Model pracy z SaldeoSMART – Centrum pomocy SaldeoSMART

Dwa modele pracy w SaldeoSMART

SaldeoSMART obsługuje dwie różne sytuacje biznesowe, i każda ma własną strukturę kont:

Biuro rachunkowe – Klient biura rachunkowego – księgowość firmy prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe. Biuro zakłada i konfiguruje konto dla każdego obsługiwanego klienta.
Firma (konto główne) – Podmiot – firma ma własny dział księgowy i korzysta z SaldeoSMART samodzielnie, bez pośrednictwa biura. Konto główne zarządza jednym lub kilkoma podmiotami (np. spółkami w grupie kapitałowej).

Logika w obu modelach jest ta sama: istnieje konto nadrzędne (obsługuje wielu klientów/podmiotów, robi księgowość, eksportuje dane) i konto podrzędne (widzi tylko siebie, wystawia faktury, prowadzi kadry). Różni je wyłącznie to, kto jest po stronie „nadrzędnej" – zewnętrzne biuro czy własny dział firmy.

Model 1: Biuro rachunkowe – Klient biura rachunkowego

Biuro rachunkowe to konto nadrzędne. Pracuje na pakietach: Asystent księgowego, Specjalista biura, Ekspert biura. Z jego poziomu administrator biura zakłada konta dla klientów, decyduje, z których modułów każdy klient będzie korzystał, oraz zarządza użytkownikami po stronie biura.

Wszystkie trzy pakiety biura zawierają darmowy dostęp do konta dla klientów biura.

Klient biura rachunkowego to konto podrzędne, tzw. panel klienta. Klient loguje się na dedykowane konto założone przez biuro i – w zależności od przyznanych uprawnień – ma dostęp m.in. do:

wystawiania i wysyłki faktur sprzedaży bezpośrednio do kontrahenta,
e-archiwum dokumentów kosztowych i sprzedażowych,
kontroli płatności faktur (należności i zobowiązania),
przesyłania faktur do KSeF i sprawdzania ich statusu,
e-teczek pracowniczych i rozliczania zaliczek (moduł Kadry),
raportów analitycznych (wyniki finansowe, podatki, ZUS) prowadzonych przez biuro.

⚠️ Zakres tych funkcji zależy od pakietu, na którym pracuje biuro, oraz uprawnień, jakie biuro nadało konkretnemu klientowi przy zakładaniu konta. Jeśli pakiet biura nie obejmuje danego modułu (np. Kadry), klient nie zobaczy go u siebie, niezależnie od ustawień.

Model 2: Firma (konto główne) – Podmiot

Firma to przedsiębiorstwo z własnym działem księgowym, korzystające z SaldeoSMART samodzielnie. Pracuje na pakietach: Asystent e-Faktur (darmowy), Asystent Firmy, Specjalista Firmy, Ekspert Firmy.

Tu pojawia się różnica istotna – nie każdy pakiet firmowy ma strukturę nadrzędną.

Asystent e-Faktur (darmowy, 1 firma, 5 kredytów/mies., 1 konto użytkownika) i Asystent Firmy (1 firma, 20 kredytów/mies.) – tu nie ma podziału na konto główne i podmiot. Logowanie odbywa się bezpośrednio na konto firmy, bo obsługiwana jest tylko jedna firma. Nie ma czego rozdzielać.
Specjalista Firmy i Ekspert Firmy – dopiero tu pojawia się struktura nadrzędna: konto główne zarządza jednym lub kilkoma podmiotami (np. spółkami w ramach grupy kapitałowej). Konto główne odpowiada za integrację z programem księgowym, automatyzację rozliczeń bankowych i podstawowe lub zaawansowane zarządzanie firmą, a podmiot działa operacyjnie – wystawia faktury, prowadzi kadry.

Podmiot to więc część firmy lub spółka w grupie kapitałowej, która może mieć własne, odrębne konto podrzędne wobec konta głównego – ale tylko w pakietach Specjalista Firmy i Ekspert Firmy.

Kto co widzi i co może zrobić

Funkcja	Biuro rachunkowe / Konto główne firmy	Klient biura / Podmiot
Kategoryzacja odczytanych dokumentów	Tak	Nie
Eksport/wysyłka do programu księgowego	Tak	Nie
Działania księgowe, automatyzacja rozliczeń bankowych	Tak	Nie
Dostęp do wielu klientów/podmiotów jednocześnie	Tak	Nie – tylko własna firma
Wystawianie faktur sprzedaży, wysyłka do KSeF	Tak*	Tak
Moduł Kadry: e-teczki, zaliczki pracownicze	Tak	Tak
Kontrola płatności faktur, raporty analityczne	Widzi zbiorczo dla klientów	Widzi tylko swoją firmę
Zakładanie kont dla kolejnych użytkowników po swojej stronie	Tak (pracownicy biura/firmy)	Tak (pracownicy klienta)
Zmiany zbioircze na liście dokumentów	Tak	Nie
Możliwość przeniesienia dokumentu do innego miesiącae	Tak	Nie

* Biuro rachunkowe może wystawić fakturę sprzedażową w imieniu klienta bez logowania się na jego konto – ale robi to w kontekście wybranej firmy klienta: wskazuje klienta na liście faktur, a następnie korzysta z opcji „+ Wystaw fakturę VAT", dostępnej tylko z tego poziomu. Ta ścieżka nie daje dostępu do szkiców, ich edycji ani do korekt – te operacje nadal wymagają zalogowania na konto klienta 👉 Wystawianie faktur przez biuro rachunkowe

Najczęstsze źródła pomyłek

Dwa różne słowniki dla tej samej roli. „Klient biura" i „podmiot" to w praktyce ta sama pozycja w hierarchii – konto podrzędne, wystawia faktury, widzi tylko siebie. Różni je tylko to, czy księgowość prowadzi zewnętrzne biuro, czy własny dział firmy.
Nie każda „firma" ma podmioty. Klienci na pakietach Asystent e-Faktur i Asystent Firmy pytają, gdzie jest ich „konto główne" – a go po prostu nie ma, bo te pakiety obsługują tylko jedną firmę. Struktura nadrzędna pojawia się dopiero od Specjalisty Firmy wzwyż.
Uprawnienia klienta zależą od pakietu biura. Jeśli pakiet biura nie obejmuje danego modułu, klient nie zobaczy go u siebie, niezależnie od tego, o co poprosi.

Jak szybko sprawdzić, po której jest się stronie

Sprawdź nazwę pakietu w ustawieniach konta – nazwy z „biura" (Asystent księgowego, Specjalista biura, Ekspert biura) to model biuro–klient biura; nazwy z „Firmy" (Asystent e-Faktur, Asystent Firmy, Specjalista Firmy, Ekspert Firmy) to model firma–podmiot.
Sprawdź, czy widzisz listę wielu firm/klientów, czy tylko dane jednej firmy – to od razu pokazuje, czy jesteś na koncie nadrzędnym, czy podrzędnym.
Jeśli jesteś na pakiecie firmowym i widzisz tylko jedną firmę bez opcji przełączania – to Asystent e-Faktur albo Asystent Firmy: nie ma tu konta głównego ani podmiotów, to jedna, płaska struktura.
Sprawdź, czy masz dostęp w menu do opcji „Wystaw fakturę VAT" z poziomu własnego profilu – jeśli tak, jesteś po stronie klienta biura/podmiotu.