🚀 Zapraszamy na nagranie pierwszego wydarzenia z cyklu webinarów „Przygotuj się na KSeF z SaldeoSMART”. Podczas tego spotkania pokazujemy, jak samodzielnie sprawdzić gotowość do KSeF oraz jak krok po kroku zaplanować dalsze działania.
📍Jest to pierwsze z ośmiu wydarzeń całego cyklu webinarów poświęconej tematyce KSeF. Zapraszamy do śledzenia strony szkoleniowej, aby być na bieżąco!
🎯 Dla kogo jest ten webinar?
👉 Biura rachunkowe
👉 Przedsiębiorcy współpracujący z biurami
👉 Firmy posiadające działy księgowości
👉 Użytkownicy SaldeoSMART i osoby planujące wdrożenie
📹 Z nagrania dowiesz się m.in:
✅ Czym jest KSeF i jak wpłynie na Twoją firmę.
✅ Kto i kiedy zostanie objęty obowiązkiem.
✅ Jakie decyzje trzeba podjąć w obszarze fakturowania.
✅ Jak wygląda odbiór faktur w nowym systemie.
✅ Na czym polegają wyzwania związane z dostępem, uprawnieniami i bezpieczeństwem.
✅ Jakie są typowe problemy – chaos plików, duplikaty, faktury „na zapas”.
📸 Zrób zdjęcie faktury i… gotowe!
Zobacz, jak SaldeoSMART automatycznie przeprowadza dokument przez cały obieg – od KSeF po księgowość! 🚀
📢 Broszura informacyjna o KSeF
Broszura „Najważniejsze kwestie na starcie z KSeF dla podatników” dostępna do pobrania jako załącznik do artykułu.
❔Odpowiedzi na pytania
Odpowiedzi naszych ekspertów na pytania zadane przez uczestników w trakcie webinaru znajdują się jako załącznik do artykułu.
Nagrania webinarów dostępne są na dedykowanej stronie: Wydarzenia i szkolenia
_________________________________________________________
KSeF w SaldeoSMART - odpowiedzi na pytania zadane na czacie
Integracje z innymi programami
- Jak może współgrać SaldeoSmart z programami Insert? Korzystaliśmy z Saldeo 3 lata temu?
Mamy dostępną integrację. Szczegóły dostępna są w naszym Centru Pomocy: Integracja Insert. Zapraszamy do kontaktu.
- Czy posiadając program do wystawiania faktur Subiekt trzeba jeszcze jakoś "sparować" Subiekta z KSeF?
To pytanie należy skierować do dostawcy Subiekta. SaldeoSMART jest zintegrowane z KSeF i już umożliwia wystawianie faktur i pobieranie ich z KSeF.
- Czy będzie możliwość wystawiania FV w swoim programie księgowym, a następnie ich eksportowanie do KSeF? To zależy, czy program jest zintegrowany z KSeF.
SaldeoSMART jest zintegrowane z KSeF i już umożliwia wystawianie faktur i pobieranie ich z KSeF.
- Co jeśli wystawiamy faktury z programu Stripe? Czy ministerstwo przewidziało taką możliwość?
W kwestii integracji programu z którego Państwo korzystają i jego integracji z KSeF, należałoby się zwrócić do producenta.
- Czy mogą Państwo poradzić, czy jeśli firma korzysta z programu Business Central dla wystawienia faktur "Intercompany" czy jest możliwość zintegrować BC z KSeF? Czy np. jest możliwy import do KSeF już gotowych faktur z BC?
W kwestii integracji programu z którego Państwo korzystają i jego integracji z KSeF, należałoby się zwrócić do producenta.
- Czy Saldeo współpracuje z Raks SQL?
Tak, posiadamy integrację z Raks SQL. Więcej szczegółów: Integracja Raks SQL
- Czy mogę skontaktować się z osobami które pracują w programie Subiekt?
Jeżeli pytania dotyczą wdrożenia SaldeoSMART w integracji z Subiektem zapraszamy do kontaktu: obsluga@saldeosmart.pl
Przechowywanie dokumentów i pakiety
- Czy Saldeo przewiduje przechowywanie dokumentów też przez 10 lat innych niż faktury KSeF?
Zależy od pakietu. W Pakiecie Ekspert dokumenty przechowywane są bezterminowo.
- Czy taki miniobieg jest dostępny tylko w pakiecie ekspert czy też w niższych pakietach?
Miniobieg KSeF dostępny jest w każdym pakiecie dla biura i firmy z własnym działem księgowym.
Koszty
- Za dobre programy trzeba będzie dodatkowo zapłacić - czyje to będą koszty?
Wybór narzędzia leży po stronie Klienta. Producenci, integratorzy ponoszą koszty związane z dostosowaniem infrastruktury i programu do wymogów KSeF stąd naturalnym jest to, że narzędzia są płatne i klienci partycypują w tych kosztach.
Automatyczne rozliczanie i łączenie transakcji
- Czy Saldeo dostosuje do tego automatyczne rozliczanie wyciągów bankowych po numerze KSeF?
Tak, jak tylko będziemy mieć informację w jaki sposób będzie to realizowane dostosujemy się do nowych wymogów i będziemy gotowi jak już będzie to obowiązkowe.
- W jaki sposób następuje połączenie po numerze, kwocie itp.?
SaldeoSMART posiada funkcjonalność automatycznego łączenia transakcji z fakturami sprzedażowymi i kosztowymi, która bierze pod uwagę różne kryteria.
- Wykonując przelewy za pośrednictwem Saldeo numery KSeF też będą zawarte w przelewach?
Tak, jak tylko będziemy mieć informację w jaki sposób będzie to realizowane dostosujemy się do nowych wymogów i będziemy gotowi jak już będzie to obowiązkowe.
- W jaki sposób następuje takie łączenie faktur z dwóch źródeł (KSeF i pdf wgrany przez klienta)?
W tym momencie rozwiązaniem jest linkowanie dokumentów lub dodawanie faktury w formacie pdf jako załącznik do tej pobranej z KSeF. Rozważamy automatyzację tego procesu.
Rozpoznawanie i przypisywanie faktur
- Jak system zaczytał wymiar "PATRYK"?
Przedstawiony w filmie sposób jest jednym z możliwych scenariuszy. Każda firma powinna dostosować proces do swoich warunków i wymagań. W tym przypadku Patryk zapłacił kartą firmową, więc wiemy, że to jego wydatek.
- Kto zaakceptował wydatek Patryka? Skąd wie, że to Patryka? Patryk mógł zapłacić prywatną kartą.
Przedstawiony w filmie sposób jest jednym z możliwych scenariuszy. Każda firma powinna dostosować proces do swoich warunków i wymagań. W tym przypadku Patryk zapłacił kartą firmową, więc wiemy, że to jego wydatek.
- Skąd wiadomo, że to faktura danego pracownika/centrum? System to wpisał automatycznie, a kierownik zweryfikował, na jakiej podstawie system to stwierdził?
Przedstawiony w filmie sposób jest jednym z możliwych scenariuszy. Każda firma powinna dostosować proces do swoich warunków i wymagań. W tym przypadku Patryk zapłacił kartą firmową, więc wiemy, że to jego wydatek.
- Skąd wiadomo że faktura KSeF była Patryka?
Przedstawiony w filmie sposób jest jednym z możliwych scenariuszy. Każda firma powinna dostosować proces do swoich warunków i wymagań. W tym przypadku Patryk zapłacił kartą firmową, więc wiemy, że to jego wydatek.
- Również ponawiam pytanie dotyczące Saldeo. Jak program rozpoznał podczas pobierania faktury z KSeF że jest to faktura Patryka?
Przedstawiony w filmie sposób jest jednym z możliwych scenariuszy. Każda firma powinna dostosować proces do swoich warunków i wymagań. W tym przypadku Patryk zapłacił kartą firmową, więc wiemy, że to jego wydatek.
Miniobieg KSeF
- Tylko skąd księgowy z biura rachunkowego będzie wiedział czy to na pewno jest faktura danego przedsiębiorcy?
Na przedsiębiorcy powinien spoczywać obowiązek ewentualnego potwierdzenia faktur z KSeF. W SaldeoSMART mamy na to rozwiązanie jakim jest miniobieg KSeF. Więcej szczegółów: Miniobieg KSeF
- Co jak w obiegu KSeF ją nie zatwierdzę = odrzucę?
Dokument będzie widnił w SaldeoSMART ze statusem odrzucony. W zależności od procedur w firmie i konfiguracji obiegu (o ile będzie) będzie można tę fakturę zostawić lub całkowicie usunąć z systemu.
- Na jaki etap obiegu trafia faktura przesłana z KSeF do SaldeoSmart?
Pobierając fakturę z KSeF zostaje określony jej typ i trafia ona na początkowy etap obiegu. Dalszy przepływ faktury zależy od konfiguracji obiegu.
Wizualizacja faktur pobranych z KSeF
- Mam na myśli że nie wiem jak to "wygląda" w systemie wewnątrz; czy widzę pdf-a czy wizualizację z KSeF?
Pobrane faktury z KSeF są w formacie XML, ale w SaldeoSMART zobaczą Państwo wizualizację tej faktury.
Ograniczenia dostępu i uprawnienia
- Pobieranie FV - obecnie w spółce dział fakturowania wystawia i rejestruje FV do księgowania. W przyszłości będzie wystawiał i pobierał z KSeF. Wyjątkiem są FV kosztowe współpracowników na B2B, do których obecnie dział fakturowania nie ma dostępu. Czy w KSeF-ie, jest możliwość "ograniczenia" ściągania FV wg NIP-u, lub jest inne rozwiązanie w tym przypadku?
W systemie ministerialnym KSeF nie ma tak szczegółowych uprawnień. Zagadnieniem tym zajmiemy się w SaldeoSMART, które wykryje takie faktury, nada im odpowiedni typ, tak, aby były widoczne tylko dla upoważnionych osób.
Szkolenia i wsparcie
- Czy Saldeo wspiera nas w tym procesie? Będzie szkolenie z KSeF dla użytkowników Saldeo Smart?
Tak, cykl szkoleń który prowadzimy dostępny jest również dla Państwa klientów. Nagrania szkoleniowe są dostępne na podstronie szkoleń oraz w naszej bazie wiedzy.
- Czy to spotkanie jest nagrywane i dostaniemy od Państwa link do nagrania?
Tak, spotkanie było nagrywane i otrzymają Państwo mejla z linkiem do nagrania szkolenia.
Dodatkowo nagranie dostępne jest na dedykowanej stronie szkoleń: Nagranie szkolenia
Aspekty prawne KSeF
Stan na dzień 17-06-2025 r. (odpowiedzi uwzględniają projekt nowelizacji ustawy o VAT przyjęty przez Radę Ministrów w dniu 17.06.2025 r.)
Terminy i wdrożenie KSeF
- Czy istnieje możliwość przesunięcia terminu?
MF jest zdeterminowane, by obowiązki wprowadzić od 1 lutego 2026 r. Rada Ministrów w dniu 17.06 br. przyjęła projekt potrzebnej nowelizacji ustawy o VAT.
- Czy te terminy są realne?
Wielu podatników nie zdąży przygotować się odpowiednio do KSeF, ale wydaje się, że MF jest zdeterminowane, by obowiązki wprowadzić od 1 lutego 2026 r.; MF będzie powtarzać, że nawet jeśli KSeF nie w pełni działa lub jakiś podatnik ma z nim problemy, to przecież do końca 2026 r. za błędy nie grożą sankcje z ustawy VAT.
- Wystawiać od kwietnia, ale pobierać i tak będą musieli już od 01.02?
TAK, w przepisach przejściowych nie przewidziano odroczenia obowiązku odbierania faktur z KSeF przez podatników.
- Ale przy płatności musi być podany numer z KSeF-u czy coś się zmieniło? Miał to być obowiązek, czyli już tego nie ma w przepisach?
Przepisy w tym zakresie mają wejść w życie od 01.01.2027 r.
Zakres podmiotowy i rodzaje podatników
- Co to znaczy podatnicy? Podatnicy VAT jedynie?
„Podatnicy" w rozumieniu art.15 ust.1 ustawy VAT – czyli także podatnicy korzystający ze zwolnienia (art.113 ustawy), których nie znajdziemy na białej liście; „podatnik" to pojęcie szersze niż „przedsiębiorca".
- Co przy fakturach dla osób fizycznych?
Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (dla konsumentów) będzie wolno nadal wystawiać poza KSeF (nawet wypisać odręcznie), ale też będzie można je wystawiać poprzez KSeF; sprzedawca musi zdecydować, które rozwiązanie w jego sytuacji jest lepsze.
- Jak to powinno wyglądać przy najmie prywatnym?
Wynajmujący, korzystający ze zwolnienia z VAT, składający PIT-28 z numerem PESEL także jest „podatnikiem" i w związku z tym wystawiając fakturę dla innego podatnika będzie zobowiązany do skorzystania z KSeF; uważam, że większość zainteresowanych nie ma dzisiaj nawet takiej świadomości.
- Co w przypadku zakupu produktów rolnych od rolnika ryczałtowego?
Faktury VAT-RR mają być w KSeF fakultatywnie (decyzja sprzedawcy lub nabywcy) od 1 kwietnia 2026 r. Trudno ocenić, jaka część tych faktur będzie wystawiana poprzez KSeF.
Kontrahenci zagraniczni i transakcje międzynarodowe
- Co w przypadku, gdy klient sprzedaje towary do Polski, do UE i poza UE? Wszystko idzie przez KSeF?
Kontrahent zagraniczny to także „podatnik" więc takie faktury będzie trzeba, co do zasady, wystawiać poprzez KSeF, ale dostarczać poza KSeF, w sposób uzgodniony z tym kontrahentem.
- Jak to ma wyglądać z fakturami dla zagranicznych kontrahentów? Czy zapłata musi być opisana numerem KSeF?
Kontrahent zagraniczny to także „podatnik" więc takie faktury będzie trzeba, co do zasady, wystawiać poprzez KSeF, ale dostarczać poza KSeF, w sposób uzgodniony z tym kontrahentem. W związku z tym zagraniczny odbiorca nie odczuje, że w Polsce faktura została wystawiona poprzez KSeF. Kontrahenta nie będą też obejmować przepisy dotyczące posługiwania się numerem KSeF przy płatnościach.
- A co w przypadku nietransakcyjnego przemieszczania towarów?
W przypadku WDT tzw. nietransakcyjnego obecnie nie wystawia się faktur i KSeF tego nie zmieni.
- EU wprowadziła niedawno pakiet VIDA - czy docelowo podatnik polski będzie dalej wystawiał faktury w KSeF?
Podczas Konferencji pt. VAT in the Digital Age – modern and digital VAT or „new definitive regime", SGH w Warszawie, 12-13 września 2024 r. Patrice Pillet, Szef Wydziału VAT Komisji Europejskiej przekazał, że faktury ustrukturowane i zmiana zasad raportowania dla transakcji wewnątrzwspólnotowych prawdopodobnie nie będą obowiązkowe dla krajów członkowskich od roku 2028, ale od roku 2030 albo nawet 2032. Kraje członkowskie będą musiały zapewnić wymianę faktur z VIES i podatnik nie powinien tego odczuć.
Praktyczne aspekty wystawiania faktur
- Jak płacę gotówką to chciałbym mieć FV od razu do ręki
Sprzedawca (wystawca faktury) ma określony czas na wystawienie faktury i nie ma obowiązku wystawienia „od ręki"; Należy jednak oczekiwać, że sprzedawcy będą zwykle starali się dostosować do oczekiwań klientów, ale wystawienie faktury „od ręki" nie zawsze będzie możliwe z powodów „technicznych"; Należy też pamiętać, że co do zasady sprzedawca nie będzie zobowiązany do przekazania nabywcy faktury poza KSeF, choć będzie miał taką możliwość. W przypadku płatności gotówkowych mogą więc zdarzać się sytuacje, gdy nabywca nie otrzyma faktury (mimo takiej prośby); wówczas jednak sprzedawca będzie zmuszony wydać inny dokument potwierdzający przyjęcie gotówki („KP").
- A jak osoba ma sobie pobrać taką fakturę, jak nie posiada komputera?
Przyjąłem, że pytanie dotyczy faktur dla konsumentów – Faktura dla konsumenta może być wystawiona poprzez KSeF, ale sprzedawca ma obowiązek przekazać ją takiemu nabywcy poza KSeF.
- Ale czy istnieje obowiązek pobierania faktur z KSeF?
W zasadzie formalnie istnieje, ale faktycznie nie isteje – ale sprzedawca, który obowiązkowo wystawia fakturę poprzez KSeF dla nabywcy będącego „podatnikiem", nie ma obowiązku przekazywać tej faktury w innej postaci poza KSeF; jeśli jednak nabywca uzyska wszystkie faktury poza KSeF, nie będzie musiał ich z KSeF pobierać.
- Spółka spedycyjna ma stawki w walutach - czy w KSeF będzie możliwość wystawiania takich faktur?
Należy rozważyć wystawianie faktur w tzw. trybie offline, który zapewnia pozostawienie daty faktury przyjętej przez jej wystawcę.
- Skąd księgowa ma wiedzieć, że faktura nie jest fałszywką wystawioną w celu wyłudzenia zapłaty?
Pytanie jest równie aktualne obecnie, dla faktur wystawianych i odbieranych poza KSeF; KSeF zmieni „tylko" formę faktury, a niektóre zjawiska występują od dawna.
Struktura organizacyjna i wieloodziałowość
- Jak zabezpieczyć się w Starostwie, żeby faktury z jednostek nie wchodziły do starostwa - mamy wolny NIP Powiatu?
W dokumencie Ocena Skutków Regulacji (OSR) z 12.06.2025 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało wprowadzenie wymogu podania na fakturze NIP jednostki podległej JST – zmiana schemy e-faktury poprzez wprowadzenie obowiązku wypełniania elementu Podmiot3.
- Czy istnieje możliwość wystawienia w KSeF faktur, które pozwolą rozróżnić, którego oddziału firmy dotyczą?
Takie rozwiązanie MF proponuje wprost tylko dla JST; dla innych jednostek o złożonej strukturze raczej podobne rozwiązanie nie zostanie wprowadzone; w związku z tym szczegółowa identyfikacja odbiorcy będzie dokonywana po otrzymaniu faktury z KSeF; rozwiązania wspomagające mogą zapewnić dostawcy oprogramowania.
- Czy jeśli na fakturze wskazujemy w Podmiot3 Odbiorcę towaru, to czy obowiązkowo musimy także podać jego NIP?
Wypełnienie „Podmiot3" będzie obowiązkowe tylko w jednym przypadku (na razie); prawdopodobnie wystawca faktury będzie mógł podać nazwę odbiorcy bez podania numeru NIP (podobnie jak w przypadku danych nabywcy).
- Faktura czasami na centralę czasami na oddział - jak będzie rozwiązany sposób wystawiania faktur w KSeF, gdy odbiorca i nabywca faktury będzie inny?
Uważam, że MF nie potrafi szerzej dostrzec problemu podatników „wielooddziałowych"; w takiej samej sytuacji jest SKwP i wiem, że rozwiązania proponowane w przepisach będą dla tego rodzaju odbiorców kłopotliwe; obawiam się, że bardzo trafnie to ujęto – w erze cyfryzacji będziemy część faktur weryfikować „analogowo", a „potem pdf i mail".
Rozliczenia VAT i terminy
- Czy nadal mamy termin 3 miesiące na odliczenie VAT naliczonego, czy zawsze musi to być data wpływu do KSeF?
Na odliczenie VAT mamy 4 okresy rozliczeniowe miesięczne albo 3 okresy rozliczeniowe kwartalne i to nie zmieni się; jednak w KSeF, co do zasady, datą otrzymania faktury będzie data nadania jej numeru KSeF, czyli przetworzenia w systemie; odbieranie faktur z bardzo dużym opóźnieniem może więc wyjątkowo spowodować przekroczenie tego terminu.
Specjalne formy fakturowania
- Co z fakturami rozliczanymi w ramach selfbillingu przez podmioty krajowe i zagraniczne? A co z samofakturowaniem?
Tzw. „samofakturowanie" nie jest wykluczone w warunkach KSeF; jeśli jednak nabywca miałby z tej metody korzystać, to musiałby zostać przez sprzedawcę upoważniony do korzystania z KSeF; wyobrażam sobie przy tym indywidualne inne rozwiązania stworzone przez dostawców oprogramowania.
- Klient prowadzi działalność ubezpieczeniową - jak ma wyglądać wystawianie faktur w KSeF przy samofakturowaniu?
Odnosi się do tego samego co selfbilling i samofakturowanie – tzw. „samofakturowanie" nie jest wykluczone w warunkach KSeF; jeśli jednak nabywca miałby z tej metody korzystać, to musiałby zostać przez sprzedawcę upoważniony do korzystania z KSeF; wyobraża sobie przy tym indywidualne inne rozwiązania stworzone przez dostawców oprogramowania.
Kasy fiskalne i paragony
- Jak wygląda sytuacja z raportami z kas fiskalnych i fakturami do paragonów?
Raporty z kas – KSeF nic w tym zakresie nie zmieni.
Faktury do paragonów:
- do końca 2026 r. poza KSeF będą funkcjonować paragony z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł brutto;
- do końca 2026 r. do paragonu z NIP nabywcy na kwotę powyżej 450 zł należy wystawić fakturę poprzez KSeF;
- od 1 stycznia 2027 r. także do paragonów z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł brutto będzie konieczne wystawienie faktury poprzez KSeF;
- w zakresie faktury do paragonu dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej w zasadzie KSeF niczego nie zmieni;
- należy uważać na faktury dla rolników ryczałtowych: co do zasady pozostaje obowiązek zarejestrowania sprzedaży za pomocą kasy, a przy tym obowiązek wystawienia faktury poprzez KSeF.
- Co w przypadku, gdy klient przy odbiorze towaru prosi o wystawienie faktury na firmę zamiast na osobę fizyczną?
Problem istnieje także obecnie, gdyż nie wolno wystawić faktury z NIP nabywcy do paragonu bez NIP nabywcy (KSeF „tylko" zmieni formę faktury).
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.