1. Wybór zakresów

Dla ułatwienia przeszukiwania Listy dokumentów dostępny jest uproszczony sposób wybierania zakresu czasowego dla listy, znajdujący się niemal w całości pod jednym przyciskiem. Po wybraniu w menu głównym opcji Dokumenty → Lista dokumentów na ekranie pojawi się widok całej listy dokumentów.

U samej góry listy wybierz daty według których będziesz przeglądać listę:

Domyślnie lista ustawiona jest na miesiąc bieżący.

Możesz też wskazać poprzedni miesiąc, poszerzyć zakres do bieżącego kwartału lub wybrać bieżący rok oraz ustanowić własny zakres dat. Datę wystawienia ustalamy w przedziale od-do.

Jeśli wybrałeś konkretny miesiąc, to możesz w szybki sposób zmienić go na któryś z miesięcy poprzednich lub następnych – wystarczy użyć znajdujących się obok strzałek.

Na koniec kliknij Pokaż. Na ekranie pojawi się lista według zadanych parametrów.

 

2. Wyszukiwanie - filtry

By zawęzić wyświetlającą się listę dokumentów możesz użyć filtrów. Odpowiedni do tego przycisk znajduje się nad właściwą listą dokumentów:

Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawia się okno z parametrami:

Dostępne do wyboru parametry to:

• Metoda podzielonej płatności - po zaznaczeniu tej opcji widzimy tylko dokumenty z zaznaczonym MPP,
• Duplikaty - po zaznaczeniu tej opcji pokazują nam się tylko duplikaty,
• Pobrane z KSeF - po zaznaczeniu tej opcji na TAK widzimy tylko dokumenty pobrane z KSeF,
• Nr KSeF - pozwala filtrować po numerze KSeF,
• Typ – dokument sprzedaży, towar/materiał, dowód wewnętrzny, faktura kosztowa, faktura proforma, umowa, pismo, inne,
• Kontrahent – nazwa konkretnego kontrahenta, dowolny, bez ustawionego kontrahenta,
• Etap – nowy, zweryfikowany oraz etapy ustanowione przez biuro rachunkowe w ramach danego obiegu,
• Kategoria – nazwa konkretnej kategorii, dowolna, bez kategorii,
• Rejestr – nazwa konkretnego rejestru, dowolny, bez rejestru,
• Etykieta - dowolna nadana etykieta, bez nadanej etykiety oraz etykiety nadane przez nas w konfiguracji konta,
• Osoba odpowiedzialna – nazwisko osoby, dowolna, bez przydzielonej osoby,
• Dodane przez - przeze mnie, użytkowników Panelu Księgowego, użytkowników Panelu Firmy, podział dokumentów, panel kontrahenta (automatycznie), panel kontrahenta (ręcznie), e-mail, dane konto (nazwa konta),
• Data dodania - dzisiaj, wczoraj, w ostatnim tygodniu,
• Data przypisania - wybieramy zakres,
• Data wystawienia - wybieramy zakres,
• Data dostawy - wybieramy zakres,
• Wartość - zakres kwoty z wyborem brutto czy netto,
• Termin płatności - wybieramy zakres,
• Zapłata – zapłacone, niezapłacone, przeterminowane, częściowo zapłacone,
• Formy płatności - przelew, gotówka, nadane przez użytkownika w dziale Parametry → Formy płatności.

Po tym, jak wybierzesz filtry i klikniesz w Pokaż, lista zostanie przefiltrowana według wskazanych parametrów. Przy przycisku Filtry pojawi się pomarańczowa kropka z liczbą zastosowanych filtrów. By je wyczyścić, wystarczy użyć jednego przycisku znajdującego się obok - Usuń filtry.

Z rozwijalnej listy istnieje możliwość wyboru kilku parametrów filtrów równocześnie:

Liczba wybranych opcji wyświetli się po lewej stronie belki odpowiadającej danemu filtrowi. Możemy w szybki sposób skasować dokonany przez nas wybór przez kliknięcie znajdującego się obok symbolu X.

Możesz też tworzyć własne filtry, np. chcesz, aby na liście wyników pojawiły się tylko faktury kosztowe, które zostały już zapłacone, do których zostały dodane komentarze, które zostały dodane przez Ciebie i nie mają przydzielonej osoby odpowiedzialnej.

By dodać własny filtr, wejdź w Konfiguracja (ikona kół zębatych, prawa górna część ekranu) →Konfiguracja filtrów i wypełnij formularz:

Po kliknięciu Dodaj filtr pojawi się nad listą dokumentów wśród innych predefiniowanych filtrów.

W formularzu możesz również sprecyzować jego położenie (np. czy ma być wyświetlony jako pierwszy od lewej strony).

3. Lista właściwa

3.1. Wygląd "Listy dokumentów"

Jako użytkownik możesz dostosować wygląd Listy dokumentów do własnych preferencji. Wybieraj między układem zwartym, kompaktowym, a układem wygodnym. By włączyć któryś z nich skorzystaj z przycisków znajdujących się po prawej stronie ekranu.

W układzie zwartym rozmiar tekstów zawartych na liście (danych z dokumentów, nazw kolumn itp.) jest najmniejszy w porównaniu do pozostałych dwóch układów, dzięki czemu w trakcie pracy na ekranach o mniejszych rozdzielczościach zniwelowana zostaje konieczność przesuwania widoku w poziomie.

Ponadto możliwe jest dostosowywanie do własnych potrzeb układu kolumn w tabeli:

Po kliknięciu w przycisk Kolumny można odznaczyć dowolną liczbę kolumn - przestaną się one pojawiać na liście do czasu ponownego zaznaczenia.

Jeśli chcesz jedynie przesunąć kolumnę na liście, klikamy w symbol sześciu kropek i trzymając lewy przycisk myszy przesuwamy daną kolumnę w górę lub w dół (na liście pozycja zmieni się na osi lewo-prawo).

 

 

 

W każdej chwili możesz też przywrócić ustawienia domyślne kolumn za pomocą przycisku na dole listy.

Ustawienia kolumn zostają zapamiętane przez przeglądarkę, więc po zamknięciu programu nie zostaną one skasowane.

 

3.1.1 Waluta

Ważną pozycją na liście jest kolumna Waluta. Zawiera ona skrót nazwy waluty wybranej dla danego dokumentu (np. złoty – PLN).

 

 

 3.1.2 Duplikaty

Na Liście dokumentów możesz zobaczyć duplikaty. By uaktywnić opcję wskazywania duplikatów, należy zmienić pozycję suwaka Wskaż duplikaty na aktywną.

System oznaczy wówczas dokumenty, które uzna za możliwe duplikaty i oznaczy je literą D - tuż przy numerze dokumentu.

3.1.3 Stronicowanie wyników

Na Liście dokumentów pojawia się stronicowanie wyników. Lista została podzielona na strony, które można w szybki sposób zmieniać. Odpowiednie opcje znajdują się nad wynikami listy po prawej stronie.

Użytkownik może wybrać, ile dokumentów powinno wyświetlać się na jednej stronie (50-100-150-200-300 – wybór zostaje zapamiętany przez przeglądarkę), może także wpisać numer interesującej go strony, lub – przy użyciu strzałek – przechodzić do kolejnej albo poprzedniej strony, lub udać się na początek lub koniec listy.

Stronicowanie nie wpływa na proces filtrowania wyników - przefiltrowana zostaje cała lista dokumentów, niezależnie od tego, na ile stron jest ona podzielona.

Jeśli lista dokumentów składa się z więcej niż jednej strony, to w nagłówku listy, przy kwadracie służącym do zaznaczania zbiorczego, pojawi się dodatkowo strzałka. Po jej kliknięciu będziemy mogli zaznaczyć za jednym razem wszystkie strony listy.

3.1.4 Odczytywanie dokumentów

Jeżeli biuro udostępniło Ci możliwość odczytywania dokumentów, na liście pojawi się kolumna Odczytaj. Po kliknięciu w przycisk o tej samej nazwie, masz możliwość dokonania odczytu konkretnego dokumentu.

Ikona wskazuje, że dany dokument został już odczytany.

Ikona  informuje o tym, że konkretny dokument jest w trakcie odczytywania.

Jeżeli przy przycisku Odczytaj widoczny jest symbol oznacza to, że dokonana próba odczytu nie powiodła się. Powód jest wskazany w komunikacie pojawiającym się po najechaniu myszką na omawiany przycisk.

3.2. Belka górna i nagłówek listy

Tuż nad wynikami na Liście dokumentów znajduje się opcja Podsumowanie. Aby podsumowanie wartości zawartych dokumentów wyświetlało się, wystarczy kliknąć w odpowiedni przycisk.

 

Po kliknięciu pojawi się okienko:

Okienko jest ruchome – można je przestawiać według własnego uznania. Dane, które się w nim znajdują podzielone są na dwie części: po lewej widoczne jest podsumowanie dotyczące tylko zaznaczonych przez nas wcześniej plików, po prawej wszystkich znajdujących się na liście. Informacje widoczne w okienku aktualizują się na bieżąco w zależności od tego, jakie pozycje zaznaczymy na liście.

Niżej znajduje się nagłówek listy - możesz go zakotwiczyć, czyli sprawić, że będzie cały czas widoczny w tym samym miejscu. To bardzo ułatwia przeglądanie spisu dokumentów. Aby dokonać zakotwiczenia, należy wybrać ikonę pinezki:

Po ponownym naciśnięciu na tę ikonę możemy anulować zakotwiczenie.

W nagłówku ujęte jest sortowanie w przedziale rosnąco-malejąco. Po najechaniu myszką na nazwę kolumny podświetli się strzałka w górę lub w dół, którą należy kliknąć, aby posortować odpowiednio dane.

 

W przypadku kolumny Typ dokumenty zostaną pogrupowane według przydzielonych im typów.

3.3. Działania na dokumentach

Lista dokumentów daje spore możliwości przy zaznaczaniu poszczególnych dokumentów.

Z uwagi na wprowadzenie stronicowania przy zaznaczaniu zbiorczym możesz określić, czy chcesz zaznaczyć jedną, bieżącą stronę, czy też wszystkie strony znajdujące się w obrębie listy.

Warto wspomnieć o możliwości zaznaczania konkretnych zakresów listy.

Przykład: chcesz zaznaczyć jedynie dokumenty o liczbach porządkowych (Lp.) od 10 do 20. Klikasz w kwadratowe okienko przy dokumencie nr 10 i trzymając klawisz Shift zaznaczasz dokument nr 20. Zaznaczone zostaną wszystkie dokumenty w przedziale numeracji 10-20. Cała operacja wymaga więc dwóch kliknięć myszką, zamiast 10 kolejnych.

 

Niezależnie od rodzaju czynności, jakie będziesz wykonywać na zaznaczonych dokumentach, nad listą zawsze będzie się pojawiała informacja, jak wiele z nich zaznaczyłeś.

Na Liście dokumentów znajduje się też kolumna Akcje. Po kliknięciu ikonki trzech kropek możesz wybrać jedną z trzech opcji:

• Pobierz plik,
• Podgląd pliku,
• Usuń dokument.