Konfiguracja synchronizacji automatycznej pomiędzy SaldeoSMART, a Comarch ERP Optima

Krok 1 Instalacja SaldeoAgent

Krok 2 Nadanie uprawnień do folderów w domyślnych lokalizacjach

1. C:\Program Files (x86)\Common Files\SaldeoAgent - folder logów

Aby nadać wybrane uprawnienia dla folderów należy w tym folderze kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać Właściwości, a następnie Zabezpieczenia, w części okna Nazwy grup lub użytkowników wybieramy Użytkownicy, naciskamy Edytuj, a następnie dodajemy uprawnienia do Modyfikacja i zapisujemy zmiany poprzez kliknięcie przycisku OK. 

2. C:\Program Files (x86)\SaldeoAgent - folder z plikami programu

Analogicznie jak wyżej wykonujemy operację dla folderu z zainstalowanym SaldeoAgent.

Krok 3 Pierwsze uruchomienie i logowanie

Aby uruchomić SaldeoAgent w folderze C:\Program Files (x86)\SaldeoAgent musimy uruchomić plik saldeoAgentConfiguration.bat, po chwili pojawi się okienko, w którym wybieramy Zaloguj i logujemy się tutaj WYŁĄCZNIE KONTEM ADMINISTRACYJNYM SALDEOSMART. 

Krok 4 Utworzenie połączenia z bazą danych programu księgowego

Aby nawiązać połączenie pomiędzy SaldeoSMART a programem Comarch ERP Optima należy po zalogowaniu wybrać Konfiguruj połączenie z FK, a w kolejnym oknie Dodaj nowe.

W oknie konfiguracji połączenia z FK musimy uzupełnić kilka pól:

Program księgowy - Comarch ERP Optima

Nazwa bazy konfiguracyjnej - najlepiej zweryfikować w Comarch ERP Optima podczas logowania w zakładce Pozostałe opcje.

Nazwa połączenia - dowolna nazwa, może być np. Optima

Nazwa serwera\instancja SQL lub adres IP:port - również najlepiej zweryfikować w Comarch ERP Optima podczas logowania w zakładce Pozostałe opcje.

Nazwa użytkownika SQL - najczęściej użytkownik “sa” lub inny użytkownik z uprawnieniami “db_datareader”, “db_dataowner” oraz “db_datawriter”.

Hasło użytkownika SQL - hasło do użytkownika podanego wyżej.

Po uzupełnieniu wszystkich pól naciskamy Zapisz, a następnie zamykamy i ponownie uruchamiamy SaldeoAgent.

Po poprawnym wykonaniu powyższych kroków powinniśmy zobaczyć w oknie głównym opcję Zarządzanie synchronizacją:

Następnie Zmienne środowiskowe…

W dolnym okienku wyszukujemy zmienne SALDEO_JAVA oraz SALDEOSYNC_HOME, naciskamy edytuj i kopiujemy obie wartości do schowka (na chwilę, zaraz będą nam potrzebne), następnie usuwamy obie zmienne i zakładamy je “z palca”. Dane muszą być takie same jak przed usunięciem.

3. Sprawdź czy poprawnie nadałeś uprawnienia do folderów (Krok 2).

4. Jeżeli po sprawdzeniu pkt 1-3 nadal nie pojawia się opcja Zarządzanie synchronizacją skontaktuj się z Biurem Obsługi Klienta:

tel.: + 48 12 350 66 88, e-mail: obsluga@saldeosmart.pl

Krok 5 Dodawanie oraz konfiguracja nowej firmy

Aby dodać i skonfigurować nową firmę do SaldeoSMART, należy kliknąć przycisk Zarządzanie synchronizacją. 

Wybrać skonfigurowaną wcześniej synchronizację (w naszym przypadku nazwa “OPTIMA”).

Następnie odszukać z listy podmiot, który chcemy zsynchronizować i nacisnąć przycisk Konfiguruj.

W kolejnym kroku z listy wybieramy rodzaje danych, które chcemy synchronizować (zalecamy wybór wszystkich opcji). 

Po zapisaniu naciskamy przycisk Dodaj firmę.

Po kliknięciu Dodaj firmę pojawia nam się nowe okienko, w którym na górze widzimy dane firmy pobrane z Optimy, a poniżej dwie opcje:

1. Możemy stworzyć nową firmę w Saldeo, aby to zrobić klikamy na przycisk Dodaj widoczny po prawej stronie,
2. Możemy połączyć się z istniejącą w SaldeoSMART firmie. Aby to zrobić przy wybranej pozycji klikamy na przycisk Połącz. 
   WAŻNE: Jeżeli NIP firmy w Saldeo jest dokładnie taki sam jak NIP firmy w Optimie, wtedy przy nazwie firmy pojawia się informacja, że firma jest sugerowana, czyli to jest prawdopodobnie ta konkretna firma, która nas interesuje, aczkolwiek nie musimy się sugerować tym oznaczeniem.

Po wyborze opcji Dodaj pojawia się nowe okienko, w którym określamy pola:

• Nazwa skrócona (maksymalnie 8 znaków), 
• Login, którego będzie używał użytkownik do zalogowania się do swojego konta (musi być unikalny w skali całego saldeo, ale jeżeli zakładamy firmę przez SaldeoAgenta i login jest już zajęty, wtedy automatycznie system dodaje kolejną liczbę porządkową do wybranego przez nas loginu, np. NOWY_LOGIN1, NOWY_LOGIN2, NOWY_LOGINn…) 
• Email konta klienta, na który zostanie wysłany link do ustalenia nowego hasła.

Po naciśnięciu przycisku Dodaj po chwili pojawi nam się okienko z potwierdzeniem utworzenia firmy oraz podsumowaniem zsynchronizowanych danych.

Założona firma jest widoczna na liście z adnotacją w kolumnie Status w Saldeo, iż firma istnieje. W miejscu przycisku Dodaj firmę pojawia się wtedy przycisk Aktualizuj firmę, co pozwala na wymuszenie synchronizacji danych pomiędzy Optimą a Saldeo, jeżeli dane potrzebujemy w konkretnej chwili. 

Domyślnie taka synchronizacja odbywa się co minutę, automatycznie synchronizują się kontrahenci i kategorie.Pozostałe dane należy aktualizować właśnie przez przycisk Aktualizuj firmę.

Krok 6 Ustawienia po stronie programu księgowego Comarch ERP Optima

1. Konfiguracja pracy rozproszonej

System → Konfiguracja → Firma → Ogólne → Praca rozproszona → Identyfikator księgowości - 

1. wpisać K1 -  jeżeli praca rozproszona nie była wcześniej używana w danym podmiocie,
2. skopiować daną wartość z pola i wkleić do Saldeo w miejsce: Parametry → Ustawienia integracji kosztów → Identyfikator księgowości, jeżeli praca rozproszona jest używana w danym podmiocie.

W obu przypadkach Zapisz wprowadzone zmiany.

2. Ustawienie Atrybutów

Aby ustawit atrybuty, należy wybrać: Ogólne → Atrybuty, otworzy się okno Lista atrybutów. 

W zakładce 4 Dokumentu należy kliknąć przycisk Dodaj, W nowym oknie należy wybrać
- format tekst, 
- w polu kod wpisać: SALDEO (drukowanymi literami!).

Po zapisaniu utworzony atrybut SALDEO pojawi się na liście atrybutów w zakładce: 4 Dokumentu.

Atrybut przenosi unikalny numer dokumentu z Saldeo do Optimy. Jest wymagany do poprawnej komunikacji na linii SaldeoSMART - Comarch ERP Optima.

3. Implementacja dodatku do automatycznego pobierania dokumentów do Comarch ERP Optima

Do instalacji niezbędne jest pobranie i zainstalowanie dodatku, z poniższego linku (dostępnego również w “Ustawieniach integracji dokumentów”) - Dodatek Integracyjny autorstwa AidemART

Oprócz zainstalowania samego dodatku wymagane jest, aby na stanowisku, gdzie będą pobierane dane była zainstalowana, uruchomiona aplikacja SaldeoPULPIT wraz z zalogowanym użytkownikiem mającym uprawnienia do pobierania danych z danej firmy.

Instalacja dodatku odbywa się w Optimie poprzez wybranie w menu Rejestry VAT kartoteki tej samej nazwie.

Ustawiamy się na zakładce Rejestr VAT (jeżeli domyślnie po otwarciu jest inna).

Z głównego menu wybieramy Funkcje dodatkowe (1)  z rozwiniętej listy wybieramy Konfiguracja funkcji dodatkowych … (2)

Po otwarciu okna konfiguracji funkcji dodatkowych ustawiamy się na opcji WybranyRejestr, Mając podświetlaną opcję, klikamy PPM (prawy przycisk myszy), a następnie z menu wybieramy funkcję Importuj zestawy z pliku XML.

Otworzy się formatka, na której pozostawiamy domyślnie parametry i wybieramy funkcję wykonaj (1). Otworzy się okno wyboru pliku importu. Wskazujemy wcześniej pobrany plik dodatku, a po wybraniu Otwórz zostanie on zaimportowany do programu.

Ustawienie pobierania dokumentów jako domyślna funkcja dodatkowa

Aby ułatwić pobieranie dokumentów, można ustawić je jako domyślne. W tym celu zaznaczamy dodaną przez nas funkcję o nazwie Import dokumentów i ponownie, będąc na niej, wybieramy PPM (prawy przycisk myszy), a następnie opcję Ustaw jako domyślny dla mnie.