniem numeru KSeF) powinna zostać przez Wystawcę faktury opatrzona linkiem offline/awaryjnym oraz jego dwuwymiarową reprezentacją w postaci kodu QR, pod którym powinien znajdować się zapis „OFFLINE". Dzięki takiemu oznaczeniu możliwa będzie weryfikacja wystawcy faktury tj. statusu certyfikatu oraz posiadania roli do wystawienia faktur (invoice_write) zanim faktura zostanie przesłana do KSeF. Po przesłaniu faktury do KSeF link offline/awaryjny dodatkowo umożliwi weryfikację istnienia faktury w systemie KSeF i ewentualne jej pobranie po wpisaniu odpowiednich danych weryfikacyjnych z faktury."

ODRZUCANIE I BŁĘDY

1. Czy będzie możliwość odrzucenia faktury przez odbiorcę, jeśli stwierdzi, że nie powinna do niego trafić?

W SaldeoSMART dla dokumentów pobranych z KSeF dostępny jest miniobieg KSeF, który daje możliwość oznaczenia faktury statusem odrzucona.

2. Co w przypadku, gdy fakturę wystawi firma krzak i nie ma kontaktu z wystawcą faktury, by taką korektę otrzymać?

Konsekwencje firma ponosi dopiero gdy ją zaksięguje. W SaldeoSMART dla dokumentów pobranych z KSeF dostępny jest miniobieg KSeF, który daje możliwość oznaczenia faktury statusem odrzucona.

3. Co to znaczy, że jest w KSeF odrzucona? Czy klient może odrzucić?

Przyczyny odrzucenia mogą być różne np. brak stabilnej komunikacji z KSeF (chcieliśmy wysłać ale akurat coś wydarzyło się z naszym internetem, to się zdarza) lub faktura nie spełnia jakichś wymogów formalnych i nie mogła zostać zarejestrowana w KSeF. Jednocześnie Saldeo "pilnuje" aby zawierała ona niezbędne elementy. W MiniObiegu KSeF klient ma możliwość niezaakceptowania dokumentu aby biuro wiedziało, że jest problem z danym dokumentem.

4. Co jeśli na koncie KSeF pojawi się nie moja faktura?

W SaldeoSMART dla dokumentów pobranych z KSeF dostępny jest miniobieg KSeF, który daje możliwość oznaczenia faktury statusem odrzucona.

ZAŁĄCZNIKI

1. Czy załączniki do faktury możliwe są tylko warunkowo, po uzyskaniu pozwolenia/zgłoszenia?

Na stronie ksef.podatki.gov.pl jest informacja: Od 1 lutego 2026 r. możliwe będzie wystawianie w KSeF faktur z załącznikiem. Wprowadzone zostaną odpowiednie regulacje, w tym dotyczące między innymi konieczności wcześniejszego zgłoszenia zamiaru wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Aby zapewnić możliwość wystawiania faktur z załącznikiem od 1 lutego 2026 r., podatnicy będą mogli już od 1 stycznia 2026 r. zgłaszać w e-US zamiar wystawiania i przesyłania do KSeF takich faktur z załącznikiem.

INTEGRACJA Z INNYMI SYSTEMAMI

1. Czy faktury będzie można wystawiać w systemie księgowym i importować do KSeF, czy tylko opcja wystawiamy w KSeF i importujemy do systemu wchodzi w grę?

Jest to zależne od wykonanej integracji z KSeF przez producenta programu księgowego. Może zarówno wystawiać faktury i wysyłać do KSeF (pobierać nie ma potrzeby) lub pobierać faktury wystawione w innym systemie np. bezpośrednio w KSeF.

2. Dlaczego Saldeo nie zadbało o możliwość importów do systemów księgowych? Informują nas Państwo, że w tej chwili nie jest możliwy import dokumentów z Saldeo do ASSECO FAKIR.

Aktualna specyfikacja importu poprzez plik XML do Wapro Fakir/Kaper nie posiada możliwości przekazania numeru i daty wystawienia w KSeF.

3. Czy planują Państwo zrobić integrację faktur z SAP Hana?

Nie mamy na liście rozwojowej przewidziane takiej integracji, niemniej SaldeoSMART posiada bardzo dobrze rozbudowane API za którego pomocą można zintegrować ten system.

4. Jeśli wystawiamy faktury w innym programie to w Saldeo nie skorzystamy z opcji KSeF?

Należałoby podjąć decyzję w którym programie chcą Państwo całościowo obsługiwać KSeF.

5. Co robimy w sytuacji kiedy wysyłamy teraz faktury do biura przez Saldeo a korzystamy z innego programu - to co będziemy robić jak KSeF będzie?

Najlepiej mieć wszystko w jednym systemie czyli wysyłanie faktur do KSeF i pobieranie faktur z KSeF. Będzie to korzystne zarówno dla Państwa jak i księgowości.

KONFIGURACJA SaldeoSMART

1. Czy dostęp do KSeF w Saldeo jest dostępny w każdym module?

Tak, KSeF jest dostępny w każdym module SaldeoSMART. Po szczegóły zapraszamy do zapoznania się z cennikiem: https://www.saldeosmart.pl/cennik/biuro

2. W jaki sposób np. handlowcy będą pobierać tylko swoje faktury kosztowe?

Handlowiec może poprosić wystawiającego fakturę o umieszczenie dodatkowych informacji na niej. Przewidziana jest możliwość podania tzw. podmiot 3 za pomocą którego można podać np. IDWEW po którym to zaś można będzie rozróżnić wspomnianych handlowców.

3. Czy faktury sprzedaży wystawione i przesłane przez Klienta samodzielnie do KSeF będą się zaciągały w Saldeo? Do zakładki faktury? Czy do zakładki dokumenty?

Faktury pobrane z KSeF, będą dostępne w module Dokumenty.

4. Jeśli biuro ma upoważnienie do logowania do KSeF to będzie mogło zobaczyć bezpośrednio własnie tam, lub jeśli będzie od strony biura wprowadzony Państwa token to biuro będzie mogło samodzielnie pobierać dokumenty do swojego Saldeo.

Jeżeli w Saldeo będzie wprowadzony token dla biura, które otrzyma odpowiednie uprawnienia w KSeF, będzie mogło w imieniu klienta pobierać faktury z KSeF.

5. Czy po wysłaniu faktur do KSeF z jakiegoś programu jak Saldeo, to wyświetli się ona w tej ministerialnej kiedy się tam zaloguje?

Po wysłaniu faktury do KSeF z systemu zewnętrznego jak np. Saldeo, jeżeli faktura otrzyma numer KSeF, to znaczy, że będzie widoczna na stronie ministerialnej.  

6. Po co pobierać nr KSeF do pliku?

Zakładam że chodzi o przeniesienie numeru do np. programu księgowego. Sam numer będzie użyteczny np. w celu dodatkowej kontroli dokumentów. Zawsze po tym numerze jednoznacznie odszukamy ten numer w KSeF jest to też unikalny numer nadany temu dokumentowi co pozwoli na uniknięcie podwójnego księgowania.

7. Jeżeli już mam abonament w Saldeo to jeżeli chcę wystawiać i zaciągać faktury z KSeF to muszę wykupić u Was taką nakładkę?

W każdym pakiecie dostępna jest obsługa KSeF. Nie wymaga to dodatkowych nakładek.

KOSZTY I OPŁATY

1. Wspominała Pani, że do końca roku można bezpłatnie korzystać z KSeF w Saldeo. Czy planują Państwo wprowadzić dodatkowe opłaty w związku z wdrożeniem KSeF?

Od 1 sierpnia 2025 obsługa KSeF w SaldeoSMART jest darmowa i nie wiąże się z pomniejszeniem pakietu kredytów. 

2. Czy cokolwiek związane z KSeF w Saldeo dla biura rachunkowego będzie kiedyś płatne? Teraz była mowa że "na razie jest bezpłatne".

W przypadku wprowadzenia opłat będziemy Państwa informowali.

3. Od 2026 opłaty za każdą fakturę?

W przypadku wprowadzenia opłat będziemy Państwa informowali.

4. Mini Obieg jest w cenie (w pakiecie kredytów)?

Miniobieg jest w cenie pakietu.

RÓŻNE

1. Faktury towarowe od kontrahenta, jak rozumiem, będzie można wyłącznie pozyskać przez pobranie z KSeF?

Kontrahent w ramach uprzejmości może nam wysłać wydruk PDF ale jeśli wystawił ją w KSeF i nic poza tym to formalnie według MF jest ona traktowana jako dostarczona do nas jako nabywców - bo mamy dostęp systemu i możemy cały czas sprawdzić co zostało wystawione.

2. Jak skopiować te komentarze?

Odpowiedzi na pytania zostaną opublikowane na stronie, gdzie będzie dostępne dzisiejsze nagranie: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia

3. Jeśli nie obsługuje biuro a osoba fizyczna na umowę zlecenie?

Jeżeli mają Państwo osobę, która wystawia faktury, to należy zweryfikować czy system do wystawiania faktur umożliwia lub umożliwi integrację z KSeF i wysyłanie faktur do KSeF.