🆕 Domyślny rachunek bankowy i forma płatności na fakturach – Centrum pomocy SaldeoSMART

Co się zmieniło

Do tej pory przy każdej nowej fakturze trzeba było ręcznie wybrać rachunek bankowy i formę płatności. Teraz możesz wskazać je raz w ustawieniach, a SaldeoSMART uzupełni je na fakturze. Nadal możesz je zmienić przed zapisaniem faktury.

Najwięcej zyskują firmy, które mają kilka aktywnych rachunków. Wcześniej łatwo było pomylić się i wysłać fakturę z niewłaściwym numerem konta, a taką pomyłkę trudno naprawić po wysłaniu dokumentu do kontrahenta.

Gdzie to ustawisz

Ustawienia znajdziesz na koncie firmy:

Przejdź do Ustawienia → Konfiguracja faktur.
Znajdź sekcję Opcje domyślne.
Zobaczysz tam dwie nowe pozycje: Forma płatności oraz Rachunek bankowy (dla przelewów).
Wybierz wartości, których używasz najczęściej, i zapisz formularz.

⚠️ Konfiguracja faktur jest dostępna wyłącznie z konta klienta biura lub podmiotu w przypadku pakietów dla firm. Biuro rachunkowe nie ma własnych ustawień i korzysta z tych, które zapisała firma.

Forma płatności

Jeśli nic nie wybierzesz, obowiązuje Przelew. Tak samo działo się do tej pory.
Na liście widzisz wszystkie formy płatności skonfigurowane dla programu księgowego, z którego korzysta biuro, czyli dokładnie te same co na fakturze.
To pole zawsze ma jakąś wartość, więc nie da się go wyczyścić.

Rachunek bankowy (dla przelewów)

Na liście pokazują się tylko rachunki, których możesz użyć na fakturze. Rachunek nie pojawi się na liście, jeśli jest nieaktywny, oznaczony jako przeznaczony tylko do odczytywania wyciągów bankowych albo ma włączony dostęp dla wybranych użytkowników. Waluta rachunku nie ma znaczenia.

Lista zachowuje się różnie w zależności od tego, ile masz takich rachunków:

Liczba rachunków	Jak działa lista
Brak	Lista jest pusta i nieaktywna. Po najechaniu myszką lub przejściu na nią klawiszem Tab zobaczysz podpowiedź: „Brak dodanych lub aktywnych rachunków bankowych. Aby wskazać rachunek domyślny, przejdź do: Ustawienia konta - Rachunki bankowe i dodaj lub aktywuj rachunek.”
Jeden	Rachunek wpisuje się sam i nie da się go zmienić ani usunąć. Dzięki temu od razu widzisz, co pojawi się na fakturze.
Dwa lub więcej	Wybierasz rachunek z listy. Możesz też zostawić pole puste. Ikona X do wyczyszczenia pola pojawia się dopiero po wybraniu rachunku.

Listę możesz przewijać albo zacząć pisać, żeby ją zawęzić. Filtrowanie działa od pierwszego wpisanego znaku.

Co zobaczysz na nowej fakturze

Zmiana obejmuje trzy formularze na koncie firmy: fakturę VAT, zaliczkę i proformę, a także fakturę VAT wystawianą przez biuro rachunkowe.

Po otwarciu takiego formularza:

Forma płatności: wpisuje się ta, którą wskazałeś w ustawieniach.
Rachunek bankowy: wpisuje się rachunek domyślny z ustawień.
Jeśli nie wskazałeś rachunku domyślnego, a masz tylko jeden rachunek do wyboru, wpisze się ten jeden, tak jak dotychczas.
Jeśli nie wskazałeś rachunku domyślnego, a masz dwa rachunki lub więcej, pole zostanie puste i wybierzesz rachunek ręcznie.

Każdą z tych wartości możesz zmienić przed zapisaniem faktury.

Zmiana formy płatności na otwartym formularzu

Jeśli w trakcie wystawiania dokumentu zmienisz formę płatności na przelew, rachunek domyślny wpisze się automatycznie. Gdy nie masz wskazanego rachunku domyślnego, ale masz dokładnie jeden rachunek do wyboru, wpisze się właśnie on.

Po zmianie formy płatności na inną niż przelew rachunek zostanie wyczyszczony. Działa to tak samo jak wcześniej.

Ten mechanizm obejmuje także dokumenty, na których nic nie wpisuje się przy otwarciu, na przykład korekty, faktury cykliczne oraz edycję faktury, zaliczki i proformy.

Kiedy rachunek domyślny przestaje działać

Wskazanie rachunku domyślnego zostanie automatycznie wyczyszczone, gdy ten rachunek:

zostanie usunięty,
zostanie dezaktywowany,
dostanie oznaczenie „Przeznaczony tylko do odczytywania wyciągów bankowych”,
dostanie oznaczenie „Dostęp dla wybranych użytkowników”.

Po takiej zmianie pole w konfiguracji faktur będzie puste i trzeba wskazać nowy rachunek. Faktury wystawione wcześniej z tym rachunkiem pozostają bez zmian.

⚠️ Jeśli spróbujesz zapisać ustawienia z rachunkiem, który w międzyczasie został wyłączony, pod polem pojawi się komunikat: „Wybrany rachunek bankowy jest nieaktywny. Wybierz inny rachunek.”

Gdzie ta zmiana nie działa

Dokumenty wystawiane z innego dokumentu. Faktura końcowa z zaliczki, kolejna zaliczka czy faktura końcowa z proformy biorą rachunek i formę płatności z dokumentu źródłowego. Jeśli w źródle nie było rachunku, pole zostanie puste.
Korekty, faktury cykliczne, edycja dokumentów, szkice, faktury podobne oraz import faktur. Tutaj nic nie wpisuje się przy otwarciu formularza.
Import faktur. Puste pole „Konto bankowe” w importowanym pliku nadal oznacza brak rachunku na dokumencie.
Aplikacja mobilna. Na tym etapie ustawienia domyślne nie są tam podpowiadane.
Formularze już otwarte. Zmiana ustawień nie wpłynie na dokument, który masz aktualnie otwarty w innej zakładce.

Częste pytania

1. Czy rachunek w innej walucie też się wpisze?

Tak. Waluta rachunku nie jest brana pod uwagę. Jeśli wskażesz jako domyślny rachunek w euro, wpisze się on również na fakturze w złotych i nie zobaczysz żadnego ostrzeżenia. Warto o tym pamiętać przy wyborze rachunku domyślnego.

2. Czy biuro rachunkowe może ustawić własne wartości?

Nie. Konfiguracja faktur jest dostępna tylko z konta firmy. Biuro, wystawiając fakturę dla klienta, korzysta z ustawień zapisanych przez tę firmę.

3. Czy muszę cokolwiek robić, żeby korzystać z tej zmiany?

Nie. Zmiana działa od razu. Jeśli nie wskażesz nic w ustawieniach, formularze będą działać jak dotychczas, czyli z formą płatności „Przelew” i z jedynym dostępnym rachunkiem, gdy masz tylko jeden.

4. Co jeśli mam kilka rachunków i nie chcę wskazywać żadnego?

Możesz zostawić pole puste. Wtedy przy każdej fakturze wybierzesz rachunek ręcznie, tak jak wcześniej.