Webinar: Pobieranie faktur z KSeF - krok po kroku [część 3 z 8]

🚀 Zapraszamy na nagranie trzeciego wydarzenia z cyklu webinarów „Przygotuj się na KSeF z SaldeoSMART”.

Z nagrania dowiesz się m.in:

🔵 Na czym polega pobieranie faktur kosztowych z KSeF krok po kroku.
🔵 Jak zorganizować współpracę między biurem rachunkowym a klientem w tym procesie.
🔵 Co mówią aktualne przepisy i jak wpływają na codzienną obsługę faktur.
🔵 Jakie błędy najczęściej się pojawiają i co robić, by ich uniknąć.
🔵 Z których funkcji SaldeoSMART warto korzystać, aby automatyzować odbiór dokumentów.

Wystarczy jedno zdjęcie faktury!

SaldeoSMART zajmie się resztą – od odebrania dokumentu z KSeF, przez jego przetworzenie, aż po wprowadzenie do księgowości. Obejrzyj wideo i zobacz, jak to działa w praktyce!🚀

Przedpremierowy e-book o KSeF

Pobierz fragment przewodnika „KSeF dla firm – krok po kroku” i poznaj praktyczne wskazówki, które pomogą Ci przygotować firmę do e-fakturowania. Materiał dostępny jako załącznik do artykułu.

Odpowiedzi na pytania zadane na czacie podczas webinaru 07.08

Pobieranie faktur z KSeF

1. Czy w Saldeo będzie możliwość pobierania faktur z KSeF/wystawiania faktur dla ID wew.? W Saldeo już jest możliwość pobierania faktur z KSeF. Aktualnie nie obsługujemy ID wew., ale mamy to w planie.

2. Czy można kilkakrotnie pobrać te same faktury z KSeF? Np ktoś w firmie i ktoś inny z biura rachunkowego? Faktury do SaldeoSMART można pobierać z KSeF tylko raz.

3. Czy można usunąć fakturę którą wcześniej pobrano, a następnie pobrać ją ponownie? Tak, można pobrać ponownie fakturę, która została usunięta z systemu.

4. Czy można pobierać faktury raz w tygodniu? Tak, można pobierać raz   w tygodniu, ale nie jest to rekomendowane działanie z naszej strony.

5. Czy mogę pobrać fakturę z KSeF i klient i biuro rachunkowe (w SALDEO)? Nie, tą samą fakturę można pobrać z KSeF tylko raz.

6. Czy bezpośrednio z KSeF będzie można pobrać wizualizację czy jedynie xml? W SaldeoSMART jest dostępna wizualizacja oraz XML faktury.

7. Czy w momencie pobierania z KSeF trzeba nadać typ czy można w późniejszym etapie? Tak, w momencie pobierania dokumentów z KSeF musimy nadać typ dokumentu.

8. Skąd w momencie pobierania mam wiedzieć czy faktura to koszt czy towar/materiał? W sytuacji, gdy ręcznie pobieramy faktury z KSeF to wskazujemy, czy chcemy pobrać koszt, czy towar/materiał i wtedy na liście faktur do pobrania są tylko te, które odpowiadają temu kryterium. W sytuacji, gdy będzie to pobierał automat to Saldeo rozróżni jaki to typ faktury i nada odpowiedni typ.

9. Czy będzie możliwość automatycznego mapowania faktur kosztowych z odpowiednim typem dokumentu? Pracujemy nad automatyzacją przydzielania typów dla dokumentów pobranych z KSeF tak, aby właściwie je przyporządkowywać do typów stosowanych w firmie np. zgodnie z danymi z podmiotu 3.

10. Czy możemy pobierać faktury sprzedaży klienta, które wysłał ze swojego programu do fakturowania? Tak, można pobrać faktury sprzedaży klienta wprost z KSeF do SaldeoSMART. Działanie to nie będzie podlegało żadnej opłacie.

Uwierzytelnianie i tokeny

1. Czy jako pracownik upoważniony będziemy się logować jakoś imiennie przez profil zaufany? Tak, należy uwierzytelnić uprawnienia użytkownika jednym z kilku sposobów dostępnych na stronie pomocy.

2. Czy do odbioru faktur i do wysyłania faktur trzeba mieć dwa odrębne certyfikaty? Po autoryzacji w KSeF można wygenerować token z odpowiednimi uprawnieniami - nie ma konieczności generowania osobnych tokenów, aczkolwiek taka możliwość jest. Jeżeli faktury wystawiane są w innym systemie niż SaldeoSMART należałoby u dostawcy systemu ustalić kwestię połączenia z KSeF i czego ten system wymaga. Zachęcamy, aby Państwo mieli wszystko w jednym miejscu - zarówno pobieranie jak i wysyłkę faktur do KSeF.

3. Problem z uwierzytelnieniem w KSEF pieczęcią kwalifikowaną - co może być przyczyną? Ciężko nam to zweryfikować, ponieważ to zewnętrzny system - najlepiej kontaktować się z kwalifikowanym dostawcą tej usługi.

4. Czy na podstawie posiadanego upoważnienia można teraz zalogować się do KSEF? Tak, jeśli posiadamy upoważnienie ZAW FA to nie powinno być problemów aby jako osoba fizyczna lub prawna zalogować się do KSeF. Jeśli została wskazana osoba fizyczna to może uwierzytelnić się w KSeF poprzez profil zaufany, jeśli zaś jako osoba nie będąca osobą fizyczną - to tutaj niezbędna jest pieczęć kwalifikowana.

5. Od listopada dopiero będą udostępniane certyfikaty dla Sp. z o.o - czy dopiero od listopada możemy zalogować się do KSEF? Tak, o certyfikat wystawcy można będzie wystąpić dopiero od 1 listopada. Więcej informacji na temat certyfikatu dostępne jest na stronie ministerialnej: Certyfikaty KSeF

6. Czy nadal będą tokeny czy certyfikaty? W okresie fakultatywnym będą wykorzystywane tokeny. Do końca 2026 r. możliwe będzie generowanie tokenów i wykorzystywanie ich do uwierzytelnienia się w KSeF. Od 1 lutego 2026 r. możliwe będzie korzystanie zarówno z certyfikatów KSeF jak i tokenów. Docelowo od 1 stycznia 2027 r. z tych dwóch rozwiązań pozostaną wyłącznie certyfikaty KSeF.

7. Na pokazywanym widoku jest token. Co to jest? Token autoryzacyjny jest specjalnym sposobem logowania się do KSeF. Token autoryzacyjny to 40-cyfrowy ciąg znaków przypisany do konkretnego podmiotu i określonego zakresu uprawnień. Możliwe jest wygenerowanie tokenu do wystawiania faktur, osobnego tokenu do przeglądania faktur lub tokenu umożliwiającego obie te czynności.

8. Skąd można wziąć token? Instrukcja generowania tokenu dostępna jest w dokumentacji pomocy Saldeo: Instrukcja generowania tokena

9. Token może nadać tylko szef? Token nadaje osoba z uprawnieniami do uwierzytelnienia się/zalogowania w KSeF. Tam generuje token.

10. Czy administratorem może być informatyk? Tak, administratorem KSeF może być wyznaczona osoba w firmie, również informatyk.

Koszty i opłaty

1. Czy został już ustalony cennik za pobieranie i obsługę KSEF w Saldeo? Tak, funkcje związane z pobieraniem faktur i wysyłaniem do KSeF są bezpłatne.

2. Czy każdy dokument pobrany z KSeF, nawet jeśli nie zostanie zatwierdzony przez klienta, będzie pomniejszał ilość kredytów? Nie, pobieranie faktur z KSeF, czy to sprzedażowych czy kosztowych, jest bezpłatne w każdym pakiecie, niezależnie czy klient ją akceptuje czy też nie.

3. Jeśli pobieram fakturę 200 stronicową z KSeF i akceptuję ją w Saldeo to czy zużywam 200 kredytów? Nie, pobieranie faktur z KSeF jest darmowe w Saldeo.

4. Czy dobrze rozumiem, że za odczytanie danych z faktury pobranej z KSeF nie będzie pobierana opłata? Tak, dokładnie. Odczytanie danych z faktury pobranej z KSeF nie będzie wiązało się z żadną opłatą.

5. Jakie będą opłaty za odczyt/wizualizację faktury? Nie będą pobierane żadne opłaty za odczyt i wizualizację faktury pobranej z KSeF.

6. Pobieramy fakturę z KSEF, klient zatwierdza, my odczytujemy - w którym momencie będzie pobrana opłata lub zejdą kredyty? Faktura pobrana z KSeF będzie jednocześnie odczytana i będą z niej pobrane dane. Za żadną z wymienionych czynności nie będą pobierane opłaty.

7. Czy pobieranie faktur jest dodatkowo płatne czy w ramach abonamentu za Saldeo? Pobieranie faktur z KSeF, czy to sprzedażowych czy kosztowych, jest bezpłatne w każdym pakiecie.

8. Jaki koszt jest w Saldeo aby udostępnić panel klienta? Dla każdej firmy dodanej w SaldeoSMART w ramach konta typu biuro istnieje możliwość bezpłatnego udostępnienia jednego konta firmowego/klienckiego dla administratora po stronie tej firmy. Następnie wyznaczony administrator może wewnętrznie, również bezpłatnie, tworzyć i udostępniać dowolną liczbę kont dla pracowników.

9. W jaki sposób udostępnić konto klienta? Instrukcja wideo znajduje się na stronie poświęconej szkoleniom: Rozpocznij nowoczesną współpracę z klientem

10. Gdzie można dowiedzieć się więcej o aplikacji oraz uzyskać ofertę dla biura rachunkowego? Na stronie znajduje się cennik aplikacji. Szczegółowe informacje oraz ofertę dla biura rachunkowego można uzyskać, kontaktując się z handlowcem przez formularz dostępny na stronie: https://www.saldeosmart.pl/ 

Faktury zagraniczne i specjalne przypadki

1. Czy faktura wystawiana do zagranicznego kontrahenta może być wystawiona przez KSeF? Tak, wszystkie faktury sprzedażowe B2B muszą znajdować się w KSeF, również te wystawione dla zagranicznego kontrahenta.

2. Czy faktury dla klientów zagranicznych wysyłamy do KSEF? Tak, sprzedażowe muszą być w KSeF - wszystkie B2B faktury niezależnie jaki to kontrahent.

3. Czy KSeF będzie obowiązywał spółki zagraniczne zarejestrowane w Polsce do VAT na potrzeby działalności wykonywanej na terytorium Polski? Tak, na oba pytania odpowiedź jest twierdząca.

4. Co z dokumentami w walutach? Już jest możliwość wystawiania takich faktur jak również ich pobierania z KSeF.

5. Czy faktury OSS wysyłamy do KSeF? Nie, faktury OSS i IOSS są wyłączone z obowiązkowego zamieszczania ich w KSeF.

6. Czy faktury dla osób fizycznych należy wysyłać do KSeF? Faktury dla osób fizycznych czyli B2C nie są objęte KSeF, czyli można je wystawiać jak dotychczas. Istnieje jednak jeden wyjątek - jeśli konsument informuje nas, że chce otrzymywać faktury w KSeF to jesteśmy zobowiązani wysłać taką fakturę do KSeF.

7. Czy dokumenty zakupu, dla których nie jest wymagane wystawienie faktury, również będą w systemie KSeF? Nie, B2C nie wpada do KSeF.

Proces akceptacji i obieg dokumentów

1. W jaki sposób ktoś z firmy (klient) zatwierdza dokumenty? Proces związany z akceptacją faktur kosztowych pobranych z KSeF jest w SaldeoSMART możliwy dzięki funkcji miniobiegu. Jest to proces nadawania odpowiedniego statusu fakturom (zaakceptowana/odrzucona/bez statusu). Funkcja jest dostępna w każdym pakiecie bez dodatkowych opłat.

2. Czy można na kolejnym etapie odrzucić fakturę? Tak, w obiegu dokumentów można ustawić taki proces, ale należy mieć też proces wyjaśniania i korekty faktury do 0 jeśli nas nie dotyczy.

3. Czy można fakturę niezasadną po prostu usunąć z listy pobranych faktur na etapie pobierania i weryfikacji? Można usunąć ale prawnie - po wejściu KSeF - trzeba ją skorygować do 0.

4. Jeśli Klient biura odrzuci fakturę na Saldeo to czy jest to informacja która jednocześnie pojawia się w KSeF? Nie, odrzucenie faktury w SaldeoSMART oznacza, że nadajemy jej jeden z 3 statusów w miniobiegu. Jest to informacja jedynie wewnątrz systemu SaldeoSMART, nie powiązana z platformą ministerialną. Samo ministerstwo nie przewidziało na ten moment procedury zgłaszania odrzuconych faktur.

5. Czy w aplikacji na telefonie też będzie można zatwierdzać faktury pobrane z KSeF? Tak, w aplikacji mobilnej dostępna jest możliwość obsługi miniobiegu KSeF, czyli oznaczania faktury kosztowej jako zaakceptowanej lub odrzuconej.

6. Czy program umożliwia elektroniczny obieg dokumentów i zatwierdzenie dokumentu przez Prezesa? Tak, program umożliwia elektroniczny obieg dokumentów i zatwierdzenie dokumentu przez Prezesa.

Wizualizacja i numery KSeF

1. Czy Saldeo Smart będzie dokonywał wizualizacji z XML-A? Tak, w Saldeo jest dostępna wizualizacja faktur pobranych z KSeF.

2. Czy wizualizację faktury będzie można pobrać jako plik (załącznik) do innego systemu (ERP)? Tak, będzie można pobrać wizualizację faktury jako plik.

3. Czy wizualizacja z KSeF jest inna niż w Saldeo? Nie, wizualizacja jest taka sama.

4. Nr KSeF - niestety nie ma go na fakturach wystawionych i wysłanych jako faktury sprzedaży - czy muszę je pobrać z KSEF żeby go zobaczyć? Nie będzie takiej konieczności, uzupełnimy wydruki o nadany numer KSeF, a jeżeli będzie wystawiona w trybie awaryjnym to ze stosownym kodem QR.

5. Dlaczego nie dodajecie nr KSeF od razu na wizualizację faktury tylko takie skomplikowane pobieranie z nadrukiem? Weźmiemy to pod uwagę.

6. Czy nr KSeF na wizualizacji faktury może być od razu po pobraniu bez dodatkowego klikania? To jest planowane do rozważenia.

Konfiguracja i ustawienia

1. Co trzeba zrobić żeby uruchomić w Naszym SaldeSMART system KSeF? Nic nie trzeba robić, integracja i funkcje związane z KSeF są dostępne w każdym pakiecie bez opłat.

2. Dlaczego na Saldeo nie widzę zakładki "ustawienia KSeF" w konfiguracji? Ustawienia KSeF są dostępne jedynie dla administratora konta typu biura lub klient/firma.

3. Nie widzę w dokumentach przycisku pobierze faktury z KSEF - czy zależy to od wersji wykupionego abonamentu? Przycisk do pobierania faktur z KSeF dostępny jest we wszystkich wersjach. Instrukcja znajduje się w dokumentacji pomocy: Pobieranie faktur z KSeF

4. W którym miejscu w SALDEO można wprowadzić w firmie nr TOKEN? Instrukcja i film na ten temat dostępne są w dokumentacji pomocy SaldeoSMART: Instrukcja generowania tokena

5. Jak włączyć na Saldeo klientowi dostęp do KSeF? Instrukcje dostępne są w dokumentacji pomocy SaldeoSMART dotyczące pobierania faktur z KSeF przez klienta biura rachunkowego i nadawania uprawnień: KSeF w SaldeoSMART

Wersje i środowiska testowe

1. Czy jest jakiś sposób na poćwiczenie KSEF ale jeszcze bez wystawiania faktur w sposób oficjalny? 

1 września zostało wyłączone środowisko testowe obecnej wersji KSeF 1.0. 

30 września obecną wersję środowiska testowego KSeF 1.0 zastąpi nowe środowisko testowe KSeF 2.0.
Dotychczasowi użytkownicy wersji produkcyjnej KSeF 1.0 nadal mogą z niej korzystać, aż do 26 stycznia 2026.

Szczegóły dostępne są na stronie ministerialnej: https://ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/we-wrzesniu-zamiana-srodowisk-testowych-z-ksef-10-na-ksef-20/

2. Czy upoważnienia/pełnomocnictwa nadane w KSEF Demo działają? Na demo powinno działać i na wersji produkcyjnej - ale na testowej już nie.

3. Jeśli chcemy spróbować KSeF to na razie w jakiej wersji zalogować się do KSeF - w wersji produkcyjnej czy testowej? 

1 września zostało wyłączone środowisko testowe obecnej wersji KSeF 1.0. 

30 września obecną wersję środowiska testowego KSeF 1.0 zastąpi nowe środowisko testowe KSeF 2.0.
Dotychczasowi użytkownicy wersji produkcyjnej KSeF 1.0 nadal mogą z niej korzystać, aż do 26 stycznia 2026.

Szczegóły dostępne są na stronie ministerialnej: https://ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/we-wrzesniu-zamiana-srodowisk-testowych-z-ksef-10-na-ksef-20/

4. W jaki sposób najlepiej rozpocząć testy/wdrożenie KSEF? 

1 września zostało wyłączone środowisko testowe obecnej wersji KSeF 1.0. 

30 września obecną wersję środowiska testowego KSeF 1.0 zastąpi nowe środowisko testowe KSeF 2.0.
Dotychczasowi użytkownicy wersji produkcyjnej KSeF 1.0 nadal mogą z niej korzystać, aż do 26 stycznia 2026.

Szczegóły dostępne są na stronie ministerialnej: https://ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/we-wrzesniu-zamiana-srodowisk-testowych-z-ksef-10-na-ksef-20/

5. Czy w Saldeo jest KSeF 1.0 czy 2.0? 1 września zostało wyłączone środowisko testowe obecnej wersji KSeF 1.0. 

30 września obecną wersję środowiska testowego KSeF 1.0 zastąpi nowe środowisko testowe KSeF 2.0.
Dotychczasowi użytkownicy wersji produkcyjnej KSeF 1.0 nadal mogą z niej korzystać, aż do 26 stycznia 2026.

Inne funkcje i możliwości

1. Co w przypadku zwrotu towaru z oryginałem FV? Należy wykonać korektę do 0.

2. Czy KSeF będzie weryfikował konto bankowe podane na fakturze? Nie, KSeF nie będzie weryfikował konta bankowego.

3. Czy Saldeo będzie zaczytywać nazwy towarów? Tak, Saldeo będzie zaczytywać nazwy towarów.

4. Czy wymiary w Saldeo pozostaną? Tak, wymiary pozostają jak najbardziej.

5. Czy można faktury ręcznie wystawiać jeszcze? Tak, w tym momencie faktury można wystawiać ręcznie.

6. Od strony odczytu wyciągu bankowego - czy system będzie w stanie dopasować płatności zbiorcze do faktur? Tak, będzie taka możliwość. Obecnie nasi programiści pracują nad tą funkcją.

7. Czy Saldeo pozwala generować plik xml z pobranymi dokumentami? Tak, można pobrać dokumenty w formacie XML KSEF, zarówno wystawione w Saldeo i te pobrane z KSeF jednocześnie. Można też wyeksportować je w formacie Insert EDI++ lub bezpośrednio do programu przez dodatek integracyjny.

8. Czy będzie możliwość umieszczania dodatkowych informacji na fakturze tak aby łatwiej można je było po odebraniu przesłać do akceptacji? Nie odpowiadamy do czasu aż nie ustalimy, czy i w jakim zakresie będziemy to robić.

9. Co z firmami, które mają wewnętrzne działy księgowości? Cały proces wygląda tak samo - wszystko co dotyczy biura rachunkowego można odnieść do wewnętrznego działu księgowego w firmie.

Paragony i faktury uproszczone

1. Proszę o informację, czy paragony z NIP do 450 zł też będą pobierać się z KSEF? Paragon z numerem NIP do 450 zł w 2026 roku nie będzie musiał być ujęty w KSeF. Od 2027 roku tego typu paragony (faktury uproszczone) znikną w ogóle.

2. Jak wyglądać będą pojedyncze rozrachunki z pracownikiem przy małym zakupie na firmę? Sprzedawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną w KSeF i wysyła ją do systemu Ministerstwa Finansów. KSeF nadaje fakturze unikalny numer identyfikacyjny KSeF i w związku z tym sprzedawca może przekazać pracownikowi: kod QR (który pozwala pobrać fakturę z KSeF) lub wydruk/plik PDF faktury z kodem QR z numerem KSeF.

Kwestie proceduralne

1. Czy sankcje będą działały wstecz? Nie, prawo nie działa wstecz.

2. Wystawiona faktura poza KSeF musi zostać wysłana do KSeF? Tak, wystawiona faktura musi zostać wysłana do KSeF.

3. Co z fakturami od odbiorców zagranicznych, czy jako firma będziemy mieli obowiązek wprowadzić ją do KSeF? Tak, będzie taki obowiązek.

4. Co z fakturami z zagranicy? Dostaję fakturę w innym kraju w formie papierowej lub PDF i co wtedy? Faktur kosztowych nie wprowadzamy do KSeF. To co interesuje ministerstwo i co wysyłamy do KSeF to faktury tylko i wyłącznie sprzedażowe.

5. Każda faktura kosztowa powinna być umieszczona w KSeF przez sprzedającego - co jeśli nie będzie? Każda faktura kosztowa powinna być umieszczona w KSeF przez sprzedającego. Są od tego drobne wyjątki jak faktura uproszczona, faktura RR czy faktura w procedurze OSS i IOSS, ale co do zasady powinna ona być w KSeF. Kontrahent - strona dokonująca zakupu nie zamieszcza żadnych faktur kosztowych w KSeF.

Aspekty prawne KSeF 

Stan na dzień 05.08-2025 r. (odpowiedzi uwzględniają nowelizację ustawy o VAT z dnia 05.08.2025 r.)

1. Czy osoba fizyczna wynajmująca mieszkania nie wystawia faktur czy wysyła do KSeF? Osoba fizyczna, która uzyskuje przychody z tzw. najmu prywatnego, jest podatnikiem w rozumieniu przepisów VAT (korzysta ze zwolnienia „podmiotowego") i będzie, co do zasady, zobowiązana wystawiać faktury zgodnie z zasadami KSeF. Wyjątkowo, jeśli jednak najemca jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (inaczej mówiąc: jeśli najemca jest konsumentem), to wystawianie faktur poprzez KSeF nie jest obowiązkowe i można będzie faktury wystawiać w dotychczasowej formie (poza KSeF, nawet może to być faktura wypisana odręcznie); takie faktury nie będą przesyłane w żaden sposób do KSeF.

Problem do rozwiązania - taki podatnik z reguły posługuje się numerem PESEL i docelowo KSeF powinien umożliwiać wystawienie faktury przez podatnika posługującego się numerem PESEL.

2. Czy spółka zagraniczna która jest zarejestrowana wyłącznie do VAT w Polsce (nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności w PL) będzie mieć również obowiązek wystawiania faktur w KSeF? Taki podatnik, o ile w Polsce nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, będzie mógł wystawiać faktury poza KSeF, ale też będzie mógł dobrowolnie korzystać z KSeF.

3. Czy paragony z NIP będą w KSeF? Jeśli tak, jak technicznie będzie wyglądała taka ewidencja? Do końca 2026 r. paragon z NIP na kwotę do 450 zł brutto będzie stanowić tzw. fakturę uproszczoną i będzie funkcjonować całkowicie poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r., bez względu na kwotę, do paragonu z NIP będzie trzeba wystawić fakturę na zasadach KSeF. Podanie NIP wskazuje bowiem, że nabywca jest podatnikiem w rozumieniu przepisów VAT.

4. Czy podmiot zagraniczny, który nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, ale jest zarejestrowany do VAT w Polsce również będzie miał obowiązek pobierać faktury z KSeF od lutego 2026? Polski sprzedawca będzie zobowiązany dla takiego nabywcy wystawić fakturę na zasadach KSeF, ale będzie miał też obowiązek udostępnić taką fakturę poza KSeF. Czyli opisany podmiot zagraniczny będzie mógł nie korzystać z KSeF.

5. A co z fakturami do paragonów? KSeF nie zmienia przepisów dotyczących wystawiania faktur do paragonów. Czyli w przypadku sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub na rzecz rolnika ryczałtowego pierwszą czynnością pozostaje zarejestrowanie sprzedaży za pomocą kasy. Następnie, zgodnie ze wskazaniem nabywcy, może być do takiego paragonu wystawiona faktura.

6. Czy faktury dla klientów zagranicznych wysyłamy do KSeF czy nie? Jeśli kontrahent zagraniczny jest „podatnikiem" to fakturę wystawiamy poprzez KSeF, ale mamy obowiązek udostępnić nabywcy taką fakturę poza KSeF. Polskie przepisy nie mogą nakładać obowiązku korzystania z KSeF na podmioty zagraniczne.

7. Czy możemy faktury wystawiać jeszcze „ręcznie"? Jeśli nabywca jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (tzw. konsumentem), to wystawianie faktur poprzez KSeF nie jest obowiązkowe i można będzie faktury wystawiać w dotychczasowej formie (poza KSeF, nawet może to być faktura wypisana odręcznie); takie faktury nie będą przesyłane   w żaden sposób do KSeF.

8. Jak przekazać taką fakturę wystawioną dla osoby fizycznej do KSeF? Jeśli podatnik skorzystał z wyjątku i fakturę dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej wystawił poza KSeF, to nie przekazuje jej do KSeF.

9. Wysłałem fakturę przeznaczoną dla klienta zagranicznego do KSeF, a następnie przesłałem mu dokument, który jest przetworzonym obrazem faktury z KSeF. Co jest fakturą? Faktura ustrukturyzowana ma postać elektroniczną, ale przepisy dopuszczają wizualizację takiej faktury. To jest cały czas ta sama faktura, tyle że w innej (dopuszczalnej) postaci.

10. Czy jest przewidziane wyłączenie dla grupy podatników, którzy od 01.04.2026 do 31.12.2026 w żadnym z miesięcy nie przekroczą sprzedaży 10.000 zł? Do końca roku 2026 podatnicy mogą nie wystawiać faktur zgodnie z KSeF (przy wystawianiu faktur mogą nie korzystać z KSeF), jeśli w żadnym miesiącu począwszy od kwietnia 2026 r. nie wystawili faktur na kwotę przekraczającą 10.000 zł. Jeśli taki stan utrzymają do końca roku, to objęci obowiązkiem wystawiania faktur zgodnie z KSeF będą od 1 stycznia 2027 r. Limit opiera się na kwocie z wystawionych faktur, a nie na kwocie sprzedaży   w danym miesiącu.

11. Co w sytuacji, jeśli np. od kwietnia do sierpnia sprzedaż będzie mniejsza niż 10.000zł, a we wrześniu kwota będzie większa? Przekroczenie kwoty 10.000 zł powoduje obowiązek korzystania z KSeF.

12. Co z fakturami wystawionymi np. przez Castoramę (obecnie po wydrukowaniu paragonu możemy podejść do fakturomatu i pobrać fakturę). Jak będzie to rozwiązane? Przepisy w zakresie KSeF pozostawiają pewną swobodę w zakresie procesu wystawiania oraz wydawania faktur. Podatnicy będą wdrażać rozwiązania dostosowane do swojej indywidualnej sytuacji; można nawet spodziewać się, że podobne sieci przyjmą nieco inne rozwiązania szczegółowe.

13. A co z raportami fiskalnymi? Czy też ujęte mają być przez KSeF? KSeF obejmuje wyłącznie faktury. Raporty z kas rejestrujących będą ujmowane w ewidencji sprzedaży VAT na dotychczasowych zasadach.

14. Czy sankcje będą działały wstecz? Sankcje - kary pieniężne za nieprzestrzeganie niektórych obowiązków w zakresie KSeF będą mogły być stosowane od 1 stycznia 2027 r. za niedopełnienie obowiązków od tego dnia. Nie ma mowy o działaniu wstecz.

15. Co z fakturami zagranicznymi, które otrzymujemy a nie wystawiamy? Czy w 2026 roku możemy przyjąć fakturę poza KSeF? KSeF jest systemem „krajowym". Faktury od kontrahentów zagranicznych będziemy otrzymywać poza KSeF, na dotychczasowych zasadach.

16. Zgodnie z ustawą fakturę należy wystawić do 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Jak z tego wynika możemy wysłać faktury do KSeF np. w następnym tygodniu. Faktury zostaną uznane za wystawione w dniu przesłania ich do KSeF? KSeF nie zmienia przepisów w zakresie terminów wystawienia faktur. Nadal będzie można fakturę wystawić w dopuszczalnym terminie późniejszym, tyle że w postaci narzuconej przez KSeF. Od strony technicznej możliwe będzie wystawienie w trybie online (datą wystawienia faktury jest data przesłania do KSeF) lub w trybie offline (datę wystawienia wskazuje podatnik, taką fakturę należy w odpowiednim czasie przesłać do KSeF). Należy dodać, że w każdym wypadku data wystawienia faktury będzie zgodna ze stanem rzeczywistym, czyli nie będzie możliwe wystawienie faktury z datą inną niż faktyczna.

17. Ostatniego dnia miesiąca wystawiamy fakturę zbiorczą klientowi i wysyłamy w KSeF. Co, jeśli nie zostanie nadany numer KSeF w danym miesiącu? Jaka data w VAT u klienta? Faktura wystawiana w trybie online będzie miała datę wystawienia jako datę przesłania do KSeF (a w zasadzie przyjęcia przez KSeF). W przypadku trybu offline pozostaje data wystawienia podana przez sprzedawcą, ale taką fakturę udostępnia się nabywcy poprzez KSeF, czyli datą otrzymania będzie data przyjęcia takiej faktury przez KSeF.

18. Pracuję w trybie offline (hotel), jest sobota, recepcjonista wystawia fakturę, która jest błędna. Nie jest jeszcze wysłana do KSeF bo będzie dopiero w poniedziałek. Co w takiej sytuacji? Czy wystawić korektę tej faktury, czy można wystawić nową (bez korekty)? Przepisy przewidują, że fakturę wystawioną w trybie offline należy przesłać do KSeF nawet, jeśli zawiera błędy. Dopiero po przesłaniu jej do KSeF oraz uzyskaniu numeru KSeF można wystawić fakturę korygującą. Jedynym sposobem na poprawienie wszelkich błędów w wystawionej fakturze będzie wystawienie faktury korygującej.