Jak w SaldeoSMART wystawić fakturę zaliczkową – Centrum pomocy SaldeoSMART

Czym jest faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa to dokument księgowy potwierdzający otrzymanie częściowej płatności przed realizacją dostawy lub usługi.

W SaldeoSMART faktura zaliczkowa jest powiązana z faktycznie otrzymaną zaliczką. Fakturę zaliczkową wystawiasz więc po otrzymaniu środków, a po zakończeniu transakcji łączysz ją z fakturą końcową.

⚠️ Nie da się wystawić faktury zaliczkowej jako nieopłaconej. To ograniczenie funkcjonalne aplikacji: Faktura zaliczkowa w SaldeoSMART

Jeśli zaliczka nie została jeszcze wpłacona: do udokumentowania przewidywanej zaliczki użyj faktury proforma. Proforma pełni rolę oferty, nie jest dokumentem księgowym i nie generuje obowiązku podatkowego. Po otrzymaniu środków wystawisz na tej podstawie fakturę zaliczkową.

Jak wystawić fakturę zaliczkową

1. Utwórz dokument

Wybierz + Dodaj → Fakturę zaliczkową.

2. Uzupełnij nagłówek

Wypełnij podstawowe dane dokumentu, między innymi:

datę wystawienia,
datę otrzymania zaliczki,
nabywcę,

3. Wpisz pozycje, czyli całość zamówienia

W sekcji Pozycje faktury wpisujesz całe zamówienie, a nie kwotę zaliczki.

Przy poszczególnych pozycjach podawaj ich całkowitą wartość wynikającą z zamówienia.

⚠️ To najczęstsze miejsce pomyłki. Wielu użytkowników wpisuje tutaj kwotę wpłaconej zaliczki, co prowadzi do błędnego dokumentu. Kwotę zaliczki podasz w kolejnym kroku, w osobnym polu.

4. Podaj kwotę wpłaconej zaliczki

W sekcji Płatności, w polu Wpłacono zaliczkę, wpisz kwotę zaliczki, która została faktycznie zapłacona.

Przykład

Klient złożył zamówienie na usługę o wartości 10 000,00 zł i wpłacił 3 000,00 zł zaliczki.

Gdzie	Co wpisujesz
Pozycje faktury	pełna wartość zamówienia: 10 000,00 zł
Płatności → Wpłacono zaliczkę	kwota otrzymanej zaliczki: 3 000,00 zł

Na fakturze zaliczkowej pozycje pokazują więc całe zamówienie, a rozliczeniu podlega wyłącznie otrzymana zaliczka.

Faktura końcowa

Po zakończeniu transakcji wystawiasz fakturę końcową i łączysz ją z wystawioną wcześniej fakturą zaliczkową. Dzięki temu rozliczona zaliczka zostaje uwzględniona i nie zostaje zafakturowana po raz drugi.

Przejdź na listę faktur zaliczkowych, w kolumnie wystaw wybierz ikonę plusa, a następnie wybierz Faktura końcowa:

Faktura zaliczkowa a faktura proforma

	Faktura zaliczkowa	Faktura proforma
Kiedy wystawiasz	po otrzymaniu zaliczki	przed otrzymaniem wpłaty
Charakter dokumentu	dokument księgowy	dokument informacyjny, pełni rolę oferty
Obowiązek podatkowy	powstaje	nie powstaje
Możliwość wystawienia bez wpłaty	nie	tak

Częste pytania

1. Chcę wystawić fakturę zaliczkową, ale klient jeszcze nie zapłacił. Czy mogę zaznaczyć ją jako nieopłaconą?

Nie. W SaldeoSMART faktura zaliczkowa zawsze odpowiada faktycznie otrzymanej zaliczce i nie można jej wystawić jako nieopłaconej. W takiej sytuacji wystaw fakturę proforma, a fakturę zaliczkową dopiero po zaksięgowaniu wpłaty.

2. W pozycjach wpisałem tylko kwotę zaliczki. Co teraz?

Uzupełnij pozycje pełną wartością zamówienia, a kwotę zaliczki przenieś do pola Wpłacono zaliczkę w sekcji Płatności.

3. Czy mogę wystawić kilka faktur zaliczkowych do jednego zamówienia?

Tak, jeśli klient wpłaca zaliczki w kilku częściach. Każdą wpłatę dokumentujesz osobną fakturą, a wszystkie rozliczasz na fakturze końcowej. Pamiętaj, aby kolejne faktury wystawiać w jednym łańcuszku dokumentów. Dzięki temu wszystkie zaliczki zostaną rozliczone na jednej fakturze końcowej. W przeciwnym razie do każdej faktury zaliczkowej może zostać utworzona osobna faktura końcowa.

⚠️Pamiętaj również o kolejności wysyłania faktur do KSeF: 👉 Zarządzanie fakturami powiązanymi ze sobą w łańcuszku przy wysyłce do KSeF