Zapraszamy na nagranie czwartego wydarzenia z cyklu „Przygotuj się na KSeF z SaldeoSMART”! Tym razem skupiamy się na obiegu dokumentów z KSeF – jak zorganizować go bezpiecznie i pod kontrolą.
Pokażemy praktyczne rozwiązania, dobre i złe praktyki oraz sposoby radzenia sobie z wyzwaniami, które mogą pojawić się w codziennej pracy.
Dla kogo jest ten webinar?
🔵 Biura rachunkowe
🔵 Przedsiębiorcy współpracujący z biurami
🔵 Firmy posiadające działy księgowości
🔵 Użytkownicy SaldeoSMART i osoby planujące wdrożenie
Z nagrania dowiesz się m.in:
🔵 Dlaczego KSeF nie zastąpi obiegu dokumentów i jak go dobrze zorganizować.
🔵 Jakie błędy najczęściej się pojawiają w procesie i jak ich unikać.
🔵 Jak radzić sobie z wyzwaniami i wdrażać dobre praktyki.
🔵 Jak wykorzystać automatyzację i zarządzanie zmianą, aby usprawnić procesy.
🔵 Jak SaldeoSMART wspiera bezpieczny i sprawny obieg dokumentów.
Wystarczy jedno zdjęcie faktury!
Z SaldeoSMART zorganizujesz cały proces – od odebrania dokumentów z KSeF, przez ich obieg i akceptacje, aż po wprowadzenie do księgowości. Obejrzyj nagranie i zobacz, jak to działa w praktyce! 🚀
Ankieta KSeF
Pobierz ankietę i sprawdź swoją gotowość na nadchodzące zmiany, Materiał dostępny na samym końcu artykułu.
Odpowiedzi na pytania zadane na czacie podczas webinaru 04.09
KREDYTY
1. Dzień dobry, od razu chciałam zapytać, czy dokument pobrany z KSeF do saldeo będzie się liczył jako 1 kredyt? Operacja pobierania faktur z Krajowego Systemu e-Faktur będzie realizowana bezpłatnie.
2. Wysyłka i pobieranie dokumentów z KSeF jest w Saldeo za darmo a odczyt? Wewnętrzna waluta to kredyty, które są wykorzystywane do odczytu dokumentów, używając przelicznika: 1 odczytana strona to 1 kredyt.
3. A za co pobieracie kredyty pobierane z KSeF? Kredyty są pobierane za połączenie z bankiem, odczyt dokumentów czy pobieranie transakcji z banku. Pełna lista czym są kredyty i za co są pobierane w SaldeoSMART znajduje się w tym artykule: Za co pobierane są kredyty?
4. Rozumiem że kredyty pobierane są dopiero za odczytanie dokumentów pobranych z KSeF. Jeżeli faktura została pobrana do SaldeoSMART bezpośrednio z KSeF, kredyty nie są pobierane.
5. Co to są kredyty? Kredyty są jednostką rozliczeniową w systemie SaldeoSMART, dostępną w ramach wybranej wysokości pakietu. Kredyt służy do odczytywania (OCR) faktur, pobierania transakcji z banku, odczytu transakcji z wyciągu PDF oraz automatycznego połączenia z rachunkiem bankowym.
6. Jeżeli faktura została pobrana do SaldeoSMART bezpośrednio z KSeF, kredyty nie są pobierane? Tak, jeżeli faktura została pobrana do SaldeoSMART bezpośrednio z KSeF, to kredyty nie są pobierane. Pobieranie faktur z KSeF jest całkowicie bezpłatne i nie pomniejsza puli dostępnych kredytów.
7. Dokumenty pobierane z KSeF nie będą liczone jako kredyty. Jak w takim razie będzie wyglądało rozliczanie z Państwem w przypadku pakietu ekspert? Za co będzie naliczana płatność? Kredyty nadal będą pobierane za inne funkcje w SaldeoSMART. Wszystkie informacje są dostępne w tym artykule. Pakiet ekspert zawiera wiele przydatnych opcji jak budżetowanie czy obieg dokumentów.
8. Czy odczytywanie faktur pobranych z KSeF pobiera kredyty? Jeśli tak, to od każdej strony czy od dokumentu? Nie pobieramy kredytów za faktury pobrane bezpośrednio z KSeF.
9. Ile kosztuje dla klienta biura korzystanie z Saldeo (automatyczne ściąganie z KSeF dokumentów) Jest bezpłatne.
10. Wysyłka i pobieranie dokumentów z KSeF jest w Saldeo za darmo a odczyt? Za odczyt dokumentów nadal będą pobierane kredyty (1 kredyt = 1 strona). Informacja za co pobierane są kredyty w SaldeoSMART dostępna jest w tym artykule: Za co pobierane są kredyty?
11. Jeśli nie będziemy płacić za pobieranie faktur z KSeF, to za jakie funkcje płacić będziemy? Odczyt wymiarów? Informacje o płatnościach w SaldeoSMART są dostępne w artykule o Kredytach: Za co pobierane są kredyty?
12. To za co będzie pobierane opłaty przez saldeo?
Kredyty są pobierane za połączenie z bankiem, odczyt dokumentów czy pobieranie transakcji z banku. Pełna lista czym są kredyty i za co są pobierane w SaldeoSMART znajduje się w tym artykule: Za co pobierane są kredyty?
13. Czy ilość podmiotów utworzonych (klientów biura rachunkowego) w saldeo będzie miało wpływ na cenę abonamentu za miesięczne korzystanie z SALDEO? Tak, im więcej klientów tym wyższy koszt abonamentu. Zapraszamy do zapoznania się z cennikiem dla biur: https://www.saldeosmart.pl/cennik/biuro
OBOWIĄZKI I TERMINY KSeF
1. Czy stowarzyszenia muszą też w KSeF? obowiązkiem KSeF objęty jest każdy podatnik VAT, niezależnie od tego, czy jest podatnikiem VAT czynnym czy zwolnionym. Dotyczy to również stowarzyszeń i innych organizacji, jeśli będą działały w charakterze podatników.
2. A drugi termin wejścia ksf to kwiecień a miał być lipiec? Od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo", których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
3. Czy na dzień dzisiejszy można wystawiać w KSeF tylko niektóre fv sprzedaży a nie już wszystkie? Obowiązkowe korzystanie z KSeF wejdzie w życie w 2026 roku. W 2025 roku korzystanie z KSeF jest dobrowolne, co oznacza, że przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury w systemie KSeF według własnego uznania, a nie będą do tego jeszcze zobligowani. Wszystkie faktury VAT nie będą musiały być wystawiane w systemie KSeF aż do momentu obowiązkowego wprowadzenia w 2026 roku.
4. Czy wystawione faktury od razu trzeba wysyłać do KSeF? Mogą być wystawione wcześniej, ale powinny zostać wysłane do 23:59 tego samego dnia (wg. daty wystawienia).
5. czy faktury do KSeF powinny być wysyłane w dniu ich wystawienia, czy do 15 kolejnego miesiąca?, jeśli do 15 to czy data wysłania faktur do KSeF jest właściwa datą księgową? Mamy 24h na wysłanie faktury do KSeF i datą księgową jest data nadania numery KSeF dla faktury. Numer nadawany jest w momencie wysłania poprawnie faktury na platformę KSeF.
6. Co z fakturą jeżeli wystawię ją z datą dzisiejszą, ale wyślę ją już po tym wyznaczonym czasie 24h? bo np. nie miałam możliwości wcześniej?
Zostanie ona odrzucona przez KSeF, chyba że została wystawiona w tzw. trybie Offline - tryb awaryjny wystawiania jeśli ktoś np. nie ma dostępu do internetu.
7. czy zalogowanie się do KSeF obliguje do wystawiania faktur w tym systemie? Zalogować się i wystawiać można szybciej, ale od statusu prawnego danego podatnika zależy od jakiego dnia te faktury już muszą albo być wystawiane w tym systemie lub pobierane do KSeF wystawione w innym systemie (np. Saldeo). MF będzie traktował fakturę poza KSeF niejako jako nieistniejącą.
8. Czy wysłanie faktury do KSeF jest tożsame z jej odebraniem przez kontrahenta do którego jest adresowana ta faktura? Wysłanie faktury do KSeF nie jest tożsame z jej odebraniem przez kontrahenta. Dla wystawienia faktury w KSeF nie jest konieczna zgoda kontrahenta. Kontrahent natomiast może nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur w KSeF. W przypadku braku zgody na otrzymywanie faktur w KSeF przez kontrahenta, taką fakturę należy dostarczyć do odbiorcy w inny uzgodniony sposób.
9. Czy faktury wystawiane na kasie fiskalnej zostaną zlikwidowane? np. jak to robi orlen. Faktury wystawiane na kasie fiskalnej nie zostaną zlikwidowane do końca 2026 roku. Planowane jest odroczenie likwidacji wystawiania faktur z kas rejestrujących do końca lipca 2026 roku. Po tym terminie, faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane tylko do kwoty 450 zł (do limitu 10 tys. zł miesięcznie).
RODZAJE FAKTUR I DOKUMENTÓW
1. Czy faktura imienna do paragonu musi być ujęta w KSeF? Faktura imienna do paragonu zasadniczo nie podlega obowiązkowemu KSeF (Krajowemu Systemowi e-Faktur) w sytuacji, gdy jest wystawiana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
2. A jak wygląda sprawa z fakturami zaliczkami? Faktury zaliczki w kontekście KSeF są traktowane na równi z innymi rodzajami faktur. Są zatem integralną częścią systemu KSeF i powinny być obsługiwane zgodnie z tymi samymi zasadami, co inne faktury.
3. A jak wygląda sprawa z fakturami proforma/ tych nie muszę wysyłać do KSeF? Nie ma potrzeby wysyłki faktury proformy do KSeF.
4. A co z raportem kasowym? Raporty kasowe nie są wysyłane do KSeF.
5. Co z fakturami zakupu w walucie EUR? W KSeF można wystawiać faktury w walucie obcej, pod warunkiem przeliczenia wartości na złote (PLN) przy użyciu średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. W strukturze XML faktury należy wskazać walutę oraz zastosowany kurs, aby zapewnić prawidłowe rozliczenie podatku VAT.
6. Co z fakturami wystawianymi dla odbiorców zagranicznych? Polski podatnik musi wystawiać i wysyłać faktury do KSeF także dla kontrahentów zagranicznych, ale dodatkowo powinien przekazać im kopię poza systemem (np. PDF).
7. Będą pobrane dokumenty z KSeF ale jest jeszcze pakiet, które w KSeF nie będzie. Co w takim przypadku? Pozostałe dokumenty funkcjonują jak dotychczas.
FUNKCJONALNOŚCI SALDEO I KSeF
1. Czy na fakturach sprzedażowych wystawianych w SALDEO i wysyłanych do KSeF będzie potem umieszczony kod QR? Tak, będzie taka możliwość.
2. czy przy pobieraniu dokumentów można z automatu dla danego kontrahenta mieć przypisany typ dokumentów? Pracujemy nad mechanizmem ustawienia domyślnego typu dokumentu przy pobieraniu a w dalszej kolejności planujemy bardziej zaawansowany (dobrowolny) oparty o AI mechanizm doboru typu automatycznie przez system.
3. Czy na wizualizacji faktury (kosztowej czy sprzedażowej) będzie widoczny numer nadawany przez KSeF? Jest możliwość w SaldeoSMART automatycznego naniesienia numeru KSeF na fakturę kosztową lub sprzedażową.
4. Czy w saldeo w momencie pobrania dokumenty z KSeF oznacza że są one zatwierdzone w KSeF? Klienci potwierdzają zasadność fv.
5. W jaki sposób uniknąć duplikacji faktury, ponieważ ten sam dokument do nas trafi poprzez KSeF oraz w formie papierowej? Jest w SaldeoSMART filtr do duplikatów - w łatwy sposób można odnaleźć dokumenty zduplikowane.
6. Jeśli uruchomimy opcje KSeF, to czy musimy w niej działać? czy możemy "nie działać" w KSeF tylko "podejrzeć" jakie tam mamy faktury? Zależy co rozumiemy przez uruchomienie - z jednej strony może tu chodzić o zalogowanie się KSeF - to niczego nie uruchamia, nie ma obowiązku korzystania z KSeF w 2025 r. Obecnie każdy podatnik ma możliwość zalogowania się, z drugiej strony może tutaj chodzić o opcję KSeF uruchamianą poprzez dodanie tokenu KSeF do programu, to również nie pociąga za sobą żadnych konsekwencji. Można w obu przypadkach sprawdzić faktury i nie wiąże się to z obowiązkiem korzystania z KSeF.
7. Czy KSeF wie, że pobrałem fakturę? Nie, platforma KSeF nie informuje sprzedawcy o tym, że nabywca pobrał fakturę. System nie śledzi ani nie rejestruje takiej aktywności użytkownika. Oznacza to, że sprzedawca nie dowie się o pobraniu dokumentu przez drugą stronę transakcji za pośrednictwem KSeF.
8. Czy u was jest OCR faktur? Tak.
9. Czy saldeo będzie można zaprogramować do automatycznego pobierania dokumentów z KSeF? Tak, będzie możliwość ustawienia automatycznego pobierania faktur z KSeF.
10. Czy w związku z docelowym usunięciem tokenów będzie opcja by mimo wszystko jakoś saldeo 'samo' pobierało faktury? czy zawsze musiał to będzie zrobić użytkownik z właściwymi uprawnieniami a w międzyczasie nikt nowych faktur nie będzie widział? Na pewno będziemy rozważać takie możliwości, tak aby było to bezpieczne i pewne zarówno dla użytkowników i dla nas jako "gospodarzy" systemu.
11. Czy w związku z docelowym usunięciem tokenów będzie opcja by mimo wszystko jakoś saldeo 'samo' pobierało faktury? czy zawsze musiał to będzie zrobić użytkownik z właściwymi uprawnieniami do ściągania faktur z KSeF - a w międzyczasie osoby bez takich uprawnień (do KSeF) choć są uprawnione do pracy w SALDEO, to nie będą widzieć nowych faktur? Pracujemy nad funkcją automatycznego pobierania faktur z KSeF. Funkcja ta będzie dostosowana do zasad wyznaczonych przez Ministerstwo Finansów. Poinformujemy Państwa, gdy tylko zostanie udostępniona w systemie.
12. Czy na kliencie może być ustawione tak, aby automatycznie to klient pobierał faktury z KSeF? Pracujemy nad funkcją, by faktury pobierały się automatycznie z KSeF na koncie klienta. Gdy taka opcja będzie dostępna, niezwłocznie Państwa o tym poinformujemy.
13. OCR źle odczytuje faktury sprzedaży wystawione zgodnie z szablonem przygotowanym przez Saldeo - czemu tak się dzieje? Prosimy o kontakt z Działem Obsługi Klienta celem weryfikacji problemu za pomocą maila: obsluga@saldeosmart.pl.
14. Na jakim etapie będą uzupełniane wymiary w fakturach? Aktualnie ma to miejsce podczas odczytu faktury, którego przy KSeF nie będzie.
Będziemy dążyć do tego informacje pobrane na temat dokumentu z KSeF uruchamiały mechanizmy znane z odczytu czyli np. podpowiedź wymiarów.
15. W jaki sposób klienci mogą opisać faktury? - to istotne aby były w grupach np: towar, koszty? Klienci mogą opisać faktury w sekcji "Opis faktury" podczas wystawiania nowej faktury. W tym polu można wprowadzić dowolny opis, który pomoże w późniejszym wyszukiwaniu faktur.
16. A gdzie wystawianie faktur? W saldeo można wystawić i wysłać do KSeF.
17. Czy będzie możliwe w Saldo Smart, pobieranie i zapisywanie w innym miejscu wizualizacji faktury kosztowej wraz z nadrukowanymi adnotacjami dotyczącymi zatwierdzenia kosztu i celu zakupu itd? Np. dla celu wewnętrznej archiwizacji. Można skorzystać z funkcji Pobierz pdf z nadrukiem.
18. Co z fv zaliczkowymi w sprzedaży do buchaltera - czy saldeo to będzie wreszcie ogarniać? W przypadku integracji z programem Buchalter faktury zaliczkowe nie są eksportowane z SaldeoSMART. Będziemy Państwa informować o ewentualnych zmianach w tym zakresie.
EKSPORT I INTEGRACJE
1. Czy Saldeo będzie umożliwiał eksport do Insert GT danych zawierających numer faktury nadany w KSeF i datę z KSeF? Obecnie nie ma takiej możliwości do Insertu. Lista programów z obsługą eksportu danych KSeF będzie na bieżąco rozszerzana. Realizacja nowych integracji jest uzależniona od gotowości technicznej programów na przyjmowanie tych informacji.
2. FAKIR Asseco? - w kontekście integracji Obecnie nie ma takiej możliwości. Lista programów z obsługą eksportu danych KSeF będzie na bieżąco rozszerzana. Realizacja nowych integracji jest uzależniona od gotowości technicznej programów na przyjmowanie tych informacji.
3. Integracja SaldeoSmart z Enova365, czy dodatek w obecnej wersji już przekazuje numery referencyjne KSeF? Obecnie nie ma takiej możliwości. Lista programów z obsługą eksportu danych KSeF będzie na bieżąco rozszerzana. Realizacja nowych integracji jest uzależniona od gotowości technicznej programów na przyjmowanie tych informacji.
4. Czy przy eksporcie faktur sprzedaży do excela będzie dodana kolumna z nr KSeF? Mam już połączony KSeF z saldeo, parę faktur wysłałem i aktualnie nie widzę sposobu aby taką kolumnę dodać a jest to dla mojej firmy niezbędne aby wrzucić fv do ERP. Dziękuję za sugestię. Przekażę ją do zespołu produktowego.
5. Czy w eksporcie (excel) faktur sprzedaży będzie uwzględniony nr KSeF? Aktualnie nie ma takiej kolumny. Na pewno będziemy do tego dążyć, mamy świadomość, że ta informacja jest istotna, aby była również w Excelu.
6. Czy można ustawić automatyczny import faktur do Saldeo z programów księgowych przedstawionych na waszej stronie w zakładce integracje? Nie ma takiej możliwości. To operator decyduje, kiedy dokumenty mają trafić do programu księgowego.
7. Co z komunikacją systemów księgowych z Saldeo po zaksięgowaniu? Czy numer z systemu pojawia się w Saldeo? Czy rozwiąże to wdrożenie mini-obiegu? Niektóre programy księgowe pozwalają na wysyłkę numerów wewnętrznych dokumentów wprowadzonych do programów księgowych do Saldeo. Jest to zależne od rodzaju programu księgowego oraz rodzaju integracji z nim.
8. Czemu w Saldeo na liście dokumentów nie ma kolumny z numerem księgowania w systemie księgowym? Na liście dokumentów w SaldeoSMART nie ma kolumny z numerem księgowania w systemie księgowym, ponieważ ta opcja jest dostępna tylko dla wybranych programów księgowych.
9. Jestem klientem biura, które pracuje z Saldeo, my jako firma wystawiamy faktury w Infakcie. Czy jest możliwość importu bazy z Infaktu do Saldeo? Nie ma możliwości importu bazy faktur z programu Infakt do SaldeoSMART.
OBIEGI DOKUMENTÓW I MINI OBIEG KSeF
1. Jak rozdzielać faktury kosztowe do akceptacji przez 4 różne osoby, aby widziały tylko wybrane dokumenty, a nie wszystkie? Można to osiągnąć w naszych obiegach dokumentów poprzez odpowiednie ustawienia typów dokumentów. Aby uzyskać szczegółową odpowiedź, która będzie pasować do Twojej konkretnej sytuacji, zapraszamy na konsultacje.
2. Jak rozdzielać faktury kosztowe do akceptacji przez 4 różne osoby, aby widziały tylko wybrane dokumenty, a nie wszystkie? Chodzi o faktury, które zostały pobrane bezpośrednio z KSeF, aby same przechodziły na dane konta w Saldeo. Można to osiągnąć w naszych obiegach dokumentów poprzez odpowiednie ustawienia typów dokumentów. Aby uzyskać szczegółową odpowiedź, która będzie pasować do Twojej konkretnej sytuacji, zapraszamy na konsultacje.
3. Czy można w Saldeo przydzielić wyświetlanie faktur po kontrahencie? Czyli na przykład ograniczyć wyświetlanie faktur B2B, do których powinien mieć wgląd tylko zarząd, tak aby inni użytkownicy ich nie widzieli? To zależy od ustawień obiegów i uprawnień dla użytkowników.
4. Obieg dokumentów biura rachunkowego a klienci. Jak to ma być w Saldeo? Biuro może indywidualnie ustawić obiegi dla poszczególnych podmiotów, jeśli zajdzie taka potrzeba.
5. Czy mamy opcję w Saldeo do akceptacji faktur do księgowania? Tak, służy do tego mini-obieg KSeF.
6. Czym się różni mini-obieg KSeF od tego, który już jest ustalony w Saldeo? Mini-obieg KSeF jest odrębną funkcjonalnością, niezwiązaną bezpośrednio z modułem obiegu dokumentów w SaldeoSMART. Skupia się na pobieraniu, weryfikacji i akceptacji faktur z KSeF oraz ich przekazywaniu do księgowości. Natomiast standardowy moduł obiegu dokumentów może mieć inne zasady i procesy zarządzania dokumentami w systemie.
7. Pokażą Państwo prezentację, jak działa ten mini-obieg KSeF w Saldeo? Zasady działania mini-obiegu KSeF są opisane w naszym artykule.
8. Mini-obieg KSeF - proszę o link. O funkcjonalności mini-obiegu można przeczytać w naszej bazie wiedzy.
9. Czy w mini-obiegu KSeF dla pakietu Asystent albo Specjalista można na stałe ustawić status, tak by inny użytkownik nie mógł go zmienić? Chodzi o to, że jeśli klient ustawi status w pakiecie Specjalista dla Firmy na "Odrzucony" w kroku "Nowy", to czy można zrobić tak, by w kolejnym etapie "Zweryfikowany" nie można było zmienić już statusu KSeF-owego? Nie ma takiej możliwości.
10. W którym miejscu można znaleźć ten mini-obieg? Aby móc korzystać z mini-obiegu, musisz mieć skonfigurowane SaldeoSMART do obsługi KSeF.
11. Czy po wdrożeniu KSeF trzeba będzie edytować czy całkowicie zmienić dotychczasowe obiegi? Po wdrożeniu KSeF nie będzie konieczności całkowitej zmiany dotychczasowych obiegów dokumentów, ale mogą być potrzebne pewne modyfikacje, np. w zakresie wystawiania i wysyłania faktur.
12. Czy mini-obieg KSeF jest dostępny w wersji Asystent? Czy w Specjalista? Mini-obieg jest dostępny w każdym pakiecie.
13. Mamy stworzony obieg, czyli mini-obieg =I weryfikacja i wysyłamy do obiegu działającego teraz II, czy do mini-obiegu dodajemy nasz działający obieg? Obie opcje są możliwe.
14. Czy progi kwotowe oraz możliwość innego procesowania faktur poufnych (B2B) będą również dostępne w ramach mini-obiegu KSeF? Mini-obieg dotyczy akceptacji faktur z KSeF. Pozostałe ustawienia są dostępne na zasadach obecnych.
15. Poproszę o prezentację, jak korzystać z mini-obiegu KSeF. Można to zobaczyć na naszych poprzednich webinarach.
16. Czy pakiet Ekspert posiadany przez biuro daje możliwość budowania ścieżek obiegu przez klientów, każdy dla siebie? Obecnie w tym pakiecie to biuro tworzy obiegi, które są udostępniane dla danego klienta.
17. Czy podział uprawnień jest już wdrożony w Saldeo? Tak, podział uprawnień jest już wdrożony w SaldeoSMART. Uprawnienia użytkowników zależą od pakietu, z którego korzystają, oraz od tego, czy są użytkownikami administracyjnymi. Administratorzy mają pełne prawa, a inni użytkownicy mogą mieć różne uprawnienia (nie wszystkie).
18. Czy biuro rachunkowe będzie zmuszone zrezygnować z klienta odpornego na obieg elektroniczny? Jeżeli zostanie wyłączony obieg dokumentów dla danej firmy, biuro straci możliwość obsługi klienta w ramach tej funkcji. Jednak dostęp do pozostałych funkcji będzie nadal możliwy, zgodnie z przydzielonymi firmie uprawnieniami.
UWIERZYTELNIANIE I TOKENY
1. Proszę powiedzcie jak skorzystać z tej wersji demo, muszę poćwiczyć i przede wszystkim pokazać klientowi. 1 września MF wyłączyło możliwość testowania KSeF w wersji testowej oraz demo: https://KSeF.podatki.gov.pl/wyjasnienia/we-wrzesniu-zamiana-srodowisk-testowych-z-KSeF-10-na-KSeF-20/
2. Czy saldeo dla wersji 2,0 będzie obsługiwać certyfikaty i tokeny? Zakładamy kompatybilność z tymi elementami jak tylko będą dostępne technicznie.
3. A co jak znikną tokeny? Saldeo będzie pracować zgodnie z wytycznymi z MF- certyfikaty.
4. Prezentacja obejmuje TOKENY które znikną 31.12.2026, co dalej?
Do końca 2026 r. możliwe będzie generowanie tokenów i wykorzystywanie ich do uwierzytelnienia się w KSeF. My ze swojej strony dostosujemy system pod działanie certyfikatów - czekamy na wytyczne MF.
5. Jak technicznie wprowadzać certyfikaty. czy będzie jakiś filmik?
Planujemy udostępnić materiały (artykuł i film) dot. generowania certyfikatu KSeF. Możliwość wystąpienia o uzyskanie certyfikatu planowana jest na 1 listopada 2025 roku.
6. Rejestracja w KSeF? Aby korzystać z KSeF należy wcześniej uwierzytelnić się w KSeF, w zależności od rodzaju działalności.
UPRAWNIENIA
1. Jak ustawić uprawnienia w KSeF, żeby pracownicy biura rachunkowego w formie sp. z o.o. mieli dostęp do klientów biura, a nie do samych faktur KSeF biura? Odpowiednie nadanie uprawnień użytkownikom biura + widoczność dokumentów.
2. Co będzie kluczowe dla klientów biur rachunkowych, którzy od lat korzystają z saldeo? kiedy będzie dostępny miniobieg dokumentów?
Uwierzytelnienie się na stronie gov. Nadanie odpowiednich uprawnień w Saldeo.
3. Czy będzie możliwe takie skonfigurowanie w systemie KSeF że osoba logująca się będzie miała dostęp do dokumentów o określonym ID Wewnętrznym? Obecnie nie ma takiej funkcjonalności.
4. Czy w Saldeo będzie można filtrować pobierane faktury zakupu po ID wewnętrznym lub kodzie podmiotu trzeciego - np. pracownika?
Mamy świadomość szansy jaką daje pole IDwew, na pewno będziemy to analizować.
PROBLEMY I BŁĘDY
1. Co zrobimy jeżeli ktoś wystawiając fakturę sprzedaży pomylił się w numerze NIP i przyszła do nas faktura nie nasza? fv korekta do 0zł jest potrzebna - musimy wysłać prośbę do wystawcy o taką fakturę.
2. A jak zidentyfikować fakturę na Pracownika, który zrobił koszt jak pobierzemy wszystkie faktury z KSeF jak mamy kilkadziesiąt projektów i ludzi w całej Polsce? Procedura wewnętrzna lub dodawanie do systemu- nie ma idealnej odpowiedzi.
3. W jaki sposób po pobraniu faktury z KSeF przez BR będę widziała faktury do przelewu? Faktury pobrane z KSeF do przelewu będą dostępne na liście dokumentów. W tym celu należy skorzystać z filtrów "Pobrane KSeF" - "Tak" oraz "Zapłata" - "niezapłacone".
PŁATNOŚCI I PROCEDURY
1. KSeF wyeliminuje możliwość płatnością gotówką? (musi być numer KSeF faktury podawany przy płatności) Przepisy dotyczące płatności między przedsiębiorcami wynikające z art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców pozostają niezmienione. Zgodnie z tym przepisem dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z działalnością gospodarczą musi nastąpić za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji – bez względu na liczbę wynikających z niej płatności – przekracza równowartość 15 000 zł (lub równowartość w walucie obcej przeliczoną według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego transakcję). Nieprzestrzeganie tego obowiązku skutkuje m.in. brakiem możliwości zaliczenia takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. KSeF nie zmienia tego przepisu i nie eliminuje możliwości płatności gotówką, o ile transakcja nie przekracza powyższego limitu. Nowelizacja ustawy o VAT wprowadza natomiast nowy art. 108g, który nakłada na nabywców – będących czynnymi podatnikami VAT – obowiązek podawania w tytule przelewu numeru KSeF faktury (lub identyfikatora zbiorczego w przypadku płatności za kilka faktur). Obowiązek ten będzie stosowany od 1 stycznia 2027 r. i dotyczyć będzie płatności dokonywanych za pomocą instrumentów płatniczych umożliwiających wpisanie tytułu przelewu, w tym w ramach mechanizmu podzielonej płatności. Nie dotyczy on płatności gotówką, gdyż brak jest technicznej możliwości wskazania numeru faktury w tytule płatności. Do czasu wejścia w życie tego przepisu nie ma obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach.
UMOWY
1. Jeden z naszych Klientów świadczy usługi dla jednej z sieci hipermarketów budowlanych. Klient otrzymał od sieci umowę "porozumienie do umowy dystrybucyjnej", która dotyczy KSeF. Czy to oznacza, że między wszystkimi kontrahentami takie umowy będą musiały być podpisywane? Każdorazowo w pierwszej kolejności należy zweryfikować, czy z danym kontrahentem została zawarta umowa regulująca kwestie obiegu dokumentów, w tym wystawiania i odbioru faktur. Jeżeli taka umowa istnieje i określa szczególne terminy, zasady wystawiania oraz odbierania faktur, należy zweryfikować, czy jej postanowienia wymagają aktualizacji w związku z wejściem w życie obowiązkowego KSeF. Jeżeli umowa wprost reguluje te kwestie, rekomendowane jest zawarcie stosownych aneksów lub porozumień z kontrahentami, które dostosują dotychczasowe procesy do nowych wymogów prawnych i technicznych wynikających z KSeF. Jeżeli z danym kontrahentem nie ma zawartej takiej umowy, brak jest formalnego obowiązku podpisywania dodatkowych porozumień. Niemniej jednak, z uwagi na istotną zmianę modelu wystawiania i odbierania faktur warto dla zabezpieczenia własnych interesów i usprawnienia współpracy uzgodnić z kontrahentami zasady korzystania z KSeF – np. tryb postępowania w razie awarii systemu. W związku z pytaniem dotyczącym sytuacji, w której jedna z sieci handlowych przesłała Państwa Klientowi dodatkowe porozumienie dotyczące KSeF – nie oznacza to, że wszystkie podmioty będą zobowiązane do podpisywania takich porozumień. Wynika to raczej z polityki i praktyki danego kontrahenta, który chce w sposób formalny uregulować procesy i odpowiedzialności w ramach współpracy. Inni kontrahenci mogą podejść do tego w różny sposób – niektórzy wprowadzą własne porozumienia, inni uznają, że wystarczające są przepisy ogólne.
WSPÓŁPRACA BIURA RACHUNKOWEGO Z KLIENTAMI
1. Czy to oznacza, że nie jest zalecane dla biura rachunkowego pobieranie faktur z KSeF, a oczekiwanie, że zrobi to klient? Czyli pobierze z KSeF poprzez np. wtyczkę w Saldeo? Kwestia umowy pomiędzy biurem a klientem.
2. Spółka korzysta z saldeo mamy biuro rachunkowe, które prowadzi nam księgowość czy biuro musi mieć również dostęp do saldeo abyśmy mogli uzgodnić co z fakturami i co z KSeF. Najwygodniej pobierać fv z KSeF poprzez saldeo dla klienta jak i dla biura.
3. Czy w biurze faktury będą na każdą firmę osobno? Faktury teraz są dla każdej z firm osobno.
4. ZAW-FA składamy w przypadku spółek, ? trzeba dodać że osoba upoważniona może nadawać innych osobom, ale lepiej gdy spółka posiada pieczęć elektroniczną ! Tak, w przypadku spółek, zwłaszcza tych bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, składa się papierowe lub elektroniczne zawiadomienie ZAW-FA, aby wskazać pierwszą osobę fizyczną z uprawnieniami do korzystania z KSeF, która następnie może nadać dalsze uprawnienia innym osobom.
MATERIAŁY SZKOLENIOWE I WSPARCIE
1. Kiedy będzie poprzedni webinar na youtube? Poprzednie wydarzenia są dostępne tutaj: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/sciezki/KSeF-w-saldeosmart/.
2. czy te materiały gdzieś będą udostępnione? Poprzednie wydarzenia są dostępne tutaj: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/sciezki/KSeF-w-saldeosmart/ lub w naszym Centrum Pomocy: Nagrania szkoleń
3. Jestem pracownikiem w firmie i po prostu wystawiam faktury dla klientów. Dostałam polecenie aby tego wysłuchać. Potrzebna mi jest prosta informacja, jak mam teraz wystawić faktury; co uwzględnić? kiedy wysyłać do KSeF? i co to są te kredyty??? Co jeszcze mam uwzględnić przy wystawianiu faktur dla klientów?? Bo obieg faktur i pism mnie nie interesuje, i inne. Zapraszamy do informacji jakie dla Państwa mamy przygotowane: https://www.saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia/sciezki/KSeF-w-saldeosmart
4. Jak długo trwa szkolenie? Całe nagranie trwa 1h 15 min.
5. Czy z poprzednich spotkań odpowiedzi Q&A są również dostępne pisemnie na Państwa stronie? Tak, dostępne są jako załączniki, albo na stronie z wydarzeniami albo w naszym Centrum Pomocy.
6. Proponuję aby robić oddzielne szkolenia dla firm i oddzielne dla biur rachunkowych. Dziękujemy za sugestię. W SaldeoSMART prowadzimy szkolenia dla wybranej grupy odbiorców. Kalendarz nadchodzących wydarzeń można śledzić na naszej stronie szkoleniowej.
7. Gdzie będą opublikowane odpowiedzi na pozostałe pytania? Wszystkie pytania z czatu wraz z odpowiedziami zostaną opublikowane w naszym Centrum Pomocy oraz na naszej stronie szkoleniowej.
8. Czy będzie szkolenie dla firm z księgowością wewnętrzną? skupiacie się tylko na biurach rachunkowych W SaldeoSMART prowadzimy szkolenia zarówno dla biur rachunkowych, jak i firm własną księgowością. Planujemy spotkania związane z KSeF i obsługą SaldeoSMART. Zapraszamy do śledzenia najnowszych wydarzeń na naszej stronie szkoleniowej.
9. Poproszę jeszcze raz kod do strony Pani Agnieszki. Po kontakt do Pani Agnieszki zapraszamy na stronę Fram Finanse: https://framfinanse.pl/fram-finanse/.
ASPEKTY PRAWNE (Stan na dzień 21.09-2025)
1. Czy faktury dla osób fizycznych będzie trzeba też wysłać do KSeF? Faktury dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej (konsumentów), mogą być wystawiane przez KSeF, ale nie muszą. Podatnik wystawiający fakturę sam o tym decyduje. W związku z tym w obiegu pozostaną także faktury papierowe, a nawet te wypisywane ręcznie.
2. Czy faktury dla osób fizycznych będzie trzeba też wysłać do KSeF? oraz stowarzyszenia? W kwestii osób fizycznych odpowiedź jest taka, jak w pytaniu 1. Natomiast stowarzyszenia zarejestrowane w KRS mają osobowość prawną i numer NIP, dlatego faktury dla nich będą musiały być obowiązkowo wystawiane przez KSeF. Stowarzyszenia powinny przygotować się na odbieranie faktur z KSeF (na początek zapewnić sobie dostęp) oraz na wystawianie faktur na zasadach KSeF (nawet jeśli wystawiają tylko jedną fakturę w roku).
3. Podobno w KSeF będzie możliwość dodania imienia i nazwiska osoby, która wygenerowała koszt, ale to osoba generująca musi podać wystawiającemu fakturę, aby dodał taki zapis. Na to pytanie w tej chwili nie potrafimy odpowiedzieć. Jest to bardziej kwestia funkcjonalności systemu finansowo-księgowego.
4. Czy w obiegu dokumentów można uwzględnić "fakturę proforma" - jako forma ustalenia wszystkich kwestii z kontrahentem jeszcze przed wysłaniem właściwej faktury do KSeF? Faktury proforma pozostaną poza KSeF, ponieważ są to dokumenty handlowe, a nie właściwe faktury.Można je wykorzystać jako propozycję faktury przed wysłaniem ostatecznej wersji do KSeF. Taki dokument należy jednak wyraźnie oznaczyć, aby nie został błędnie zidentyfikowany jako faktura wystawiona poza KSeF.
5. Faktura kosztowa - data wystawienia a data wysłania do KSeF - prawo odliczenia VAT - jaką datą sugerować się? W celu ustalenia daty odliczenia VAT nabywca powinien kierować się datą "otrzymania" faktury. Dla nabywcy datą otrzymania faktury w sensie prawnym będzie data jej przyjęcia przez KSeF (czyli data nadania numeru KSeF). Na przykład, jeśli faktura została wystawiona w trybie offline 31 października, a przesłana do KSeF 2 listopada, zachowuje datę wystawienia z 31 października. Jednak nabywca musi uznać, że otrzymał ją dopiero 2 listopada i może odliczyć VAT za listopad. Wyjątkiem są faktury offline wystawiane w trakcie awarii lub niedostępności KSeF - wówczas datą otrzymania jest faktyczna data jej otrzymania przez nabywcę.
6. Czy w jednostce samorządu terytorialnego, gdzie jest jedna księgowa i 10 pracowników, którzy robią zakupy, każdy z pracowników może mieć dostęp do KSeF, by mógł sam pobierać swoje faktury? Czy tylko jedna osoba może pobierać faktury? Dostęp do KSeF, w tym do wystawiania i pobierania faktur, można przydzielić wielu osobom, np. wielu pracownikom.
7. W jaki sposób mają być nanoszone na dokumenty numery z ewidencji księgowej? Numer w rejestrze VAT czy numer w księgach rachunkowych? Ministerstwo Finansów pracuje nad nowymi rozporządzeniami dotyczącymi prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji przychodów. Mają one obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku i być dostosowane do cyfrowego formatu faktur. Ich ostateczny kształt poznamy prawdopodobnie w ostatniej chwili.
8. Jak numerować skany w KPiR? Odpowiedź jest taka sama jak w punkcie 7. System finansowo-księgowy powinien pracować na plikach cyfrowych, do których numeracja jest dodawana automatycznie, a nie na skanach.
9. Jak wygląda sprawa KSeF dla firmy zarządzającej wspólnotami mieszkaniowymi? Firma zarządzająca wspólnotami mieszkaniowymi będzie musiała uzyskać od każdej wspólnoty uprawnienia do korzystania z KSeF. W tym celu każda wspólnota, jako podatnik posiadający numer NIP, musi się zalogować do KSeF i odpowiednio nadać te uprawnienia.
10. Czy ZAW-FA można wysłać przez ePUAP bądź przez e-Urząd? Na dzień odpowiedzi (19-09-2025) formularz ZAW-FA można składać tylko w formie papierowej. Musi być on podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania podatnika.
11. Czy jeżeli załącznik do faktury sprzedażowej jest jej integralną częścią, to czy również powinien być wgrywany do KSeF? Przepisy przewidują możliwość dołączenia załącznika do faktury w KSeF, ale jest to rozwiązanie przeznaczone głównie dla dostawców mediów. Tradycyjnych załączników nie będzie można przesyłać ani włączać do KSeF. W praktyce oznacza to, że będą one przekazywane poza systemem. Należy również sprawdzić, czy faktura KSeF umożliwi wpisanie wszystkich niezbędnych informacji, które obecnie są podawane w fakturze jako elementy nieobowiązkowe, biorąc pod uwagę ograniczoną liczbę znaków w KSeF.
12. Czy pracownik w sklepie będzie mógł podać sprzedawcy jakiś swój wewnętrzny kod, aby po pobraniu takiej faktury u nas można było zidentyfikować projekt, na jaki zaksięgować ten koszt? Należy poszukać rozwiązania w ramach elastyczności KSeF. Warto rozważyć wpisywanie dodatkowych informacji w polu "Podmiot3".
13. ZAW-FA składamy w przypadku spółek, a co powinien złożyć właściciel jednoosobowej działalności, aby uzyskać dostęp do KSeF? Każdy podatnik będący osobą fizyczną (przedsiębiorca oraz inni podatnicy, którzy nie są przedsiębiorcami) może bezpośrednio zalogować się do KSeF, podając numer NIP i uwierzytelniając się profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.