Automatyczne pobieranie faktur z KSeF co 1 godzinę

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF w SaldeoSMART jest odpowiedzią na brak w systemie ministerialnym KSeF powiadomień o nowych fakturach. Nasz automat regularnie sprawdza system KSeF i pobiera nowe dokumenty automatycznie, bez angażowania Ciebie i Twojego czasu.

👉Konfiguracja uprawnień KSeF dla Biura Rachunkowego działającego jako spółka z reprezentantem na ZAW-FA

👉KSeF - obsługa spółki

Jak to działa?

SaldeoSMART co godzinę automatycznie:

• odpytuje KSeF o nowe faktury
• pobiera je z systemu ministerialnego
• nadaje im wcześniej wskazany typ dokumentu (według preferencji użytkownika)
• dodaje na listę dokumentów

• informuje Cię o pobranych fakturach na liście dokumentów jako ostatnie automatyczne pobranie 

  

Ważne: Automat działa od momentu włączenia automatyzacji. Starsze faktury, które pojawiły się w KSeF przed włączeniem automatu, musisz pobrać ręcznie.

Kto może skonfigurować automat?

Automatyczne pobieranie mogą ustawiać:

Admin Biura Rachunkowego/ Admin konta typu Firma

Ważne: Funkcja będzie działać poprawnie, jeśli użyty certyfikat biura lub token dla biura rachunkowego ma nadane uprawnienia w KSeF do pobierania faktur. Jeśli uprawnień zabraknie, automatyczne pobieranie zostanie wstrzymane.

• Ustawia automat dla swoich klientów (dla każdego klienta osobno)
• Przejdź: Konfiguracja KSeF → Ustawienia firm → w kolumnie Ustawienia wybierz ikonę trybiku 

Admin Klienta 

• Może ustawić automat zawsze, oraz dodatkowo jeśli ma prawo do odczytu dokumentów w firmie może ustawić funkcję z AI
• Przejdź: Konfiguracja KSeF → Ustawienia

‼️ Gdy jedna strona (biuro lub klient) skonfiguruje automat, druga strona widzi te ustawienia (podobnie jak w przypadku tokenu), ale może je zmieniać. 

Konfiguracja automatu

Aby funkcja działała, musisz spełnić następujące warunki:

Dla Admina Biura/ Admina konta typu Firma

• Skonfigurowany token uwierzytelniający w KSeF i/lub certyfikat uwierzytelniający
• Wskazany typ domyślny przynajmniej dla jednego rodzaju faktur

1. Typy domyślne dokumentów:

• Typ dla faktur sprzedażowych
• Typ dla faktur kosztowych

2. Częstotliwość pobierania: System sprawdza KSeF co godzinę

3. Sposób informowania o efekcie: dostępny licznik (zegar) informujący o pobraniu

❓Najczęściej zadawane pytania

Czy dostanę powiadomienie o pobranych fakturach? W centrum powiadomień (dzwonek) otrzymasz informacje o niepowodzeniu (niedostępność KSeF, błędy uwierzytelniania). Jedynie na liście dokumentów widnieje informacja o pobranych fakturach jako ostatnie automatyczne pobranie:

Czy ręczne pobieranie znika? Nie. Ręczne pobieranie pozostaje jako opcja uzupełniająca.

Co ze starymi fakturami sprzed włączenia automatu? Automat pobiera faktury od momentu włączenia automatyzacji. Starsze dokumenty musisz pobrać ręcznie. Zakres jednorazowego pobrania nie może być dłuższy niż 3 miesiące.

Co jeśli faktura była już dodana inną drogą? System wykryje duplikat jeżeli faktury były dodawane na listę dokumentów w dotychczasowy sposób poprzez pliki i poinformuje o tym. Z KSeF nie pobierzesz dwa razy tej samej faktury, chyba, że wcześniejsza zostanie usunięta z listy dokumentów.

Czy mogę zmienić ustawienia założone przez biuro? Tak, jeśli biuro skonfiguruje automat, klient będzie mógł zmienić.

Wcześniej automat pobierał co 30 minut dlaczego to się zmieniło? Zmiana częstotliwości pobierania wynika z wydajności samego KSeF.

Czy można ustawić automat tak, aby pobierając faktury z KSeF przy pobieraniu wykorzystywany był certyfikat klienta a nie biura? To działa w ten sposób, że użyjemy tego certyfikatu który ustawiał automat. Jak automat ustawi biuro to certyfikat biura, a jak klient to jego certyfikat. Aby był używany certyfikat klienta, klient powinien wyłączyć i włączyć automat, aby nadpisał się kierunek pobierania przez klienta i będzie używany certyfikat klienta.

Czy jeśli dokument jest pobrany przy skorzystaniu z certyfikatu biura, to klient może dokonać zmiany typu dokumentu? Jeśli dokument jest pobierany przez certyfikat biura, to klient nie ma możliwości zmiany jego typu.
Takie działanie wynika z konfiguracji naszego systemowego obiegu dokumentów i nie przewidujemy wprowadzania w tym zakresie zmian.
W obecnej sytuacji, aby możliwa była edycja typu dokumentu, fakturę musi pobierać bezpośrednio Klient.